ERP系統(tǒng)集成會計業(yè)務處理研究(doc)
ERP系統(tǒng)集成會計業(yè)務處理研究 企業(yè)資源計劃（EnterpriseResourcesPlanning，簡稱ERP）的基本思想是將企業(yè)的運營 流程看作一個緊密連接的供應鏈，包括供應商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡和客戶等，其目標 是充分協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部資源，確立企業(yè)全面競爭優(yōu)勢。ERP系統(tǒng)是個較完整的集成化管理 信息系統(tǒng)，包括分銷、制造、財務、質(zhì)量控制、售后服務、人力資源、運輸管理等子系 統(tǒng)。在ERP系統(tǒng)中，財務子系統(tǒng)與其它子系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系，如分銷、制造子系統(tǒng)的業(yè) 務數(shù)據(jù)，通過信息集成，可直接傳入財務子系統(tǒng)。本文將對ERP系統(tǒng)的集成會計業(yè)務處理 ，包括采購集成、銷售集成、庫存集成及生產(chǎn)集成會計業(yè)務處理，分別做些討論。 一、財務子系統(tǒng)的模塊結構 財務子系統(tǒng)包括總賬、應收賬款、應付賬款、固定資產(chǎn)、現(xiàn)金管理、工資核算、成本管 理及財務報表八大模塊。總賬模塊是財務子系統(tǒng)的核心部分，它支撐和統(tǒng)帥著其它各部 分。總賬與應收賬款、應付賬款、固定資產(chǎn)、現(xiàn)金管理、工資核算、成本管理各個模塊 之間，通過記賬憑證相聯(lián)系。總賬模塊的主要功能包括：維護總賬科目、維護分賬科目 、維護憑證類型、維護財務集成參數(shù)、憑證輸入、憑證過賬、各種憑證及賬的查詢與打 印等。應收賬款、應付賬款、現(xiàn)金管理、固定資產(chǎn)、工資核算、成本核算等業(yè)務在相應 模塊中處理，并自動生成記賬憑證傳入總賬模塊。采購、銷售、生產(chǎn)、庫存與財務集成 的會計業(yè)務，根據(jù)已維護好的財務集成參數(shù)，由系統(tǒng)自動生成記賬憑證傳入總賬模塊， 其它未集成的會計業(yè)務則在總賬模塊中輸入。 二、財務集成參數(shù)設置 財務集成是指在采購、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務的處理過程中，系統(tǒng)自動采集業(yè)務數(shù)據(jù)，自動 選擇總賬科目和分賬科目，自動生成記賬憑證。要實現(xiàn)采購、銷售、庫存、生產(chǎn)與財務 的集成，必須事先設置好財務集成參數(shù)。財務集成參數(shù)主要有兩大類，一類是總賬科目 ，另一類是分賬科目。 一般情況下，可以根據(jù)業(yè)務來源（如采購、銷售、生產(chǎn)）、財務事務處理類型（如發(fā)料 、收貨、結轉(zhuǎn)成本差異）、倉庫、物料組、物料、成本價構成等項目的組合來設置總賬 科目；稅金科目可以根據(jù)稅務代碼及業(yè)務來源來設置，例如，采購材料的增值稅進項稅 額與銷售產(chǎn)品的增值稅銷項稅額，盡管兩者的稅務代碼相同（都是增值稅），但前者的 業(yè)務來源是采購，后者的業(yè)務來源是銷售，系統(tǒng)可以根據(jù)業(yè)務來源將兩者區(qū)別開來。為 了滿足核算的需要，可以將企業(yè)的客戶和供應商分成不同的財務客戶組和財務供應商組 ，應收應付及預收預付款總賬科目可以根據(jù)財務客戶組和財務供應商組進行設置。 總賬是對經(jīng)濟業(yè)務進行總括核算，分賬可以對經(jīng)濟業(yè)務進行明細核算。分賬與明細賬相 似，但又不同于明細賬，因為一個明細賬隸屬于某一個確定的總賬，而分賬與總賬之間 沒有這種對應關系，正因為這樣，所以分賬不能單獨使用，只有和總賬相結合使用才有 意義。例如，企業(yè)有一個產(chǎn)品分賬“桌子”，當分賬“桌子”與產(chǎn)品銷售收入總賬科目結合 使用，則可以反映企業(yè)銷售桌子所取得的收入；當分賬“桌子”與產(chǎn)品銷售成本總賬科目 結合使用，則可以反映企業(yè)銷售桌子的銷售成本。這里使用分賬而不使用明細賬是出于 財務集成的需要，因為分賬比明細賬更靈活，這樣可以大大減少設置財務集成參數(shù)的工 作量。企業(yè)可以根據(jù)會計核算的需要建立部門、物料（原材料、半成品、產(chǎn)成品等統(tǒng)稱 為物料）、成本價構成、員工等分賬。對于每一類分賬，要建立集成要素與分賬之間的 對應關系。以物料分賬為例，我們選擇物料作為集成要素，為了讓系統(tǒng)自動選擇分賬， 必須在物料代碼與物料分賬代碼之間建立起對應關系。對應關系分兩種類型，一種是按 要素設置對應關系，如一個物料代碼對應于一個物料分賬代碼；另一種是按范圍設置對 應關系，如一定范圍內(nèi)的物料代碼對應于一個物料分賬代碼。 三、采購集成 采購訂單在MRP（物料需求計劃）中由系統(tǒng)自動生成，也可以人工維護。采購訂單的處理 步驟包括打印采購訂單、打印收貨票據(jù)、維護收貨、打印索賠單、維護審批程序、打印 退貨單、打印存儲清單、打印采購發(fā)票、處理已交貨的采購訂單。其中，維護收貨、處 理已交貨的采購訂單為必選步驟，其它步驟為可選步驟。企業(yè)的采購業(yè)務可能是先收到 商品，也可能是先收到發(fā)票，也可能兩者同時到達，不論哪一種情況，采購業(yè)務均分三 步進行記錄。第一步，在維護收貨且采購物料入庫時，系統(tǒng)自動生成物料入庫記賬憑證 ，記錄存貨增加。在打印退貨單時，系統(tǒng)自動生成紅字記賬憑證（用負數(shù)表示紅字）。 第二步，收到采購發(fā)票后，在應付賬款模塊中進行采購發(fā)票登記，采購發(fā)票經(jīng)審核后， 自動生成記賬憑證，記錄應付賬款。第三步，將前面兩筆分錄的中間科目進行對沖，差 額記錄材料成本差異?，F(xiàn)舉例說明如下： 某公司購買原材料100件，采購訂單單價為46.8元（含稅），增值稅稅率為17％，該原材 料的單位標準成本為40元（為了核算生產(chǎn)成本，原材料的單位標準成本為不含稅價格） 。 （1）在采購訂單維護收貨且原材料入庫時，系統(tǒng)根據(jù)收貨數(shù)量和原材料的標準成本，借 記原材料科目，根據(jù)收貨數(shù)量和采購訂單單價，貸記暫估應付賬款科目，兩者的差額記 入材料成本差異科目。其分錄如下： 借：原材料4000 材料成本差異680 貸：暫估應付賬款4680 （2）收到采購發(fā)票后，將發(fā)票輸入系統(tǒng)，發(fā)票經(jīng)審核后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票金額確認應付賬 款，根據(jù)稅務代碼及業(yè)務來源來選擇稅金科目并計算稅額。假設發(fā)票金額為4680元，則 其分錄為： 借：在途材料4000 應交稅金一應交增值稅（進項稅額）680 貸：應付賬款4680 （3）在原材料已入庫且發(fā)票已輸入系統(tǒng)并經(jīng)審核后，必須將采購發(fā)票與采購訂單進行匹 配，如果訂單金額與發(fā)票金額之間的差額在允許的范圍內(nèi)，即可批準該發(fā)票，并將暫估 應付賬款科目與在途材料科目進行對沖，差額記錄材料成本差異，自動生成記賬憑證。 本例中訂單金額與發(fā)票金額相等，其分錄為： 借：暫估應付賬款4680 貸：材料成本差異680 在途材料4680 在以上采購集成業(yè)務處理中，分三個步驟進行，如果貨先到，則先生成第一筆分錄，如 果發(fā)票先到，則先生成第二筆分錄，這樣可以實時反映企業(yè)的庫存和負債情況，對采購 業(yè)務進行過程跟蹤和控制，避免了信息滯后或信息不實所產(chǎn)生的弊端。第三個步驟是為 了加強對應付賬款的管理，只有與采購訂單匹配并經(jīng)批準的發(fā)票，才能對其進行付款。 在采購集成業(yè)務處理中，材料成本差異科目既是一個差異科目，又是一個中間科目，本 例中原材料采購成本等于其標準成本，并無成本差異，材料成本差異起了中間科目的作 用。 四、銷售集成 銷售與財務集成的會計業(yè)務在銷售訂單的處理過程中自動生成記賬憑證。銷售訂單根據(jù) 銷售合同或銷售報價單由系統(tǒng)自動生成，也可以人工維護。銷售訂單的處理步驟包括打 印訂單回執(zhí)、打印領料單、生成出庫通知單、維護交貨、打印裝箱單、打印提貨單、打 印銷售發(fā)票及處理已交貨的銷售訂單。其中，維護交貨、打印銷售發(fā)票及處理已交貨的 銷售訂單為必選步驟，其它步驟為可選步驟。在維護交貨并下達產(chǎn)品出庫通知單時，系 統(tǒng)自動生成結轉(zhuǎn)產(chǎn)品銷售成本的記賬憑證，產(chǎn)品銷售成本按標準成本結轉(zhuǎn)。在打印銷售 發(fā)票時，系統(tǒng)即自動生成記賬憑證，確認應收款和銷售收入，應收款和銷售收入的金額 根據(jù)銷售訂單金額和稅率進行計算。如果銷售收入需要分期確認，則可以通過財務集成 參數(shù)的設置，借助于中間科目，將收入遞延到以后分期確認。 五、生成集成 生產(chǎn)與財務集成的會計業(yè)務包括生產(chǎn)領料、工序成本核算及產(chǎn)品完工入庫業(yè)務。這些都 是在生產(chǎn)訂單的處理過程中，由系統(tǒng)自動生成記賬憑證。生產(chǎn)訂單一般在MRP（物料需求 計劃）中由系統(tǒng)自動生成，也可以人工維護。生產(chǎn)訂單的處理步驟包括打印生產(chǎn)訂單、 下達生產(chǎn)訂單、生產(chǎn)領用物料、工時核算、報告工序完工、報告訂單完工、產(chǎn)品入庫、 結算生產(chǎn)訂單、生產(chǎn)訂單存檔等。ERP系統(tǒng)的成本核算都采用標準成本進行核算，并且按 生產(chǎn)訂單進行核算。生產(chǎn)領料時，按材料的實際領用數(shù)量和材料的標準成本計算材料成 本，直接材料成本=實際耗用材料數(shù)量×材料標準成本，并自動生成記賬憑證。在報告工 序完工時，系統(tǒng)自動計算工序成本，自動生成記賬憑證。工序成本包括直接人工和制造 費用兩部分，其中，直接人工成本=實際工時×標準人工費率；制造費用又分為設備成本 和間接費兩部分，設備成本=實際機時×標準設備費率，間接費=實際工時或?qū)嶋H機時×標 準間接費費率。在產(chǎn)品完工入庫時，系統(tǒng)按產(chǎn)品的標準成本結轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本，并結轉(zhuǎn)生產(chǎn) 成本差異。但這里生產(chǎn)成本差異只有數(shù)量差異，沒有價格差異，因為以上生產(chǎn)成本是按 材料標準成本、標準人工費率、標準設備費率及標準間接費費率計算的。價格差異要到 月末才能計算出來，并通過成本分 攤模塊來處理。 六、庫存集成 采購、銷售及生產(chǎn)活動產(chǎn)生的物料入庫和出庫業(yè)務已在前面討論過了，并且都是在訂單 的處理過程中由系統(tǒng)自動生成記賬憑證。對于維修設備領料、物料的盤盈與盤虧業(yè)務， 因為不涉及到任何訂單，所以不能通過訂單來處理，而通過庫存調(diào)整來處理。我們根據(jù) 業(yè)務的性質(zhì)，事先維護好各種庫存調(diào)整原因，并建立好庫存調(diào)整原因與總賬科目的對應 關系，在進行庫存調(diào)整時，輸入庫存調(diào)整原因，系統(tǒng)根據(jù)庫存調(diào)整原因自動選擇總賬科 目，并根據(jù)物料或其它項目自動選擇分賬。 七、集成會計業(yè)務處理的特點 財務子系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)的一個組成部分，實現(xiàn)財務子系統(tǒng)與ERP其它子系統(tǒng)之間的信息 集成，是我國財務軟件發(fā)展的必然趨勢，下面總結一下集成會計業(yè)務處理的特點。 1、通過采購、銷售、生產(chǎn)、庫存與財務集成，實時反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，避免了數(shù)據(jù)的 重復輸入和重復存儲，提高了數(shù)據(jù)的準確性和一致性，實現(xiàn)了物流、資金流、信息流相 統(tǒng)一，為企業(yè)管理決策提供了及時準確的信息。 2、在集成環(huán)境下，對其它子系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)的準確性要求很高，其它子系統(tǒng) 的數(shù)據(jù)，如PBOM（生產(chǎn)物料清單）、人工費率、物料數(shù)量、工時等直接影響財務子系統(tǒng) 數(shù)據(jù)的準確性。 3、在集成環(huán)境下，財務集成參數(shù)對集成會計業(yè)務的處理結果起關鍵性作用，要求系統(tǒng)能 提供靈活的財務集成參數(shù)設置功能。既要減少設置財務集成參數(shù)的工作量，又要使設置 的財務集成參數(shù)能滿足會計核算與管理的需要。同時要確保集成總賬科目、分賬科目、 集成關系準確無誤，否則會影響財務報表的可靠性。 4、通過分銷、制造等子系統(tǒng)與財務的集成，大大減輕了會計人員的負擔，使會計人員有 更多的時間參與企業(yè)的管理工作。 5、受財務集成參數(shù)的限制，集成會計業(yè)務處理的靈活性不夠好。要解決這一問題，一方 面要提高軟件系統(tǒng)的功能，另一方面要對會計業(yè)務的處理進一步規(guī)范化。
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