FHC.GL.025檔案管理制度ok(doc)
檔 案 管 理 制 度 1. 總 則 第一條 為建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，為公司開發(fā)和經(jīng)營管理提供準(zhǔn)確、全面、可靠的信息 ，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、GB/T 50328 -- 2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和省檔案局（DB37/T180- 93）《企業(yè)檔案分類編號規(guī)則》，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。 第二條 本制度適用于公司的工程檔案、文書檔案、技術(shù)檔案、設(shè)備檔案、合同檔案、客戶檔案 、會計(jì)及人事檔案等十五類檔案的管理。 第三條 檔案資料可以是文字資料、圖紙資料、音像資料、磁盤資料和圖片資料等。 第四條 檔案管理堅(jiān)持及時、真實(shí)、齊全、清晰、手續(xù)完備、安全可靠的原則。 2. 職 責(zé) 第五條 營銷管理部負(fù)責(zé)客戶檔案的立卷、歸檔和管理，并將入住客戶檔案移交物業(yè)公司管理。 第六條 人事部門負(fù)責(zé)人事檔案的立卷、歸檔和管理。 第七條 財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔和管理。 第八條 檔案室負(fù)責(zé)其它檔案的立卷、歸檔和管理，并負(fù)責(zé)協(xié)助、指導(dǎo)各部門檔案材料的收集。 整理和歸檔。 第九條 各職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)需存檔資料的收集、整理、送交。 3. 立卷歸檔 第十條 歸檔范圍見附錄《公司文件資料分類、歸檔范圍的規(guī)定》。 第十一條 歸檔要求 １、上級來文：經(jīng)授權(quán)人簽署傳閱辦理意見，傳閱后連同辦結(jié)的資料一同送交檔案 室登記存檔。 2、公司的上報(bào)材料和發(fā)放的文件，由發(fā)文單位將簽署齊全的擬稿紙和原件送交檔 案室登記存檔。 3、技術(shù)圖紙資料由發(fā)放單位在發(fā)放的同時，送交檔案室登記存檔。 4、凡歸檔的文件資料，應(yīng)是原件，并要求書寫材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整， 圖樣清晰，一律用碳素水或藍(lán)黑墨水書寫，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久的書寫工具 。 5、凡歸檔的圖紙，必須符合國家制圖標(biāo)準(zhǔn)，會簽手續(xù)齊全。 6、重要設(shè)備、儀器開箱時，相關(guān)部門必須通知檔案室派人共同參加開箱，檢查接 收隨機(jī)文件材料并及時歸檔。 7、歸檔的聲像材料必須是原版，應(yīng)詳細(xì)注明內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、人物、攝像人。 8、移交文件資料時，交接雙方應(yīng)清點(diǎn)核實(shí)無誤，并在移交目錄上簽字。 第十二條 歸檔時間 1、企業(yè)基礎(chǔ)管理文件資料于次年三月份前向檔案室移交。 2、工程建設(shè)文件資料，在工程竣工驗(yàn)收交付使用前向檔案室歸檔。 4. 檔案的管理 第十三條 檔案管理 1、檔案室在接收檔案后，應(yīng)進(jìn)行分類、立卷、編號、建賬、建卡、入庫，妥善保存 。 2、對有密級的檔案單獨(dú)組卷、登記，專柜保管。 3、為確保檔案的安全，應(yīng)設(shè)獨(dú)立檔案庫房。庫房內(nèi)要有防火、防盜、防潮、防鼠、 防曬、防蟲、防塵、防高溫的措施；庫房中應(yīng)具有防磁、防震的柜架及箱盒，以便妥善 保管錄音、錄像帶、軟盤、縮微膠卷等。 4、存入微機(jī)、電子媒體的歸檔材料應(yīng)加密并備份，要注意防磁、防靜電、防病毒。 5、對檔案資料要進(jìn)行科學(xué)管理，做到分類清楚，編排規(guī)范，代號正確，規(guī)格一致， 檢索工具完備，以利查找利用檔案。 6、檔案室應(yīng)定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。 7、檔案人員要熟悉所保管檔案的內(nèi)容，積極開展咨詢服務(wù)工作，并及時、準(zhǔn)確地作 好檔案的庫存、收進(jìn)、移出、鑒定、銷毀、利用數(shù)字和利用效果的記錄和統(tǒng)計(jì)工作。 第十四條 保密要求 1、檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，養(yǎng)成良好的保密習(xí) 慣。 2、檔案工作人員不準(zhǔn)隨意摘抄機(jī)密文件、資料，談話不準(zhǔn)涉及檔案中的內(nèi)容。 第十五條 檔案的鑒定與銷毀 1、由公司領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門和檔案室人員組成鑒定小組，對需鑒定的檔案進(jìn)行直接 的價(jià)值鑒定，做出鑒定結(jié)論，由檔案室執(zhí)行。 2、鑒定小組是具體鑒定、審定組織。它的任務(wù)是：調(diào)整密級，確定保管期限和批準(zhǔn) 銷毀無保管價(jià)值的檔案，并提出檔案鑒定情況的報(bào)告。 3、檔案不僅有現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，而且具有長期工作參考和歷史憑證作用。保管期限分 為：永久、長期、短期三種。 4、對確定銷毀的檔案經(jīng)復(fù)審后，編制檔案銷毀清冊，履行批準(zhǔn)手續(xù)，指定二人以上 進(jìn)行監(jiān)銷，注明銷毀時間、地點(diǎn)、方式、銷毀清冊存檔，永久保存。 5. 檔案借閱和傳遞 第十六條 借閱檔案要求 1、企業(yè)檔案主要供本公司利用，一般不外借。特殊情況下，外單位人員來本公司查 閱檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱，但不許借離檔案室。 2、本公司正式職工，因工作需要，可到檔案室利用無密級的檔案，對有密級的檔案 ，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可利用。 3、一般情況下，只許在檔案室內(nèi)查閱檔案。特殊情況下，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可在 辦理借閱手續(xù)后借出檔案副本，每人限借三本，正本一概不借出。 4、檔案借出期為二周，到期未用完，必須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。 5、借閱期間，應(yīng)精心愛護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、拆卷、抽頁、涂改，歸還時要嚴(yán)格檢查 ，以確保檔案完整。若有遺失，需寫明情況報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)酌情處理。 6、借閱檔案后，需填寫檔案借閱登記本和利用效果登記本。 第十七條 檔案轉(zhuǎn)遞 1、檔案轉(zhuǎn)遞移交應(yīng)列明移交目錄，交接雙方在核對無誤后在交接記錄上簽字。 2、人事檔案的轉(zhuǎn)遞必須由任免文件或調(diào)動審批表等依據(jù)，并經(jīng)認(rèn)真鑒別清理，按《 人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目登記，嚴(yán)密包裝、封印后，以機(jī)密件發(fā)出。 附件：《公司文件資料分類、歸檔范圍的規(guī)定》 附件 公司文件資料分類、歸檔范圍的規(guī)定 1.根據(jù)國家建設(shè)部《城市建設(shè)檔案分類大綱》、省檔案局《企業(yè)檔案分類編號規(guī)則》等 有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，對公司所有檔案的收集分類、歸檔范圍及保管期限的劃分 作出規(guī)定。 2.公司檔案分類、歸檔范圍及保管期限見《檔案分類編號方案》和《檔案分類、歸檔范 圍表》 3.公司檔案保管期限分為永久、長期、短期。黨政工團(tuán)文書檔案保管期限永久為50 年以上，長期為16～50年，短期為15年以下；建筑工程文件檔案保管期限長期為該工程 的使用壽命，短期為20年以下。 4.保管期限從文件歸檔的第二年的1月1日算起。 5.表中的“重要文件”指方針政策性或重大問題，具有依據(jù)性、科學(xué)性、歷史性價(jià)值 大的文件資料，“一般文件”指一般事物的說明，對企業(yè)有利用價(jià)值的文件資料。
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