電算化管理制度
( 會(huì) 計(jì) 電 算 化 工 作 程 序 圖 注 1、圖中③為直接上機(jī)填制記帳憑證，④則為審核人員上機(jī)審核記 帳憑證，⑥為打印已在電腦中記帳的已審核記帳憑證，并及時(shí) 粘貼原始憑證，經(jīng)核對(duì)無誤后，整理存檔； 2、會(huì)計(jì)人員主要分工為制單、審核和檔案管理人員； 3、各工作人員根據(jù)各種規(guī)章制度要求，并本著會(huì)計(jì)工作職業(yè)道德 要求認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)工作。 ( ( 帳 務(wù) 流 程 圖 ( ( 會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 ( ( 會(huì)計(jì)電算化管理制度 一、電算化崗位責(zé)任 根據(jù)財(cái)稅部門有關(guān)電算化管理規(guī)章制度及公司的管理核算特點(diǎn)，為穩(wěn)妥高效地開展會(huì)計(jì) 電算化工作，公司財(cái)務(wù)部設(shè)置以下工作崗位： ← 財(cái)務(wù)經(jīng)理 對(duì)公司電算化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件的使用及應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行決策，領(lǐng)導(dǎo) 各財(cái)務(wù)人員高質(zhì)量、高效率、穩(wěn)定地開展會(huì)計(jì)電算化工作。 ← 會(huì)計(jì)主管 1、積極配合財(cái)務(wù)經(jīng)理的工作，制訂公司電算化發(fā)展規(guī)劃及管理制度等，為財(cái)務(wù)經(jīng)理 提供相關(guān)決策依據(jù)； 2、根據(jù)公司特點(diǎn)合理設(shè)置電算化工作崗位，正確分配系統(tǒng)各級(jí)操作人員的使用權(quán)限 ，組織協(xié)調(diào)好各財(cái)務(wù)人員開展各項(xiàng)具體的會(huì)計(jì)電算化工作； 3、經(jīng)常檢查各項(xiàng)電算化工作的執(zhí)行情況和結(jié)果，嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任制對(duì)各崗位人員責(zé)任 的約束條款。 ← 系統(tǒng)管理 1、參與制訂公司會(huì)計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃及管理制度； 2、執(zhí)行對(duì)操作人員的管理和對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理的職責(zé)； 3、對(duì)系統(tǒng)軟硬件的日常運(yùn)行進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)排除系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的各種故障，確保 系統(tǒng)正常穩(wěn)定地運(yùn)行。 ( ( 會(huì)計(jì)電算化管理制度 ← 檔案管理 1、及時(shí)備份系統(tǒng)中各種帳表數(shù)據(jù)，并分類編號(hào)存檔，數(shù)據(jù)備份至少 做一次硬盤備份和兩次軟盤備份； 2、對(duì)打印輸出的憑證、帳簿、報(bào)表等應(yīng)及時(shí)裝訂存檔； 3、對(duì)系統(tǒng)軟硬件相關(guān)的光盤、磁盤、使用手冊(cè)等資料進(jìn)行分類編號(hào)， 妥善保管。 ( 成本、計(jì)劃管理 1. 配合財(cái)務(wù)經(jīng)理及會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理人員工作，保證電算化日常工作正常進(jìn)行； 2. 制訂財(cái)務(wù)計(jì)劃，管理控制成本，對(duì)公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行準(zhǔn)確而及時(shí)的財(cái)務(wù)分析，為財(cái) 務(wù)經(jīng)理決策提供依據(jù)； 3. 為會(huì)計(jì)主管提供崗位責(zé)任制的考核依據(jù)。 ( 系統(tǒng)操作 1. 根據(jù)會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理人員對(duì)本崗位工作的具體安排、要求開展工作； 2. 及時(shí)準(zhǔn)確地輸入、打印輸出各種記帳憑證、帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表； 3. 及時(shí)準(zhǔn)確為領(lǐng)導(dǎo)查詢所需的各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)； 4. 正確使用權(quán)限內(nèi)系統(tǒng)中的各種功能。 ( ( 會(huì)計(jì)電算化管理制度 ( 審 核 1. 審核原始憑證的合法性、有效性以及是否手續(xù)齊全； 2. 審核系統(tǒng)操作人員輸入的記帳憑證，確保系統(tǒng)記帳憑證的制作質(zhì)量； 3. 審核系統(tǒng)內(nèi)總帳與明細(xì)帳、輔助帳及記帳憑證等是否試算平衡； 4. 審核會(huì)計(jì)報(bào)表是否與相關(guān)總帳金額一致平衡。 ( 資金管理 1. 負(fù)責(zé)銀行、現(xiàn)金出納崗、收入、往來崗的日常管理； 2. 負(fù)責(zé)流動(dòng)資金的日常核算管理； 3. 負(fù)責(zé)每日制印收入日?qǐng)?bào)表及現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表； 4. 負(fù)責(zé)對(duì)門票、發(fā)票、收據(jù)等重要票據(jù)的日常管理。 ( ( 會(huì)計(jì)電算化管理制度 二、會(huì)計(jì)帳表的初始化 1. 每個(gè)獨(dú)立核算的會(huì)計(jì)單位只能在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)立一套帳。新套帳必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、主 管會(huì)計(jì)同意后方能在電算化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“系統(tǒng)“）內(nèi)設(shè)立。 2. 設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)，必須按照現(xiàn)行財(cái)務(wù)制度規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況來設(shè)置各級(jí)會(huì)計(jì) 科目的名稱及編碼；同時(shí)應(yīng)本著利于簡(jiǎn)化核算、便于各種會(huì)計(jì)報(bào)表從電腦帳中自 動(dòng)取數(shù)的原則，合理適當(dāng)?shù)貙?duì)部分科目設(shè)置輔助核算功能。 3. 會(huì)計(jì)科目一經(jīng)設(shè)定并已正式運(yùn)用于系統(tǒng)中制單和記帳等功能，不得隨意修改，以避 免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的紊亂；因核算需要而需新增的會(huì)計(jì)科目則可在系統(tǒng)中增設(shè)。 4. 轉(zhuǎn)換會(huì)計(jì)年度時(shí)，應(yīng)于新會(huì)計(jì)年度開始后的20日內(nèi)完成年初轉(zhuǎn)帳的工作，對(duì)結(jié)轉(zhuǎn)后 的年初余額試算平衡、對(duì)帳無誤后，新會(huì)計(jì)年度電腦帳方可使用。對(duì)于已成功結(jié) 轉(zhuǎn)的年初余額，不得隨意修改，以避免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的紊亂。 5. 套帳初始化工作完成后，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行財(cái)務(wù)制度規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況，及時(shí)在電 子報(bào)表系統(tǒng)中編制《利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表》、《資產(chǎn)負(fù)債表》、《財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表》、《 管理費(fèi)用明細(xì)表》等基本會(huì)計(jì)報(bào)表以及公司內(nèi)部管理需要而要求編報(bào)的各種明細(xì) 表等，并設(shè)定各種報(bào)表從系統(tǒng)取數(shù)的公式單元和批處理命令等。各種報(bào)表格式及 公式單元、批處理命令等一經(jīng)設(shè)定，不得隨意修改。 ( ( 會(huì)計(jì)電算化管理制度 三、日常帳務(wù)處理 1. 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)原始憑證經(jīng)審核后應(yīng)于兩日內(nèi)編制記帳憑證，并輸入系統(tǒng)，填制憑證時(shí)， 應(yīng)規(guī)范簡(jiǎn)要填寫摘要。 2. 當(dāng)日所有原始憑證都輸入系統(tǒng)后，審核人員應(yīng)及時(shí)審核記帳憑證，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí) 修改，確保當(dāng)日輸入的憑證都正確無誤。 3. 記帳憑證經(jīng)審核、修訂無誤后，即應(yīng)打印輸出，并將打印出的已審核憑證和與其相 對(duì)應(yīng)的原始憑證裝訂，以備存檔。 4. 記帳憑證經(jīng)審核、打印輸出后，制單人員應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中記帳，記帳憑證未打印出 之前，不得記帳。 5. 當(dāng)日憑證都輸入、審核、記帳后，應(yīng)及時(shí)查詢打印當(dāng)日現(xiàn)金收支情況日?qǐng)?bào)表，以便 于及時(shí)掌握現(xiàn)金收支狀況。 6. 月末所有原始都已輸入系統(tǒng)并已記帳后，應(yīng)及時(shí)運(yùn)用系統(tǒng)匯總功能，對(duì)所有已記帳 憑證進(jìn)行匯總，并打印輸出匯總表；同時(shí)運(yùn)用對(duì)帳、試算平衡等功能，核對(duì)各科 目總帳、明細(xì)帳與輔助核算帳等，帳帳核對(duì)無誤后，即可開始編制當(dāng)期會(huì)計(jì)報(bào)表 。 7. 各種基本會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)于該會(huì)計(jì)期后五日內(nèi)編制完成并報(bào)出。會(huì)計(jì)報(bào)表報(bào)出之前應(yīng)認(rèn) 真與系統(tǒng)有關(guān)帳簿、憑證進(jìn)行核對(duì)，如帳表不符，應(yīng)及時(shí)查找原因，并進(jìn)行相應(yīng) 調(diào)整，直至帳表一致。其他輔助報(bào)表則應(yīng)于核對(duì)無誤后在該會(huì)計(jì)期后十日內(nèi)編報(bào) 完畢。 8. 經(jīng)過層層核對(duì)，確認(rèn)帳證一致、帳帳一致、帳表一致后，且確認(rèn)當(dāng)期發(fā)生的所有經(jīng) 濟(jì)業(yè)務(wù)已全部反映在系統(tǒng)帳中，則可由財(cái)務(wù)主管對(duì)當(dāng)期會(huì)計(jì)帳結(jié)帳。結(jié)帳后，則 不可也不能修改當(dāng)期會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。 ( ( 會(huì)計(jì)電算化管理制度 四、系統(tǒng)各級(jí)操作員權(quán)限分工 |序 號(hào) |使用功能權(quán)限 |權(quán)限運(yùn)用人員 |備 注 | |1 |財(cái)務(wù)分工 |1 |表中“權(quán)限使用人員”數(shù)| | | | |碼的代表意義如下： | | | | |( 1—會(huì)計(jì)主管 | | | | |( 2—系統(tǒng)管理人員 | | | | |( 3—系統(tǒng)操作人員 | | | | |( 4—資金管理人員 | | | | |( 5—審核人員 | | | | |( 6—成本管理人員 | | | | |( 7—檔案管理人員 | | | | | | | | | |上列崗位中，一名工作| | | | |人員最多可擔(dān)任三個(gè)，| | | | |但制單、制表和審核崗| | | | |位不可由一人兼任；出| | | | |納和資金管理不可由一| | | | |人兼任。 | |2 |建帳、科目初始設(shè)置 |1、2、3 | | |3 |期初余額管理 |1、2、3 | | |4 |制單、匯總、記帳 |1、3 | | |5 |憑證審核 |1、5 | | |6 |對(duì)帳、試算平衡 |1、3、5 | | |7 |結(jié)帳、恢復(fù)記帳前狀態(tài) |1、2 | | |8 |自動(dòng)轉(zhuǎn)帳定義、生成 |1、3 | | |9 |查詢、打印 |1、3、5、6 | | |10 |數(shù)據(jù)備份、恢復(fù) |1、2、7 | | |11 |刪除以前年度數(shù)據(jù) |1、2 | | |12 |重建帳、帳套參數(shù)調(diào)整 |1、2 | | |13 |上機(jī)日志 |1、2 | | |14 |銀行現(xiàn)金管理 |1、4 | | |15 |計(jì)劃管理 |1、6 | | |16 |項(xiàng)目管理 |1、3、5 | | |17 |部門管理 |1、3、5 | | |18 |匯率管理 |1、3、5 | | |19 |單位往來 |1、3、5 | | |20 |個(gè)人往來 |1、3、5 | | |21 |報(bào)表初始化 |1、2、3 | | |22 |編制報(bào)表 |1、3 | | |23 |報(bào)表審核 |1、5 | | |24 |報(bào)表修改 |1、5 | | ( ( 會(huì)計(jì)電算化管理制度 五、會(huì)計(jì)電算化檔案管理 ( 會(huì)計(jì)電算化檔案定義 主要指存儲(chǔ)在硬盤、軟磁盤或其他存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序等， 并包括打印輸出的各種憑證、帳簿、報(bào)表等核算數(shù)據(jù)及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行 中的全套文檔資料。 ( 檔案管理任務(wù) 1. 收集和整理應(yīng)存檔的會(huì)計(jì)資料； 2. 保管和利用好會(huì)計(jì)檔案； 3. 遵守會(huì)計(jì)檔案的保存期限。 ( 檔案管理內(nèi)容 一、會(huì)計(jì)憑證的收集、整理和存檔 1. 收集齊全應(yīng)存檔的會(huì)計(jì)憑證，按憑證順序號(hào)和本號(hào)檢查有無短缺，原始憑證是否齊 全，清理出不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和無須存檔的一些資料，補(bǔ)充可能被遺留的一些 必不可少的核算資料； 2. 與負(fù)責(zé)憑證打印、裝訂、暫時(shí)保管的操作人員辦理好檔案入存手續(xù)； 3. 應(yīng)每月裝訂一次憑證，為便于翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時(shí)應(yīng)按適當(dāng)厚度 統(tǒng)一裝訂； 4. 認(rèn)真填列會(huì)計(jì)憑證封面，封面各記事欄都應(yīng)填列完整清晰，以便于查閱。 ( ( 會(huì)計(jì)電算化管理制度 二、會(huì)計(jì)帳簿的收集、整理和存檔 1. 各業(yè)務(wù)日或各月的會(huì)計(jì)帳簿可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在當(dāng)期打印輸出并保管，日常系統(tǒng)數(shù) 據(jù)由系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)維護(hù)； 2. 會(huì)計(jì)年度終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細(xì)帳、輔助帳等都統(tǒng)一打 印輸出，并整理裝訂； 3. 檔案管理人員在與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人辦理帳簿交接手續(xù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查帳簿是否有殘缺 、遺漏，確定無誤后，應(yīng)對(duì)所有帳簿進(jìn)行歸類、編號(hào)，妥善保存； 4. 會(huì)計(jì)帳簿封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項(xiàng)目都應(yīng)填列齊全清晰。 三、會(huì)計(jì)報(bào)表的收集、整理和存檔 1. 各會(huì)計(jì)期的會(huì)計(jì)報(bào)表可由各業(yè)務(wù)經(jīng)辦打印輸出，并負(fù)責(zé)保管； 2. 會(huì)計(jì)年度終了，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將全年會(huì)計(jì)報(bào)表整理裝訂后交檔案管理人員； 3. 檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表檢查無誤后，應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表分類編號(hào)歸檔； 4. 會(huì)計(jì)報(bào)表封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項(xiàng)目都應(yīng)填列齊全清晰。 四、軟硬盤數(shù)據(jù)的收集、整理和存檔 1. 每月結(jié)帳前，各會(huì)計(jì)主管都應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)做一次硬盤備份和軟盤備份；結(jié)帳后， 再重新做一次硬盤備份和兩次軟盤備份，以確保數(shù)據(jù)的安全； ( ( 會(huì)計(jì)電算化管理制度 2. 備份軟盤應(yīng)由檔案管理人員統(tǒng)一集中管理； 3. 備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封； 4. 備份軟盤應(yīng)裝在包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所；雙備 份的軟盤應(yīng)存放于不同的地點(diǎn)。 ( 檔案的保管和利用 1. 只有由系統(tǒng)“打印”功能打印出的會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等核算資料，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理 、會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字認(rèn)可后，才能作為正式的書面檔 案資料保存。帶有“查詢”字樣的會(huì)計(jì)核算資料不能作為正式的書面檔案資料保 存； 2. 會(huì)計(jì)電算化檔案發(fā)生缺損時(shí)，應(yīng)重新打印補(bǔ)充，操作人員在打印出的資料上注明 此種情況并簽字，經(jīng)會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理人員簽字認(rèn)可后歸檔； 3. 查閱已存檔的會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，查閱時(shí)不得在會(huì)計(jì)檔案上 做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據(jù)； 4. 對(duì)于存儲(chǔ)在硬盤上的會(huì)計(jì)...
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