五、公司文書管理制度
五、公司文書管理制度 （一）總則 第一條 為確保文書事務正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率特制定本制度。 第二條 所謂“文書”是指業(yè)務工作上往來公文、報告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、 電報、各種賬簿圖表、參考書等一切業(yè)務用書與公文。 第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。 第四條 必須嚴格保守文書的機密。 第五條 文書按下列要點處置或辦理： 1．凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復等等，一律以“文書”的形式 進行。所有文書的處置都必須以“準確”與“迅速”為原則，必須明確責任。 2．即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下 來。 第六條 文書的管理原則規(guī)定如下： 1．文書的收發(fā)、領取與寄送，原則上由總公司總務部負責。 2．分公司或分支機構的文書管理，另有文書管理細則做出規(guī)定。 （二）文書的收發(fā) 第七條 到達文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點處置： 1．一般文書予以啟封，分送各部門。 2．私人文書不必開啟，直接送收信人。 3．分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回總務部。 （三）文書的處理 第八條 文書按機密程度可分為以下幾類： 1．絕密。指極為重要并且不得向無關人員泄漏內(nèi)容的文書。 2．秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關人員透露的文書。 表23-7 表格登記單 |圖 表 |聯(lián) |填制單位 |移 送 | |名 稱 | | |單 位 | | |數(shù) | | | |用 | |聯(lián) |式 聯(lián)，第1聯(lián)： | | | |數(shù) | | |途 | |及 |第2聯(lián) | | | |分 | | | | |送 |第3聯(lián) | | | |單 | | | | |位 | | |請印日期 | |需要日期 | |表格編號 | | |表格格式 |依舊格式印刷品 依附樣印刷 |現(xiàn)有存量 | | |請印數(shù)量 | |每月耗量 | |使用年度 | | |需校對否 |需 否 | （七）文書的整理與保存 第三十條 文書按內(nèi)容進行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是可以歸檔的 文書。 第三十一條 全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編 輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。 第三十二條 制度規(guī)定、不動產(chǎn)權利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由總務部 填寫“重要文書目錄”后，予以保存。 第三十三條 分公司或分支機構的文書分為兩類，一類是特別重要的文書，直接歸主管保存，另一類 是一般的文書，留存各部門保管。 第三十四條 文書的保存年限如下： 1．永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重 要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關系書類；重要的訴訟關系文書；重要的政 府許可證書；有關公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。 2．保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津貼有關文 書，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要文書。 3．保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。 4．保存一年文書，指無關緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部 門主管負責確定保存年限。 第三十五條 全部重要的機密文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。 第三十六條 保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫廢除理由和日期之后，予以銷毀。 機要文書一律以焚燒的方式銷毀。 第三十七條 如果職務或部門劃分發(fā)生變更，或者做出調(diào)整，則必須在有關登記簿上注明變更與調(diào)整 的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。 第三十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。 第三十九條 在制度難以執(zhí)行時，須與總務部聯(lián)系，由文書主管做出裁定。 第四十條 本制度自頒布之日起實施。
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