十一、文書檔案立卷歸檔制度
十一、文書檔案立卷歸檔制度 （一）總則 第一條 為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。 第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值 的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。 第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存 ）。結(jié)案后及時交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材 料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 （二）文件材料的收集管理 第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專（兼）職文書人員，負責管理本 部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。 第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被 轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。 會議文件由會議主辦部門收集歸卷。 1．公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務活動 的相關(guān)人員核報旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽 字認可后財務部門才給予核報旅費。 2．本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦 理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予報銷會議費用。 第七條 各部門專（兼）職文書的職責 1．了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文 件材料。 2．認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的3月份前 應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 3．承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用 文件材料登記手續(xù)。 （三）歸檔范圍 第八條 重要的會議材料包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡 報、會議記錄等。 第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材 料。 第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 第十一條 本公司的請示與上級機關(guān)的批復。 第十二條 本公司反映主要職能活動的報告總結(jié)。 第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 第十四條 信訪工作材料。 第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。 第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 （四）平時歸卷 第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書 集中統(tǒng)一保管。 第二十條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類 目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。 第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理， 送交本部門專（兼）職文書歸卷。 第二十二條 專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存 文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。 （五）立卷案卷質(zhì)量要求 第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔 案員負責組卷、編目。 第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不 同的價值，便于保管和利用。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。 第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文 件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕 密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒 有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在 針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī) 定執(zhí)行。 第二十八條 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批 復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形 成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。 第二十九條 卷內(nèi)文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正 面的右上角，背面的左上角打印頁號。 第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。 卷內(nèi)目錄放在卷首。 第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應將立 卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。 第三十二條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式。 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術(shù)要 求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法 裝訂。 第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以 案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。 第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。
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