十三、公司檔案管理制度
十三、公司檔案管理制度 第一條 管理部門(mén) 1．文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存影本。如 因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥善保存，文 書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔。 2．各分公司檔案分類(lèi)目錄及編號(hào)原則，由各公司經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定， 總管理處各部門(mén)、中心檔案則由各部門(mén)自行編定并報(bào)送總管理處。 第二條 文件點(diǎn)收 文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收： 1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。 2．文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。 3．文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。 4．與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。 5．有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)送指定保管部門(mén)簽收后， 將文件歸檔處理。 第三條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理： 1．中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。 2．右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。 3．文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一 。 第四條 檔案分類(lèi) 1．檔案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí) 分類(lèi)。先以部門(mén)區(qū)分，部門(mén)區(qū)分之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若 干小類(lèi)。 2．檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多，三級(jí)分類(lèi)不夠應(yīng)用時(shí)須在第三級(jí)之 后增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，也可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級(jí)。 3．同一“小類(lèi)”（或細(xì)類(lèi)）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多， 一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔案裝訂，并于小類(lèi)（或細(xì)類(lèi)）之后增設(shè)“卷次 ”編號(hào)，以便查考。 4．每一檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并 以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。 5．檔號(hào)的表示方式如下 A A ——B B C C D ——E E 其中 A A 為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B B 為大類(lèi)號(hào)，C C 為小類(lèi)號(hào)，D 為檔案卷次，E E 為檔案目次。 第五條 檔案名稱(chēng)及編號(hào) 1．檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為 原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 2．各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件 多少，及增長(zhǎng)情形斟酌決定。 3．檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及 其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 4．檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增 補(bǔ)之用。 5．檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改，必要應(yīng) 事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 第六條 檔號(hào)編寫(xiě) 1．新檔案，應(yīng)就“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，查明該檔案所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序，為 此來(lái)編列檔號(hào)。 2．檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。 3．檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其 主要類(lèi)別，再編列檔號(hào)。 4．檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左 方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。 第七條 檔案整理 1．歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要 使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。 2．檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便查檔。 第八條 保存期限 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 1. 久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊(cè)；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則； （4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所 有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存 的文書(shū)。 2. 10年保存：（1）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料； （4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。 3．5年保存：（1）期滿(mǎn)或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。 4．1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 5．各種規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。 第九條 檔卷清理 1．檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年更換時(shí)， 依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄 表附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀日期。 2．保管期限屆滿(mǎn)的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā) ）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀的日期。 第十條 調(diào)卷程序 1．各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“調(diào)卷單”，經(jīng)其部 門(mén)主管核準(zhǔn)后向管檔人員調(diào)閱。 2．檔案管理人員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則按歸還日期先后整理以備催還。 3．在檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，免填“調(diào)卷單”。 4．檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后，檔案即歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由檔案管 理人員留存?zhèn)洳椤?第十一條 調(diào)卷管理 1．“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形應(yīng)延長(zhǎng)調(diào) 閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 2．調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)檔案，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管 檔人員負(fù)責(zé)處理。 3．調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變 更調(diào)卷登記，不得私自授受。 4．調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén) 主管同意。 ----------------------- ^2 1 1 ^2 1 ^2 1 ^2 1 1 ^2 1 ^2 1 ^2 1 ^2 1
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