應(yīng)收賬款管理制度
醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)收帳款管理制度 1. 應(yīng)收賬款控制的兩個(gè)重要指標(biāo)為：信用額度、信用期。其中信用額度依據(jù)客戶綜合情況 滾動(dòng)制訂（參見信用額度滾動(dòng)制訂實(shí)行辦法），信用期統(tǒng)一規(guī)定：商業(yè)最高為三個(gè)月 ，直銷醫(yī)院最高為四個(gè)月。應(yīng)收帳款采用權(quán)責(zé)發(fā)生制核算。 2. 分項(xiàng)管理制度： 1、客戶開戶管理： 1. 對(duì)于新增客戶，由銷售代表填寫“開戶、授信申請(qǐng)表”并附上經(jīng)過年檢的營業(yè) 執(zhí)照（醫(yī)院為醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證）、藥品經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證，經(jīng)各級(jí) 業(yè)務(wù)經(jīng)理審核后交會(huì)計(jì)部，會(huì)計(jì)部就所提供的證照予以復(fù)審，合格后予以 開戶，相關(guān)信息錄入檔案。 2. 新增客戶原則上不授予信用額度，但業(yè)務(wù)部門認(rèn)為該客戶資信條件良好，可 以賒銷的，應(yīng)在申請(qǐng)表上填寫信用額度，經(jīng)合格的法人或自然人擔(dān)保，銷 售經(jīng)理、銷售副總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)核決后方可授予信用額度。 2. 客戶檔案管理： 1. 所有客戶均應(yīng)提供客戶檔案，包括：客戶全稱、簡稱、公司地址、發(fā)貨地址 、電話、傳真、開戶行、稅號(hào)、帳號(hào)、法人。 2. 客戶更名時(shí)，須提供新舊公司同時(shí)蓋公章的更名通知、新名稱營業(yè)執(zhí)照、藥 品經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證、股東構(gòu)成，并出具由新公司承擔(dān)原公司債務(wù) 的申明。 3. 客戶更改其它檔案時(shí)，必須提供書面通知。 4. 客戶的營業(yè)執(zhí)照（或醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證）、藥品經(jīng)營許可證、納稅登記證每年 更新存檔一次，時(shí)間要求與客戶的年協(xié)議同步。 5. 有關(guān)客戶的所有檔案信息、客戶函證、對(duì)帳調(diào)節(jié)表、其他檔案，全部由應(yīng)收 賬款會(huì)計(jì)及時(shí)錄入微機(jī)，檔案文本整理完畢統(tǒng)一裝訂保管。 3. 應(yīng)收帳款信用額度管理： 3-1、 公司信用額度依據(jù)客戶發(fā)貨、回款、外欠、地域情況等采用一定的計(jì)算公式 ，按季度滾動(dòng)核定，年度則對(duì)所有客戶予以全面修訂。 3-2、 對(duì)追加信用額度的申請(qǐng)，由銷售代表填寫“開戶、授信申請(qǐng)表”，并經(jīng)各級(jí)經(jīng) 理、銷售副總核準(zhǔn)后交會(huì)計(jì)部，會(huì)計(jì)部將結(jié)合該客戶的歷史資料和核定額 度予以對(duì)照，對(duì)超出核定信用額度的客戶報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)。 3-3 臨時(shí)超信用額度或信用期限的發(fā)貨，銷售代表寫簽呈，經(jīng)商業(yè)經(jīng)理提呈，銷 售副總核準(zhǔn)，財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后方可發(fā)貨。 4. 銷售合同管理： 4-1、 銷售合同由銷售代表整本領(lǐng)用，一次最多2本，交舊領(lǐng)新，領(lǐng)用者對(duì)合同的使 用負(fù)全責(zé)，繳銷合同必須整本交回，作廢合同需聯(lián)次齊全，遺失合同需上 級(jí)商業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)。交回的合同必須為原件（紅章）。 4-2、 所有發(fā)貨合同必須有供銷雙方蓋章簽字，合同內(nèi)容必須填寫齊全、清晰，不 得涂改，銷售人員不得替代客戶簽字、蓋章，否則，合同一律退回。 4-3、 銷售代表發(fā)生變動(dòng)時(shí)，其已領(lǐng)用合同要辦理移交手續(xù)或退回，否則，給公司 造成的經(jīng)濟(jì)損失由其直接主管經(jīng)理負(fù)全責(zé)，并對(duì)責(zé)任人予以處罰。 4-5、 對(duì)發(fā)貨、開票或有其他特殊要求的，由業(yè)務(wù)人員在合同空白處醒目加注，否 則視同一般原則處理。 4-6、 合同存根交至?xí)?jì)部后，與計(jì)算機(jī)中已發(fā)貨合同核對(duì)，對(duì)合同存根件與傳真 件不符并給公司造成損失的由銷售代表負(fù)責(zé)。檢查后分辦事處或分省裝訂 存檔備查。 5. 銷售發(fā)票管理： 5-1、 依據(jù)合同開具發(fā)票，發(fā)貨后其發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)直接寄往辦事處；有特殊要求 寄往其他地址的需銷售代表提出書面申請(qǐng)并保證發(fā)票安全。 5-2、 銷售代表將發(fā)票交與客戶時(shí)要簽收。 6、 應(yīng)收帳款帳務(wù)管理： 6-1、 涉及應(yīng)收帳款的發(fā)票、到款、沖帳費(fèi)用要求當(dāng)日入帳。發(fā)貨、到款日?qǐng)?bào)表、 應(yīng)收賬款帳齡表等統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每月二十號(hào)以前，每三天向相關(guān)人員發(fā)送一 次（每月二十日后每天發(fā)送一次）。 6-2、 每月三號(hào)之前，會(huì)計(jì)部將應(yīng)收帳款帳齡分析表、預(yù)警分析表發(fā)往辦事處、業(yè) 務(wù)經(jīng)理、省經(jīng)理、大區(qū)經(jīng)理以供參考。并要求銷售代表每月對(duì)自己經(jīng)管的 應(yīng)收帳款簽字確認(rèn)，對(duì)異常情況和已發(fā)現(xiàn)的入帳錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)反饋給應(yīng)收帳 款會(huì)計(jì)。 6- 3、凡帳齡超過半年以上的欠款，由歸管銷售代表負(fù)擔(dān)其相應(yīng)利息（按貸款利率） 的百分之八十，另外百分之二十上級(jí)經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負(fù)擔(dān) 7. 收貨回執(zhí)管理： 7-1、 從異地庫發(fā)貨的合同必須要有調(diào)撥單、客戶回執(zhí)。 7-2、 從客戶處直接調(diào)貨給其他客戶的必須有調(diào)入客戶的收條。 7-3、 從公司直接發(fā)貨并由公司汽運(yùn)送貨的由儲(chǔ)運(yùn)部門負(fù)責(zé)收全回執(zhí)，會(huì)計(jì)部簽 收整理保管。 7-4、 所有客戶回執(zhí)必須反映品種、數(shù)量并加蓋對(duì)方公章或業(yè)務(wù)章或倉儲(chǔ)章，收 貨人簽字并注明日期。 7-5、 其他方式發(fā)貨給客戶的，以運(yùn)輸郵寄部門的運(yùn)單為回執(zhí)，由儲(chǔ)運(yùn)部門保管 存檔。 8. 應(yīng)收帳款函證管理： 1. 為了明確公司債權(quán)，會(huì)計(jì)部以每年6月末、12月末應(yīng)收賬款余額為基準(zhǔn)，分 兩次向客戶函證。函證要求在發(fā)函基準(zhǔn)日60天內(nèi)回函，函證要求客戶蓋財(cái) 務(wù)專用章，如往來帳在業(yè)務(wù)部門核算的可由業(yè)務(wù)部門蓋章，但必須注明欠 款構(gòu)成。函證在規(guī)定時(shí)間不能傳回會(huì)計(jì)部或印章不合格的將停止發(fā)貨（貨 款在此期間已結(jié)清的除外）。 2. 醫(yī)院的應(yīng)收帳款，一季度發(fā)函證一次，予以債權(quán)確認(rèn)，若不能在次季度30 日內(nèi)蓋財(cái)務(wù)專用章或院公章確認(rèn)的停止供貨。 3. 會(huì)計(jì)部在函證截至10日內(nèi)依據(jù)回函情況整理匯總，上報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)，并以此確 定需對(duì)帳的客戶。 9. 退貨管理： 1. 客戶提出退貨時(shí)，銷售代表必須提出書面退貨申請(qǐng)，經(jīng)銷售經(jīng)理批準(zhǔn)后方可 退貨。退貨帳務(wù)處理流程見附表。 2. 客戶退貨一律由倉儲(chǔ)總庫辦理驗(yàn)收入庫，并按退貨管理流程轉(zhuǎn)移原始憑整。 3. 公司發(fā)至客戶，客戶未入庫便直接退回的產(chǎn)品，應(yīng)由儲(chǔ)運(yùn)部門接收，聯(lián)系銷 售代表后進(jìn)行相應(yīng)處理。 4. 退貨入庫后，會(huì)計(jì)部依據(jù)退貨申請(qǐng)、內(nèi)部退貨轉(zhuǎn)帳憑證等處理帳務(wù)，需要換 貨的由營銷綜合辦負(fù)責(zé)按規(guī)定辦理，業(yè)務(wù)員在事先未經(jīng)任何領(lǐng)導(dǎo)書面同意 ，私自以任何方式換貨，處于額度的罰款，造成損失的全額賠償。 5. 客戶退貨，經(jīng)管銷售人員要索取當(dāng)?shù)囟悇?wù)局出具的退稅證明，并按稅后退貨 總額的20%處罰。若在退貨30天內(nèi)不能取得退稅證明，稅款全部由經(jīng)管人 員負(fù)擔(dān)，半年內(nèi)取回退稅證明，銷售人員簽呈，銷售經(jīng)理核準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部 門將所扣稅額返還。 6. 凡屬非質(zhì)量原因退貨的，按無稅退貨額的百分二十處罰，其中責(zé)任人負(fù)擔(dān)罰 款的百分之八十，主管經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負(fù)擔(dān)罰款的百分之二十。 10. 調(diào)貨管理： 因故需從客戶處調(diào)出公司產(chǎn)品的，必須事先寫簽呈報(bào)主管經(jīng)理審批，在 調(diào)出貨物的同時(shí)，向客戶索取原票或返銷發(fā)票或經(jīng)財(cái)務(wù)蓋章確認(rèn)的無稅 扣款證明，不能取得上述資料時(shí)，調(diào)出貨物的稅款由經(jīng)管人員負(fù)擔(dān)。調(diào) 出貨物直接銷售給另一客戶時(shí)，經(jīng)管業(yè)務(wù)員必須提供該客戶收貨回執(zhí)和 合同及時(shí)開票。未經(jīng)主管經(jīng)理審批而私自做主調(diào)貨，調(diào)貨人員負(fù)全責(zé)， 11. 應(yīng)收帳款對(duì)帳管理： 11- 1、銷售人員對(duì)各自經(jīng)管客戶的應(yīng)收帳款負(fù)全責(zé)。負(fù)責(zé)與客戶日常對(duì)賬是經(jīng)管 銷售人員的責(zé)任，對(duì)帳的流程和方法可參照“對(duì)帳流程及簡要方法”。 出現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)反饋會(huì)計(jì)部。 11- 2、會(huì)計(jì)部將依據(jù)半年一次的函證結(jié)合對(duì)方余額、蓋章情況、回款跡象、歷 史情況、銷售代表的反饋等綜合情況確定需對(duì)帳的客戶。 3. 銷售人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須在主管經(jīng)理的監(jiān)交下，逐戶確認(rèn)應(yīng)收帳款，辦 理接交手續(xù)。如果不履行接交手續(xù)，隨意接受應(yīng)收帳款，所發(fā)生的一切 損失（包括協(xié)助對(duì)帳差旅費(fèi)）由接管人員和主管經(jīng)理負(fù)責(zé)（各負(fù)擔(dān)50% ）。 4. 上級(jí)經(jīng)理對(duì)所管轄的銷售人員的帳目有質(zhì)疑，需會(huì)計(jì)部派人抽查對(duì)帳的 ，可書面申請(qǐng)，會(huì)計(jì)部視情況安排對(duì)帳。 5. 會(huì)計(jì)部前往客戶處對(duì)帳的，銷售人員必須陪同，對(duì)帳結(jié)果需填寫“對(duì)帳調(diào) 節(jié)表”，對(duì)帳雙方加蓋財(cái)務(wù)專用章，如對(duì)方帳務(wù)全部在業(yè)務(wù)核算，可蓋 業(yè)務(wù)章或公章，但必須加以備注原因，陪同的銷售人員、對(duì)帳會(huì)計(jì)簽 字，事后要上級(jí)經(jīng)理、銷售經(jīng)理簽字確認(rèn)。 6. 經(jīng)對(duì)帳需要經(jīng)管銷售人員提供調(diào)整憑證的，必須在30天內(nèi)交會(huì)計(jì)部，否 則，先扣責(zé)任人款項(xiàng)進(jìn)行平帳，再根據(jù)所提供資料調(diào)整。已對(duì)過帳的 會(huì)計(jì)期間的帳務(wù)不再重復(fù)對(duì)帳。 12. 銷售折扣管理： 12-1、 依據(jù)與客戶的年度銷售協(xié)議，會(huì)計(jì)部將及時(shí)計(jì)算出銷售折扣，并在銷售發(fā) 票中扣除或季度后返還（可匯票、電匯、現(xiàn)金等須有客戶收條）。 12-2、 每季度給客戶反饋應(yīng)享受銷售折扣、已票面扣減折扣、未在票面扣減的折 扣等相關(guān)信息。 12-3、折扣的其他處理方法必須報(bào)銷售副總、財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。 13. 到款及其他費(fèi)用： 13- 1、銷售人員自客戶處取得匯票后，應(yīng)在十日之內(nèi)郵回公司會(huì)計(jì)部，否則由銷售人 員負(fù)擔(dān)超期部分的利息（按銀行同期逾期貸款利率）。 13- 2、銷售人員應(yīng)及時(shí)掌握客戶破損及帳務(wù)處理情況，并向?qū)Ψ剿饕茡p證明，破損 證明應(yīng)為對(duì)方倉儲(chǔ)的退出單或紅字入庫單或拒付單，載明品種、數(shù)量、金額 ，并加蓋財(cái)務(wù)專用章。破損核銷以一批發(fā)貨為單位，不允許累計(jì)計(jì)算。 13- 3、一次性破損金額（售價(jià)）達(dá)一千元以上的需退回公司處理。破損貨物退回公司 的可以退貨單代替破損證明作破損沖帳處理。 14、清欠與訴訟 14-1、 銷售代表對(duì)自己管轄之內(nèi)的客戶欠款，認(rèn)為以自己的能力已很難清回貨款 的，可書面申請(qǐng)（附件10）并經(jīng)銷售經(jīng)理、銷售副總同意交給專職的清欠 人員清欠。 14- 2、專職清欠仍無結(jié)果的情況下，應(yīng)由清欠專員會(huì)同原銷售人員和上級(jí)經(jīng)理共同 提出訴訟解決的請(qǐng)求（附件10），由銷售副總視具體情況決定是否訴訟解 決。 14- 3、經(jīng)清欠無結(jié)果，造成呆壞帳損失，由責(zé)任人負(fù)擔(dān)呆壞帳金額的百分之二十。 15. 權(quán)限 以上業(yè)務(wù)處理的其他核決權(quán)限均參照每年公司的核決權(quán)限表。 16. 本制度由公司會(huì)計(jì)部、銷售部負(fù)責(zé)解釋。
應(yīng)收賬款管理制度