數(shù)字化管理ERP日常運(yùn)行管理制度
XXXX公司 數(shù)字化管理 ERP 日常運(yùn)行管理制度 二000年XX月XX日 目 錄 1. 總則 2. 數(shù)字化管理操作使用管理制度 3. 計(jì)算機(jī)上機(jī)操作記錄制度 4. 數(shù)字化管理人員管理（崗位責(zé)任制）制度 5. 數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度 6. 數(shù)字化管理報(bào)表管理制度 7. 數(shù)字化管理系統(tǒng)（軟件及硬件）維護(hù)制度 8. 數(shù)字化管理檔案管理制度 總 則 數(shù)字化管理的最終目的是利用核算手段及分析手段的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理工作的 現(xiàn)代化，為企業(yè)管理的現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)。ERP系統(tǒng)是由系統(tǒng)各類人員，計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、 機(jī)房、核算軟件，及各類會(huì)計(jì)信息組成的一個(gè)有機(jī)整體，為保證已建立的ERP系統(tǒng)的安全 、可靠、正常穩(wěn)定的運(yùn)行，而且在運(yùn)行過程中不斷提高運(yùn)行效率，增強(qiáng)信息系統(tǒng)的運(yùn)行 效果，有必要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)密的管理，即： 1. 建立、健全各種組織控制措施，保證系統(tǒng)安全、正常、可靠、穩(wěn)定運(yùn)行； 2. 加強(qiáng)對(duì)已建立的信息系統(tǒng)的管理，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率； 3. 充分利用系統(tǒng)提供的各種手段，便利靈活地為管理提供服務(wù)。根據(jù)以上目的，并結(jié) 合財(cái)政部對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化的規(guī)定和FAS2000 ERP系統(tǒng)的特殊性與我公司的實(shí)際情況，制定出我公司ERP系統(tǒng)的管理制度。 本制主要包括ERP系統(tǒng)的使用管理、帳務(wù)系統(tǒng)管理、報(bào)表系統(tǒng) 管理、人員組織管理、維護(hù)管理及檔案管理等內(nèi)容。 本制度由XX部負(fù)責(zé)解釋說明及監(jiān)督實(shí)施。 本制度是依照財(cái)務(wù)的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合當(dāng)前ERP系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)際情況制定的，為滿足本 公司數(shù)字化管理發(fā)展的客觀需要應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充修改。 本制度從公布之日開始執(zhí)行。 數(shù)字化管理操作使用管理制度 數(shù)字化管理就是把物料控制、生產(chǎn)計(jì)劃和管理等管理系統(tǒng)工程、電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技 術(shù)、INTERNET、網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科與會(huì)計(jì)理論和方法融為一體，通過貨幣計(jì)量信息和其它有關(guān) 信息的輸入、存儲(chǔ)、運(yùn)算和輸出，運(yùn)用最新科技成果，以現(xiàn)代機(jī)器工作取代手工操作， 實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體工作方式的變革和人的解放，并定期或不定期地提供計(jì)劃和控制經(jīng)濟(jì)過程 需要的會(huì)計(jì)信息和生產(chǎn)信息等，為此，為保證數(shù)字化管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)并完成預(yù)定的任務(wù)， 特制定數(shù)字化管理操作使用管理制度。 此制度主要是通過對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的管理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行完成預(yù)定的任務(wù)，保證系 統(tǒng)內(nèi)各類資源信息的安全與完整，只有加強(qiáng)使用管理才能避免非法舞弊行為和企業(yè)商業(yè) 秘密泄露等的發(fā)生，避免系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)由于誤操作而被破壞或丟失，保證發(fā)生故障后能及 時(shí)恢復(fù)，出現(xiàn)錯(cuò)誤后能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)糾正，保證輸出信息正確、真實(shí)。 一 機(jī)房的管理： 計(jì)算機(jī)屬公司常規(guī)而又重要辦公設(shè)備，應(yīng)創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，為保護(hù)計(jì)算機(jī) 設(shè)備，軟件與數(shù)據(jù)的安全可靠，現(xiàn)規(guī)定如下： 1. 機(jī)房由系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)維護(hù)人員分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)管理、非工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)； 2. 保持機(jī)房環(huán)境衛(wèi)生，定期清潔（每周末下午）微機(jī)以及其它設(shè)備的塵埃和贓物； 3. 嚴(yán)禁在微機(jī)前用水和吸煙，以免引起短路、火災(zāi)或其它操作； 4. 為防止意外事故的發(fā)生，機(jī)房?jī)?nèi)杜絕一切火源，機(jī)房?jī)?nèi)所有電器設(shè)備須經(jīng)電工安裝 ，其它人員不得隨意拆遷或安裝； 5. 在工作中突然停電，應(yīng)注意及時(shí)關(guān)閉有關(guān)設(shè)備電源，在操作人員離開微機(jī)時(shí)應(yīng)關(guān)閉 微機(jī)電源，下班前應(yīng)檢查電源的關(guān)閉及UPS使用等情況； 6. 嚴(yán)禁在微機(jī)內(nèi)安裝或運(yùn)行游戲盤； 7. 未經(jīng)許可，不準(zhǔn)對(duì)外服務(wù)，以防病毒傳入； 8. 機(jī)房無人時(shí)應(yīng)加鎖，確保主機(jī)安全。 二、操作使用管理： 本管理是對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和系統(tǒng)軟件在操作使用中的制度，主要任務(wù)是 建立、健全和完善數(shù)字化管理運(yùn)行環(huán)境，確保主系統(tǒng)內(nèi)各類信息資源的安全、可靠及完 整，防止違規(guī)操作，避免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真和丟失，保證發(fā)生故障時(shí)能及時(shí)發(fā)現(xiàn) 、及時(shí)糾正、及時(shí)恢復(fù)，同時(shí)保證數(shù)字化管理信息資源的正確性、及時(shí)性、完整性和連 續(xù)性。 1、上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定： 1. 系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及經(jīng)系統(tǒng)管理 員批準(zhǔn)的有關(guān)人員，有權(quán)上機(jī)操作運(yùn)行系統(tǒng)； 2. 非指定人員不能上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)； 3. 上機(jī)使用注意事項(xiàng)見附錄：（上機(jī)注意事項(xiàng)規(guī)定）； 4. 上機(jī)使用人員必須使用其真實(shí)姓名，操作密碼注意保密，一旦泄漏，操作人員有 權(quán)修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸的 責(zé)任； 5. 上機(jī)人員必須按照各自的操作權(quán)限進(jìn)入，不得越權(quán)，為防止此類情況的發(fā)生，上 機(jī)人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)； 6. 應(yīng)及時(shí)作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生； 7. 不能使用來路不明的軟盤和各種非法拷貝工作，以防止病毒的傳入； 8. 未經(jīng)批準(zhǔn)，不能使用初始化格式命令和刪除等DOS命令； 9. 對(duì)各應(yīng)用軟件word、excel等的使用，必須建立自己的子目錄，存入自己的文件， 系統(tǒng)文件目錄不應(yīng)存任何非系統(tǒng)文件，維護(hù)人員有權(quán)刪除這些非系統(tǒng)文件。如 被刪除，文件編輯者自負(fù)后果。 2、上機(jī)使用人員職責(zé)和權(quán)限： A、系統(tǒng)管理員： 對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行負(fù)責(zé)。 ◆ 系統(tǒng)管理員必須根據(jù)天心財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)和本單位會(huì)計(jì)核算的實(shí)際 情況建立本單位的數(shù)字化體系和核算方式。會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須符合 會(huì)計(jì)度與本單位的核算管理要求，報(bào)表數(shù)據(jù)格式必須符合財(cái)政部門和 其它有關(guān)部門的要求。 ◆ 協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類人員之間的工作關(guān)系； ◆ 負(fù)責(zé)組織和監(jiān)督系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的建立和完善以及系統(tǒng)建立時(shí)的各項(xiàng)初始化工作。 ◆ 負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作的安全性、正確性和及時(shí)性的檢查，并做好上機(jī)記錄的整 理工作，應(yīng)按規(guī)定及時(shí)性歸檔。 ◆ 負(fù)責(zé)作好系統(tǒng)運(yùn)行情況的總結(jié)，提出更新軟件或修改軟件的需求報(bào)告。 B、系統(tǒng)維護(hù)人員： 負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行中硬件和軟件的維護(hù)工作： ◆ 負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)工作，包括各環(huán)境庫(kù)的修改和更新操作； ◆ 負(fù)責(zé)定期或不定期地檢查硬件和軟件的運(yùn)行情況； ◆ 負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作； ◆ 按規(guī)定程序?qū)嵤┸浖耐晟菩?、適應(yīng)性和正確性的維護(hù)； ◆ 系統(tǒng)維護(hù)人員除實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)外，不允許隨意打開數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行操作，實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù) 時(shí)不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，其它上機(jī)人員一律不準(zhǔn)實(shí)施數(shù)據(jù)庫(kù)操作。 C、系統(tǒng)操作人員： 系統(tǒng)操作人員是指有權(quán)進(jìn)入當(dāng)前運(yùn)行的數(shù)字化系統(tǒng)全部或部全功能的 員。 ◆ 負(fù)責(zé)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出打印工作。 ◆ 嚴(yán)格按照系統(tǒng)規(guī)定進(jìn)行操作； ◆ 負(fù)責(zé)軟盤備份及歸檔工作； ◆ 負(fù)責(zé)輸出打印憑證、帳簿和報(bào)表，并管理及歸檔工作； ◆ 日記帳應(yīng)當(dāng)天登錄，登錄后即打印出當(dāng)天的日?qǐng)?bào)表，做到日清月結(jié)； ◆ 月底滿頁(yè)可打印所有的帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表； ◆ 記帳憑證按規(guī)定隨時(shí)打印。 D、數(shù)據(jù)錄入人員： ◆ 檢查專職會(huì)計(jì)人員提供的記帳憑證是否合理、合法與正確，對(duì)于違規(guī) 記帳憑證不得錄入； ◆ 數(shù)據(jù)錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)有疑問或錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)詢問有關(guān)人員，不 得擅自修改和作廢。 ◆ 認(rèn)真錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢后檢查核對(duì)，核對(duì)無誤后交復(fù)核人員進(jìn)行復(fù)核； ◆ 日記帳數(shù)據(jù)錄入應(yīng)做到日清月結(jié)。 E、數(shù)據(jù)審核人員： ◆ 負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)錄入的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性 ； ◆ 復(fù)核人員不得進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時(shí)如發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)通知錄入人員修改 ，待修改后再進(jìn)行復(fù)核； ◆ 負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)的審核； ◆ 對(duì)不符合要求的憑證和不正確的輸出數(shù)據(jù)，不予簽字確認(rèn)。 F、專職會(huì)計(jì)人員： 根據(jù)原始憑證編制記帳憑證，編制記帳憑證應(yīng)符合財(cái)務(wù)制度的要求，做 到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確、代碼準(zhǔn)確、摘要簡(jiǎn)明規(guī)范； G、檔案管理人員： ◆ 負(fù)責(zé)數(shù)字化管理各類系統(tǒng)軟盤、各種文檔、種類數(shù)據(jù)軟盤及輸出打印的記帳憑證， 帳簿和報(bào)表等有關(guān)會(huì)計(jì)資料存檔管理； ◆ 按規(guī)定時(shí)間催交入檔； ◆ 對(duì)不符合要求的會(huì)計(jì)資料及軟盤不予接收； ◆ 做好安全保密工作； ◆ 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得外借。 附錄一： 上機(jī)操作注意事項(xiàng) 一、開機(jī)步驟： 1. 打開電源開關(guān)； 2. 打開UPS電源開關(guān)； 3. 打開打印機(jī)開關(guān)； 4. 打開顯示器開關(guān)； 5. 打開主機(jī)開關(guān)。 二、關(guān)機(jī)步驟： 1. 關(guān)上主機(jī)開關(guān)； 2. 關(guān)上顯示器開關(guān)； 3. 關(guān)上打印機(jī)開關(guān)； 4. 關(guān)上UPS電源開關(guān)； 5. 關(guān)上電源開關(guān)。 三、每次關(guān)機(jī)后再一次開機(jī)應(yīng)間隔一至三分鐘； 四、工作完畢后一定要完全退出系統(tǒng)后離開； 五、停電后UPS不間斷電源會(huì)發(fā)出警告，要及時(shí)將數(shù)據(jù)存盤，執(zhí)行上述操 作步驟； 六、使用鍵盤時(shí)要輕擊，切記不可重打； 七、嚴(yán)禁使用游戲盤，違者重罰。 計(jì)算機(jī)上機(jī)操作記錄制度 實(shí)際應(yīng)用ERP管理軟件的企業(yè)在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，必須規(guī)定對(duì)數(shù)字化管理單位要求有“必要的 上機(jī)操作記錄制度”，作為天心FAS2000ERP系統(tǒng)也不例外，為保證我公司數(shù)字化管理的正 常發(fā)展，更好地完成系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)，了解故障發(fā)生原因、地點(diǎn)、時(shí)間以及處理方法和處 理結(jié)果等情況，嚴(yán)格微機(jī)管理制度，現(xiàn)規(guī)定如下： 一 所有上機(jī)操作人員必須登記所有上機(jī)操作情況，要求填寫日期、 操作員姓名、操作內(nèi)容，運(yùn)行時(shí)間和運(yùn)行情況。 二、登記操作記錄要認(rèn)真詳細(xì)，操作過程中沒有問題，運(yùn)行情況及備注欄填寫運(yùn)行 正常字樣，若有問題則應(yīng)及時(shí)登記錄,并向系統(tǒng)維護(hù)員報(bào)告。 三、不得進(jìn)行未作登記記錄的任何軟硬件維護(hù)工作。 四、系統(tǒng)維護(hù)員在維護(hù)過程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果都應(yīng)有明確記 載，對(duì)于嚴(yán)重或重大運(yùn)行故障，除按規(guī)定登記外還須另行填寫故障報(bào)告單。并向系統(tǒng)總 負(fù)責(zé)人匯報(bào)。 五、操作記錄每月裝訂成冊(cè)，日常文檔由管理人員妥善保管，年終整理歸檔。 六、要真實(shí)完整地填寫操作記錄，發(fā)生問題不登記者，按有關(guān)制度根據(jù)問題的嚴(yán)重 程度予以處理，請(qǐng)所有操作人員及維護(hù)人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。 附錄二： 上機(jī)操作記錄 |上機(jī)時(shí)間 |操作員姓名 |操作內(nèi)容 |運(yùn)行時(shí)間 |運(yùn)行情況 |備注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 數(shù)字化管理崗位責(zé)任制 為使我公司數(shù)字化管理工作進(jìn)程不斷加快，保障數(shù)字化工作正常開展，確保此項(xiàng)工 作的合法性、準(zhǔn)確性、安全性，特制定數(shù)字化管理崗位責(zé)任性。 一 數(shù)字化管理崗位： 根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部物料、制造管理和會(huì)計(jì)核算的特點(diǎn)及企業(yè)對(duì)數(shù)字化管理崗位設(shè)置的 要求，在系統(tǒng)總管理員的領(lǐng)導(dǎo)下，從各個(gè)崗位出發(fā)圍繞數(shù)字化來開展工作，更好地 發(fā)揮其應(yīng)有的作用，特設(shè)如下管理崗位： 主管會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理與維護(hù)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作錄入、業(yè)務(wù)復(fù)核、業(yè)務(wù) 稽核、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理、檔案管理。 二、崗位職責(zé)： 1. 主管會(huì)計(jì)：對(duì)企業(yè)數(shù)字化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件、使用、應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn) 行決策，保證數(shù)字化管理工作的健康發(fā)展。 2. 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：制訂財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃，為主管會(huì)計(jì)提供重大硬件、軟件使用、 應(yīng)用項(xiàng)目的決策依據(jù)，根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)合理的設(shè)置數(shù)字化管理崗位及配備崗位 人員，檢查崗位人員的工作情況，嚴(yán)格按各崗位標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考評(píng)。 3. 系統(tǒng)管理維護(hù)崗： 1. 參與制定本廠財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃及數(shù)字化管理制度； 2. 執(zhí)行對(duì)操作人員的管理和計(jì)算機(jī)檔案管理職能，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行日常維護(hù)， 保證計(jì)算機(jī)軟件、硬件財(cái)產(chǎn)安全可靠； 3. 及時(shí)了解計(jì)算機(jī)故障情況，并采取相應(yīng)處理措施，遇到重大的系統(tǒng)運(yùn)行故障 必須根據(jù)故障的發(fā)展，處理情況填寫故障報(bào)告單并及時(shí)報(bào)給數(shù)字化主管人 員； 4. 正確分配系統(tǒng)操作人員的使用權(quán)限及以后軟件開發(fā)工作； 5. 開發(fā)的軟件應(yīng)充分利用本公司已經(jīng)應(yīng)用的信息系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)的功能，并應(yīng) 以易接受、易掌握為原則； 6. 未經(jīng)各種主管、系統(tǒng)管理員核準(zhǔn)的開發(fā)項(xiàng)目，不得上機(jī)； 7. 保證各種數(shù)字化管理規(guī)定的正確實(shí)施。 4. 業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作： 依照科目負(fù)責(zé)制的原則，設(shè)置成本核算、費(fèi)用核算、材料、銷售、債權(quán)債務(wù)往來的核 算、現(xiàn)金、銀行存款、固定資產(chǎn)、記帳、二級(jí)核算等崗位，各崗位嚴(yán)格按照本公司財(cái) 務(wù)制定的業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行日常工作。做好記帳前對(duì)明細(xì)帳的審核，保證錄入數(shù)據(jù)正 確。充分使用計(jì)算機(jī)對(duì)帳、核銷等功能來完成工作，并按《帳務(wù)管理制度》要求打印帳 簿、報(bào)表。 5. 數(shù)據(jù)錄入： 1. 執(zhí)行系統(tǒng)管理對(duì)崗位工作的具體指揮、要求； 2. 及時(shí)、準(zhǔn)確地按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)輸入手工記帳憑證、生成機(jī)制憑證及帳表； 3. 通過系統(tǒng)管理員及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供所需數(shù)據(jù)； 4. 系統(tǒng)管理員給本崗位設(shè)置的口令不得告知其他任何人； 5. 正確執(zhí)行數(shù)字化管理中的有關(guān)操作，使用等各項(xiàng)規(guī)定； 6. 發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向系統(tǒng)管理員及財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)人反映； 6. 數(shù)據(jù)復(fù)核崗： 1. 對(duì)輸入計(jì)算機(jī)憑證質(zhì)量把關(guān)，保證手工憑證與機(jī)制憑證的一致性； 2. 對(duì)已錄入的憑證及時(shí)復(fù)核，最遲不得超過次日復(fù)核完畢； 3. 發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)...
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