行政辦公規(guī)范管理制度
版本：A (編號(hào):QT-XZ-WJ-2004-002) 目 錄 1. 第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 …………（3---4） 2. 第二章 員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 …………（5---6） 3. 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 …………（7---7） 4. 第四章 語(yǔ)言規(guī)范 …………（8---8） 5. 第五章 嚴(yán)禁事項(xiàng)及行政辦公要求 …………（9---9） 6. 第六章 公文管理制度 …………（10-12） 7. 第七章 印章管理制度 …………（13-14） 8. 第八章 辦公物品管理制度 …………（15-16） (9) 第九章 會(huì)議管理制度 ………… （17-18） (10)第十章 保安及保潔管理制度 …………（19-21） (11)第十一章 安全生產(chǎn)及消防管理制度 …………（22-24） (12)第十二章 保密管理制度 …………（25-27） (13)第十三章 車輛管理制度 …………（28-31） (14)第十四章 文件管理與控制制度 …………（32-33） (15)第十五章 相關(guān)表格 …………（34-45） 行政辦公規(guī)范管理制度 概述：是對(duì)企業(yè)行政辦公所涉及的員工辦公儀表、工裝管理、辦公區(qū)整理、辦公語(yǔ) 言和行為等基礎(chǔ)性事項(xiàng)進(jìn)行綜合管理的制度。它是行政辦公人員必須遵守的基本守則之 一； 設(shè)計(jì)依據(jù)：（1）體現(xiàn)統(tǒng)一的辦公作風(fēng)； （2）體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公紀(jì)律； （3）體現(xiàn)全員服務(wù)的協(xié)作意識(shí)； （4）體現(xiàn)朝氣蓬勃精神面貌； 1. 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 1. 工牌 （1）上班時(shí)間員工統(tǒng)一佩戴工作牌上崗； （2）工作牌統(tǒng)一佩戴在胸前并正面朝外； ※第二條 工裝： （1）生產(chǎn)區(qū)域的工作人員，必須著工裝工作，辦公區(qū)人員作便裝。 （2）工裝分春、秋工裝各一套； （3）凡進(jìn)入生產(chǎn)區(qū)域的其它人員，著備用工裝； （4）備用工裝放置于生產(chǎn)區(qū)入口的掛衣柜里； （5）員工工裝由部門(mén)負(fù)責(zé)人向行政部申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部領(lǐng)取； （6）員工負(fù)責(zé)定時(shí)自行清洗整燙工作服，工裝要保持整潔和完好無(wú)損，如有破 損或丟失，自行購(gòu)買同一品質(zhì)、款式、顏色、質(zhì)地的工裝或本人出資由行政部組織 購(gòu)買； （7）不得在工作時(shí)間外穿著工裝（具體情況可另定）； （8）工裝費(fèi)用由公司承擔(dān)，員工在離職時(shí)： 1. 員工自收到工裝后，在本公司工作一到三個(gè)月的承擔(dān)工裝費(fèi)用的100%，工裝歸員工所 有； 2. 員工自收到工裝后，在本公司工作三個(gè)月到六個(gè)月的承擔(dān)工裝費(fèi)用的50%，工裝歸員工 所有； ③員工自收到工裝后，在本公司工作六個(gè)月到一年的承擔(dān)工裝費(fèi)用的20%，工裝 歸員工所有； ④員工自收到工裝后，在本公司工作一以上年的，工裝歸員工所有； 第三條 儀表——端莊、整潔 （1）頭發(fā)：——員工頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性員工頭發(fā)不宜太長(zhǎng)； （2）指甲：——指甲不能太長(zhǎng)，應(yīng)經(jīng)常注意修剪。女性員工涂指甲油要盡量淡色 ，不宜戴假甲； （3）胡子——不留胡須，應(yīng)經(jīng)常修剪； （4）口腔——保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品； （5）面部——女性員工化妝應(yīng)給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，（不宜用香 味濃烈的香水），男性職員應(yīng)保持面部清潔； （6）服飾——清潔、方便 a> 男性職員——在工作場(chǎng)所必須著西裝，打領(lǐng)帶； ①襯衫：顏色白、灰、淡藍(lán)為主——襯衫的領(lǐng)子與袖口不得污穢； ②領(lǐng)帶：注意與西裝、襯衫顏色相配，原則上以黃、紅、蘭為主調(diào)； ※領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松馳； b> 女性員工 ※在工作場(chǎng)所著職業(yè)裝（顏色以深色為主）不追求華麗； （7）員工工作時(shí)不得穿大衣或過(guò)分臃腫的服裝； （8）鞋子應(yīng)保持清潔（以黑色為主），如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)； 第四條 姿勢(shì)和動(dòng)作——保持優(yōu)雅 （1）站姿——兩腳腳跟著地，腳尖離開(kāi)約45度；腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直 ，頭微向下，使人看清你的面孔；兩臂自然下垂，不聳肩，身體重心在兩腳中間。 在會(huì)見(jiàn)客戶或出席儀式時(shí)的站立場(chǎng)合，或在長(zhǎng)輩、上級(jí)面前，不得把手交叉抱在胸 前； （2）坐姿——坐下后，應(yīng)盡量坐端正，把雙腿平行放好；不得傲慢地把腿向前伸 或向后伸，或俯視前方； ※要移動(dòng)椅子的位置時(shí)，應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方，然后再坐； （3）走姿——①挺胸、收腹、沉肩、雙臂自然擺動(dòng)；②步伐穩(wěn)健、輕盈、不漫步、 不跨步、不跑步； 第二章員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 一、 公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)相互點(diǎn)頭行禮表示致意； 二、 握手時(shí)的禮儀： （1）目視對(duì)方眼睛； （2）握手時(shí)脊背要挺直，不彎腰低頭； （3）要大方熱情，不卑不亢； （4）伸手時(shí)同性間應(yīng)先向地位低或年紀(jì)輕的； （5）異性間女性應(yīng)先向男性伸手； 三、 出入房間的禮貌： （1）進(jìn)入房間，要先輕輕敲門(mén)，聽(tīng)到應(yīng)答再進(jìn)； （2）進(jìn)入后，回手關(guān)門(mén)，不能大力，粗暴； （3）進(jìn)入房間后，如對(duì)方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話； （4）如有急事要打斷說(shuō)話，也要看住機(jī)會(huì)。而且要說(shuō)：“對(duì)不起，打斷您們的談 話”； 四、 遞交物件時(shí) （1）如遞文件等，要把正面、文字朝著對(duì)方的方向遞上去； （2）如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對(duì)方容易接著； （3）至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己； 五、 走通道、走廊時(shí)要放輕腳步 無(wú)論在自己的公司，還是對(duì)訪問(wèn)的公司，在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲 說(shuō)話；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊時(shí)遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行 。 六、 物品和設(shè)備使用 （1）公司的物品不能野蠻對(duì)待，挪為私用； （2）及時(shí)清理、整理帳簿和文件、對(duì)墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時(shí)關(guān)閉； （3）借用他人或公司的東西，使用后及時(shí)送還或歸放原處； （4）工作臺(tái)上不能擺放與工作無(wú)關(guān)的物品； （5）公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司。同事、客戶間以先生、小姐等相稱； （6）未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等； 七、 電話使用 （1）電話來(lái)時(shí)，聽(tīng)到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話簡(jiǎn)； （2）通話時(shí)先問(wèn)候，并自報(bào)公司、部門(mén)； （3）對(duì)方講述時(shí)要留心聽(tīng)，并記下要點(diǎn)； （4）未聽(tīng)清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方； （5）結(jié)束時(shí)禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，自己再放話簡(jiǎn)； （6）隨時(shí)準(zhǔn)備紙和筆； （7）通話簡(jiǎn)明扼要，不得在電話中聊天； （8）對(duì)不指名的電話，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上將電話交 給能夠處理的人； （9）在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要告訴接收人； （10）工作時(shí)間內(nèi)，不得打私人電話； 八、會(huì)議——注意 （1）提前到會(huì)場(chǎng)做好準(zhǔn)備，并將手機(jī)調(diào)整到帶震狀態(tài)； （2）領(lǐng)導(dǎo)入會(huì)時(shí)，應(yīng)起立示意； （3）會(huì)議中不準(zhǔn)隨便出入，若有急事請(qǐng)假，要放輕腳步，輕輕離開(kāi)； （4）他人發(fā)言時(shí)，要注意凝聽(tīng)，且不得在下面小聲討論，防止語(yǔ)言、表情作出不 禮貌的表現(xiàn)； 九、 接待工作 （1）在規(guī)定的接待時(shí)間內(nèi)，不缺席； （2）有客戶來(lái)訪，馬上起來(lái)接待，并讓座； （3）來(lái)客多時(shí)以序進(jìn)行，不能先接待熟悉客戶； （4）對(duì)事前已通知來(lái)的客戶，要表示歡迎； （5）應(yīng)記住常來(lái)的客戶； （6）接待客戶時(shí)應(yīng)主動(dòng)、熱情、大方、微笑服務(wù)； 十、 介紹和被介紹 （1）無(wú)論是何種形式、關(guān)系、目的和方法的介紹，應(yīng)該對(duì)介紹負(fù)責(zé)； （2）直接見(jiàn)面介紹的場(chǎng)合下，應(yīng)先把職位資格低者介紹給職位資格高者； ※ 若難以判斷，可把年輕的介紹給年長(zhǎng)的，在自己公司和其他公司處理業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，可 把本公司的人介紹給別的公司的人； （3）把一個(gè)人介紹給很多人時(shí)，應(yīng)先介紹其中地位最高的或酌情而定； 男女間的介紹，應(yīng)先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時(shí)，若女 性年輕可先把女性介紹給男性； 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 旨在規(guī)定卡座區(qū)物用品的擺放是有統(tǒng)一要求的： 一、 辦公桌：桌面可放電腦、電話、文具、茶杯等，不允許放其它無(wú)關(guān)物品。（私人皮 包、報(bào)紙等），保持桌面物品擺放整齊，桌面干凈； 二、 電腦：置辦公桌面左前角，呈30度貼墻（或貼卡座屏風(fēng)）放置； 三、 坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人離開(kāi)時(shí)椅子須調(diào)正貼桌放好； 四、 卡座屏內(nèi)：內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼； 五、 垃圾簍：置辦公桌子下左前角； 六、 提包/手袋：置員工抽屜或柜子內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放置； 4. 語(yǔ)言規(guī)范 一、 交往語(yǔ)言： （1）致敬打招呼——你好！XX您好！您早！早上好！早！XX早！ （2）請(qǐng)求協(xié)助或詢問(wèn)——請(qǐng)、請(qǐng)問(wèn)、請(qǐng)您、勞駕您； （3）表示感謝——謝謝！多謝！ （4）打擾別人——對(duì)不起！很抱歉！ 二、 電話語(yǔ)言： （1）總機(jī)接轉(zhuǎn)電話（鈴響最多不得超過(guò)三次）：您好！高倫公司； （2）分機(jī)轉(zhuǎn)接（鈴響一次）：您好！XX部，我是XX； （3）替人接轉(zhuǎn)電話：您好！XX部，對(duì)不起，XX不在，需要我?guī)湍D(zhuǎn)達(dá)嗎？ 三 、接待語(yǔ)言： （1）您好！ （2）能為您做點(diǎn)什么嗎：有什么可以幫您的嗎？ （3）請(qǐng)登記！ （4）請(qǐng)稍候！ （5）請(qǐng)坐！ （6）請(qǐng)?jiān)试S我先通報(bào)一聲； （7）對(duì)不起； （8）我立即去聯(lián)系； （9）打擾您一下！ （10）好的或行； （11）我?guī)湍蚵?tīng)一下，待會(huì)給您回復(fù)； 5. 行政辦公管理要求 一、 嚴(yán)禁在上班時(shí)間、辦公區(qū)進(jìn)餐； 二、 嚴(yán)禁在整個(gè)工作區(qū)域或衛(wèi)生間吸煙； 三、 嚴(yán)禁上班時(shí)間吃零食； 四、 嚴(yán)禁工作時(shí)間串崗，大聲喧嘩、談笑； 五、 嚴(yán)禁工作時(shí)間看報(bào)紙、雜志、上網(wǎng)聊天、玩游戲、撲克等； 六、 嚴(yán)禁參加會(huì)議時(shí)無(wú)故早退、交頭接耳等； 七、 嚴(yán)禁工作時(shí)間講臟話、粗話、開(kāi)玩笑、叫小名等； 八、 會(huì)議室的使用由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排，使用會(huì)議室要與行政部聯(lián)系確定，用后及時(shí)清 理干凈，關(guān)好電源、鎖門(mén)； 九、 講究衛(wèi)生、維護(hù)環(huán)境的清潔不準(zhǔn)隨地吐痰、倒水、不準(zhǔn)亂扔紙屑、雜物； 十、 堅(jiān)持勤儉辦事，節(jié)約用水、用電； 十一、 上班時(shí)間不辦私事、不飲酒、不抽煙、不閑聊、不做與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的事情，不將 個(gè)人情緒帶到工作中去，認(rèn)真履行工作職責(zé)； 十二、 不在辦公室內(nèi)化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懶腰、打響指、哼小調(diào),禁止女性 穿低胸等過(guò)于暴露衣裝及穿拖鞋上班； 十三、 工作時(shí)間不得因私事打公司長(zhǎng)途電話，不得在公司電腦上發(fā)私人郵件；凡以公司名 義發(fā)出的郵件須本人上級(jí)主管審核、報(bào)行政部批準(zhǔn)（特殊情況除外）； 十四、 不得隨意使用其他部門(mén)的電腦，私客未經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)，不準(zhǔn)使用公司電腦； 十五、 謹(jǐn)慎保管好各自的辦公用品，未經(jīng)同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要 及時(shí)歸還原處； 十六、 愛(ài)護(hù)環(huán)境衛(wèi)生，保持辦公桌及辦公室的干凈整潔，注意辦公室的安靜； 十七、 尊重他人風(fēng)俗習(xí)慣，不議論、不指點(diǎn)、不久視、不譏笑有生理缺陷的同事或客人， 不故意損壞公物，不拉幫結(jié)派，不做有損團(tuán)結(jié)的事； 十八、 接待來(lái)訪和業(yè)務(wù)洽談，請(qǐng)?jiān)诮哟一驎?huì)議室進(jìn)行，私客不得在卡座區(qū)停留； 十九、 接待客人時(shí)面帶微笑，與賓客談話時(shí)站立端正，講究禮貌，用心聆聽(tīng)，不搶話插話 ，不爭(zhēng)辯； 二十、 因故外出，必須請(qǐng)示部門(mén)經(jīng)理，各部門(mén)全體外出，必須通知行政部； 二十一、 無(wú)工作需要，不要擅自進(jìn)入機(jī)要地，研發(fā)技術(shù)室、財(cái)務(wù)室等、檔案室、會(huì)議室、 接待室、總經(jīng)理辦公室； 二十二、 愛(ài)護(hù)辦公財(cái)產(chǎn)，正確操作辦公設(shè)備設(shè)施，節(jié)約使用辦公物用品、器材和耗材。（ 如內(nèi)部公文正反打印等） 二十三、 下班后切斷所用電源，檢查門(mén)窗是否關(guān)好，以免發(fā)生意外； 二十四、 嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)規(guī)章管理制度。 第六章 公文管理制度 概念：公文管理制度是對(duì)企業(yè)文書(shū)進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理的專 項(xiàng)制度； 設(shè)計(jì)依據(jù)： （1）貫徹執(zhí)行公司各項(xiàng)決議和指令； （2）記錄企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全部信息； （一）公文的范圍 1. 內(nèi)部公文： 是指公司內(nèi)各部門(mén)、部門(mén)與部門(mén)之間因組織、管理工作或業(yè)務(wù)而進(jìn)行的往來(lái)文 書(shū)，分為上行文（如：請(qǐng)示、報(bào)告、提案等）、下行文（如：命令、決定、指令、通 知、章程、制度、公告）、平行文（協(xié)作單、勞動(dòng)合同）。 2. 外部公文： 是指公司或公司各職能部門(mén)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人等外界進(jìn)行往來(lái)的 文書(shū)，大致可分為經(jīng)濟(jì)類、法律類、外交類、書(shū)信類、研討類、新聞?lì)?、禮儀類等； （二）公文的寫(xiě)作 1. 寫(xiě)作要求： 遵循現(xiàn)代應(yīng)用文寫(xiě)作要求，簡(jiǎn)明扼要、一事一議、語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。 2. 格式要求： 1. 內(nèi)部公文除遵循既定的各類公文寫(xiě)作格式外，加注公司統(tǒng)一文眉、頁(yè)尾； 2. 外部公文視行文內(nèi)容加蓋公司印鑒； 三、擬文 公文的起草、打印、校稿均由發(fā)文部門(mén)自行負(fù)責(zé)。 （三）公文的存檔和編號(hào) 1. 分內(nèi)部公文（N）和外部公文（W）； 2. 公文發(fā)文時(shí)編號(hào)： QT-N（W）-部門(mén)-年代號(hào)（04）-次序號(hào) 如：行政部文件編號(hào)（內(nèi)部）QT-N-XZ-年代號(hào)-001 3. 科目代碼號(hào)： 1. 公文——G； 2. 文件——W； 3. 會(huì)議紀(jì)要——H； 4. 協(xié)作聯(lián)絡(luò)單位——X； 5. 合同——T； 6. 資料——z； 7. 其它—...
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