行政管理制度
第三篇 行政管理制度 目 錄 1. 文書管理辦法 2. 保密規(guī)定 3. 安全管理辦法 4.出入門管理辦法 5.地磅管理辦法 第三篇 行政管理制度 1.文書管理辦法 1.1目的 為使文書管理制度化，以增進文書處理品質(zhì)及效率，特制訂本辦法。 1.2范圍 本辦法所講文書管理，指本公司各部門與外界來往文書及各部門之間 來往之文書，自收（發(fā)）文至歸檔全部過程之辦理與控制。 1.3公文類別及行文要求 1.3.1公司內(nèi)公文格式主要為公司正式文件、簽呈、備忘單、傳真。 (1)正式文件 1. 由公司根據(jù)其重要性確定是否系正式文件，正式文件要填 寫文件簽發(fā)箋，由總經(jīng)理簽發(fā)，并加蓋公章。 ②正式文件采用“ⅩⅩ正大有限公司文件”專用文頭紙打印， 按年度進行編號，標明主送及抄送的單位或部門。 2. (2)簽呈 ①公司內(nèi)部下級對上級有所請示時用； ②簽呈不得越級上報； ③須總經(jīng)理閱示之簽呈，部門主管應(yīng)有明確的意見。 (3)備忘單 ①公司內(nèi)部發(fā)布行政命令、通知、通報以及部門之間的業(yè)務(wù) 商洽、協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)時用。 ②由公司下發(fā)的備忘單由總經(jīng)理核準，各部門所發(fā)備忘單由 部門主管核準。 (4)傳真 1. 處理業(yè)務(wù)時使用； ②傳真由各業(yè)務(wù)部門自行管理，指定專人負責收發(fā)、登記、 跟催和歸檔。 ③以公司名義發(fā)出的傳真，須經(jīng)總經(jīng)理核準。 1.3.2公文標題應(yīng)準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。公文用語應(yīng)簡單、 扼要、明了。 1.3.3公文應(yīng)表明呈送或下發(fā)的人員或部門。公文如有附件應(yīng)注明附件 名稱，并表明發(fā)文者及發(fā)文日期。 1.4公文處理 1.4.1收文處理 1) 公司所收上級部門或其他單位公文，由總經(jīng)理辦公室進行收 文登記后，送總經(jīng)理閱示處理。 2) 公司各部門上報公文一律交總經(jīng)辦進行登記后，轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理 或副總經(jīng)理閱示，部門呈報需批復(fù)之公文，批復(fù)后由總經(jīng)理 辦公室在當天下發(fā)至呈報部門辦理，并追蹤辦理結(jié)果。 3) 部門所收公文交部門主管處理，對需辦理的應(yīng)抓緊時間辦理， 不得延誤和推諉。 1.4.2發(fā)文處理 1) 公司所發(fā)正式文件由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號，并按正式文件 行文要求辦理發(fā)文，并進行發(fā)文登記。 2) 公司以備忘單形式下發(fā)公文經(jīng)總經(jīng)理簽字后，由總經(jīng)理辦公 室負責下發(fā)。 3) 部門上報、部門間往來及部門內(nèi)下發(fā)公文，經(jīng)部門經(jīng)理簽字 后，由各部門負責上報或發(fā)送。 1.5公文處理重點及期限 1.5.1公文處理重點 1) 足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥善保存，若須使 用，以副本或復(fù)印件處理。 2) 為利于公文處理，經(jīng)辦人接公文后，應(yīng)就內(nèi)容重點擬就意見 或撰稿，隨來文呈部門主管核閱，各部主管人員應(yīng)認真審核， 并簽注意見，避免只簽名而無意見。 3) 公文處理意見及經(jīng)辦、核稿等人員之簽名應(yīng)清晰，不得潦草 難辨。 1.5.2公文處理期限 公文應(yīng)隨到隨送，不得積壓。 1) 公文處理期限可依據(jù)經(jīng)辦人員的工作量及文件內(nèi)容的時效性 而定，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。 2) 監(jiān)印人員原則上應(yīng)與當日完成用印。 1.6公文歸檔 1.6.1管理部門 1) 公司的公文及工程基建檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。 2) 會計檔案由財會部負責整理保管。 1.6.2文件檔案移送歸檔時點收原則 1) 檢查文件之本文及附件是否完整，如有缺少，應(yīng)追查歸入. 2) 文件處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦人員 補辦。 (3)與本案無關(guān)的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦人員。 1.6.3歸檔分類及編號 1) 歸檔文件應(yīng)視其內(nèi)容、部門、業(yè)務(wù)等因素分類。 2) 每一宗卷都應(yīng)有名稱，名稱應(yīng)以能充分表示宗卷內(nèi)容為原則， 且有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 3) 每一宗卷都應(yīng)編號，以阿拉伯數(shù)字表示。 1.6.4保存期限 (1)公司文件應(yīng)依其性質(zhì)與內(nèi)容確定保存期限的長短。 (2)公司永久保存的文件有： 1. 公司章程； 2. 董事會會議記錄； 3. 政府機關(guān)核準文件； 4. 不動產(chǎn)所有權(quán)及其他物權(quán)、債權(quán)憑證； 5. 工程設(shè)計圖紙、重要設(shè)備技術(shù)資料； 6. 其他經(jīng)核實須永久保存的文件。 1.6.5檔案清理 1) 檔案管理人員應(yīng)每年對文件進行一次清理，該歸檔的文件應(yīng) 裝訂成冊，及時歸檔。 (2)所有檔案須入柜保存，永久保存的文件應(yīng)放入保險柜內(nèi)保存。 (3)檔案柜應(yīng)保持整潔，并有防蟲蛀措施。 2. (4)檔案保存期滿，須銷毀的，應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準后實施，并 3. 應(yīng)在該卷目次表附注欄內(nèi)注名銷毀日期。 2.保密規(guī)定 2.1總則 2.1.1為保護公司利益，保證生產(chǎn)經(jīng)營順利進行，特制訂本規(guī)定。 2.1.2公司秘密是指關(guān)系公司利益，一定時間內(nèi)只限一定范圍人員知悉 的事項。 2.1.3保守公司秘密是員工的基本義務(wù)，是公司重要紀律。 2.1.4公司保密工作由總經(jīng)理辦公室負責，各部主管對本部門保密工作 負直接責任。 2.2保密范圍 2.2.1下列文件、報表及資料列為公司秘密資料 1) 品管部的飼料配方、配方成本表、月原料用量報表、原料用 量比較表及技術(shù)總部來往的公務(wù)函電。新產(chǎn)品、新原料開發(fā) 決策，實驗資料、產(chǎn)品質(zhì)量分析及處理措施； 2) 財會部的公司利潤表、資產(chǎn)負債表、分品種飼料利潤表、財 務(wù)預(yù)測分析報表及不宜公開的其他財務(wù)報表； 3) 行銷部的客戶檔案、飼料銷售合同、行銷策略、企劃方案， 銷售活動中的重大問題及處理記錄； 4) 采購部的供應(yīng)商檔案、采購合同、行情預(yù)測表、原料采購計 劃、采購決策； 5) 生產(chǎn)部的原料庫存、成品庫存、生產(chǎn)用料報表； 6) 公司員工薪資結(jié)構(gòu)表、工資表及獎金發(fā)放表； 7) 總部及地區(qū)副總裁辦公室下發(fā)的文件、制度、會議紀要； 8) 公司的計劃、預(yù)算，經(jīng)營檢討會紀要； 9) 其他傳播后可能給公司帶來不良（利）影響的材料，未竣工 的工程預(yù)算。 2.2.2下列場所列為限制場所 1) 生產(chǎn)部生產(chǎn)中心控制室； 2) 品管、行銷、采購、財會部經(jīng)理室； 3) 董事長、總經(jīng)理辦公室、秘書室； 4) 文印室、檔案室、電腦室、財會部憑證庫。 2.2.3下列人員為重點保密人員 1) 各級主管； 2) 生產(chǎn)、采購、行銷部文書及外勤人員； 3) 中控室操作員； 4) 文印打字員、電腦操作人員； 5) 財會部成本、銷售、費用會計。 2.3保密管理 2.3.1資料保密 1) 屬2.2.1條范圍的保密資料由發(fā)文部門在材料右上角加蓋“秘 密”字樣印章，由各部文書或?qū)Ｈ素撠熯f送、上報、保管； 2) 打字、復(fù)印保密資料，須經(jīng)部門主管簽名（復(fù)印份數(shù)用大寫）， 不得擅自多印多留；打印過程中廢印件由打字員妥善收存,及 時銷毀； 3) 傳閱秘密資料，不得散丟在辦公桌上,未經(jīng)有關(guān)主管同意， 不 得擴大閱讀范圍或帶出辦公室閱讀；因工作需要，攜帶秘密 資料外出時，須向上一級主管報告，并妥善保管； 4) 秘密資料由各部文書定期清查，分發(fā)和借閱的秘密資料要按 期清退；辦理完畢的秘密資料，應(yīng)按規(guī)定立卷歸檔，無保存 價值的清理造冊或經(jīng)部門主管批準后銷毀。 2.3.2薪資及獎金保密 1) 薪資發(fā)放由公司財會部派專人負責，獎金由部門主管直接發(fā) 放； (2)員工應(yīng)對本人薪資及獎金保密，嚴禁互相詢問和談?wù)摗?2.3.3飼料配方保密 1) 飼料配方保密由品管部主管直接負責，并對生產(chǎn)部配方保密 工作每季度最少檢查一次； (2)飼料配方由品管部主管管理，因工作發(fā)往總部及集團有關(guān)部 門的配方傳真須用密碼填寫，專人取送； (3)飼料配方由品管部專人送往生產(chǎn)部，并由生產(chǎn)部經(jīng)理和生產(chǎn) 主任在“飼料配方傳遞表”上簽收； 2) 配方由生產(chǎn)主任輸入中控室計算機，配料時可從計算機調(diào)出 使用，但不得打印和記錄； (5)生產(chǎn)使用后的舊配方，由品管部主管清查收回，對需保存的 要按規(guī)定整理入卷，妥善保管，無需保存的，清理登記后由 品管部主管負責銷毀； (6)飼料配方嚴禁傳抄、復(fù)印。 2.3.4會議保密 1) 公司召開有關(guān)營運會議，由總經(jīng)理或委托人核定參加會議人 員名單，會上如討論未定稿的材料會前要編號、登記，會后 由分發(fā)人收回或銷毀； 2) 參加會議人員對會議討論不宜公開事項負有保密義務(wù)，不得 對外泄露。 2.3.5計算機保密 1) 各部計算機應(yīng)確定專人管理，在安全地方放置，并建立 計算機保密制度； 2) 存有秘密資料的計算機軟盤須注明并定專人管理，輸入硬盤 的應(yīng)加密碼，不用時應(yīng)及時清除。 2.3.6宣傳報道保密 公司員工撰寫的各種有關(guān)公司的新聞報道稿件、廣告宣傳材料， 發(fā)稿前須經(jīng)部門主管和總經(jīng)理或其授權(quán)人審核，未經(jīng)審閱，一 律不許寄發(fā)；公司宣傳欄涉及公司營運內(nèi)容的稿件、公司要聞 等須經(jīng)總經(jīng)理審核方能在宣傳欄刊登；凡涉及集團情況的內(nèi)容 應(yīng)經(jīng)過集團領(lǐng)導(dǎo)同意方可宣傳報道。 2.3.7限制場所的管理 1) 公司限制場所未經(jīng)該場所工作人員許可及該場所無人時不得 進入；生產(chǎn)部中控室、品管部經(jīng)理室未經(jīng)部門主管許可 不得進入； 2) 外來人員檢查工作及參觀須有公司領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理辦公室人員 陪同；如在工作場所拍照、攝影，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意； 3) 限制場所內(nèi)一般情況不應(yīng)會客，無人時應(yīng)上鎖； 4) 來公司培訓(xùn)人員、客戶不經(jīng)允許不得進入主廠房；供應(yīng)商不 得進入原料庫； 5) 公司辭職、辭退人員一律不得進入限制場所。 2. 2.3.8重點人員管理 對本規(guī)定2.2.3條所列重點保密人員應(yīng)重點試用考查，有流動意 向或不適應(yīng)本職工作時，必須及時調(diào)換。 2.3.9總經(jīng)理或其授權(quán)人應(yīng)每季度對各部門保密工作進行檢查，不 斷完善公司的保密工作。 3 安全管理辦法 3.1目的及范圍 3.1.1為確保公司營運及財產(chǎn)的安全和每位員工的生命安全，預(yù)防各類 事故的發(fā)生，特制訂本辦法。 3.1.2 本辦法適用于公司各部門 3.1.3本辦法由各部門主管負責實施，人事行政部負責檢查、督導(dǎo)。 3.2安全委員會組成及職責： 3.2.1為加強對安全保衛(wèi)工作的領(lǐng)導(dǎo)，公司成立安全委員會,組成人員 如下： 主 任：總經(jīng)理 副主任：副總經(jīng)理 委 員：生產(chǎn)部經(jīng)理 人事行政部經(jīng)理 財務(wù)部經(jīng)理 品管部經(jīng)理 保衛(wèi)部門負責人 3.2.2安全委員會職責 (1)負責制訂安全及保衛(wèi)制度、政策、并督促實施。 (2)研究決定安全防火防盜方面的重大問題。 (3)每月召開一次安全工作會議，總結(jié)、檢討、上月安全及防火 防盜工作，針對存在的問題提出整改措施。 3.3防火安全管理 3.3.1人事行政部應(yīng)確定公司防火的重點部位，畫出平面圖，標明消防 設(shè)施的位置。 3.3.2公司應(yīng)組建義務(wù)消防隊，并每年至少組織一次消防知識及消防器 材使用演練,以提高員工的防火意識和處理突發(fā)事件的應(yīng)變能力. 3.3.3凡使用電器設(shè)備的部門，必須每月檢查電器線路，電器設(shè)備運轉(zhuǎn) 狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時維修，嚴禁帶“病”工作。電器線路的保險 裝置必須按規(guī)定裝配保險絲。下班后不使用的電器設(shè)備應(yīng)切斷電 源。 3.3.4易燃易爆物品應(yīng)嚴格按規(guī)定要求存放，保持良好通風。嚴禁在露 天和發(fā)電機房內(nèi)存放油料。 3.3.5在生產(chǎn)區(qū)及油料存放點等地方，必須掛有“嚴禁煙火”，“嚴禁吸 煙”等標志。 11. 3.3.6消防器材及防火設(shè)施的管理： (1)公司消防器材應(yīng)按規(guī)定放置在正確的位置上，配足數(shù)量，每 季度檢查一次有效期，每天由巡邏保安進行常規(guī)檢查。 (2)各種消防器材的購置、保養(yǎng)行政部人員應(yīng)登記備查。 (3)未發(fā)生火警時， 任何人不得隨意挪用滅火器、消防栓等消防 設(shè)施；未經(jīng)行政部批準， 任何單位和個人不準挪用、借用各 種消防設(shè)施；不準在消防栓取水降溫、做衛(wèi)生及生活用水。對 擅自動用滅火器及消防設(shè)施且不聽勸阻者，視情節(jié)輕重給予警 告、罰款等處理。 (4)若維修作業(yè)要動明火，應(yīng)填報“動火申請單”經(jīng)批準后方可動 用明火，而動用滅火器，必須事先向行政部及當班保安反映， 動火及動用滅火器材時必須有保安在場。動火結(jié)束后，需將 未使用或更新的滅火器材放回原處。 (5)公司所有的消防器材由各保管部門（人）負責初級保養(yǎng)及監(jiān)護。 若發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)立即報告主管，查明原因及責任并及時進行維 修。若因監(jiān)護不嚴造成滅火器材損壞給公司帶來損失的，視情 節(jié)輕重給予處罰。 (6)未經(jīng)行政部主管批準，任何單位或個人都無權(quán)涂改、移動、損 壞禁煙、禁火標志。 3.4生產(chǎn)安全管理 3.4.1生產(chǎn)部應(yīng)根據(jù)安全生產(chǎn)的要求,制訂各類機器、鍋爐、配電房及高 空作業(yè)等操作規(guī)定,并嚴格執(zhí)行,切實防止各類事故的發(fā)生。 1. 3.4.2凡使用電氣焊人員必須持有上崗證才能操作。在嚴禁煙火地區(qū)使用 2. 電氣焊前，必須書面報告經(jīng)理批準，備好滅火器后才能施工。 3. 3.4.3生產(chǎn)車間必須每天清掃粉塵，打開窗戶以利通風，并嚴禁煙火。 4. 3.4.4生產(chǎn)部主管應(yīng)每天巡視廠區(qū)，發(fā)現(xiàn)不安全因素應(yīng)及時予以糾正。 5. 如有重大安全隱患，應(yīng)立即報告安全委員會采取措施解決。 6. 3.5辦公樓安全管理 7. 3.5.1嚴格禁止無關(guān)人員進入財務(wù)部、地磅室、開票收款室等工作室。 8. 3.5.2公司各部門下班后，必須鎖好抽屜、關(guān)好門窗，關(guān)燈及切斷空調(diào) 9. 的電源，并嚴禁無關(guān)人員進入辦公室大樓。 10. 3.5.3凡需加班人員必須填寫部門主管簽字的加班申請單，加班之后離 11. 開辦公室須和保安人員聯(lián)系，以便鎖好大門。 12....
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