家電類采購資金審批流程
家電類采購資金審批流程 1. 流程圖： A、預(yù)付款流程圖： B、正常采購流程圖 C、代銷聯(lián)銷流程圖： 2. 流程說明： （一）資金申請的前提： 1、預(yù)付款：（1）核準(zhǔn)的“采購資金排款計劃表”范圍內(nèi)資金；（2）合法合同規(guī)定有預(yù)付 款內(nèi)容。 2、正常采購：（1）核準(zhǔn)的“采購資金排款計劃表”范圍內(nèi)資金；（2）合法合同規(guī)定的正 常采購內(nèi)容；（3）對應(yīng)貨到票到。 3、代銷聯(lián)銷：（1）核準(zhǔn)的“采購資金排款計劃表”范圍內(nèi)資金；（2）合法合同規(guī)定的代 銷聯(lián)銷內(nèi)容；（3）代銷聯(lián)銷銷售單；（4）對應(yīng)發(fā)票收到。 （二）職責(zé)說明： 1、業(yè)務(wù)員： （1）填制預(yù)付款“資金使用申請單”。填列申請部門、申請日期、供應(yīng)商名稱及相關(guān)資料 、目前總庫存、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、進(jìn)貨品名、現(xiàn)有庫存、進(jìn) 貨數(shù)量、進(jìn)貨單價、金額（小寫金額）、平均售價、本周銷售數(shù)、預(yù)計銷售天數(shù)、 應(yīng)帳扣項目等，并按合同規(guī)定的方式標(biāo)明支付方式。必須保證字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確 ，內(nèi)容完整。 （2）保證預(yù)付款金額與合同規(guī)定相符，并在發(fā)票欄標(biāo)明“預(yù)付款”（資本運作性質(zhì)預(yù)付款 標(biāo)明“資本運作預(yù)付款”）。負(fù)責(zé)預(yù)付款后的進(jìn)貨、發(fā)票按合同規(guī)定到達(dá)，前批次預(yù) 付款的貨票未到位不能再申請預(yù)付款。 （3）補充填寫正常采購、代銷聯(lián)銷方式的資金使用申請單上資料。補充填列目前總庫存 、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、現(xiàn)有庫存、平均售價、本周銷售數(shù)、預(yù) 計銷售天數(shù)、應(yīng)帳扣項目等資料，標(biāo)明對支付方式，并對進(jìn)貨結(jié)算員所填“資金使用 申請單”內(nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。 （4）按合同規(guī)定結(jié)帳期拉代銷聯(lián)銷的銷售單，保證按規(guī)定結(jié)算。 （5）填寫“返利結(jié)算登記表”。真實準(zhǔn)確地反映當(dāng)期各種應(yīng)收返利、補差、費用等，清晰 準(zhǔn)確填寫“貨物品類”“貨物名稱”“資金申請單編號”“應(yīng)收金額”“結(jié)算方式”等內(nèi)容。 對于折扣折讓中已填返利結(jié)算登記表但分次帳扣的，在“實收金額”“未收金額”欄注 明，下次帳扣時在“備注”欄注明并寫清上次“返利結(jié)算登記表”編號。 （6）資本運作性質(zhì)預(yù)付款必須在發(fā)票欄標(biāo)明“打款獎勵預(yù)付款”字樣。 （7）合同內(nèi)容的修訂，必須及時辦理相關(guān)清帳、補充手續(xù)，并及時通知對應(yīng)返利結(jié)算員 ，經(jīng)銷方式（經(jīng)銷、代銷、聯(lián)銷）的變更必須及時更改合同資料信息，并反饋到往 來主管。 2、業(yè)務(wù)科長： （1）審核“目前總庫存、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、進(jìn)貨品名、現(xiàn)有庫存 、進(jìn)貨數(shù)量、進(jìn)貨單價、金額（小寫金額）、平均售價、本周銷售數(shù)、預(yù)計銷售天 數(shù)、應(yīng)帳扣項目、支付方式”的真實準(zhǔn)確性。 （2）庫存結(jié)構(gòu)合理性控制。 （3）確認(rèn)合同的準(zhǔn)確執(zhí)行，對合同的準(zhǔn)確執(zhí)行負(fù)責(zé)，沒有簽訂合同的采購不能付款。 （4）供應(yīng)商信用額度、帳期的審核。 （5）本部門采購資金排款計劃的審核，合理安排、控制。 3、營銷部經(jīng)理： （1）審核所填資金使用申請單上內(nèi)容的真實準(zhǔn)確性，必須保證采購的必要性、應(yīng)收的全 面及時性、付款的合理性，對庫存、銷售、進(jìn)貨應(yīng)扣帳項目的真實準(zhǔn)確性負(fù)審核責(zé) 任。 （2）確保采購資金排款計劃的合理性、執(zhí)行的準(zhǔn)確性。 （3）對于超出合同規(guī)定或沒有相關(guān)返利合同條款的應(yīng)收款項，在與返利結(jié)算員溝通協(xié)調(diào) 情況下，以文字注明方式作最后裁定，并對后期執(zhí)行作出安排，負(fù)責(zé)最后的落實。 （4）負(fù)責(zé)協(xié)助執(zhí)行財務(wù)結(jié)算制度、供應(yīng)商往來帳管理（前帳不清后帳不結(jié)）等有關(guān)規(guī)定 。 4、進(jìn)貨結(jié)算員（臺帳）： （1）審核前一筆預(yù)付款的進(jìn)貨、發(fā)票到位情況，保證前期預(yù)付款貨票兩清。 （2）保證發(fā)票及時入帳,按規(guī)定時間及時辦理結(jié)算手續(xù)。 （3）填制正常采購、代銷聯(lián)銷方式的“資金使用申請單”。填列申請部門、申請日期、供 應(yīng)商名稱及相關(guān)資料、進(jìn)貨品名、進(jìn)貨數(shù)量、進(jìn)貨單價、金額（進(jìn)貨欄小寫金額） 、發(fā)票號碼、進(jìn)貨ID號等。必須保證字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，內(nèi)容完整。 （4）保證正常采購、代銷聯(lián)銷方式下的貨票對應(yīng)。 （5）發(fā)票上反映的正常折扣折讓的必須以負(fù)數(shù)清晰地在進(jìn)貨欄單列，并填寫“返利結(jié)算 登記表”反映折扣折讓。 （6）銷售退貨的及時帳扣。 （7）對資金申請付款內(nèi)容作出登記，并跟蹤。 5、返利結(jié)算員： （1）審核“資金使用申請單”及“返利結(jié)算登記表”上各種應(yīng)收返利、補差、費用等的及時 準(zhǔn)確性，保證對應(yīng)合同條款的執(zhí)行。返利結(jié)算員沒有與供應(yīng)商協(xié)商相關(guān)帳扣的權(quán)利 。 （2）超出合同規(guī)定或沒有相關(guān)返利合同條款的應(yīng)收款項，應(yīng)及時與營銷部經(jīng)理溝通協(xié)調(diào) ，在營銷部經(jīng)理作出與合同不符條款的處理決定后，有權(quán)要求營銷部經(jīng)理注明理由 、安排落實；上述應(yīng)帳扣項目的最后確認(rèn)權(quán)在業(yè)務(wù)部門營銷經(jīng)理。返利結(jié)算員負(fù)責(zé) 對合同外或不符合同的帳扣進(jìn)行執(zhí)行并登記跟蹤，定期匯總分析并報營銷經(jīng)理。 （3）審核“返利結(jié)算登記表”填列內(nèi)容的完整性，并在“合計欄”填寫大寫金額。審核折扣 折讓中已填返利結(jié)算登記表但分次帳扣的是否在“實收金額”“未收金額”或“備注”欄 注明并寫清上次“返利結(jié)算登記表”編號。 （4）資本運作性質(zhì)預(yù)付款必須有財務(wù)管理中心資本運作專員確認(rèn)的合法合同并背書才能 通過。 （5）及時開具相關(guān)費用發(fā)票，并跟蹤已扣款部分（折扣折讓）發(fā)票的及時回收。 （6）注意常規(guī)與非常規(guī)（特價機、包銷買斷、資本運作等）合同返利政策的區(qū)別。 （7）負(fù)責(zé)扣款后大寫金額的確認(rèn)填寫。 （8）各種已收返利、補差、費用等登記工作，應(yīng)收、已收及時與業(yè)務(wù)員信息共享。 6、往來主管： （1）查看對應(yīng)供應(yīng)商的往來帳，并與往來對帳員協(xié)調(diào)，按規(guī)定要求供應(yīng)商及時配合對帳 ，保證雙方帳務(wù)準(zhǔn)確對應(yīng)，行使對往來結(jié)算中不符合公司規(guī)定的供應(yīng)商行使拒付的 權(quán)力。注意下列情況： A、執(zhí)行往來結(jié)算前帳不清后帳不結(jié)的規(guī)定。 B、被列入往來黑名單的供應(yīng)商，拒絕付款。 C、改變經(jīng)營方式的前帳不清后帳不結(jié)等。 （2）前一筆預(yù)付款的貨票回收控制。 （3）經(jīng)銷方式（經(jīng)銷、代銷、聯(lián)銷）、結(jié)算方式（預(yù)付款、正常付款）的控制。 （4）統(tǒng)購分銷、大盤合同結(jié)算點的控制。 （5）審查資金使用申請單票面清晰度，內(nèi)容填列的標(biāo)準(zhǔn)齊全性。金額不得涂改、劃線， 發(fā)現(xiàn)有涂改、劃線現(xiàn)象，必須要求當(dāng)事人說明并在涂改、劃線處簽字確認(rèn)。對于票 面不清、涂改、劃線嚴(yán)重的，可要求重填。 （6）審核大小寫金額計算的準(zhǔn)確性、票據(jù)的齊全合規(guī)性、票面的整潔等；如與大小寫合 計不符，應(yīng)及時按倒程序打回或要求重申請。往來主管不得更改大小寫金額。 7、分公司總經(jīng)理： （1）負(fù)責(zé)采購、銷售指導(dǎo)政策的出臺，并落實到資金結(jié)算的指導(dǎo)性操作。 （2）統(tǒng)籌分公司的資金計劃、使用，保證資金周轉(zhuǎn)和效益。 （3）計劃內(nèi)付款的審批： A、視聽、手機、數(shù)碼IT類：3萬元及以上； B、小白、小黑類：5萬及以上； C、彩電、空調(diào)、冰洗類：10萬及以上 D、所有預(yù)付款性質(zhì)資金申請； E、結(jié)束合作品牌最后一次付款； F、黑名單上供應(yīng)商恢復(fù)往來的第一次付款； G、分公司確定并報備案的審批范圍。 （4）所有計劃外付款審批，必須嚴(yán)格計劃外采購資金結(jié)算的必要性控制。 （5）公司整體利益的保證。 8、財務(wù)總監(jiān)：（上海地區(qū)） （1）資金計劃的全面控制。 （2）預(yù)付款必要性的審核。 （3）資本運作性質(zhì)付款的審批。 9、結(jié)算主管： （1）收集整理供應(yīng)商結(jié)算資料（名稱、對應(yīng)品類、銀行帳號、授權(quán)聯(lián)系人等）。 （2）審核結(jié)算流程的執(zhí)行環(huán)節(jié)是否到位，簽字手續(xù)是否完備，有簽字程序的最后確認(rèn)權(quán) 。 （3）審核“資金使用申請單”與“采購資金排款計劃表”的對應(yīng)性。 （4）結(jié)算時間的控制，資金使用申請單上“付款日期”的確定。 （5）負(fù)責(zé)安排結(jié)算供應(yīng)商身份的確認(rèn)，安排辦理付款確認(rèn)書等結(jié)算手續(xù)，保證結(jié)算的安 全準(zhǔn)確。 （6）按公司結(jié)算規(guī)定合理安排資金，確定付款時間，保證及時準(zhǔn)確按大寫金額付款。 （7）采購資金排款計劃表的執(zhí)行登記并分析。 ----------------------- 業(yè)務(wù)員填資金使用申請單、返利結(jié)算登記表 返利結(jié)算員審核 進(jìn)貨結(jié)算員（臺帳）審核 營銷部經(jīng)理審核 業(yè)務(wù)科長審核 財務(wù)總監(jiān)審批 結(jié)算主管 安排付款 往來主管審核 分公司總經(jīng)理審批 進(jìn)貨結(jié)算員（臺帳）填資金使用申請單 營銷部經(jīng)理審核 業(yè)務(wù)科長審核 業(yè)務(wù)員填返利結(jié)算表 分公司總經(jīng)理審批 結(jié)算主管 安排付款 往來主管審核 返利結(jié)算員審核 進(jìn)貨結(jié)算員（臺帳）填資金使用申請單 業(yè)務(wù)員（臺帳）拉銷售清單并復(fù)核 業(yè)務(wù)員填返利結(jié)算表 業(yè)務(wù)科長審核 營銷部經(jīng)理審核 往來主管審核 結(jié)算主管 安排付款 返利結(jié)算員審核 分公司總經(jīng)理審批
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