七、公司文書收發(fā)制度
七、公司文書收發(fā)制度 第一條 范圍 本公司文件（本公司及其事務所之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及公司外文 件的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度執(zhí)行。 第二條 統(tǒng)管部門 文書的收發(fā)、分布等事務，由本公司及各事務所的總務部統(tǒng)一管理。 第三條 部門文書責任者 在部處室中設文書負責人，負責本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管等工作。 第四條 文書的收受 對公司外來文書的接收由總務部收件室負責。 第五條 收文的處理 收文中除親啟信函、掛號信、傳遞證明外，其余一般信函應全部拆封，拆封后，以件 為單位將收文印章蓋在文件上方空白處、將信封附上用別針別在一起。 收件室將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標題、內(nèi)容概要、分發(fā) 地點等項目登在《收文簿》上，并將文件及收文簿一并交給總務部經(jīng)銷。 第六條 審核以及分發(fā)批示 總務部經(jīng)理在對文件及《收文簿》加以審核后，對收件室做出分發(fā)批示。 當總務部經(jīng)理外出時，如有事務急需處理，可由副經(jīng)理代理承擔上述工作。 第七條 分發(fā) 收件室將“收文簿”及文件分發(fā)各部門，各部門的文書負責人應該在收文簿上蓋印簽收 。 第八條 處部門內(nèi)部文書處理 文書負責人在收到文件上加蓋傳閱印，并遞交有關(guān)部門。 有關(guān)部門經(jīng)理閱文后對文書負責人做出分發(fā)傳閱的批示，文書負責人據(jù)此分發(fā)文件給 有關(guān)工作人員。 在文書承辦量、分發(fā)量較大的部門，可設文書整理簿，并據(jù)此處理文件。 第九條 發(fā)送 文書的發(fā)送全部由總務部收件室負責，在特殊必要時亦可由適當?shù)臉I(yè)務部辦理。 第十條 部門內(nèi)總發(fā)送文書的處理 文書發(fā)送者在信封上寫清收件人地點、姓名，并注明是否采用掛、快遞等方式。 文書負責人將本部門文件分類別，請示發(fā)送。 第十一條 發(fā)送的處理 總務部發(fā)件室將各部處室交來的所發(fā)文的發(fā)文日期、發(fā)送地點、發(fā)文者名稱（全名） 、內(nèi)容等項目登記在“發(fā)文簿”上，貼好郵票投遞出去。 第十二條 投遞 文件投遞通常一天三次，按以下時間投出： 第一次上午十點； 第二次下午三點； 第三次下午五點。 遇有緊急投遞的文書，可不受上述時間限制。 第十三條 郵票的收付保管 郵票購入、付出、保管等情況，應登記在“郵票收付保管明細表”，并在年末計算出余 額，與現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對。 第十四條 公司內(nèi)部的定期專遞 不利用國家郵政，而是通過公司內(nèi)部定期專遞發(fā)送的信函、文書、傳票、小包裹、錢 款以及其他物品的收集和遞送，可依照本制度的有關(guān)規(guī)定辦理。 對本公司及各事務所之間的定期專遞的管理由各事務所總務室負責。 第十五條 定期專遞收發(fā)文簿的制作 在發(fā)送定期專遞時，各部門應在定期專遞收文簿上登記其內(nèi)容，一式二頁，副頁留存 ，正頁與發(fā)送物品同時放入定期專遞箱定期專遞收發(fā)文簿，作為發(fā)文單位記錄，可代替 發(fā)文簿，每天進行整理清點。對于收文部門，定期專遞收發(fā)文簿，可代替收文簿，每天 進行整理清點。
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