六、公司文書制作制度
六、公司文書制作制度 第一條 適應范圍 凡公司內的公務文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度制作。 發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。 第二條 名義 公務文件的往來以各部門經理的名義簽署，有些簡單事項的文件，應以部門的名義簽 署。 第三條 呈交公司經理的文件 凡需呈遞公司經理文件，須逐級上報。各級主管須在調查核實的基礎上寫出意見，注 明需呈報經理的理由，然后上報。若不需呈報，則在該文書右上方空白處注明公司部門 的名稱、文號、年月日。 第四條 文書格式 1．公務文件應使用楷書，盡可能簡單準確。 2．陳述理由和經過時，若正文繁復，則將此部分內容作為附件記在另外的文件上。 第五條 文件編碼 文件上應有制發(fā)單位規(guī)定的號碼，還應標明與此份文件有關的關鍵詞及復文文件的號 碼和年月日，以便處理。 第六條 書寫格式 1．通常在第一行寫文號，第二行寫文件內容的標題，另起一行寫制發(fā)年月日、制發(fā) 者名稱，再一行寫明收文件人的姓名，然后再寫文件內容。 2．在屬于提復審報的情況下，通常采取在文件末尾處用后記的形式證明，在文件末 尾隔一行處寫下復審件的號碼、必要事項、年月日及復審者姓名。 3．由經理發(fā)出的指令性文件上應有各收件單位的名稱，必要時要寫上號 碼和年月日。 第七條 簽署應用 文件制發(fā)者及收件者應注明職務，根據情況只署姓名。在文件制發(fā)者個人（或單位） 的下方蓋上制發(fā)者個人或制發(fā)單位的印章，作為文件處理的依據。但同時發(fā)往多個單位 的文件如通知等，為了簡便，多采用印制好的印刷品，此時簽名或蓋印可省略。 第八條 封簽上的記錄 文件信封上的記錄，依照以下各條進行。 1．在用于普通文件的信封上，要寫明送達單位的名稱，同時在左側寫上是否加急、 掛號等，并在其下寫上發(fā)文號碼，信封背面寫發(fā)文單位。 2．秘密文件的信封上，除要在正面的左側寫上“秘”外，其他參照第一項。 3．必須由收文者親自開啟的文件，信封上要寫姓名并在左側寫上“親啟”字樣。 4．機密文件要用二層信封，內封上寫文件標題，外封上的標志參照以上各條在左側 寫明“秘”的字樣。 5．文件內特別需要保密的或有其他重要內容的在信封上要標明“秘”的字樣。 6．本條第一項中所列內容，除有關機密的外，簡易的文件可依照第二條進行，只要 在封面左下角用小號字印上單位名即可。 第九條 文件用紙 文件所用紙張另行規(guī)定（略）。 第十條 墨水 文件原則上應用黑色墨水書寫，在使用墨水時要選用性能較好的紙張，文字應清晰可 辨。 第十一條 文件種類的區(qū)分 部門經理發(fā)文應根據文件的不同作用，按以下原則區(qū)別使用不同文種。 1．提案，不僅僅是發(fā)出的指令，而且希望將其意見進行廣泛討論。 2．承認，就有關事務進行認定。 表23-9 定期報表發(fā)送記錄 |報表名稱 |類 別 |報告提出日期 |份 |呈 送 單 位 | | | | |數 | | | |日 |月 |年 | | | | | |報 |報 |報 | | | | 1．現(xiàn)金收支表 | | | |隔日或翌月1日 |1 |副總經理 | | | | |2．營業(yè)報告表 | | | |隔月初日 |2 |自存 |副總經理 | | | |3．損益表 | | | |隔月15 |3 |自存 |副總經理 |總經理 | | |4．資產負債表 | | | |” |” |” |” |” | | |5． | | | | | | | | | | |6． | | | | | | | | | | |7． | | | | | | | | | | |8． | | | | | | | | | | |9． | | | | | | | | | | |10． | | | | | | | | | | |11． | | | | | | | | | | |12． | | | | | | | | | | |13． | | | | | | | | | | |14． | | | | | | | | | | |15． | | | | | | | | | | |16． | | | | | | | | | | |17． | | | | | | | | | | |18． | | | | | | | | | | |19． | | | | | | | | | | |20． | | | | | | | | | | |21． | | | | | | | | | | |22． | | | | | | | | | | |23． | | | | | | | | | | |24． | | | | | | | | | | | 3．請求，所報內容等候裁定。 4．報告，關于指示的答復性匯報。 5．申請，請求對自己或有關事項處理的許可和承認，也可用于單方面提出申請。 第十二條 指示類文件的區(qū)別 公司總經理及各部門經理對下屬發(fā)布的文件按下列要求區(qū)別使用。 1．指示，對申請、請示及要求的答復。 2．傳達，有關事務上的指令。 第十三條 電文 依靠電信傳達的文件，要求特別簡明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語以使電 文簡短。電報通常在結尾處注明發(fā)電單位的代號。重要的電信文書，在發(fā)出電報的同時 ，還應將有關材料以書寫或印刷的方式送交發(fā)件人。 第十四條 本制度自頒布之日起實施。
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