內部控制制度--《電子數據處理循環(huán)》
內部控制制度 《電子數據處理循環(huán)》 文件管制等級：　□管制文件　□非管制文件 文件履歷紀要頁 |文　件　發(fā)　行　單　位 |文　件　管　制　等　級 | |管理代表 | |□管制文件 |□非管制文件 | |文　　件　　履　　歷　　紀　　錄 | |版次|修　訂　內　容 |核準|權責|編撰|日期 | |0 |第1版（新發(fā)行） | | | | | | | | | | | | 1 總則 1 制定目的 為促使本公司「內部控制」（Internal Control）之「電子數據處理循環(huán)」（Electronic Data）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。 2 適用范圍 凡本公司有關「內部控制」之「電子數據處理循環(huán)」作業(yè)程序與控制重點， 悉依照本文件之規(guī)范辦理。 3 權責單位 信息單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件 之管制，并確保依據本文件之規(guī)范作業(yè)。 2 電子數據處理循環(huán) 1 循環(huán)圖 【見】（資料1）「電子數據處理循環(huán)圖」。 2 循環(huán)作業(yè) 本循環(huán)之各項作業(yè)： 1 組織及職責作業(yè)（CE101），另訂之。 2 系統(tǒng)開發(fā)及修廢作業(yè)（CE102），另訂之。 3 系統(tǒng)應用文書管理作業(yè)（CE103），另訂之。 4 系統(tǒng)使用管理作業(yè)（CE104），另訂之。 5 資料輸出入管理作業(yè)（CE105），另訂之。 6 數據處理作業(yè)（CE106），另訂之。 7 檔案及設備之安全作業(yè)（CE107），另訂之。 8 軟硬件設備管理作業(yè)（CE108），另訂之。 9 系統(tǒng)復原及測試作業(yè)（CE109），另訂之。 10 計算機機房管理作業(yè)（CE110），另訂之。 11 網絡系統(tǒng)管理作業(yè)（CE111），另訂之。 12 其它相關庶務管理作業(yè)（CE112），另訂之。 3 附則 1 制修廢與頒布實施 本文件屬于管理文件，經『經營會』審議后，呈請董事長核準承認后，交由 權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。 2 編號、版本、日期、頁次／頁數 本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次／頁數 等項，見本文件之頁首與頁尾。 3 附件 1 相關資料 （資料1） 「電子數據處理循環(huán)圖」 （資料1） 「電子數據處理循環(huán)圖」 |其它相關| | | |CE101 | | | |循環(huán) | | | | | | | | |←------ |--------|------→ |組織及 | | | | | | | |職責 | | | | | | | | | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE102 | || | |CE107 | | | |系統(tǒng)開發(fā)|←------ |---┼--- |------→ |檔案及設| | | |及修廢 | | | |備之安全| | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE103 | || | |CE108 | | | |系統(tǒng)應用|←------ |---┼--- |------→ |軟硬件設| | | |文書管理| | | |備管理 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE104 | || | |CE109 | | | |系統(tǒng)使用|←------ |---┼--- |------→ |系統(tǒng)復原| | | |管理 | | | |及測試 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE105 | || | |CE110 | | | |資料輸出|←------ |---┼--- |------→ |計算機機| | | |入管理 | | | |房管理 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE106 | || | |CE111 | | | |數據處理|←------ |---┼--- |------→ |網絡系統(tǒng)| | | | | | | |管理 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | |↓ | | | | | | | |CE112 | | | | | | | |其它相關| | | | | | | |庶務管理| | | | | | | | | | | 作業(yè)程序 1 設立目的 為因應公司長期發(fā)展之需要，指導公司計算機化，并規(guī)劃企業(yè)管理與信息應 用相結合之管理信息系統(tǒng)，以期提供實時正確之信息，協(xié)助決策單位提升管 理績效。 確定公司之軟、硬件規(guī)劃標準政策，以保公司之長期發(fā)展及電子數據處理之 一致性。 信息單位除依使用單位提出之需求作應用系統(tǒng)開發(fā)維護操作外，應規(guī)劃評估 新的計算機技術和應用，以提升信息系統(tǒng)之效率。 2 組織及職責 本公司信息單位設主管、程序設計師與系統(tǒng)管理師等。 1 主管 1 依公司政策，研擬短、中、長期計算機化作業(yè)之整體規(guī)劃與整合。 2 信息業(yè)務之規(guī)劃、執(zhí)行、協(xié)調、督導及審核。 3 信息處理作業(yè)及控制辦法之擬訂。 4 所屬人員之管理，訓練及考核。 5 與其它單位之業(yè)務協(xié)調與溝通。 6 系統(tǒng)文件、手冊制作規(guī)劃。 7 新系統(tǒng)之評估、規(guī)劃、分析、設計。 8 信息單位之預算編列和執(zhí)行控制。 9 計算機應用系統(tǒng)密碼設定維護。 10 其它上級交辦事項。 2 程序設計師 1 計算機信息系統(tǒng)規(guī)劃、分析、與設計。 2 應用系統(tǒng)程序之開發(fā)、管理和維護。 3 系統(tǒng)文件，操作手冊之編制，維護和管理。 4 使用單位之問題排除及軟硬件技術支持。 5 內部新進人員計算機教育訓練。 6 其它上級交辦事項。 3 系統(tǒng)管理師 1 計算機安全控制與管理。 2 相關操作系統(tǒng)、應用系統(tǒng)、數據文件及數據庫之管理及維護。 3 數據文件與系統(tǒng)程序備份。 4 硬設備之維護。 5 機房計算機及相關外圍之安全與清潔。 6 使用單位之問題排除及軟硬件技術支持。 7 信息單位相關資源之維護管理。 8 其它上級交辦事項。 4 各單位計算機使用人員 1 各單位使用計算機系統(tǒng)之人員，負責審查輸入資料之憑證是否合于規(guī)定，并負責檢查填 寫，登錄有無錯誤。 2 各單位使用計算機系統(tǒng)之人員，必需經由權責單位主管授權后，始可執(zhí)行應用系統(tǒng)之日 常交易資料輸入與更正。 3 嚴禁員工使用非法或未經授權的應用軟件。 控制要點 1 信息單位之人員，是否依職責完成各項工作。 2 對已提出辭呈之信息單位人員，是否避免允許其離職前接近敏感程序或檔案。 3 員工離職時，該人員以前經手的一切文件、磁帶、磁盤及磁盤…等，是否盤點清楚并完作 移交手續(xù)；員工離職后，該員曾接觸之密碼是否做適當的調整。 作業(yè)程序 1 系統(tǒng)開發(fā) 1 使用單位對于現(xiàn)行系統(tǒng)功能需要變更或重新開發(fā)系統(tǒng)，應提出「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止 申請單」，并將需求內容及要點詳列于申請單中，經該單位直屬主管提出需 求申請，徑交信息單位處理。 2 信息單位收到申請單后，由單位主管指派資訊工程師處理。 3 系統(tǒng)分析及設計信息人員進行系統(tǒng)功能之確認，并劃分子系統(tǒng)且描述子系統(tǒng)之輸出入規(guī) 格及作業(yè)流程；若該系統(tǒng)開發(fā)后將會影響到其它單位之作業(yè)時，信息單位主 管或資訊工程師須與相關單位主管討論會簽后，再由信息單位主管決定 自行開發(fā)、外包或購買合法軟件。 4 程序開發(fā)完成后，應會同相單位依照各項需求功能進行測試，若無問題則相關單位應于 「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止申請單」上簽認，并執(zhí)行次一階段作業(yè)。 2 系統(tǒng)修改 1 使用單位對于現(xiàn)行系統(tǒng)功能需要變更或重新開發(fā)系統(tǒng)，應提出「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止 申請單」，并將需求內容及作要點詳列于申請單中，經該單位直屬主管提出 需求申請，徑交信息單位處理。 2 信息單位收到申請單后，由單位主管指派資訊工程師處理。 3 資訊工程師依據修改內容及作業(yè)要點進行可行性分析，若須修改的內容有影響至其它單 位之作業(yè)時，信息單位主管或資訊工程師須與相關單位管討論會簽后，再由 單位主管決定自行修改、外包或購買。 4 系統(tǒng)修改完成后，得會同相關單位依照各項需求功能進行測試，若無問題則請相關單位 主管于原「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止申請單」上簽名，并進行應用軟件更新作 業(yè)。 3 系統(tǒng)廢止 1 當信息單位或使用單位發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)已不合時宜欲終止時，應填具「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止 申請單」，并將其原因詳列于申請單中，經各單位主管簽核后，交由信息單 位處理。 2 信息單位收到申請單后，由單位主管指派資訊工程師處理。 3 資訊工程師依據系統(tǒng)內容及作業(yè)要點進行分析，若該系統(tǒng)牽涉到其它單位時，信息單位 主管或資訊工程師須與相關單位主管討論并會簽意見。 4 資料備份 系統(tǒng)開發(fā)／修改完成后，須將原始程序及檔案備份至磁帶或磁盤…等備份媒體 上，并將備份的內容及備份媒體的編號，記錄在「原始程序及相關檔案備份 紀錄表」內。 5 作業(yè)期限 信息單位依大、小型系統(tǒng)分別訂工期，并依工期進行程序之新增及修改，若 有多項需求同時申請時，信息單位得依其重要性適時調整其工期，并記錄在 「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止進度管制表」內。 6 其它 1 未經許可，所有軟件嚴禁拷貝。 2 系統(tǒng)外包廠商開發(fā)、修改及維護時，其所訂合約應妥善保管。軟件版本如有更新時，應 將舊版刪除或加以管理，并將處理情形做成記錄備查。 3 系統(tǒng)上線前均應逐一測試。 4 系統(tǒng)測試時，非經許可不可用線上實際之資料，須在測試區(qū)進行測試，待測試完成后， 再正式開放給使用者使用。系統(tǒng)測試完成上線時，應知會主要使用單位。 5 系統(tǒng)開發(fā)時，須撰寫相關數據文件及文件，并留存?zhèn)洳椤?6 系統(tǒng)修改時，須將相關文件一并隨之修改，并留存?zhèn)洳椤?7 信息單位須制作操作手冊，并隨程序之修改更新之，并留存?zhèn)洳?，且由信息單位教導?用者如何使用新系統(tǒng)。 控制重點 1 應用系統(tǒng)開發(fā)、修改、廢止，是否依規(guī)定進行申請、驗收及廢止程序。 2 原始程序及相關檔案是否依規(guī)定進行備份，并完成紀錄。 3 應用系統(tǒng)開發(fā)、修改是否依時限完成。 4 應用系統(tǒng)開發(fā)、修改、廢止等之相關合約、檔案及文件有無妥善保管。 5 外購軟件是否合法。 相關資料 「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止申請單」、「原始程序及相關檔案備份紀錄表」、 「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止進度管制表」等。 作業(yè)程序 1 信息單位自行開發(fā)之系統(tǒng)，應具備「系統(tǒng)應用說明書」，其內容應依下列大綱敘述： 1 系統(tǒng)功能介紹。 2 檔案說明。 3 事務作業(yè)流程圖。 4 系統(tǒng)模塊架構表。 5 程序名稱一覽表。 6 操作說明。 2 信息單位所有文書或檔案，應指派專人保管存盤。 3 系統(tǒng)或程序變更時，相關文書或手冊應隨即更新抽換。 4 所有系統(tǒng)文書之保管人于離職前，應依人事管理相關規(guī)定作業(yè)，并于完成離職手續(xù)后方 可離職。 控制重點 1 系統(tǒng)應用文書之編制應按照既定之標準。 2 確保所有系統(tǒng)說明文件均已按照既定之標準編制，足以供系統(tǒng)設計人員維護現(xiàn)有系統(tǒng)。 相關資料 「系統(tǒng)應用說明書」等。 作業(yè)程序 1 系統(tǒng)使用控制 1 所有新計算機系統(tǒng)使用者，須依其工作職掌以「系統(tǒng)使用需求申請／變更表」向信息單 位提出建置計算機系統(tǒng)識別碼之申請，該項申請須經權責單位主管核準為之 。 2 計算機系統(tǒng)使用者如有職務調動或離職，該項人事異動應知會信息單位取消或更改其計 算機系統(tǒng)使用識別碼。 3 個人之計算機系統(tǒng)使用識別碼及密碼不得告知或提供他人使用，密碼如有外泄，應即更 換其密碼。 4 個人之計算機使用者注冊文件，應不定期由專人復核以確保使用者確實存...
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