某上市公司ISO9000-2005之管理標(biāo)準(zhǔn)文件控制程序
QG 湖南計(jì)算機(jī)股份有限公司管理標(biāo)準(zhǔn) QG/PLA 07.00-2002 文 件 控 制 程 序 2005-03-25發(fā)布 2005-03-28實(shí)施 湖南計(jì)算機(jī)股份有限公司發(fā)布 質(zhì)量管理體系文件控制流程圖： 湖南計(jì)算機(jī)股份有限公司管理標(biāo)準(zhǔn) 文件控制程序 QG/PLA07.00-2002 1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了本公司與質(zhì)量體系有關(guān)的文件及資料的控制要求，以確保各有關(guān)場所使用 文件的有效版本。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于本公司與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料的管理。 2 引用標(biāo)準(zhǔn) QG/PLA07.04-2002 評審及更改程序 QG/PLA08.02-2002 質(zhì)量記錄控制程序 QG/PLA07.01-2002 產(chǎn)品（軟件）研制程序 3. 定義 本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。 3.1 文件和資料。包括兩種形式： a、以書面文字、圖表形式表達(dá)的； b、用計(jì)算機(jī)媒體，如磁盤、存貯芯片等形式表達(dá)的。 4 職責(zé) 4.1 質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理手冊、程序文件的發(fā)放、更改控制和管理。 4.2 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件的存檔。 5 工作程序與要求 5.1 文件和資料的分類 5.1.1 質(zhì)量體系文件 a. 質(zhì)量管理手冊（包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)）； b. 質(zhì)量計(jì)劃 c. 程序文件； d. 崗位職責(zé)（包括分解的質(zhì)量目標(biāo)）； e. 質(zhì)量記錄。 2. 技術(shù)文件 a. 各類設(shè)計(jì)文件，包括圖紙和檢測文件； b. 工藝文件，包括作業(yè)指導(dǎo)書。 5.1.3 外來文件 a. 各類質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)； b. 相關(guān)法律法規(guī)。 5.2 《質(zhì)量管理手冊》的編制、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、版本控制按《質(zhì)量管理手冊》中“手冊控制 ”的規(guī)定執(zhí)行。 5.3 質(zhì)量計(jì)劃和程序文件的發(fā)布、更改等控制由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)。 5.4 技術(shù)文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放控制按《產(chǎn)品（軟件）研制程序》執(zhí)行；更改按《評審及 更改程序》執(zhí)行。 5. 質(zhì)量記錄的編寫、批準(zhǔn)、更改按《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。 5.6 文件的編寫 a、《質(zhì)量管理手冊》和質(zhì)量計(jì)劃由管理者代表組織； b、程序文件由質(zhì)量管理部經(jīng)理組織； c. 管理文件（制度）由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)組織。 5.7 文件的編號規(guī)定 5.7.1 程序文件 QG/ PLA .××.×××-----×××× 年份 文件序號 文件分類號 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號 企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)代號 5.7.2 質(zhì)量記錄表格 JL / PLA **. ** - **** 年份 文件序號 文件分類號 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號 記錄表格代號 各部門按質(zhì)量記錄名稱編目，并按規(guī)定時(shí)間間隔裝訂。 5.8 文件的批準(zhǔn) 5.8.1 質(zhì)量體系文件 a、 《質(zhì)量管理手冊》由最高管理者批準(zhǔn)； b、 程序文件和質(zhì)量計(jì)劃由管理者代表批準(zhǔn)； c、 管理文件（制度）由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 5.8.2 外來文件（標(biāo)準(zhǔn)） a. 質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)由公司法人代表批準(zhǔn)選用； b. 強(qiáng)制性國家標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，本公司必須執(zhí)行； c. 推薦性國家標(biāo)準(zhǔn)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)選用。 9. 文件的發(fā)放 5.9.1 《質(zhì)量管理手冊》和質(zhì)量計(jì)劃由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)發(fā)放到各部門負(fù)責(zé)人，編號后在[文件 發(fā)放登記表]上登記。 5. 9. 2 程序文件由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)在公司局域網(wǎng)絡(luò)發(fā)布。各部門和崗位可通過計(jì)算機(jī)從公司 局域網(wǎng)絡(luò)瀏覽文件，無法借助網(wǎng)絡(luò)瀏覽的個(gè)別部門，質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)另行登記發(fā)放。 除質(zhì)量記錄表格外，從網(wǎng)絡(luò)復(fù)制和下載均屬無效版本。 5.9.3 外來標(biāo)準(zhǔn)由標(biāo)準(zhǔn)檔案室保管，凡需要者，可到標(biāo)準(zhǔn)檔案室借閱或復(fù)印，管理員作好借 閱或發(fā)放記錄。 5.10 文件的補(bǔ)發(fā) 5.10.1 凡文件損壞無法使用時(shí)，文件資料持有人可持損壞文件到發(fā)放部門補(bǔ)領(lǐng)，損壞文件由 發(fā)放部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督銷毀。 5.10.2 文件丟失，由文件丟失人寫出書面報(bào)告，部門負(fù)責(zé)人審批，到發(fā)放部門補(bǔ)領(lǐng)。文件管 理員應(yīng)給予新的編號，并注銷丟失文件的編號；必要時(shí)，將注銷的文件編號通知相關(guān) 部門，防止誤用。 5.11 文件的更改 程序文件的更改，由提出人填寫[文件更改申請表],質(zhì)量管理部實(shí)施并填寫[文件更 改登記表],收回舊文件;其更改批準(zhǔn)是管理者代表。更改后的文件在公司局域網(wǎng)絡(luò)發(fā) 布執(zhí)行。 5.12 文件的定期評審與更新 5.12.1 在下列情況下，質(zhì)量管理部經(jīng)理應(yīng)組織對文件進(jìn)行評審： a. 組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時(shí)； b. 產(chǎn)品結(jié)構(gòu)有重大調(diào)整時(shí)； c. 過程有重大變化時(shí)； d. 適用的法律法規(guī)有重大變化時(shí)； e. 內(nèi)部審核時(shí)。 5.12.2 在每年的內(nèi)部審核結(jié)束時(shí)，質(zhì)量管理部經(jīng)理應(yīng)組織對文件進(jìn)行評審，確定是否需要更 新；其評審意見應(yīng)記錄在[內(nèi)部質(zhì)量審核報(bào)告]中。 5.12.3 文件經(jīng)評審修改后，《質(zhì)量管理手冊》需經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后實(shí)施，程序文件需經(jīng)管理 者代表批準(zhǔn)后實(shí)施，操作性文件需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。 5.13 文件的版本控制 5.13.1 程序文件更改時(shí)，版本由A至Z依次使用，在程序文件名稱后面加注版本號；本公司2 005年3月發(fā)布的質(zhì)量體系文件均為A版。 5.13.2 附在程序文件后面的記錄表格式樣及附錄，更改時(shí)版本不予控制。 5.13.3 外來標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)檔案室管理員每年底應(yīng)對其版本的有效性進(jìn)行核 查，及時(shí)通報(bào)有關(guān)部門。 5.14 文件的管理 5.14.1 《質(zhì)量管理手冊》、程序文件、由質(zhì)量管理部保存。 5.14.2 質(zhì)量記錄由各相關(guān)部門保存。 5.14.3 外來標(biāo)準(zhǔn)由標(biāo)準(zhǔn)檔案室保存。 5.14.4 技術(shù)文件由標(biāo)準(zhǔn)檔案室保存。 5.15 文件的作廢與銷毀 5.15.1 文件更改有實(shí)質(zhì)性操作變化時(shí)由質(zhì)量管理部確認(rèn)更換版本，原版本文件作廢。 5.15.2 文件銷毀，由文件管理員填寫[文件（記錄）處理清單]，質(zhì)量管理部經(jīng)理批準(zhǔn)予以銷 毀；有利用價(jià)值的作廢文件需保存時(shí)，質(zhì)量管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，文件管理員在“作廢”印 章上劃一圓圈，以示標(biāo)識。 5.15.3失效標(biāo)準(zhǔn)銷毀，由標(biāo)準(zhǔn)檔案室管理員填寫[作廢標(biāo)準(zhǔn)處理清單]，質(zhì)量管理部經(jīng)理 批準(zhǔn)予以銷毀；有利用參考價(jià)值的作廢標(biāo)準(zhǔn)需要保存時(shí)，質(zhì)量管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn) 檔案室管理員在“作廢”印章上劃一圓圈，以示標(biāo)識。 6 支持文件 不需用。 7 記錄 7.1 質(zhì)量記錄 7.1.1 QG/PLA08.00-2002 文件發(fā)放登記表 7.1.2 QG/PLA08.01-2002 文件更改申請表 7.1.3 QG/PLA08.02-2002 文件更改登記表 以上記錄由質(zhì)量管理部 保存3年。 2. 工作記錄 1. 文件（記錄）處理清單。 2. 部門發(fā)放文件一覽表。 3. 作廢標(biāo)準(zhǔn)處理清單。 以上記錄分別由相關(guān)部門和質(zhì)量管理部保存。 湖南計(jì)算機(jī)股份有限公司 文件更改申請表 JL/PLA 08.01-2002 |更改文件的名稱 | |申請部門 | | | 更 及 | | |改 意 | | |原 見 | | |因 | | | |(簽字) 年 月 日 | |申請部門 | | | | | |領(lǐng)導(dǎo)意見 | | | | | | |(簽字) 年 月 日 | |相關(guān) |1 | (簽字) 年 月 日 | |部門 | | | |意見 | | | | |2 | (簽字) 年 月 日 | | |3 | (簽字) 年 月 日 | | | | | | | |更 | | | | | |改 | | | | | |概 | | | | | |要 | | | | | | |(簽字) 年 月 日 | |審核部門 | | | | | |意 見 | | | |(簽字) 年 月 日 | |批 準(zhǔn) | | | |(簽字) 年 月 日 | 湖南計(jì)算機(jī)股份有限公司 文 件 發(fā) 放 登 記 表 JL/PLA08.00- 2002 |文 件 名 稱 |文 件 編 號 |版本號 |份數(shù) |收文部門 |簽字 |日期 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 湖南計(jì)算機(jī)股份有限公司 文件(記錄)處理清單 (工作記錄) |編 號 | 文件(記錄)名稱 |數(shù)量(份) |保存期限 |處理時(shí)間 | 備 注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ...
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