某上市公司ISO9000-2005之采購(gòu)程序
QG 湖南計(jì)算機(jī)股份有限公司管理標(biāo)準(zhǔn) QG/PLA 10.05-2002 采 購(gòu) 程 序 2005-03-25發(fā)布 2005-03-28實(shí)施 湖南計(jì)算機(jī)股份有限公司發(fā)布 1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了采購(gòu)控制要求。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于本公司產(chǎn)品所用采購(gòu)物資（含外協(xié)件）的質(zhì)量控制。 2 引用標(biāo)準(zhǔn) QG/PLA10.03-2002 產(chǎn)品監(jiān)視和測(cè)量程序 QG/PLA 10.04-2002 不合格品控制程序 3. 定義 無(wú) 4. 職責(zé) a) 商務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)物資詢價(jià)，商務(wù)條款確定及供方的評(píng)價(jià)和管理。 b) 計(jì)劃員下達(dá)物資需求計(jì)劃。 c) 采購(gòu)員根據(jù)物資需求計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，并負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的跟蹤。 d) 入庫(kù)檢驗(yàn)班負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的檢驗(yàn)。 e) 倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的入庫(kù)、保管和發(fā)放。 5. 采購(gòu)程序流程圖 否 是 不合格 合格 6. 工作程序與要求 6.1采購(gòu)計(jì)劃的制定 6.1.1計(jì)劃員接收經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的產(chǎn)品定單，根據(jù)訂單與庫(kù)存情況制定采購(gòu)計(jì)劃，交采 購(gòu)員執(zhí)行。 6.2 采購(gòu) 6.2.1采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃、已核定的供方和價(jià)格及采購(gòu)合同模板編制[采購(gòu)購(gòu)銷合同]， 發(fā)至合格供方，如對(duì)方對(duì)價(jià)格、數(shù)量、交貨期無(wú)異議，則雙方簽定購(gòu)銷合同；如有 異議而無(wú)法協(xié)商達(dá)成一致，則向第二家合格供方發(fā)出[采購(gòu)購(gòu)銷合同]，直到達(dá)成一 致簽訂合同為止。 6.2.2采購(gòu)員在擬制采購(gòu)購(gòu)銷合同時(shí)，應(yīng)執(zhí)行國(guó)家的“合同法”；合同上，采購(gòu)物資的名稱 、型號(hào)、規(guī)格、技術(shù)質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法、付款方式、價(jià)格和交貨期、違約 責(zé)任等必須清楚無(wú)誤。 6.2.3 采購(gòu)員擬制購(gòu)銷合同后，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，或主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)審核確認(rèn)才能與合格 供方簽定正式購(gòu)銷合同。 6.2.4 采購(gòu)員與合格供方簽訂供貨合同后，應(yīng)在供貨周期內(nèi)不定期向供方了解備貨情況， 確保供方能按期交貨。 6.3 采購(gòu)產(chǎn)品的進(jìn)貨檢驗(yàn) 6.3.1采購(gòu)物資到貨后，先置于待檢庫(kù)，由管理員對(duì)包裝、品名、型號(hào)、數(shù)量及生產(chǎn)廠家 進(jìn)行初查，確認(rèn)無(wú)誤后填寫[送檢通知單]交入庫(kù)檢驗(yàn)班，如是樣品，則在[送檢通知 單]上“樣品檢驗(yàn)”欄中打“√”。 6.3.2 入庫(kù)檢驗(yàn)班負(fù)責(zé)人接到[送檢通知單]后，按《產(chǎn)品監(jiān)視和測(cè)量程序》進(jìn)行采購(gòu)產(chǎn)品的 驗(yàn)證。 6.3.3 經(jīng)檢驗(yàn)合格的采購(gòu)物資，由倉(cāng)庫(kù)管理員入庫(kù)。 6.3.3 經(jīng)檢驗(yàn)不合格的采購(gòu)物資，按《不合格品控制程序》進(jìn)行處理。 6.4 供方的評(píng)價(jià)、認(rèn)證、和索賠。 6.4.1 新供方評(píng)價(jià)的方式 6.4.1.1 對(duì)大宗重要批量采購(gòu)品新供方，采用樣品驗(yàn)證、質(zhì)量保證能力、價(jià)格和資信度及售 后服務(wù)承諾的評(píng)價(jià)方式。 6.4.1.2 對(duì)安全件的新供方采用樣品驗(yàn)證（由安全工程師指導(dǎo)入庫(kù)檢驗(yàn)班驗(yàn)證）并應(yīng)取得同 類產(chǎn)品安全認(rèn)證證書的影印件。 6.4.1.3 對(duì)一般采購(gòu)品的新供方采用樣品驗(yàn)證。 6.4.2 質(zhì)量保證能力等證明資料的收集 6.4.2.1 商務(wù)部收集下述證明資料影印件之一即可： A. 質(zhì)量體系認(rèn)證證書； B. 同類產(chǎn)品的生產(chǎn)許可證； C. 同類產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、安全認(rèn)證證書； D. 同類產(chǎn)品的優(yōu)等品或一等品證書； E. 同類產(chǎn)品的有效實(shí)驗(yàn)報(bào)告（24個(gè)月以內(nèi)）； F. 廠商的資信度證明文件（對(duì)大宗、重要批量采購(gòu)品要提供）； G. 國(guó)內(nèi)外品牌元器件制造商的售權(quán)代理書。 1 其他能夠證明質(zhì)量保證能力的文件。 6.4.2.2 當(dāng)上述證明文件的影印件收集困難時(shí)，可向新的供方發(fā)出[供方調(diào)查表]進(jìn)行調(diào)查， 供方填寫并簽字蓋章寄回后交商務(wù)部；對(duì)大宗重要批量采購(gòu)品供方，如果條件允許 ，由商務(wù)部組織進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量保證能力的評(píng)價(jià)，并填寫[供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察表]。 6.4.3新供方的確認(rèn)。 6.4.3.1入庫(kù)檢驗(yàn)班收到樣品及相應(yīng)技術(shù)資料后，安排相應(yīng)的檢驗(yàn)和實(shí)驗(yàn)員根據(jù)樣品的技 術(shù)資料和公司產(chǎn)品對(duì)它的技術(shù)要求進(jìn)行驗(yàn)證，其驗(yàn)證方法可以是檢驗(yàn)和試驗(yàn)、替代 檢查等方法；經(jīng)驗(yàn)證后，出示[物資檢驗(yàn)報(bào)告]。 6.4.3.2 對(duì)大宗重要批量采購(gòu)品（如CRT、KB、IC和注塑件等）的供方評(píng)價(jià)，由采購(gòu)部門組織 相關(guān)部門依據(jù)樣品的[物資檢驗(yàn)報(bào)告]、質(zhì)量保證能力的資料（影印件）對(duì)供方的穩(wěn) 定供貨能力、價(jià)格、資信度、風(fēng)險(xiǎn)及售后服務(wù)的承諾（書面協(xié)議）等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià) ，進(jìn)行可行性確認(rèn)報(bào)分管副總裁批準(zhǔn)后列入合格供方名單。 6.4.3.3 一般采購(gòu)品（如電阻、電容、接插件等）的供方，由采購(gòu)部門依據(jù)樣品的合格[物資 檢驗(yàn)報(bào)告]和質(zhì)量保證能力的資料，可確認(rèn)為合格供方并報(bào)分管副總裁批準(zhǔn)后，列入 合格供方名單。 6.4.3.4采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)確認(rèn)的供方，編制[合格供方名單]報(bào)分管副總裁批準(zhǔn)。 6.4.4 采購(gòu)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)合格供方的管理，根據(jù)合格供方的月度表現(xiàn)，每季度填寫《季度 合格供方評(píng)定等級(jí)表》，根據(jù)合格供方的綜合表現(xiàn)，每年度填寫《年度合格供方評(píng)定 等級(jí)表》，分為甲、乙、丙三個(gè)等級(jí)。甲級(jí)為最好，乙級(jí)和丙級(jí)合格供方需要提出改 進(jìn)意見(jiàn)，并限期整改。 6.4.5供方索賠。 6.4.5.1采購(gòu)員與供方簽訂采購(gòu)合同時(shí)提出相關(guān)索賠條款。 6.4.5.2采購(gòu)物資入廠后出現(xiàn)質(zhì)量事故導(dǎo)致本公司重大損失時(shí)，由相關(guān)部門開出質(zhì)量損失 報(bào)告，由采購(gòu)員綜合質(zhì)量損失賠償報(bào)供方確認(rèn)。 6.4.5.2商務(wù)部負(fù)責(zé)抵扣貨款并對(duì)供方發(fā)出投訴報(bào)告。 7 支持文件 不需用 8 記錄 8.1質(zhì)量記錄 8.1.1JL/PLA09.01-2002 采購(gòu)購(gòu)銷合同 8.1.2 JL/PLA09.02-2002 供方評(píng)價(jià)報(bào)告 8.1.3 供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察表，季度合格供方評(píng)定等級(jí)表，季度合格供方評(píng)定等級(jí)表 8.1.4 JL/PLA09.04-2002 合格供方名單 8.2 工作記錄 8.2.1 請(qǐng)購(gòu)單 8.2.2 送檢通知單 8.2.3 領(lǐng)料單 附錄A：稅控收款機(jī)產(chǎn)品代理商評(píng)定管理辦法 附錄B: 外協(xié)加工管理辦法 附錄C：供方品質(zhì)保證能力調(diào)查表 附錄A： 湖南計(jì)算機(jī)股份有限公司 稅控收款機(jī)產(chǎn)品 代理商評(píng)定管理辦法 湖南計(jì)算機(jī)股份有限公司 希諾達(dá)稅控收款機(jī)產(chǎn)品代理商評(píng)定管理辦法 （適用于省、自治區(qū)、直轄市一級(jí)代理商） 稅控收款機(jī)是具有稅控功能的電子收款機(jī)，它首先能協(xié)助稅務(wù)機(jī)關(guān)起到監(jiān)督稅源的重 要作用，同時(shí)也是納稅人經(jīng)營(yíng)中頻繁使用的工具。稅控收款機(jī)的推廣應(yīng)用需要稅務(wù)機(jī)關(guān) 的支持與指導(dǎo)，在推廣過(guò)程中稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)揮著組織、領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督的作用。此外， 在生產(chǎn)廠商保證產(chǎn)品設(shè)計(jì)合理、操作簡(jiǎn)便、質(zhì)量穩(wěn)定的前提下，售后服務(wù)工作也被提到 了前所未有的高度，為保證服務(wù)的質(zhì)量，必須要有一套高效、可行的服務(wù)方案。湖南計(jì) 算機(jī)股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱湘計(jì)）根據(jù)幾年來(lái)稅控收款機(jī)試點(diǎn)的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)代理服務(wù) 商在銷售和服務(wù)方面制定了一整套評(píng)定管理辦法。 1. 樹立依靠稅務(wù)機(jī)關(guān)支持、 接受稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)督和指導(dǎo)的觀念 在稅控收款機(jī)的推廣工作中，一般當(dāng)?shù)卣?zé)成稅務(wù)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)對(duì)推廣工作進(jìn)行監(jiān)督 和指導(dǎo)。稅務(wù)機(jī)關(guān)設(shè)立專管處室，下達(dá)推廣文件，頒布所轄地區(qū)的《稅控收款機(jī)管理辦法 》，圍繞稅控收款機(jī)的推廣應(yīng)用作出具體規(guī)定。 代理商在稅控收款機(jī)的推廣工作中,應(yīng)把握以下要素： 第1條 認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹落實(shí)稅務(wù)機(jī)關(guān)的文件精神 代理商在稅控收款機(jī)的推廣工作中必須保持與當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)的溝通，嚴(yán)格遵守稅務(wù)機(jī) 關(guān)頒布的推行稅控收款機(jī)的有關(guān)文件和《稅控收款機(jī)管理辦法》中有關(guān)產(chǎn)品銷售和服務(wù)的 各項(xiàng)規(guī)定，完成稅務(wù)機(jī)關(guān)下達(dá)的工作計(jì)劃，履行自己的服務(wù)承諾，既要依靠稅務(wù)機(jī)關(guān)的 支持，又要自覺(jué)接受稅務(wù)機(jī)關(guān)的監(jiān)督和指導(dǎo)。 第2條 稅控收款機(jī)的安裝與培訓(xùn) 稅務(wù)機(jī)關(guān)下達(dá)計(jì)劃，確定安裝稅控收款機(jī)的行業(yè)范圍，劃分出區(qū)域，規(guī)定出安裝稅控 收款機(jī)的時(shí)間限制，在稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的行業(yè)范圍和時(shí)間限制內(nèi)，代理商應(yīng)有計(jì)劃、有步 驟地開展安裝工作。在產(chǎn)品的安裝過(guò)程中代理商應(yīng)對(duì)納稅戶進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括： o 產(chǎn)品的基本構(gòu)造、原理 o 產(chǎn)品的操作使用 o 發(fā)票的購(gòu)領(lǐng)、分發(fā) o 開票軟件系統(tǒng)的操作使用 o 退票、廢票的處理 o 誤操作引起的故障排除 o 稅務(wù)申報(bào)、報(bào)稅回送的操作 代理商對(duì)納稅戶的培訓(xùn)是產(chǎn)品安裝工作中的重要環(huán)節(jié)。 第3條 專用發(fā)票管理 稅務(wù)機(jī)關(guān)是發(fā)票管理的職能部門，稅控收款機(jī)的發(fā)票管理一般有以下幾方面： o 發(fā)票格式的確定 o 發(fā)票的印制 o 發(fā)票真?zhèn)蔚谋鎰e o 發(fā)票的購(gòu)領(lǐng)、繳銷 o 退票、廢票的處理 o 發(fā)票的兌獎(jiǎng) 代理商有責(zé)任協(xié)助稅務(wù)機(jī)關(guān)指導(dǎo)納稅戶做好發(fā)票的購(gòu)領(lǐng)、繳銷和退票、廢票的處理工 作。 第4條 稅收征收管理 稅收征收管理是稅務(wù)機(jī)關(guān)的核心工作之一。稅控收款機(jī)推廣使用的目的在于減少稅款 流失，防止納稅人偷、逃稅款。使用稅控收款機(jī)進(jìn)行稅收征收管理的主要內(nèi)容包括： o 規(guī)定納稅人的報(bào)稅期限 o 納稅人持卡報(bào)稅、電話報(bào)稅或網(wǎng)絡(luò)報(bào)稅 o 稅控收款機(jī)納稅戶的變更 o 稅控收款機(jī)的正確、安全使用 代理商要指導(dǎo)納稅戶正確使用機(jī)器，正確讀取報(bào)稅信息，順利完成稅務(wù)申報(bào)和報(bào)稅回 送。 第5條 法律責(zé)任 《中華人民共和國(guó)稅收征收管理法》和《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》以及各級(jí)政府頒 布的有關(guān)文件是稅控收款機(jī)推廣使用的法律依據(jù)，納稅戶以及推行稅控收款機(jī)的生產(chǎn)廠 商和銷售服務(wù)商都必須服從稅務(wù)機(jī)關(guān)的監(jiān)督與指導(dǎo)，任何違反規(guī)定的行為都將依法予以 制裁。下列行為被視為違法行為： o 納稅戶發(fā)生變更、注銷稅務(wù)登記而未按規(guī)定辦理有關(guān)變更手續(xù)的 o 不如實(shí)錄入銷售或經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、拒開專用發(fā)票的 o 未按照規(guī)定安裝、使用稅控收款機(jī)的 o 擅自拆卸、改動(dòng)或破壞 稅控收款機(jī)的 o 未經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)出售、出租或轉(zhuǎn)讓稅控收款機(jī)的 o 轉(zhuǎn)借、倒賣專用發(fā)票或不按稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定使用專用發(fā)票的 o 私印、偽造和變更專用發(fā)票或丟失專用發(fā)票存根聯(lián)及有關(guān)資料的 o 非法制造或非法銷售稅控收款機(jī)監(jiān)制、監(jiān)封標(biāo)貼的 代理商不僅自己要遵紀(jì)守法，而且有責(zé)任、有義務(wù)協(xié)助稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)督納稅戶依法辦事 。禁止代理商與納稅戶串通一氣在稅控收款機(jī)的安裝、使用、維修、轉(zhuǎn)移等過(guò)程中制造 虛假信息，偷逃稅款。 2. 建立湘計(jì)總部與代理商本地化相結(jié)合的服務(wù)體系 為提高服務(wù)水平，保證服務(wù)質(zhì)量，不僅湘計(jì)總部需要建立一支過(guò)硬的技術(shù)支持隊(duì)伍， 而且特別需要生產(chǎn)廠商和代理商共同建立本地化的服務(wù)體系，以保證滿足稅控收款機(jī)推 廣過(guò)程中售前、售中和售后的服務(wù)要求。 1. 湘計(jì)總部設(shè)立技術(shù)支持部 2. 湘計(jì)在省會(huì)城市、直轄市成立技術(shù)支持中心 3. 代理商建立本地化服務(wù)體系 第6條 代理商必須了解湘計(jì)技術(shù)支持的工作流程 代理商或用戶針對(duì)產(chǎn)品使用中遇到的問(wèn)題，可以向湘計(jì)的技術(shù)支持中心或湘計(jì)總部的 市場(chǎng)營(yíng)銷部門反映情況。湘計(jì)技術(shù)支持的工作流程如下：
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