文書檔案管理
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文書檔案管理
一、文印室管理規(guī)定
第一條 為了加強公司的文件管理,特制定本規(guī)定。
第二條 公司的文件,有打印必要時方予打印。內(nèi)部傳遞的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
第三條 公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門經(jīng)理不在時,可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。
第四條 私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機傳送,以免影響公司的正常工作。
第五條 文印室工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發(fā),或及時通知有關人員到文印室取回,不得延誤。
第六條 文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得載留任何文件。
第七條 文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一列行政開支。
第八條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的,給予批評或處50元以下罰款,屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟損失,處50元以上罰款直至辭退。
第九條 本規(guī)定自××××年××月××日起執(zhí)行。
表23-1 行文表
保密區(qū)分 絕對機密 另
文 呈 受文者 副本份數(shù) 附
件 發(fā)文號數(shù)
極機密 函
機密 令
密 繕校員 發(fā)文日期
普通
傳遞法 限時送 事
由
特快送
快件
普通
保
存 年 核辦人 核稿人 •••••• ••••• 承辦人
二、文件收發(fā)規(guī)定
第一條 公司的文件由辦公室負責起草和審核,公司總經(jīng)理簽發(fā);公司本部各部門的文件由各部門負責起草,辦公室審核,總經(jīng)理簽發(fā)。
第二條 文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印蓋章。
第三條 文件和原稿,由辦公室分類歸檔、保存?zhèn)洳椤?
第四條 屬于秘密的文件,核稿人應該注明“秘密”字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制報送。
第五條 文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件由專人按核定的范圍報送。
第六條 外來的文件由辦公室專人負責簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤;屬急件的,應在接件后即時報送。
第七條 傳閱文件由辦公室專人負責收回,對領導指示的文件,辦公室應及時組織傳達和落實。
表23-2 往來信函記錄表
…………
文書檔案管理
一、文印室管理規(guī)定
第一條 為了加強公司的文件管理,特制定本規(guī)定。
第二條 公司的文件,有打印必要時方予打印。內(nèi)部傳遞的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
第三條 公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門經(jīng)理不在時,可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。
第四條 私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機傳送,以免影響公司的正常工作。
第五條 文印室工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發(fā),或及時通知有關人員到文印室取回,不得延誤。
第六條 文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得載留任何文件。
第七條 文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一列行政開支。
第八條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的,給予批評或處50元以下罰款,屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟損失,處50元以上罰款直至辭退。
第九條 本規(guī)定自××××年××月××日起執(zhí)行。
表23-1 行文表
保密區(qū)分 絕對機密 另
文 呈 受文者 副本份數(shù) 附
件 發(fā)文號數(shù)
極機密 函
機密 令
密 繕校員 發(fā)文日期
普通
傳遞法 限時送 事
由
特快送
快件
普通
保
存 年 核辦人 核稿人 •••••• ••••• 承辦人
二、文件收發(fā)規(guī)定
第一條 公司的文件由辦公室負責起草和審核,公司總經(jīng)理簽發(fā);公司本部各部門的文件由各部門負責起草,辦公室審核,總經(jīng)理簽發(fā)。
第二條 文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印蓋章。
第三條 文件和原稿,由辦公室分類歸檔、保存?zhèn)洳椤?
第四條 屬于秘密的文件,核稿人應該注明“秘密”字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制報送。
第五條 文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件由專人按核定的范圍報送。
第六條 外來的文件由辦公室專人負責簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤;屬急件的,應在接件后即時報送。
第七條 傳閱文件由辦公室專人負責收回,對領導指示的文件,辦公室應及時組織傳達和落實。
表23-2 往來信函記錄表
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