行政部規(guī)范化管理工具箱-辦公設(shè)備管理制度
辦公設(shè)備管理制度
以下是某公司辦公設(shè)備管理制度，供讀者參考。
制度
名稱 辦公設(shè)備管理制度 編 號
執(zhí)行部門
第1章 總則
第1條 目的
為了保證公司電話、電腦、打印機、復(fù)印機和傳真機等辦公設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率，特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于對公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。
第2章 辦公設(shè)備購買
第3條 各部門在年初部門計劃中統(tǒng)一將購買辦公設(shè)備的費用列入預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。
第4條 對于臨時需要的辦公設(shè)備，要經(jīng)總經(jīng)理審批通過后方可購買。
第3章 電腦使用管理
第5條 專人專管
1．每臺電腦指定專門人員負責日常操作，非操作人員不得隨意上機。
2．電腦使用人員要設(shè)置開機密碼，密碼屬公司機密，未經(jīng)批準不得向任何人泄露。
第6條 操作規(guī)定
1．嚴禁在公司電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項。
2．不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、光盤，防止公司電腦“感染”病毒。
3．嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司機密的文件資料。
第7條 病毒防護
1．尚未聯(lián)網(wǎng)的計算機，由電腦室負責安裝軟件。
2．任何電腦安裝軟件前，須由相關(guān)專業(yè)負責人提出書面報告，經(jīng)部門主管同意后，由專業(yè)人員安裝。
3．所有電腦不得安裝游戲軟件。
4．數(shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負責人管理，備用的軟盤由專業(yè)負責人提供。
5．在使用軟件前，必須進行殺毒，確保軟件無病毒后方可打開。
6．任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。
第8條 硬件保護
1．除負責硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸電腦設(shè)備。
2．硬件維護人員在拆卸電腦時，必須采取必要的防靜電措施。
3．硬件維護人員在作業(yè)完成后或準備離去時，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原。
4．各部門負責人必須認真落實所轄電腦及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責任。
5．各部門負責人必須采取必要措施，確保電腦及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。
6．對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、繼電設(shè)施以保護電源。
第9條 電腦保養(yǎng)
1．嚴禁在電腦前吸煙、吃東西，嚴禁用手或尖銳物體觸摸屏幕。使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦，蓋上防塵罩。
2．定期（每月末）對電腦內(nèi)的資料進行整理，做好備份并刪除不必要的文件資料，保證電腦有足夠的的運行空間。備份的磁盤由電腦管理員保管。
3．定期（每月一次）由指定的專業(yè)電腦維護公司對電腦進行維護和保養(yǎng)。
第4章 電話使用管理
第10條 電話由行政部統(tǒng)一管理，各部門主管負責監(jiān)督與控制使用情況。
第11條 各種外線電話須配置“長途電話記錄表”，逐次錄使用人、受話人、起止時間、聯(lián)絡(luò)事項及交涉結(jié)果。該表每月轉(zhuǎn)辦公事務(wù)主管審閱。
第12條 長途電話限主管以上人員使用，其他人員使用長途電話時需先經(jīng)主管批準。
第13條 禁止因私事?lián)艽蜷L途電話。
第5章 打印機、復(fù)印機使用管理
第14條 打印機、復(fù)印機由專人負責管理，其他人員未經(jīng)批準不得擅自使用。
第15條 打印、復(fù)印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細填寫打印及復(fù)印的時間、標題、份數(shù)和密級，經(jīng)主管批準簽字后方可進行。
第16條 凡需打印的文件、表格等，字跡要清晰，語句要通順。打印的文件由擬稿部門負責校對。
第6章 傳真機使用管理
第17條 傳真機由專人負責保管，其他人員不得自行使用。
第18條 不得使用傳真機傳送個人材料，機密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后方可傳真。
第19條 建立傳真登記、簽收制度，并立檔備案。
第20條 每天下班后，將傳真機設(shè)置為自動接收狀態(tài)，以防止遺漏重要文件。
第7章 其他辦公設(shè)備使用管理
第21條 公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準后方可使用。
第22條 辦公設(shè)備要定期養(yǎng)護，以免因老化而影響使用。
第23條 辦公設(shè)備使用人員要保證設(shè)備的安全，如果因使用人員過失造成辦公設(shè)備丟失或損壞，要追究相關(guān)人員的責任。
第8章 辦公設(shè)備使用監(jiān)管
第24條 公司辦公事務(wù)部門負責對辦公設(shè)備的使用情況進行不定期檢查。
第25條 公司辦公事務(wù)部門對違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員有提請?zhí)幜P的權(quán)力。
第9章 附則
第26條 行政部對本制度擁有解釋權(quán)。
第27條 本制度自公布之日起實行。

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