行政部規(guī)范化管理工具箱-辦公文書管理制度
辦公文書管理制度
以下是某公司辦公文書管理制度，供讀者參考。
制度
名稱 辦公文書管理制度 編 號
執(zhí)行部門
第1章 總則
第1條 目的
為確保公司文書事務(wù)能夠正常進行，提高公文處理的效率和公文的質(zhì)量，特制定本制度。
第2條 管理原則
準確、快速。
第3條 適用范圍
本制度適用于對公司內(nèi)部所有公文文書的管理。
第2章 文書的種類
第4條 文書的范圍
本公司文書包含公司業(yè)務(wù)工作中的往來公文、報告、會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報、各種賬簿和圖標參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。
第5條 文書保密等級劃分
1．絕密，指極為重要且不得向無關(guān)人員透露內(nèi)容的文書。
2．秘密，指次重要且不能向無關(guān)人員透露內(nèi)容的文書。
3．機密，指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。
4．普通，指非機密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要資料，則另當別論。
第3章 文書制作規(guī)范
第6條 文書的制作要領(lǐng)
1．文書內(nèi)容必須簡明扼要，一事一議，語言、措辭力求準確規(guī)范。
2．起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，必要時另附相關(guān)材料與文件。
3．必須明確起草文書人的責任，并正確署名。
4．修改請示提案文書時，修改者必須認真審閱文書原件，修改后必須署名。
第7條 文書的起草必須征得主管同意，并在主管做出明確決定后進行。重要文件還應(yīng)經(jīng)過公證，并在正式文書形成前，附上有價值的證明文件。
第8條 文書的署名
1．公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名和職務(wù)。
2．對外文書，如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)和公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項可由指定責任者署名。除上述規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。
第9條 文書的蓋章
1．在文書正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
2．如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。
3．以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關(guān)責任者的印章。
第4章 文書的收發(fā)
第10條 文書主管部門負責接收文書，并按下列要點處置。
1．如果一般文書，予以啟封，分送各部門。
2．將私人信件直接送交收信人。
3．分送各部門的文書若有差錯，必須立即追回。
第11條 各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細賬”上登記。
第12條 需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，必須寫清發(fā)送或接受單位、地址、收件人姓名等內(nèi)容，必要時還需交文秘室回復或回執(zhí)。如是公司內(nèi)部文書，原則上不需封緘。
第5章 文書的處理
第13條 普通文書處理
1．部門經(jīng)理以上級別的主管人員，負責對文書進行審批、答復、批辦以及做出其他必要的處理，或者指定下屬對文書進行具體處理。
2．處理中如遇重大問題或異?，F(xiàn)象，需及時向上級匯報，并按領(lǐng)導指示辦理。
第14條 機密文書處理
1．機密文書原則上由責任人或當事人自行處理。
2．親啟文書原則上由信封上所指明的人開啟，其他人不得擅自開啟。如果主管領(lǐng)導在職務(wù)上有權(quán)替代指明者，可不受本條規(guī)定約束。
第15條 與多個部門有關(guān)的文書，在處理意見上如存在分歧，則由文書的主管部門出面協(xié)商；如果協(xié)商無法達成一致，則應(yīng)請示上級領(lǐng)導，由上級領(lǐng)導裁決。
第6章 文書的整理與保存
第16條 文書的整理與保存
1．全部完結(jié)的文書，應(yīng)在結(jié)辦后三日內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對文件進行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。
2．個人不得保存公司文書，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交行政部登記保管，離職員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。
3．分公司或分支機構(gòu)的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，由主管保存；另一類是一般的文書，由各部門保管。
第17條 文書的保存年限
1．永久保存的文書包括：章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股權(quán)關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證件；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。
2．保存10年的文書包括：請求審批提案文書；人事任命文書；獎金工資與津貼的有關(guān)文書；財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。
3．保存5年的文書，指不需要保存10年的次重要文書。
4．保存一年的文書，指無關(guān)緊要或臨時性的文書。如果是調(diào)查報告則由所在部門主管確定保存年限。
第18條 注意事項
1．對于重要的機密文件，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。
2．對于保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，寫清銷毀的理由和日期之后，予以銷毀。一律以焚燒的方式銷毀機要文件。任何個人不準擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應(yīng)逐件登記，報公司領(lǐng)導批準后銷毀。
3．銷毀秘密級以上文件前要進行登記，由專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。
4．如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整，必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。
5．必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。借閱前必須出示借閱證。
第7章 附則
第19條 行政部對本制度擁有解釋權(quán)。
第20條 本制度自公布之日起實行。

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