行政部規(guī)范化管理工具箱-公司會議管理制度
公司會議管理制度
以下是某公司公司會議管理制度，供讀者參考。
制度
名稱 公司會議管理制度 編 號
執(zhí)行部門
第1章 總則
第1條 目的
為了使公司的會議管理工作規(guī)范化、有序化，減少不必要的會議，縮短會議時間，提高公司會議決策的效率，特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于公司內(nèi)部會議管理。
第2章 會議組織
第3條 公司級會議，指公司員工大會、全公司技術(shù)人員大會及各種代表大會，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由各相關(guān)部門組織召開，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。
第4條 專業(yè)會議，指公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會，由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。
第5條 各車間、部門、支部召開的工作會由各車間、部門、支部領(lǐng)導(dǎo)決定并負(fù)責(zé)組織。
第6條 班組（小組）會由各班組長決定并主持召開。
第7條 上級或外單位在公司召開的會議（如現(xiàn)場會、報(bào)告會、辦公會等）或公司之間的業(yè)務(wù)會（如聯(lián)營洽談會、用戶座談會等）一律由公司組織安排，相關(guān)部門協(xié)助做好會務(wù)工作。
第3章 會議管理
第8條 會議準(zhǔn)備
1．明確參會人員。
2．選擇開會地點(diǎn)。會場環(huán)境要干凈、整潔、安靜、通風(fēng)、照明效果好、室溫適中等。
3．會議日程安排。要將會議的舉辦時間事先告知與會人員，保證與會人員能準(zhǔn)時參加會議。
會議日程安排表
會議日期 時間 地點(diǎn) 內(nèi)容 備注



4．會場布置
一般情況下，會場布置應(yīng)包括會標(biāo)（橫幅）設(shè)置、主席臺設(shè)置、座位放置、臺卡擺放、音響安置、鮮花擺設(shè)等。會場布置和服務(wù)如有特殊要求的按特殊要求準(zhǔn)備。
5．會議通知
會議通知應(yīng)包括參加人員名單、會期、報(bào)到時間、地點(diǎn)、需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)及要求等內(nèi)容。
會議通知單
召開會議部門 會議組織部門
會議召開時間
會議結(jié)束時間
會議議題
參會人員
參會人員的相關(guān)準(zhǔn)備工作
注意事項(xiàng)
會議組織部門的聯(lián)系方式
第9條 會中管理
1．人員簽到管理
會議組織部門或單位應(yīng)編制“參會人員簽到表”，參會人員在預(yù)先準(zhǔn)備的“簽到表”上簽名以示到會。
2．會場服務(wù)
會場服務(wù)主要包括座位引導(dǎo)、分發(fā)文件、維護(hù)現(xiàn)場秩序、會議記錄、處理會議過程中的突發(fā)性問題等內(nèi)容。
會議記錄人員應(yīng)具有良好的文字功底和邏輯思維能力，能獨(dú)立記錄并具有較強(qiáng)的匯總概括能力。會議記錄應(yīng)完整、準(zhǔn)確，字跡應(yīng)清晰可辨。
第10條 會后管理
1．會后管理主要包括整理會議記錄，形成紀(jì)要和決議等結(jié)論性文件，檢查落實(shí)會議精神，分發(fā)材料，存檔及會務(wù)總結(jié)等工作。
2．會議記錄人員應(yīng)在 個工作日內(nèi)草擬會議紀(jì)要，經(jīng)行政部領(lǐng)導(dǎo)審核后，由會議主持人簽發(fā)。會議紀(jì)要應(yīng)充分體現(xiàn)會議精神，并具有較強(qiáng)的可操作性。
第4章 會議安排
第11條 為避免會議過多或重復(fù)，公司經(jīng)常性的會議一律實(shí)行例會制，原則上按例行規(guī)定的時間、地點(diǎn)和內(nèi)容組織召開。
部分會議內(nèi)容說明
會議類型 內(nèi)容
總經(jīng)理辦公會 研究、部署行政工作，討論決定公司行政工作的重大問題；總結(jié)評價(jià)當(dāng)月的生產(chǎn)行政工作情況，安排布置下月的工作任務(wù)
經(jīng)營管理大會或公司員工大會 總結(jié)上季（上半年、上年）的工作情況，部署本季（下半年、新年）的工作任務(wù)，表彰、獎勵先進(jìn)集體和個人
經(jīng)營活動分析會 匯報(bào)、分析公司計(jì)劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動成果，評價(jià)各方面的工作情況，肯定成績，指出問題，提出改進(jìn)措施，不斷提高公司的經(jīng)濟(jì)效益
質(zhì)量分析會 匯報(bào)、總結(jié)上月產(chǎn)品質(zhì)量情況，討論分析質(zhì)量事故（問題），研究決定質(zhì)量改進(jìn)措施
安全工作會 匯報(bào)、總結(jié)上季安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施
技術(shù)工作會 匯報(bào)、總結(jié)上月技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)、科研、技術(shù)和日常生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備工作計(jì)劃的完成情況，布置下月技術(shù)工作任務(wù)，研究確定解決有關(guān)技術(shù)問題的方案
生產(chǎn)調(diào)度會 調(diào)度、平衡生產(chǎn)進(jìn)度，研究解決各部門不能自行解決的重大問題
各部門例會 檢查、總結(jié)、布置本部門工作
第12條 其他會議的安排
1．凡涉及多部門負(fù)責(zé)人參加的會議，均須于會議召開前 日經(jīng)部門或分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)辦公室匯總，并由公司辦公室統(tǒng)一安排，方可召開。
2．行政部每周六應(yīng)統(tǒng)一平衡編制《會議計(jì)劃》并裝訂，分發(fā)到公司相關(guān)部門。
3．對于已列入《會議計(jì)劃》的會議，如需改期或遇特殊情況需安排其他會議時，會議召集部門應(yīng)提前 天報(bào)請行政部并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。
4．對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間段雷同的會議，公司有權(quán)安排合并召開。
5．各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在與公司例會同期召開（與會人員不發(fā)生時間沖突的除外），應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會、局部服從整體的原則。
第5章 會議注意事項(xiàng)
第13條 會議注意事項(xiàng)
1．發(fā)言內(nèi)容是否偏離議題。
2．發(fā)言目的是否出于個人利益。
3．全體人員是否專心聆聽發(fā)言。
4．發(fā)言者是否過于集中針對某些人。
5．某個人的發(fā)言是否過于冗長。
6．發(fā)言內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)。
7．在必須延長會議時間時，應(yīng)在取得大家的同意后再延長會議時間。
第14條 召開會議時需遵守如下要求
1．嚴(yán)格遵守會議時間。
2．發(fā)言時間不可過長（原則上以 分鐘為限）。
3．發(fā)言內(nèi)容不可對他人進(jìn)行人身攻擊。
4．不可打斷他人的發(fā)言。
5．不要中途離席。
第6章 會議室日常管理
第15條 會議室由行政部指定專人負(fù)責(zé)管理，統(tǒng)一安排使用。
第16條 各部門若需使用會議室，需提前向行政部提交申請，由行政部統(tǒng)一安排。
會議室使用申請表
申請使用部門
日期 召開會議時間 會議名稱 主持人 參會人數(shù) 備注


行政部意見
第17條 各部門在使用會議室的過程中，要注意保持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備。
第18條 未征得公司同意，任何人不得將會議室內(nèi)所使用的設(shè)備、工具、辦公用品拿出會議室或挪作他用。
第19條 會議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部派專人負(fù)責(zé)，在每次會議召開前后均要認(rèn)真打掃，并做好日常清潔工作。
第20條 會議室使用完畢后，應(yīng)隨時關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施設(shè)備電源，切實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作。
第21條 會議室的鑰匙由行政部派專人管理。
第7章 附則
第22條 行政部負(fù)責(zé)本制度的起草工作。
第23條 總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度的核準(zhǔn)工作。
第24條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)行。

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