行政部規(guī)范化管理工具箱-來訪人員接待管理制度

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行政部規(guī)范化管理工具箱-來訪人員接待管理制度
來訪人員接待管理制度
以下是某公司來訪人員接待管理制度,供讀者參考。
制度
名稱 來訪人員接待管理制度 編 號
執(zhí)行部門
第1章 總則
第1條 目的
為規(guī)范前臺接待人員對來訪人員的接待行為,提高接待效率,樹立公司形象,特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于公司所有前臺接待人員。
第2章 人員來訪接待
第3條 接待預約來訪人員時,接待人員應禮貌大方、熱情周到。
第4條 客人到來進行來后,接待人員要立即通知被訪者;如需引導,則應使用正確的引導方法和引導姿勢,具體如下表所示。
引導規(guī)范表
引導方法 詳細說明
在走廊的引導方法 接待人員在客人兩三步之前,配合步調,請客人走在內側
在樓梯的引導方法 當引導客人上樓時,應該讓客人走在前面,接待人員走在后面;若是下樓時,應由接待人員走在前面,客人走在后面。上下樓梯時,接待人員應該注意客人的安全
在電梯的引導方法 引導客人乘坐電梯時,接待人員應先進入電梯,等客人進入后關閉電梯門;到達時,由接待人員按“開”鈕,請客人先走出電梯
客廳里的引導方法 當客人走入客廳,接待人員應用手指示,請客人坐下;看到客人坐下后,才能行點頭禮后離開。如客人誤坐下座,接待人員應請客人改坐上座
第5條 安排時接待地點,接待人員主要遵循以下原則。
1.對于普通來賓,一般安排在公司會議室內接待。
2.對于貴賓,應由具體接待者安排接待地點。
3.對于面試人員,如果會議室條件允許,應盡量安排在會議室接待。
4.對于來公司學習培訓的人員,由行政部協(xié)助相關部門安排接待。
第6條 預約人員到達后,若被訪者由于種種原因不能馬上接見,接待人員一定要說明理由與等待時間,若來訪人員愿意等待,則應向其提供飲料和雜志,如有可能,還應該不時為來訪人員更換飲料。
第7條 如果預約來訪人員要找的負責人不在,接待人員要明確告知負責人的去向及回公司的時間,請來訪人員留下電話、地址,并明確是來訪人員再次來公司,還是本公司人員回訪來訪者單位。
第8條 如果采訪人員未預約,接待人員應首先明確對方姓名,委婉詢問對方來意,并初步判斷能否讓他與相關人員見面。
第9條 接待人員經過初步判斷,如果不能直接回答,應使用“讓我看看他是否在”等言辭,及時與相關人員溝通,最后決定是否安排接待。
第3章 附則
第10條 行政部對本制度擁有解釋權。

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