采購過程與成本績效管理(ppt)
采購過程與成本績效管理
前 言
常言道﹕千方百計的擠破腦袋瓜﹐來改善工程﹑提升效率﹑降低成本﹐比不上一位采購專家一句話一簽字來的有效﹐所以做與買差別即一目了然﹐可見采購是非常重要的課題.
一、采購概論
在企業(yè)里﹐采購部門的重要,有那些因素呢?
1. 物料成本最少占總成本的65%以上﹐而這些費用金額都由采購部門負(fù)責(zé)購入,所以物料或設(shè)備無法以合理的價格購入時﹐那么會影響公司的經(jīng)營﹐如果所購得的價格過高那么會直接影響到銷售與利潤,進(jìn)而影響到市場﹐反之購的單價偏低其材料品質(zhì)過差﹐會影響到市場的竟?fàn)帺o甚至造成公司關(guān)門倒閉。

2.采購的周轉(zhuǎn)率高﹐那么資金的使用效率也可以提高﹐所以合理的采購數(shù)量及適當(dāng)?shù)牟少彆r機(jī)﹐可避免生產(chǎn)車間停工待料﹐且又能降低庫存并減少資金的積壓.
3.采購要每天從報章雜志上取得最新材料價格信息﹐隨時掌控物料單價﹐免除材料升或降都不知﹐而造成公司的損失.
4.采購在收集市場信息不是只有單價﹐也要一并收集公司昂貴的材料是否可以替代﹐來降低成本﹐并提升品質(zhì)與確保交期.

5.采購部門所得到和任何信息,都應(yīng)資源共享﹐讓公司的成本可以隨時降低﹐促使公司業(yè)績成長.
6.采購部門在與供貨商談判單價或任何條件﹐都必須站在公司的立場談判﹐并要知彼知已才能百戰(zhàn)百勝﹐所以要談判時要沙盤推演﹐做好準(zhǔn)備才能滿載而歸。
7.在交期﹑成本﹑質(zhì)量上的運用﹐須用任何技巧與智慧才能達(dá)到目的﹐并使雙方面共識進(jìn)而達(dá)到雙贏﹐才是上上策.
二、采購的組織結(jié)構(gòu)與職能
1.采購的組織要明確﹐并要把職能規(guī)范說明清楚.
2.采購主管﹑主辦﹑助理等工作內(nèi)容要明確規(guī)范.
3.采購部門所有人員應(yīng)具備相關(guān)資料﹐并不是每位人員都可以當(dāng)采購﹐故要規(guī)范該部門人員的基本條件﹐才不會造成部門與公司的傷害.

4.采購組織(參考)圖﹕


三、供應(yīng)商管理
1.采購部門的組織結(jié)構(gòu)職能都完成后﹐接著要找尋供貨商﹐而好的供貨商是公司的好伙伴﹐不好的供貨商是公司的要害﹐所以要如何要選對供貨商是重要的工作.
2.我們選擇供貨商有什么重要的意義﹕
供貨商對公司﹑對采購﹑工作者是一項非常重要的工作﹐它有如“女人嫁錯郎﹐男人娶錯老婆”一但嫁錯﹑娶錯一生不如意﹐過苦日子﹐相同的供貨商選對平步青云可以大展鴻圖﹐選擇錯供貨商即叫苦連天﹐所以我們選擇供貨商的重要意義﹕
2.1. 供貨商供應(yīng)物料的順暢
2.2. 進(jìn)料品質(zhì)的穩(wěn)定
2.3. 交貨數(shù)量的符合
2.4. 交期的準(zhǔn)確
2.5. 合理的成本
2.6. 各項工作的協(xié)調(diào).

3.一個好的供貨商應(yīng)包括哪幾項主體?
好的供貨商﹐應(yīng)有下列幾項主體﹕
3.1 優(yōu)秀的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人
3.2 高素質(zhì)的管理干部
3.3 穩(wěn)定的員工群體
3.4 良好的機(jī)器設(shè)備
3.5 良好技術(shù)
3.6 良好的管理制度
3.7 良好的互動.

4.尋找和評估供應(yīng)商
4.1. 為提升公司生產(chǎn)效率和減少停工待料﹐采購部必須以實際需要尋求供貨商。
4.2.采購部在尋找供應(yīng)商中﹐必須要了解該公司的設(shè)備﹑制造能力﹑配合度……等。
4.3.當(dāng)采購確定新的供應(yīng)商可以與公司配合后﹐必須會同品質(zhì)部﹑技術(shù)部等相關(guān)部門主管作該廠商的評鑒。


4.4.該廠商評鑒中必須依據(jù)公司<供應(yīng)商評審考查表>進(jìn)行考核﹐經(jīng)相關(guān)主管判定合格或不合格。
4.5.供應(yīng)商判定不合格者﹐給予通知限期改善不合格項目﹐改善后通知重新評審要求﹐收到評審要求后另行約定時間重審.
4.6.判定合格的供應(yīng)商﹐采購部列入合格供應(yīng)商名錄﹐下單開始列入供貨商管理辦法。
4.7.采購部必須隨時尋求新的供應(yīng)商﹐以利于公司的運作以降低公司的成本。

4.8.供應(yīng)商評估主要有哪些控制要點﹕
a. 供應(yīng)商的遷擇條件
b. 供應(yīng)商的品質(zhì)保證能力
C. 供應(yīng)商的樣品品質(zhì)鑒定
d. 供應(yīng)商評估內(nèi)容及步驟的確定
e. 供應(yīng)商評估結(jié)論的審核與批準(zhǔn)
f. 合格供應(yīng)商的批準(zhǔn)
g. 合格供應(yīng)商檔案的建立
h. 合格供應(yīng)商的供貨情況
i. 根據(jù)供應(yīng)商定期考核情況進(jìn)行優(yōu)勝劣汰或輔導(dǎo)
j 監(jiān)督以及發(fā)現(xiàn)問題的處置


4.9. 供應(yīng)商的控制方法主要有哪些﹕
a. 駐廠
b. 定期或不定期到工廠進(jìn)行檢查
c. 設(shè)監(jiān)督點對特殊的工序進(jìn)行檢查
d. 要求供應(yīng)商及時報告生產(chǎn)狀況
f. 組織管理技術(shù)人員對供應(yīng)商進(jìn)行輔導(dǎo)
g. 進(jìn)料檢查



5﹑供貨商管理辦法﹕
5.1.供貨商必須依公司下達(dá)的采購任務(wù)﹐保質(zhì)﹑保量﹑準(zhǔn)時的送貨.
5.2.供貨商的績效考核評分.
5.3.供貨商每滿一年必須重新評審一次﹐不合格者經(jīng)限期修改合格后依然可與配合﹐重審不合格者終止合作。
5.4.經(jīng)評審合格的供貨商﹐必須先行打樣確認(rèn)合格后才能正式成為供貨商。

5.5.供貨商提供樣品確認(rèn)合格后必須有正式的報價單提供采購部參考。
5.6.供貨商的考核﹕交期占30%﹑品質(zhì)占40%﹑成本占15%﹑配合度占15%。
5.7.供貨商每月的考核由品質(zhì)部負(fù)責(zé)評估﹐成本由采購部評估。

6.報價﹑比價﹑議價
6.1. 新品(舊品)材料﹑配件都須經(jīng)過供貨商的報價后﹐再議價。
6.2. 任何報價都須三家供貨商以上﹐才不會吃虧.
6.3. 每家供貨商報價單上﹐應(yīng)要求成本分析﹐未能分析者﹐我們必須給予說明﹐爾后可依照我們的思路完成﹐那么應(yīng)給予單價與質(zhì)量﹐雙方都能有保障與共識.
6.4. 當(dāng)各供貨商報價﹐采購部必須進(jìn)行比價﹐議價.


6.5. 要比價﹑議議除了采購人員要備具對產(chǎn)品的市場行情與加工過程的精確﹐否則要議價談判相當(dāng)成功是有因難的.
6.6. 所以在議價中﹐采購不員無法達(dá)到指對標(biāo)的﹐或者已達(dá)標(biāo)﹐但還有空間﹐可以用后兵之計﹐請示上級再確定﹐或先把信息帶回給主管﹐老板請示后再給信息﹐相信對我們較有保障.
6.7. 但有些供應(yīng)或材料﹐必須在談判議價中必須立即談妥并簽名的,才不會夜長夢多﹐這種狀況的事項﹐必須要胸有成竹與高度的自信才會成功.

6.8. 在議價談判中的技巧有那些﹕
以下提供參考﹕
6.8.1. 帶一點瘋狂酌量情勢；
6.8.2. 高目標(biāo)達(dá)成要求；
6.8.3. 裝得小氣一點讓步要慢；
6.8.4. 不以『大權(quán)在握』的口吻進(jìn)行談判；
6.8.5. 不要輕易亮出底牌；
6.8.6. 運用競爭的力量；

6.8.7. 伺機(jī)喊『暫?！唬?
6.8.8. 當(dāng)心快速成交談判進(jìn)行太快；
6.8.9. 出奇不意在過程中改變方法、論點或步驟；
6.8.10. 兵臨城下的大膽做法，進(jìn)行相逼；
6.8.11. 柔性哀情戰(zhàn)略；
6.8.12. 積砂成塔，小利也是利；


6.8.13. 要有耐心、耐性，不要期望對方立刻接受你的新構(gòu)想；
6.8.14. 不要逼對方走投無路，總要留點余地；
6.8.15. 到供應(yīng)商要降價﹐不要立即做下即請降價的事﹔
6.8.16.大幅的降價最好到供應(yīng)商公司去﹐不要請他到自己公司﹐才是上策﹐除非不得已.
7. 供應(yīng)商確認(rèn)為合格后﹐還要那些事項
7.1. 應(yīng)給予圖紙或現(xiàn)階樣品做打樣確認(rèn).
7.2. 再確認(rèn)評估是否真正有實力﹐有能力﹐可承做公司質(zhì)量要求.
7.3. 確認(rèn)打樣答應(yīng)的時間是否準(zhǔn)時.
7.4. 打樣送來的物件﹐必須經(jīng)技術(shù)部﹑質(zhì)量部確認(rèn)合格后﹐即為是合格的供應(yīng)商.
四. 采購控制
1.采購要求有那些原則?
1.1. 適價﹕大量使用與少量使用﹐長期使用與短期的價格往往有差別﹐所以一個合適的價格有下列步驟﹕
a. 多方面詢價
b. 比價
c. 自行估價
d. 議價
1.2. 適時﹕在訂購與采購計劃中要恰到好處﹐采購過早會增加資金積壓與場地的浪費﹐過慢造成停工待料﹐所以適時的采購進(jìn)料可以使生產(chǎn)銷售順暢﹐又可以提高市場竟?fàn)幜εc節(jié)約成本.

1.3. 適質(zhì)﹕采購材料的成本是直接的﹐一般老板都非常重視﹐而品質(zhì)成本是間接的﹐這是一般老板所忽略的﹐俗話說﹕ “價廉物美”才是最佳的選擇﹐所以偏重任何一方都會增加成本.
1.4. 適量﹕采購量多價格便宜﹐但不是量大就好﹐必須考慮資金﹑場地以及周轉(zhuǎn)率及成本﹐所以物料需求計劃采購必須以最經(jīng)濟(jì)的采購量.
1.5. 適地﹕供應(yīng)商要在公司附近﹐因為這樣降低運費與配合度高﹐如果無法在公司附近必須與5公里劃圓以此類推﹐才是上策.

2. 采購有哪些方法﹕
2.1. 采購地區(qū)分類﹕
a. 國內(nèi)采購
b. 國外采購
2.2. 按采購方式可分為﹕
a. 直接采購
b. 委托采購
c. 調(diào)撥采購
2.3. 按采購政策可分為
a. 集中采購
b. 分散采購

2.4. 按采購性質(zhì)可分為﹕
a. 公開采購
b. 秘密采購
c. 大量采購
d. 零星采購
e. 特殊采購
f. 普通采購
g. 正常性采購
h. 投機(jī)性采購
i. 計劃性采購
j. 市場性采購


2.5 按采購時間分為﹕
a. 長期固定性采購
b. 非固定性采購
c. 計劃性采購
d. 緊急采購
e. 預(yù)定采購
f. 現(xiàn)金采購

2.6. 按采購訂約方式可分為:
a. 訂約采購
b. 口頭電話采購
c. E-mail 采購
d. 試控性訂單采購


2.7. 按采購價格方式采購﹕
a. 招標(biāo)采購
b. 詢價現(xiàn)購
c. 比價采購
d. 議價采購
e. 訂價收購
f. 公開市場采購



3. 采購交易條件有哪些?

3.1. 交期地點
3.2. 包裝及送輸方法
3.3. 付款方式
3.4. 品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)
3.5. 不可抗力的天災(zāi)異常處理
3.6. 違約責(zé)任
3.7. 訴訟地點
3.8. 其它




4. 什么是經(jīng)濟(jì)訂購量﹕
經(jīng)濟(jì)訂購量是指存貨總成本最低情況下所訂購的批量﹐存貨總成本有哪些﹕
4.1. 訂購成本: 隨訂購量的增加而減少
a. 請購手續(xù)成本
b. 采購成本
c. 驗收成本
d. 入庫成本
e. 其它成本

4.2. 存貨儲備成本﹕隨訂購量的增加而增加.
a. 存貨的品質(zhì)為持需要資金的投入
b. 搬運成本
c. 倉儲成本
d. 折舊與呆滯成本
e. 其它

4.3. 物料訂購價格﹕在物料訂購價格的情況下經(jīng)濟(jì)訂購量由訂購成本和存貨儲備成本來決確.

4.4.經(jīng)濟(jì)訂購量的公式﹕

經(jīng)濟(jì)請購數(shù)量=√



5.采購品質(zhì)

5.1. 采購對任何供應(yīng)商與下單前須說明清楚材質(zhì)﹑功能﹑規(guī)格等要求﹐不可任意與隨便﹐差不多的心態(tài)﹐而處理采購作業(yè).
5.2. 當(dāng)供應(yīng)商接到訂單后﹐要求買方提供說明品質(zhì)要求條件時﹐買方應(yīng)提供相關(guān)資料或樣品給予依據(jù).
5.3. 采購對供應(yīng)商過去交貨品質(zhì)狀況要清楚﹐上一次出狀況的品質(zhì)與再下單時必須注明﹐加強(qiáng)提醒供應(yīng)商﹐不可再犯同樣的錯誤.

5.4. 采購對供應(yīng)商可要求﹐自已無法檢驗的配件﹑材料供應(yīng)商要提供檢驗報告或品質(zhì)保證書﹐以確保品質(zhì)與生產(chǎn)的順暢.
5.5. 供應(yīng)商所交材料配件﹐無法達(dá)到公司的標(biāo)準(zhǔn)﹐但退已來不及出貨時﹐供應(yīng)商必須派人前來處理﹐及最迅速的補(bǔ)貨﹐來達(dá)到出貨準(zhǔn)時的目的.
5.6 供應(yīng)商與買家應(yīng)不定期的檢討質(zhì)量﹐成本等問題﹐以迎合雙贏的走勢.

6. 采購時間

6.1. 采購對供應(yīng)商的交期﹐應(yīng)嘹若如掌﹐才不會造成停工待料.
6.2. 采購對供應(yīng)商的備貨時間要詳知﹐才知如何下單以及插單是否可行.
6.3. 采購下單后﹐對交期的跟催與掌控,必須到位
6.4. 采購購料時間,在計劃生產(chǎn)的狀況下﹐必須依據(jù)采購方式來決定之.


7. 采購價格
7.1. 采購最適當(dāng)?shù)膬r格?
最低單價總不是采購是適當(dāng)?shù)末o如依最低單價采購﹐可能品質(zhì)會差﹐交期會延誤﹐配合會不好﹐所以最適當(dāng)單價是在既定品質(zhì)﹐交期或其它條件下﹐所能得到的價格為最適當(dāng).
7.2. 會影響物料價格的因素有哪些?
a. 物料成本影響物料價格的高低﹐中間不可能有大的差距.
b. 物料供需問題會影響物料價格的高低
c. 季節(jié)性變動會影響物料的高度
d. 經(jīng)濟(jì)循環(huán)會影響物料的價格
e. 內(nèi)部條件的變更會影響物料價格
f. 交易條件變更會影響物料的價格
g. 戰(zhàn)爭或天災(zāi)也會影響物料的價格
h. 不肖廠家壟斷市場也會影響物料的價格

7.3. 采購降低成本的途徑有哪些?
a. 改變采購技術(shù)
b. 尋找新廠商
c. 尋找物料的來源
d. 改變設(shè)計
e. 尋找替代的配件或材料
f. 改善加工作業(yè)
g. 標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)行
h. 降低維護(hù)費用
i. 改變搬運或儲運的方法

7.4. 產(chǎn)品成本要從哪方面降低?
a. 設(shè)計結(jié)構(gòu)的改變
b. 找尋新的廠家
c. 找尋新的客戶與市場
d. 改變制造方式
e.找尋替代品.
7.5. 成本如何分類?
a. 按因素分類﹕物料成本﹑人工成本﹑制造成本
b. 按產(chǎn)品關(guān)系分類:直接成本﹑間按成本
c. 按業(yè)務(wù)機(jī)能分類﹕制造成本﹑管理成本﹑銷售成本.



7.6. 工廠常見浪費成本?
a. 人員過多﹐3人能做完的事﹐安排5人做
b. 組織系統(tǒng)不明確﹐工作難以協(xié)條﹐權(quán)責(zé)不分.
c.生產(chǎn)無計劃﹐生產(chǎn)的時候頻頻更換機(jī)型浪費時間.
d.物料無計劃﹐庫存積壓過多﹐造成資金周轉(zhuǎn)不靈
e. 品質(zhì)不良率過高
f. 產(chǎn)品無標(biāo)準(zhǔn)化
g. 工廠流程排配不當(dāng).

8.采購程序
8.1. 采購程序包括哪些步驟﹕
a. 物控根據(jù)BOM與庫存計算出物料需求量后提出請購單交給采購部門
b. 尋找合適的購買時機(jī)
c. 收集供應(yīng)商資料
d. 詢價﹐比價﹐議價確認(rèn)供應(yīng)商價格
e. 與供應(yīng)商簽定采購合約并開具訂購單
f. 跟催供應(yīng)商交期
g. 根據(jù)進(jìn)貨驗收單了解供應(yīng)商質(zhì)量狀況﹐并對不良品設(shè)法加以處理.
h. 根據(jù)訂購單﹑送貨單﹑驗收單﹑發(fā)票等做核對單價﹑數(shù)量的請款作業(yè).

8.2. 采購程序有哪些控制點?
a. 采購計劃如何制定
b. 采購文件的準(zhǔn)備
c. 采購文件的基本內(nèi)容和要求
d. 采購文件的審批
e. 如何向合格的供應(yīng)商提交采購文件
f. 采購合同的審批
g. 采購合同的簽訂
h. 如何控制供應(yīng)商提供的采購文件
i. 如何向供應(yīng)商反饋采購物質(zhì)的品質(zhì)狀況
j. 如何在供應(yīng)商處驗證采購產(chǎn)品
k. 如何安排客戶對供應(yīng)商的產(chǎn)品驗證
l. 采購文件的保管
8.3. 物料跟催的方法有哪些?
采購跟催的方法﹕
a. 按訂單跟催(聯(lián)單法﹑統(tǒng)計法)
b. 按交期跟催c. 在跟催當(dāng)中必須用不定期或定期到廠商處做生產(chǎn)進(jìn)度狀況了解以確認(rèn)廠商是否有欺騙
d. 在跟催當(dāng)中﹐廠商有任何欺偏行為時﹐造成公司所有損失由廠商全部負(fù)責(zé)
e. 廠商無法準(zhǔn)時交貨采購人員到供應(yīng)商處協(xié)商時發(fā)現(xiàn)根本沒有生產(chǎn)﹐應(yīng)立即要求老板更換生產(chǎn)線﹐如不更換立即把大電閘關(guān)掉.
8.4. 物料進(jìn)度落后應(yīng)采取什么措施:
物料供應(yīng)落后時會影響生產(chǎn)計劃以及無法準(zhǔn)時交期﹐所以采購人員必須要有以下對策﹕
a. 要與供應(yīng)商立即協(xié)商﹐并得到確定的進(jìn)貨時間
b. 要立即通知物控人員﹐告知正確時間
c. 與技術(shù)部協(xié)商是否替代品
d. 必要時更改生產(chǎn)計劃
e. 如物料落后依然無法入廠﹐必須通知業(yè)務(wù)部門與客戶聯(lián)系
f. 采購部必須派人駐廠跟催
9. 表單(相關(guān)文件)﹕
物料請購單.
訂購單.
進(jìn)料驗收單.
采購協(xié)議書.
報價單.
調(diào)升﹑調(diào)降單價每月月報表
合同評審程序
品質(zhì)管理程序
采購過程與成本績效管理(ppt)