使用Excel2003考勤記錄模板制作考勤表
目前為止,單位考勤用考勤機、打卡機、指紋識別設(shè)備的很多。但仍有很多單位還在用紙 制簽到考勤，月底人工統(tǒng)計。之間些許手工誤差總是帶來很多麻煩。本節(jié)我們不考慮使 用昂貴的考勤設(shè)備，僅用Excel2003的考勤記錄模板來制作一張智能化的考勤表。 　　也許您曾想過用 Excel 編幾個函數(shù)來解決，但繁瑣的計算公式可能讓您放棄了這個念頭，其實Excel2003的模板 里就有一個建好的考勤表，您只要花上五分鐘做一下簡單的設(shè)置就好了。 　　一、激活考勤表模板 　　之所以在這里叫激活，是因為它在默認時沒有安裝的，所以，您最好先把 office 2003安裝光盤準備好，然后，點擊“新建”菜單“新建工作簿→本機上的模板→電子方案表格 →考勤記錄”，當(dāng)它提示您插入光盤時按照屏幕提示做就行了。稍后，就會看到一個漂亮 的考勤表界面。如圖1。 [pic] 　　二、更改默認設(shè)置 　　既然是電子考勤簿，那么有三點是最為重要的，一是自動統(tǒng)計，二是外人不能隨意 修改，三是輸入的數(shù)據(jù)不能出錯，比如把病假輸成- 1，恐怕誰也搞不懂是什么意思，接下來我們就來說說這三點。 　　1、 解鎖考勤表 　　新考勤表默認是加鎖狀態(tài)，除了輸入數(shù)據(jù)外，我們將無法對其作任何操作，因此， 首先要點擊“工具”菜單→“保護→撤銷工作表保護”來對其解鎖。 　　2、 修改允許數(shù)據(jù) 　　我們要求用數(shù)字1來代表該員工當(dāng)天因故休假，用空值代表當(dāng)天未休假。所以，要設(shè) 置每個單元格只能接受數(shù)字1或空，除了這兩個值以外的其它字符將提示輸入錯誤。 　　用鼠標(biāo)拖選1月1日至12月31日所有單元格，點擊“數(shù)據(jù)”菜單→“有效性”，在彈出的如 圖2對話框中將軟件默認的最大值“8”改為“1”，然后，將“出錯警告”標(biāo)簽里的“錯誤信息 ”也改成要求的內(nèi)容。 [pic] 　　3、 重新加鎖 　　重新加鎖的目的在于方便我們的日常使用以及保護公式的安全，由于表格中需要設(shè) 置的單元格均已預(yù)設(shè)好，這里只需點擊“工具”菜單→“保護→保護工作表”即可完成表格的 加鎖工作。 　　小提示：加鎖后的考勤表首次打開后會自動停在“單位”一格中，這時，用Tab鍵會自 動在需要輸入的單元格內(nèi)跳轉(zhuǎn)，方便進行操作。 　　三、制作其它員工的考勤表 　　1、復(fù)制考勤表 　　大家也許都會發(fā)現(xiàn)，這時的考勤表只能反映一位員工的考勤情況，那該如何反映其 它人的數(shù)據(jù)呢？方法是，右鍵點擊最底下“Sheet 1”標(biāo)簽，然后選擇“移動或復(fù)制工作表”在彈出的對話框中勾選“建立副本”后確定即可。 　　2、 重命名考勤表 　　為便于查找，我們將復(fù)制好的幾個考勤表標(biāo)簽均改為該員工的姓名。雙擊標(biāo)簽名， 然后輸入該員工名字即可。 [pic] 　　四、為考勤表增設(shè)密碼 　　由于考勤記錄涉及到方方面面的問題，所以一定要保證其它人員無法擅自修改或查 看該表。方法就是設(shè)置打開與編輯密碼。點擊“文件”菜單“另存為→工具→常規(guī)選項”，在 如圖4的對話框中設(shè)置“打開權(quán)限密碼”和“編輯權(quán)限密碼”項中輸入您的密碼后保存文件即 可。 [pic] 　　小提示：“打開權(quán)限密碼”含義是每當(dāng)打開該表格時，系統(tǒng)會提示輸入密碼，當(dāng)密碼 不正確時，將無法看到表格內(nèi)容?！靶薷臋?quán)限密碼”的含義是沒有提供正確的密碼時將無 法實施修改，但可以直接看到表格內(nèi)容 　　五、總結(jié) 　　經(jīng)過上面幾步操作，相信您已經(jīng)制作出一個可以幫您應(yīng)付普通考勤統(tǒng)計的表格了， 要是您對Excel的使用很熟悉，還可以在里面新建一個匯總表，然后通過自動調(diào)用各表匯 總數(shù)據(jù)來實現(xiàn)排假，部門考勤匯總等工作，或者直接將績效考核公式代入其中，讓計算 機直接生成當(dāng)月工資單。
使用Excel2003考勤記錄模板制作考勤表