流程管理的三次優(yōu)化
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AMT咨詢認為所謂流程,就是有輸入、有輸出、有處理的過程。我們將流程分成兩類,一類是增值型流程,另一類是非增值型的流程。比如一個企業(yè)財務(wù)部門的流程屬于增值型流程,因為財務(wù)部門可以保證一個企業(yè)整體的增值。所以我們說企業(yè)的管理部門都是因能保證企業(yè)的整體或者某一部分的效益最大化而產(chǎn)生的。對于流程本身,要特別關(guān)注兩點:一個是要注意你的目標是客戶,另一個要注意能否給你的客戶創(chuàng)造價值。比如一個訂單所涉及的流程,我們會發(fā)現(xiàn)它要關(guān)注的幾個地方:顧客、企業(yè)戰(zhàn)略、涉及到的企業(yè)的多個組織、輸入、輸出,最后是衡量這個流程用的績效指標。
從要見實效的角度來看,流程管理有幾個關(guān)鍵:第一個關(guān)鍵就是流程管理的關(guān)注目標。主要是兩個方面,一個是怎樣支撐企業(yè)的戰(zhàn)略,另一個是企業(yè)所面臨的問題。第二個關(guān)鍵是不能忘記流程的本質(zhì)是流程的增值。它關(guān)注兩個點,一個是企業(yè)整體的增值,一個是某一流程的增值。第三個關(guān)鍵就是流程的特點。流程是端到端的,它是跨組織的,它不會根據(jù)某個組織確定流程。
為什么很多企業(yè)在流程再造之后并沒有最終獲得成功?AMT咨詢經(jīng)過分析其原因發(fā)現(xiàn),企業(yè)需要階段性的再造,要在過程中持續(xù)性地改善流程。根據(jù)流程的一些特性我們得出:我們把流程分層下來,進行分層改善;還可以將流程分類,進行分類改善;另外,我們也可以針對問題來改善。流程的優(yōu)化則可以變成一個持續(xù)改善的過程。
流程管理有很豐富的工具,所有這些工具我們都不排斥。企業(yè)要解決什么問題,要達成什么樣的目標?,從流程的角度去切入,只要能更好地達成這個目標,所有的工具和方法都會為我們所用。流程本身就是一個工具,是企業(yè)業(yè)務(wù)的表述工具。
表述企業(yè)整體業(yè)務(wù)的流程叫企業(yè)模型,表述某一個業(yè)務(wù)領(lǐng)域的流程叫做業(yè)務(wù)模型。最后再分級下來,可以變成很多的流程,流程可以拆成很多的級,不斷地拆下來,最后就到了手冊和表單。這就是流程分類分級的體系,而這個體系正好對應(yīng)了我們對企業(yè)不同業(yè)務(wù)的不同表述。如流程的框架體系表述了企業(yè)的業(yè)務(wù)模式,而流程表述了企業(yè)業(yè)務(wù)具體怎么去運轉(zhuǎn),手冊和表單反映企業(yè)業(yè)務(wù)的規(guī)范和標準。實際上我們可以分層去優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)模式,企業(yè)的組織,優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù),最后讓企業(yè)的業(yè)務(wù)標準化和知識化?;谶@樣的分析,流程體系優(yōu)化可以用這樣一個體系來表述:一個診斷、三次優(yōu)化、兩個落實、一個推動。一個診斷就是要找目標。從兩個方面找目標,一個是找達成企業(yè)戰(zhàn)略要求的目標,一個找到企業(yè)需要解決的問題。找到目標后,流程優(yōu)化就有了方向。
三次優(yōu)化首先是框架體系的優(yōu)化。框架體系的優(yōu)化是優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)模式、優(yōu)化企業(yè)的資源配置,最后我們還可以優(yōu)化企業(yè)的職能,提升企業(yè)組織的效率;然后就是流程的優(yōu)化。流程的優(yōu)化其實是框架體系優(yōu)化——優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)模式最后能落地在流程上。這個方面的流程優(yōu)化就是要通過流程優(yōu)化的手段把企業(yè)的問題解決掉;第三個優(yōu)化叫流程的標準化。是把企業(yè)一些具體的做事流程、在這個流程里做事的規(guī)范做事的標準、做事的知識沉淀下來,然后標準化下來。
所有的這三個流程優(yōu)化的最終結(jié)果必須落地,企業(yè)才可以去執(zhí)行。兩個落實即框架體系的優(yōu)化和流程的優(yōu)化一定要落到組織上去。這里所說的組織涉及到一個比較廣義的組織,包括企業(yè)的組織架構(gòu)、企業(yè)部門的設(shè)置、職能的設(shè)置、崗位的職責(zé)等;第二要落到流程的作業(yè)手冊上。作業(yè)手冊包括兩方面的內(nèi)容:一個是流程。另一個是流程運轉(zhuǎn)的一系列的操作順序、操作規(guī)范、操作標準,及相關(guān)的知識。最終實現(xiàn)效果還要有一個推動——考評。沒有考評所有的標準規(guī)范都沒法執(zhí)行。另外要注意要有激勵,沒有激勵就沒有動力,大家就不會去做這件事情。
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