為何業(yè)績(jī)管理難見(jiàn)業(yè)績(jī)?--指標(biāo)的目標(biāo)值設(shè)定篇
作者:張慶西 140
今天的主題“為何業(yè)績(jī)管理難見(jiàn)業(yè)績(jī)?”中,目標(biāo)值確定科學(xué)與否,也極大地影響了業(yè)績(jī)管理體系的“業(yè)績(jī)”發(fā)揮。業(yè)績(jī)管理難見(jiàn)業(yè)績(jī)的原因有很多,筆者將主要原因歸納如下:如指標(biāo)設(shè)計(jì)是否科學(xué)、是否有指標(biāo)內(nèi)涵界定、權(quán)重設(shè)計(jì)是否科學(xué)、目標(biāo)值是否科學(xué)、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)是否科學(xué)、資料來(lái)源是否明確、業(yè)績(jī)管理流程是否明確、業(yè)績(jī)管理操作責(zé)任與分工是否明確、是否按照業(yè)績(jī)管理“四大環(huán)節(jié)”(業(yè)績(jī)計(jì)劃、日常指導(dǎo)、業(yè)績(jī)考核、結(jié)果應(yīng)用)進(jìn)行操作,最后就是每個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行是否認(rèn)真、到位等九大環(huán)節(jié),這九大環(huán)節(jié)的任一環(huán)節(jié)做的不好,都直接影響到業(yè)績(jī)操作的效果。根據(jù)筆者多年業(yè)績(jī)管理咨詢經(jīng)驗(yàn)對(duì)上述九大環(huán)節(jié)逐一進(jìn)行闡述,又加了個(gè)認(rèn)真篇,共分為十大篇,本節(jié)闡述第三篇即目標(biāo)篇。
一、目標(biāo)本身的要求
績(jī)效管理的重點(diǎn)是溝通,而不是填寫(xiě)表單。但溝通的重點(diǎn)有兩個(gè),一個(gè)是在KPI計(jì)劃階段,即確定指標(biāo)與目標(biāo)值時(shí),要重點(diǎn)地與被考核人溝通要考核什么,以及要達(dá)到什么目標(biāo);第二個(gè)溝通是考核評(píng)分之后的績(jī)效面談,要告訴被考核人,哪些業(yè)績(jī)做得好,哪些需要改進(jìn),哪些被扣分,哪些被加分,要讓被考核人知道下一步改進(jìn)方向,體現(xiàn)績(jī)效管理的宗旨。
目標(biāo)設(shè)定的科學(xué)與否,也直接影響到績(jī)效管理操作的效果,那科學(xué)的績(jī)效管理體系對(duì)目標(biāo)有什么要求呢?
1、首先,好的目標(biāo)必須具有SMART特征,即目標(biāo)要具體,目標(biāo)要可以測(cè)量,目標(biāo)要具可達(dá)到性,目標(biāo)也要現(xiàn)實(shí),同時(shí)目標(biāo)也要規(guī)定時(shí)間完成即時(shí)限性。確實(shí)一個(gè)好的目標(biāo)必須同時(shí)具備上述特征,有關(guān)這方面,市面有很多書(shū)籍講解,筆者不再贅述。但僅僅有上述,還不完美,還需要具備如下特征。
2、目標(biāo)還要保持上下級(jí)的一致性,沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的績(jī)效管理設(shè)計(jì)者往往容易偏差,即一個(gè)指標(biāo)從上到下分解,目標(biāo)值不一致,說(shuō)白了就是下屬都完成了自己的目標(biāo),但上級(jí)該指標(biāo)卻完不成。
3、一經(jīng)設(shè)定,原則上不輕易改變。這里就沒(méi)有太多要解釋的,如果變化太頻繁,會(huì)讓下屬感覺(jué)目標(biāo)沒(méi)有權(quán)威性,因而不再重視目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
二、目標(biāo)值直接來(lái)源
績(jī)效管理體系設(shè)計(jì)的重中之重是設(shè)計(jì)一張科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)和內(nèi)容完整的評(píng)分卡(有些企業(yè)也叫考核表),根據(jù)筆者多年績(jī)效管理體系設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn),評(píng)分卡必備七大項(xiàng),這七大項(xiàng)分別是指標(biāo)、指標(biāo)定義、權(quán)重、目標(biāo)值、實(shí)際值、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、資料來(lái)源。那么,目標(biāo)值是如何來(lái)確定的呢?它有如下來(lái)源,下文來(lái)詳述之。
1、戰(zhàn)略目標(biāo) 目標(biāo)的根本來(lái)源是戰(zhàn)略目標(biāo),因?yàn)榭?jī)效管理的目的是為了實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略,它本身也是戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的工具。按照業(yè)績(jī)管理的邏輯是每年將戰(zhàn)略目標(biāo)分解為年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃套入績(jī)效管理之中,工作的績(jī)效就是實(shí)際完成與計(jì)劃對(duì)比。
2、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃 年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃是戰(zhàn)略落實(shí)的細(xì)化計(jì)劃,是把抽象的戰(zhàn)略進(jìn)一步落地的舉措,由于績(jī)效管理是作為戰(zhàn)略落地的工具,理所當(dāng)然地使得年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃成為評(píng)分卡上的指標(biāo)的目標(biāo)值。舉例說(shuō)明,戰(zhàn)略要求公司在國(guó)內(nèi)尋找5家以上戰(zhàn)略性供應(yīng)商,作為長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作伙伴,作為對(duì)戰(zhàn)略落實(shí)的年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃中,規(guī)定2010年在全國(guó)尋找至少2家戰(zhàn)略合作伙伴,那么在考核采購(gòu)系統(tǒng)負(fù)責(zé)人時(shí),就需要相應(yīng)地設(shè)計(jì)指標(biāo),同時(shí)該指標(biāo)的的目標(biāo)值就是不低于2家戰(zhàn)略合作伙伴。
3、預(yù)算 預(yù)算也是公司重要的管理工具,預(yù)算制訂的依據(jù)是公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,尤其是在費(fèi)用控制這方面的績(jī)效管理指標(biāo)的目標(biāo)值都是來(lái)源于預(yù)算數(shù)字。舉個(gè)例子“部門(mén)預(yù)算控制”,每個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人都需要考核有這個(gè)指標(biāo),該指標(biāo)的目標(biāo)值即為預(yù)算。
4、日常的工作計(jì)劃 這個(gè)和指標(biāo)來(lái)源一樣,有很多企業(yè)的考核周期是月度,在每月的工作總結(jié)發(fā)現(xiàn)的工作的薄弱環(huán)節(jié)可能就是下個(gè)月的考核指標(biāo),該考核指標(biāo)的目標(biāo)值就是日常的工作計(jì)劃,這種做法反映了績(jī)效管理不是為考核,而是工作改進(jìn)。筆者在一家客戶的例子說(shuō)明了這些,生產(chǎn)系統(tǒng)在月度總結(jié)中,發(fā)現(xiàn)有大量的人為斷板,這個(gè)在之前的設(shè)計(jì)的考核表上沒(méi)有相應(yīng)的指標(biāo)予以考核,在會(huì)議上,生產(chǎn)負(fù)責(zé)人要求下月人為斷板必須降低50%,于是人力資源在做下月的考核表是加入了該項(xiàng)考核指標(biāo),并將目標(biāo)值定為降低50%。
5、崗位說(shuō)明書(shū) 尤其對(duì)職能部門(mén)進(jìn)行考核時(shí),有相當(dāng)?shù)闹笜?biāo)來(lái)自于崗位說(shuō)明書(shū),當(dāng)然,指標(biāo)的目標(biāo)值也是來(lái)自崗位說(shuō)明書(shū)。例如,對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理員的崗位說(shuō)明書(shū)的其中一條職責(zé)是這樣的規(guī)定:“確保帳、物、卡三者數(shù)據(jù)一致”,有這么一條職責(zé),對(duì)倉(cāng)管的考核指標(biāo)“帳、物、卡三者不一致的品種數(shù)”,目標(biāo)值為全部一致,只要出現(xiàn)一個(gè)品種不一致即進(jìn)行扣分。
三、目標(biāo)的間接來(lái)源
在“目標(biāo)的直接來(lái)源”里,我們闡述了目標(biāo)可以拿來(lái)即用的幾個(gè)出處,如預(yù)算,這些都是在考核之前做好的現(xiàn)成東西,做考核表時(shí)拿來(lái)套用即可,這些企業(yè)相對(duì)來(lái)說(shuō)有一定的管理基礎(chǔ)。但現(xiàn)實(shí)中,還有一些指標(biāo)沒(méi)有現(xiàn)成東西拿來(lái)套用,或者企業(yè)的基礎(chǔ)管理低下,根本就沒(méi)有詳細(xì)的戰(zhàn)略、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算,甚至連崗位說(shuō)明書(shū)都沒(méi)有,這在中國(guó)私營(yíng)企業(yè)中很普遍,面對(duì)這種情況如何設(shè)計(jì)指標(biāo)的目標(biāo)值?
這種情況下,設(shè)計(jì)績(jī)效管理體系的方法有兩種,先補(bǔ)課,把戰(zhàn)略、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、預(yù)算和崗位說(shuō)明書(shū),先做好,然后再來(lái)設(shè)計(jì)績(jī)效管理體系,當(dāng)然,即使這種方式,仍然會(huì)有一部分指標(biāo)的目標(biāo)值確定需要利用間接來(lái)源來(lái)確定;第二種方法即是先用間接法設(shè)計(jì)業(yè)績(jī)管理體系,在推行績(jī)效管理體系過(guò)程中逐步完善上述內(nèi)容。
間接法確定目標(biāo)值時(shí)可以借助這樣一些方法,如歷史數(shù)據(jù)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、客戶要求、試錯(cuò)法、排序法等,下面來(lái)詳細(xì)闡述。
1、歷史數(shù)據(jù)法 這種方法的邏輯非常簡(jiǎn)單,即現(xiàn)在是歷史的延續(xù),當(dāng)現(xiàn)在與過(guò)去時(shí)間跨度內(nèi),外界環(huán)境未發(fā)生根本性變化時(shí),這種方法很有效,相反,在市場(chǎng)高速成長(zhǎng)、外界環(huán)境急劇變化時(shí)這種方法就失去價(jià)值。為了便于讀者的理解,我舉例說(shuō)明。在設(shè)計(jì)對(duì)銷售經(jīng)理的評(píng)分卡時(shí),銷售額指標(biāo)的目標(biāo)值確定,可以參考去年同期的銷售額,如去年同期是600萬(wàn),同時(shí)預(yù)計(jì)市場(chǎng)的增長(zhǎng)率5-10%,故可以確定本月目標(biāo)為660萬(wàn)。
另一個(gè)例子,是我的一個(gè)咨詢客戶,它們?cè)瓉?lái)對(duì)財(cái)務(wù)經(jīng)理的KPI考核沒(méi)有總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率指標(biāo),為了督促財(cái)務(wù)經(jīng)理關(guān)注應(yīng)收、原材料庫(kù)存及成品庫(kù)存的管理,我們給財(cái)務(wù)經(jīng)理的考核表加了總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率指標(biāo),指標(biāo)加上容易,但要確定這個(gè)指標(biāo)的目標(biāo)值是多少,由于經(jīng)營(yíng)環(huán)境最近幾年未發(fā)生根本性變化,所以我們使用了歷史數(shù)據(jù),即第一步統(tǒng)計(jì)了去年全年的總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率數(shù)值,在這個(gè)數(shù)值的基礎(chǔ)上我們制訂了,幾年要提高20%目標(biāo),即對(duì)去年的周轉(zhuǎn)率乘了1.2倍,即作為幾年的目標(biāo)值。
2、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手 在有些情況下,我們又不能根據(jù)歷史數(shù)據(jù)來(lái)確定目標(biāo),因?yàn)闅v史數(shù)據(jù)已經(jīng)太落后了,我們需要看我們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手做到什么程度了,尤其是看行業(yè)中的領(lǐng)先者,這也就是所謂的“標(biāo)桿管理法”。舉例說(shuō)明,過(guò)年我們的準(zhǔn)時(shí)交貨率只有75%,這是歷史數(shù)據(jù),但今年市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)迅速變得慘烈起來(lái),競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的準(zhǔn)時(shí)交貨率都達(dá)到了95%,客戶越來(lái)越看重準(zhǔn)時(shí)交貨能力,在這種情況下,我們今年再給相關(guān)部門(mén)考核準(zhǔn)時(shí)交貨率時(shí),目標(biāo)值定在比去年稍高的水平如80%已經(jīng)不合時(shí)宜,我們必須定90%或95%,否則我們無(wú)法參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。
3、客戶要求 企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)地位,必須滿足甚至超出客戶的期望,滿足客戶的要求是企業(yè)生存的準(zhǔn)則(當(dāng)然,客戶的無(wú)理要求除外)。滿足客戶需要是企業(yè)奮斗的目標(biāo),這種目標(biāo)如何傳遞給自己的員工,變成員工的工作行為,需要績(jī)效管理體系,考核評(píng)分表的目標(biāo)值項(xiàng)即為客戶要求或期望,這點(diǎn)相信大家都很容易理解。
為了更清楚說(shuō)明問(wèn)題,我舉一個(gè)例子,過(guò)去客戶投訴,企業(yè)往往會(huì)發(fā)生部門(mén)之間給客戶“踢皮球”現(xiàn)象,讓客戶非常不滿。現(xiàn)在客戶對(duì)企業(yè)的投訴,要求企業(yè)能“一站式”解決,或者叫“首問(wèn)負(fù)責(zé)制”,基于客戶的要求,企業(yè)對(duì)營(yíng)銷系統(tǒng)(銷售、客服等)考核時(shí),以客戶的要求作為目標(biāo)值。這樣的好處是顯而易見(jiàn)。
4、試錯(cuò)法 我們?cè)诮o客戶設(shè)計(jì)績(jī)效管理體系時(shí),有時(shí)候會(huì)面臨既沒(méi)有歷史數(shù)據(jù)、又沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的資料、也無(wú)客戶要求。在這種情況下,我們可以使用試錯(cuò)法,先估計(jì)一個(gè)目標(biāo)值,然后通過(guò)2-3輪的考核統(tǒng)計(jì),然后對(duì)目標(biāo)值進(jìn)行修改,然后就可以確定目標(biāo)值了。為了讀者理解,舉例說(shuō)明。筆者在給一家油漆企業(yè)做管理咨詢時(shí),當(dāng)時(shí)要考核調(diào)色中心的調(diào)色損耗率,這個(gè)指標(biāo)過(guò)去都沒(méi)有統(tǒng)計(jì)過(guò),故沒(méi)有歷史數(shù)據(jù),由于客戶設(shè)備的特殊性,也無(wú)法找到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的數(shù)據(jù),由于這是內(nèi)部營(yíng)運(yùn)指標(biāo),所以客戶不會(huì)對(duì)此提出什么要求。這個(gè)指標(biāo)非常重要,必須納入對(duì)調(diào)色中心負(fù)責(zé)人的業(yè)績(jī)考核中,在這種情況下,我們用了試錯(cuò)法,先估計(jì)一個(gè)目標(biāo)值5%,然后經(jīng)過(guò)2個(gè)月的實(shí)際運(yùn)行統(tǒng)計(jì),實(shí)際值都在11%左右,于是在第三個(gè)月我們將目標(biāo)值調(diào)整為8%,取得了很好效果。
5、排序法 有時(shí)候在設(shè)定目標(biāo)值時(shí),沒(méi)有其它絕對(duì)值作為參考依據(jù),或者沒(méi)有必要使用絕對(duì)數(shù)值作為參考依據(jù),我們就可以使用排序法。例如,美國(guó)西南每月向員工公布西南航空公司在航空公司里的排名,這個(gè)排名是由美國(guó)航空業(yè)雜志,根據(jù)客戶投訴、行李托運(yùn)效率、準(zhǔn)點(diǎn)情況綜合做出的。這種排名可以作為相關(guān)負(fù)責(zé)人考核的目標(biāo)值,例如必須保持在第一、第二的名次。
綜上所述,好的目標(biāo)體系是一面旗幟,它指引著員工向組織期望的方向前進(jìn),但愿企業(yè)績(jī)效管理的設(shè)計(jì)牽頭人,在實(shí)操中體味目標(biāo)設(shè)計(jì)奧秘。
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