由于電腦的普及，許多材料都存儲(chǔ)在電腦或U盤(pán)里，不少企業(yè)忽略了檔案管理，文件隨處可見(jiàn)，資料用過(guò)就扔，沒(méi)有一點(diǎn)安全保密觀念。當(dāng)然這從另一方面反映出新時(shí)期檔案管理的新特點(diǎn)。一個(gè)沒(méi)有檔案的企業(yè)就像一個(gè)沒(méi)有歷史的國(guó)度，沒(méi)有歷史的國(guó)度遲早會(huì)消亡。沒(méi)有檔案的企業(yè)如何積累自己企業(yè)的歷史、完善和總結(jié)企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，一定是個(gè)難題。

今天我們先說(shuō)說(shuō)檔案管理的好處，即作用和意義，再談?wù)勑聲r(shí)期企業(yè)檔案應(yīng)該怎么管。

一、檔案管理的作用和意義

1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長(zhǎng)歷程

首先聲明，不想成長(zhǎng)的企業(yè)勿需檔案管理。檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時(shí)開(kāi)業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰(shuí)，何時(shí)盈利，何時(shí)擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過(guò)幾次、掌門(mén)人有無(wú)變動(dòng)等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時(shí)平穩(wěn)、何時(shí)動(dòng)蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

企業(yè)檔案無(wú)不涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒(méi)有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個(gè)人處置，勢(shì)必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識(shí)。

3、決策制訂的參謀和幫手

企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或http://fanshiren.cn方案對(duì)比，沒(méi)有檔案就無(wú)法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強(qiáng)過(guò)活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時(shí)候。做決策離不開(kāi)檔案資料。

4、企業(yè)文化的活標(biāo)本

很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請(qǐng)專(zhuān)家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識(shí)在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映（參閱張國(guó)祥老師文章《企業(yè)規(guī)范化管理之企業(yè)文化》）。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來(lái)的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時(shí)，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價(jià)值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補(bǔ)充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來(lái)了。

5、企業(yè)宣傳的資料庫(kù)

檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時(shí)，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時(shí)抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財(cái)，準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實(shí)可信，對(duì)宣傳和擴(kuò)大企業(yè)影響力有百利而無(wú)一害。檔案管理實(shí)在是一舉多得的事情。

6、員工成長(zhǎng)的斷代史

很多企業(yè)員工進(jìn)來(lái)時(shí)一張表，出去時(shí)還是一張表。更有甚者，這個(gè)員工一走，這一張表也不知什么時(shí)候就消失得無(wú)影無(wú)蹤了。這實(shí)在是大錯(cuò)特錯(cuò)的事。人事部門(mén)對(duì)于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門(mén)。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說(shuō)不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點(diǎn)夸張，但并非沒(méi)有可能。人事部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時(shí)記錄員工成長(zhǎng)的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長(zhǎng)歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長(zhǎng)的斷代史。

二、如何管理企業(yè)檔案

1、分類(lèi)整理、統(tǒng)一存放

一個(gè)成規(guī)模的企業(yè)應(yīng)該有專(zhuān)門(mén)的檔案室或資料庫(kù)，特別是電腦的普及運(yùn)用，檔案管理顯得更加重要。凡使用電腦軟件的企業(yè)，都會(huì)定期產(chǎn)生大量的報(bào)表，這些報(bào)表一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱，多數(shù)就成了廢紙一張，有保密觀念的，會(huì)撕碎扔掉；沒(méi)有保密觀念的，通常就是揉搓一下隨手一扔。給企業(yè)的商業(yè)機(jī)密安全工作帶來(lái)極大隱患。

企業(yè)必須建立健全檔案管理制度和保密守則。對(duì)各種各樣的資料收集、發(fā)放、登記、分類(lèi)、回收、存檔、保管、保密等級(jí)、保管期限、銷(xiāo)毀等，做出統(tǒng)一而明確的規(guī)定。這些資料包括文字的、影像的、光碟的等等。

2、集中管理、信息共享

企業(yè)檔案必須集中管理，但是一定要方便共享。數(shù)據(jù)資料設(shè)定權(quán)限密碼，以方便工作查閱而又不易泄密為原則。數(shù)據(jù)庫(kù)管理必須嚴(yán)格復(fù)制、傳播登記手續(xù)。文字資料一律實(shí)行審批制度，原則上以在資料室閱讀為主，因工作需要必須借出時(shí)，實(shí)行先批準(zhǔn)、登記、再借用制度。嚴(yán)格控制資料丟失。

3、電子檔案，文字目錄

凡是只有電子文檔，而沒(méi)有文字資料的重要資料，必須編寫(xiě)文字目錄，列明文檔生成時(shí)間、起草人、審核、批準(zhǔn)及生效時(shí)間，資料保管人。電子文檔最大的好處是不易篡改，哪怕更改一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，文檔時(shí)間就會(huì)自動(dòng)更新。所以能夠進(jìn)行電子文檔處理的企業(yè)都應(yīng)該進(jìn)行電子化處理。

同時(shí)，企業(yè)的文字資料也要編制電子目錄，方便管理、方便查找，也可以防止丟失。

4、每年編寫(xiě)企業(yè)大事記

企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)該每年組織一次企業(yè)大事記編寫(xiě)工作，這既是對(duì)企業(yè)全年工作的一個(gè)回顧和總結(jié)，也是為后人了解企業(yè)成長(zhǎng)提供方便。當(dāng)然企業(yè)也要事先確定一個(gè)大事記的入選標(biāo)準(zhǔn)。不能太濫，太濫就沒(méi)有意義了。

5、保守機(jī)密、人人有責(zé)

企業(yè)檔案管理絕不是檔案部門(mén)的事情，而是企業(yè)人人有責(zé)的大事。商業(yè)機(jī)密關(guān)系企業(yè)存亡，沒(méi)有一個(gè)人可以說(shuō)這不關(guān)我的事。企業(yè)內(nèi)部員工人人都在享用企業(yè)機(jī)密，每天的早會(huì)晚會(huì)都在通報(bào)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)，這都是商業(yè)機(jī)密。人人有責(zé)不是空話(huà)。

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