文件控制程序
為了使文件、資料的發(fā)放和管理能有效地控制，能保證在環(huán)境管理體系運(yùn)行中的各個(gè)場(chǎng)所，使用相應(yīng)文件的有效版本，并且能夠及時(shí)地從所有發(fā)放場(chǎng)所撤消作廢的文件，建立文件控制程序。
2 適用范圍
本程序適用于公司環(huán)境管理體系文件的控制。
3 職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書與方針、目標(biāo)指標(biāo)等；
3.2環(huán)境管理者代表負(fù)責(zé)審核環(huán)境手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和目標(biāo)指標(biāo)等；
3.3綜合辦公室負(fù)責(zé)公司環(huán)境管理體系文件的編制，負(fù)責(zé)環(huán)境管理體系文件的發(fā)放、更改、回收的管理和控制；
3.4各科室負(fù)責(zé)本科室內(nèi)部環(huán)境管理體系文件的管理。
4 程序
4.1文件的編制、批準(zhǔn)和發(fā)布
4.1.1文件的分類
a、 環(huán)境管理手冊(cè)
b、 環(huán)境管理程序
●ISO14001：1996標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序；
●公司為確保環(huán)境管理體系過(guò)程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件，詳見(jiàn)《程序文件目錄》
c 、第三層次文件
●管理制度
●外來(lái)文件或者資料
d、第四層次文件
記錄：體系運(yùn)行產(chǎn)生的各種記錄。
4.1.2文件的編寫與審批
4.1.2.1各類文件的編制與起草部門，對(duì)其所起草的文件都必須經(jīng)過(guò)規(guī)定的責(zé)任人員審核和批準(zhǔn)后方能發(fā)布。
文件類別 編 制 審 核 批 準(zhǔn)
環(huán)境手冊(cè) 綜合辦公室 環(huán)境管理者代表 總經(jīng)理
程序文件 綜合辦公室 環(huán)境管理者代表 總經(jīng)理
作業(yè)指導(dǎo)書 綜合辦公室/各相關(guān)部門 環(huán)境管理者代表 總經(jīng)理
內(nèi)審報(bào)告 綜合辦公室 環(huán)境管理者代表 總經(jīng)理
管理評(píng)審報(bào)告 綜合辦公室 環(huán)境管理者代表 總經(jīng)理
浙江盾安精工股份有限公司 文 件 控 制 程 序 編號(hào) -EP05
版本 A 0
EMS程序文件 頁(yè)次 2/ 4
4.1.2.2環(huán)境體系文件應(yīng)保持清晰，語(yǔ)句應(yīng)通順，易于理解和參照?qǐng)?zhí)行。
4.1.2.3文件應(yīng)說(shuō)明文件編制的目的、使用范圍、相應(yīng)職責(zé)具體的要求（和程序）、所需的記錄等。
4.1.2.4文件中應(yīng)注明相應(yīng)參考文件的名稱，以利于檢索，綜合辦公室應(yīng)編制并定期更新各類文件的受控清單，以便于執(zhí)行部門檢索。

4.2文件的編號(hào)方法
4.2.1 環(huán)境管理手冊(cè)的編號(hào)
ZJDA-EMS-XX-X

版本號(hào)（A、B、…………依次類推）
順序號(hào)（01、02、…………依次類推）
浙江盾安精工股份環(huán)境管理手冊(cè)代號(hào)
4.2.2 程序文件
ZJDA-EP-XX-X

版本號(hào)（A、B、…………依次類推）
順序號(hào)（01、02、…………依次類推）
浙江盾安精工股份環(huán)境管理體系程序文件代號(hào)
4.2.3 作業(yè)指導(dǎo)書
ZJDA-EWG-XX-X

版本號(hào)（A、B、…………依次類推）
順序號(hào)（01、02、…………依次類推）
浙江盾安精工股份環(huán)境管理體系作業(yè)指導(dǎo)書代號(hào)
4.2.4 記錄
ZJDA-ER-XX-X

版本號(hào)（A、B、…………依次類推）
順序號(hào)（01、02、…………依次類推）
浙江盾安精工股份環(huán)境管理體系記錄代號(hào)

4.2.5 版本標(biāo)識(shí)
版本標(biāo)識(shí)采用數(shù)字遞增方法，最初版表示為“A.0”，每修訂1次，版本號(hào)遞增0.1，當(dāng)文件修改部分大于1/3時(shí)，文件應(yīng)換版，版本號(hào)也向前遞增。



浙江盾安精工股份有限公司 文 件 控 制 程 序 編號(hào) -EP05
版本 A 0
EMS程序文件 頁(yè)次 3/ 4
4.3文件的配置和發(fā)放
4.3.1環(huán)境管理體系文件(手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書)由綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)放。
4.3.2文件發(fā)放部門，應(yīng)填寫《文件發(fā)放回收登記表》并對(duì)受控文件注分發(fā)號(hào)，收文部門簽收，收文部門應(yīng)填寫《部門使用文件記錄》，以便確認(rèn)。
4.4文件受控與非受控
4.4.1受控文本——指對(duì)文本的每一次修訂、換版，負(fù)責(zé)進(jìn)行修訂的部門，需通知文本的持有者，并同時(shí)對(duì)其特有的文本進(jìn)行相應(yīng)的修改、換版，舊版同時(shí)回收的文本。受控文本一般用于公司內(nèi)部管理。
4.4.2非受控文本——指對(duì)文本一切修訂、換版，負(fù)責(zé)進(jìn)行修訂的部門不需通知文本持有者，也不需進(jìn)行相應(yīng)的修改、換版和回收的文本。非受控文本一般用于學(xué)習(xí)和交流。
4.4.3受控文本蓋“受控”章，非受控文本蓋“非受控”章。
4.4.4受控的環(huán)境管理體系相關(guān)文件有：
(1)環(huán)境手冊(cè)
(2)程序文件
(3)作業(yè)指導(dǎo)書(包括操作規(guī)程、監(jiān)測(cè)規(guī)程等)
4.5體系文件的評(píng)審
4.5.1體系文件在運(yùn)行過(guò)程中或在內(nèi)審和外審發(fā)現(xiàn)的不符合，由提出部門填寫《文件修改記錄》，交綜合辦公室對(duì)修改內(nèi)容文件組織原編制審核批準(zhǔn)人員進(jìn)行會(huì)簽后發(fā)放各部門進(jìn)行其他受控文件相關(guān)內(nèi)容的修改。
4.5.2每年的管理評(píng)審會(huì)議，對(duì)體系文件的適用性、充分性及有效性進(jìn)行評(píng)審。
4.6文件的更改和修訂
4.6.1當(dāng)EMS文件在運(yùn)行過(guò)程中或在內(nèi)審管理評(píng)審和審核認(rèn)證過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)不符合時(shí)應(yīng)及時(shí)予以改正。
4.6.2對(duì)文件有異議的部門，應(yīng)填寫《信息交流記錄》，交綜合辦公室，如需評(píng)審，由綜合辦公室組織相關(guān)部門進(jìn)行審議。文件的更改和修訂需經(jīng)原審批部門的同意。
4.7文件換版和作廢
4.7.1當(dāng)體系文件經(jīng)多次更改或進(jìn)行大幅度修改時(shí)，體系文件應(yīng)進(jìn)行換版，版本號(hào)4.1.5條款進(jìn)行變化。
4.7.2作廢文件，蓋“作廢”章，如為積累知識(shí)予以保留，則應(yīng)加蓋“作廢保留”章，作廢的環(huán)境管理體系文件，各部門整理后，交檔案室歸檔。
4.8文件的借閱、保管、保管期限及銷毀
4.8.1的借閱
文件的借閱需填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)方可借閱。借閱者應(yīng)在指定日期
歸還文件，到期不歸還者由辦公室收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。
4.8.2境手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書的原件(包括每次修訂的原件)由綜合辦公室保管，各部門負(fù)責(zé)現(xiàn)行有效環(huán)境管理體系文件的保管工作。
浙江盾安精工股份有限公司 文 件 控 制 程 序 編號(hào) -EP05
版本 A 0
EMS程序文件 頁(yè)次 4/ 4
4.8.3文件原件的保管期限為三年，過(guò)期后由檔案室登入《文件和資料銷毀清單》，不定期組織銷毀。受控的文件經(jīng)修改、換版作廢及到期資料上交綜合辦公室處理，不受控的文件及資料各部門不定期自行處理。
5 記錄
5.1《環(huán)境管理體系文件目錄表》
5.2《部門使適用受控文件清單》
5.3《EMS文件收發(fā)記錄表》
5.4《文件變更申請(qǐng)記錄表》
5.5《文件借閱登記表》
5.6《文件銷毀記錄表》
5.7《文件審批表》



文件控制程序