環(huán)境記錄管理程序
建立公司各種環(huán)境記錄的編制、簽發(fā)、填寫、審核和保管程序，確保在需要時提供環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

2 適用范圍
適用于本公司環(huán)境管理體系運(yùn)行有關(guān)記錄的控制。

3 職責(zé)
3.1綜合辦公室是記錄制定、編碼、評審、修改、換版、分發(fā)的歸口管理部門。
3.2各職能部門負(fù)責(zé)本部門環(huán)境記錄的編制、填寫、收集、保存。
3.3綜合辦公室負(fù)責(zé)環(huán)境記錄歸檔及超過保存期環(huán)境記錄銷毀的歸口管理。

4 工作程序
4.1環(huán)境記錄內(nèi)容
4.1.1環(huán)境記錄是環(huán)境管理體系連續(xù)運(yùn)行的證據(jù)，其中包括：
a法律法規(guī)的要求；
b環(huán)境因素和有關(guān)的環(huán)境影響；
c環(huán)境培訓(xùn)活動；
d檢查、校準(zhǔn)和維護(hù)活動；
e監(jiān)測數(shù)據(jù)；
f違章情況、事故、投訴和手續(xù)措施；
g文件控制記錄；
h環(huán)境信息交流記錄；
i供方和承包方信息；
j體系日常運(yùn)行情況；
k環(huán)境審核和管理評審。
4.1.2公司環(huán)境記錄的媒介形式為表格形式，也可以呈其他形式，如硬盤拷貝、電子媒介等。
4.1.3公司環(huán)境記錄種類、相關(guān)部門和保存期限見《環(huán)境管理體系文件目錄一覽表》。
4.2環(huán)境記錄的分級管理原則
4.2.1綜合辦公室負(fù)責(zé)環(huán)境記錄的編碼、登記、確定歸檔范圍、保存期限、處置方法及需長期保存的環(huán)境記錄和體系運(yùn)行記錄的管理。
4.2.2各使用環(huán)境記錄的部門負(fù)責(zé)相關(guān)環(huán)境記錄表式的編制、填寫、收集、保存和管理。
4.3環(huán)境記錄的編制和審定

4.3.1綜合辦公室負(fù)責(zé)組織編制環(huán)境記錄格式。
浙江盾安精工股份有限公司 環(huán)境記錄管理程序 編 號 -EP18
版 次 A0
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4.3.2各部門根據(jù)工作需要可新編制的環(huán)境表式草案，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核報綜合辦公室匯總審定、編碼，由管理者代表批準(zhǔn)，綜合辦公室負(fù)責(zé)登記和發(fā)放。
4.4環(huán)境記錄的標(biāo)識和檢索
4.4.1根據(jù)《文件控制程序》，每一環(huán)境記錄表式均應(yīng)按規(guī)定有唯一的編號，內(nèi)容主要是標(biāo)題（名稱）、編號。
4.4.2綜合辦公室編制《環(huán)境管理體系文件目錄一覽表》以便檢索和管理，并將環(huán)境記錄表式收集匯總成《環(huán)境管理體系記錄格式匯編》，原件保存在綜合辦公室以便查閱和使用。
4.5環(huán)境記錄表式的更改
環(huán)境記錄表式更改時，部門負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，綜合辦公室負(fù)責(zé)更改登記，必要時向各部門發(fā)放《文件修改記錄》。
4.6環(huán)境記錄的管理
4.6.1填寫要求
a環(huán)境記錄應(yīng)真實、字跡清晰，并按要求正確填寫，不應(yīng)涂改。文字表達(dá)準(zhǔn)確、簡練，手續(xù)完備，具有可追溯性；
b填寫環(huán)境記錄，必須使用黑色水筆或藍(lán)黑水筆書寫，復(fù)寫時應(yīng)用黑色單面復(fù)寫紙。
4.6.2查閱、借閱
a需查閱、借閱環(huán)境記錄，須經(jīng)綜合辦公室及保管部門負(fù)責(zé)人的同意，可在保管部門查閱。
b所有環(huán)境記錄的原件一律不外借；
4.6.3環(huán)境記錄的編目、貯存
a各車間、部門文件管理員每月底按類別收集整理環(huán)境記錄，裝訂成冊，并編制部門環(huán)境記錄目錄，予以保存；
b與環(huán)境體系有關(guān)環(huán)境記錄，各部門每年度末送綜合辦公室歸檔并登記在《環(huán)境記錄歸檔登記表》上；
c保存環(huán)境記錄，應(yīng)有專人專柜，便于檢索，并注意做好防火、防盜、防蟲鼠、防潮等工作；
d采用其他媒介形式的環(huán)境記錄，也應(yīng)有相應(yīng)的貯存條件，如軟盤，應(yīng)注意防潮、防光、防磁，以免貯存內(nèi)容丟失，并且每二年復(fù)制一次。必要時，應(yīng)復(fù)制備份。
4.6.4環(huán)境記錄的保存期
歸檔的環(huán)境記錄，保存期按檔案部門的規(guī)定執(zhí)行。
4.7環(huán)境記錄的處理
4.7.1已超過保管期且無查考價值的環(huán)境記錄以銷毀處理。
4.7.2需銷毀的環(huán)境記錄，文件管理員填寫《文件和資料銷毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、管理者代表審批后，由綜合辦公室負(fù)責(zé)銷毀，銷毀時需二人在場。需作資料保留的作廢記錄，加蓋“作廢留用”印章方可留用。
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5 相關(guān)文件
《文件控制程序》

6 環(huán)境記錄
《環(huán)境記錄清單(詳見本表)》

環(huán)境記錄管理程序