文件和資料控制程序
文件和資料控制程序
1 目的
確保產(chǎn)品符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證機(jī)構(gòu)要求而制訂的所有文件和資料進(jìn)行有效控制。
2 范圍
適用于與產(chǎn)品質(zhì)量的相關(guān)過程有效運(yùn)作和控制需要的文件和資料。
3 職責(zé)
3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)CCC程序。
3.2 質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核CCC程序。
3.3 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)各自部門文件和資料的編制、使用、發(fā)放和保管。
3.4 質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對(duì)相關(guān)的文件和資料定期評(píng)審。
3.5 辦公室負(fù)責(zé)歸檔文件和資料。
3.6 技檢部負(fù)責(zé)收集國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等與認(rèn)證有關(guān)的外來文件和資料，并交給辦公室存檔，發(fā)放。
4 程序
4.1文件和資料的分類
4.1.1公司的文件和資料分為兩大類：即第一級(jí)文件和資料和第二級(jí)文件和資料。公司的第一級(jí)文件和資料是CCC程序。
4.1.2公司的第二級(jí)文件和資料，分為兩種：
A）部門管理標(biāo)準(zhǔn)(部門管理制度、標(biāo)志的使用管理規(guī)定等)；工作標(biāo)準(zhǔn)(崗位責(zé)任制、公司主要部門主管任職要求等)；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公司標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等)；部門質(zhì)量記錄文件和資料等。這一類文件和資料由辦公室保存原件并對(duì)公司內(nèi)的最新文件和資料及時(shí)匯總，填寫《文件和資料最新狀況一覽表》，各相關(guān)部門自行保存相關(guān)文件和資料；
B）其他質(zhì)量文件和資料：如質(zhì)量計(jì)劃或其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。（質(zhì)量計(jì)劃是指針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的文件和資料，其應(yīng)包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)過程、檢測(cè)及有關(guān)資源的規(guī)定）。
4.2文件和資料的保管
4.2.1CCC程序文件及公司管理類文件和資料由辦公室歸檔保存。
4.2.2 公司的技術(shù)類文件和資料，如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品圖紙、樣品、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)技術(shù)文件和資料等由技檢部編制、收集，交辦公室歸檔保存。
4.3 文件和資料的編號(hào)
4.2.1質(zhì)量體系文件和資料的編號(hào)
A）CCC認(rèn)證程序文件：
CCC－順序號(hào) 版本/修訂狀態(tài)。
例如：CCC－01，表示公司編制的第1份CCC程序文件。
B）質(zhì)量記錄：QR –程序文件號(hào)－記錄順序號(hào)；外來CQC記錄直接使用。
C）其他質(zhì)量文件和資料，文件代號(hào)-文件和資料順序號(hào)-年號(hào)。
例如：G－05－2002，代表2002年第5份管理性文件。
4.2.2文件代號(hào)規(guī)定如下： G代表管理文件，J代表技術(shù)文件。
4.4 文件和資料的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放
文件和資料發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件和資料是適宜的：
A）CCC程序文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人編寫，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由辦公室發(fā)放，填寫《文件和資料發(fā)放、回收記錄表》；
B）各部門工作文件由各部門經(jīng)理組織內(nèi)部人員自行編寫、審核、匯總，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由辦公室統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放時(shí)填寫《文件和資料發(fā)放、回收記錄表》；
C）辦公室協(xié)同各部門主管認(rèn)真檢查各部門文件和資料的使用情況，確保文件和資料使用的各個(gè)場(chǎng)所均為有效版本的文件和資料。對(duì)作廢的文件和資料應(yīng)及時(shí)撤出現(xiàn)場(chǎng)，防止有效與無效文件和資料的混淆。
4.5文件和資料的受控狀況
文件和資料分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與公司質(zhì)量管理和產(chǎn)品控制有關(guān)的文件和資料應(yīng)為受控文件和資料。文件和資料發(fā)放前，應(yīng)加蓋受控標(biāo)識(shí)，便予識(shí)別。
4.6文件和資料的更改
文件和資料在使用過程中若與實(shí)際不符合或因其他原因需對(duì)文件和資料進(jìn)行更改時(shí)，應(yīng)辦理文件和資料的更改手續(xù)。
A）CCC程序更改由使用部門提出，填寫《文件和資料更改申請(qǐng)單》，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由質(zhì)量負(fù)責(zé)人更改。更改應(yīng)作出明確的標(biāo)識(shí)，便于識(shí)別。以確保有效文件和資料的唯一性。；
B）各部門的文件和資料如有更改由相應(yīng)部門經(jīng)理授權(quán)部門內(nèi)部人員執(zhí)行，填寫《文件和資料更改申請(qǐng)單》，經(jīng)原審批部門審批后進(jìn)行更改 。如果指定其他部門更改時(shí)，該部門應(yīng)提供其所依據(jù)的相關(guān)背景資料。
4.7 文件和資料的領(lǐng)用
A） 新文件和資料下發(fā)時(shí)，文件和資料領(lǐng)到部門應(yīng)在《文件和資料發(fā)放、回收記錄》上進(jìn)行簽字。文件和資料在使用過程中因破損而需重新領(lǐng)用新文件和資料，應(yīng)持舊文件和資料到文件和資料歸口部門換取。
B） 因文件和資料丟失而需重新領(lǐng)取，應(yīng)寫明理由，辦公室予以補(bǔ)發(fā)新文件和資料。
4.8 文件和資料的保存、作廢與銷毀
4.8.1文件和資料的保存
A）文件和資料要分類擺放整齊，便予檢索，并放在干燥、通風(fēng)、安全的地方；
B）各部門對(duì)領(lǐng)到的文件和資料由本部門內(nèi)部自行保管。辦公室要不定期地對(duì)各部門文件和資料保管情況進(jìn)行檢查；
C）任何人不得在受控文件和資料上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件和資料的清晰，易于識(shí)別和檢索。
4.8.2 文件和資料的作廢與銷毀
A）所有失效或作廢文件和資料由該文件和資料發(fā)放部門及時(shí)從使用場(chǎng)所撤出，加蓋“作廢”章，確保防止作廢文件和資料的非預(yù)期使用；
B）對(duì)作廢文件和資料的原件根據(jù)需要應(yīng)予以保留，蓋上“參考用”及“作廢”印章；對(duì)要銷毀的作廢文件和資料，由文件和資料使用部門填寫《文件和資料銷毀申請(qǐng)單》，經(jīng)文件和資料原批準(zhǔn)人審批后，統(tǒng)一由辦公室銷毀。
4.9 外來文件和資料的控制
4.9.1 與公司質(zhì)量管理和產(chǎn)品質(zhì)量控制有關(guān)的外來文件和資料包括：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、顧客提供的圖紙、檢測(cè)報(bào)告等。這些文件和資料由技檢部統(tǒng)一收集并及時(shí)交辦公室統(tǒng)一管理。
4.9.2 技檢部應(yīng)經(jīng)常到技術(shù)監(jiān)督部門查看、收集、了解公司適用的相關(guān)國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，以確保文件和資料的有效性，并予以登記。
4.10 每年底由質(zhì)量負(fù)責(zé)人協(xié)同辦公室主任組織對(duì)現(xiàn)有文件和資料進(jìn)行定期評(píng)審，各部門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審，必要時(shí)予以修改。
4.11 對(duì)承載媒體不是紙張的文件和資料的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。
4.12 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。
5 相關(guān)文件和資料
5.1《質(zhì)量記錄控制程序》
6 質(zhì)量記錄
6.1《文件和資料發(fā)放、回收記錄》 QR－03－01
6.2《文件和資料更改申請(qǐng)》 QR－03－02
6.3《文件和資料銷毀申請(qǐng)》 QR－03－03
6.4《文件和資料最新狀況一覽表》 QR－03－04

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