SAP電子采購系統(tǒng)介紹

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SAP電子采購系統(tǒng)介紹
SAP Supplier Relationship Management 3.0是mySAP.com提供的完整電子采購解決方案,其中包括電子采購系統(tǒng)(Enterprise Buyer Professional 4.0)、電子目錄管理系統(tǒng)(Requisite BugsEye and eMerge 3.5)、以及供貨商協(xié)同操作系統(tǒng)(Supplier-Self Services 2.0)。其主要商業(yè)流程涵蓋的范圍有策略性采購采購尋源功能(Strategic Sourcing)、整體企業(yè)采購流程管理(Operational Procurement)、供貨商協(xié)同作業(yè)(Supplier Enablement)以及采購目錄管理(Content Management)四個主要元素。

mySAP SRM 3.0 解決方案示意圖


對企業(yè)內(nèi)流程系統(tǒng)功能包含:
包括電子目錄管理(e-Catalog)、申購(Purchase Requisition)、電子審批流程(Workflow)、尋源管理得的詢價、報價(Sourcing)、采購(Purchase Order)、合約管理(Contract Management)、驗收(Goods/Services receive)、至開立發(fā)票(Invoice)。

對企業(yè)外流程系統(tǒng)功能包含:
包括供貨商在線報價系統(tǒng)(On-Lin Quotation)、訂單管理(Order Management)、預先出貨通知(ASN)、以及強化供貨商關系管理接口的供給策略開發(fā)(Supply Strategy Development)、供貨商審核(Supplier Qualification)、供貨商選擇(Supplier Selection)、與供貨商間合約擬定以及管理(Contract Negotiation & Management)。

策略性采購尋源管理功能(Strategic Sourcing)提供經(jīng)由一連串采購信息分析(Sourcing analytics)、供貨商審核及選擇(Supplier evaluation)、在線議定及確認供給及需求(RFX、RFQ、Reverse Auction)以及與供貨商在線合約談判、協(xié)商(Contract Management),讓專業(yè)采購人員在系統(tǒng)上完成原本耗時耗力及一連串復雜的采購尋源作業(yè)。

供給需求策略擬定(Supply Strategy Development)提供根據(jù)系統(tǒng)提供的一連串采購信息分析例如針對某一物料企業(yè)整體需求分布、采購歷史紀錄、合約等交易信息的功能,有效擬定企業(yè)采購策略,持續(xù)維持企業(yè)策略性交易合作伙伴,降低策略性合作交易伙伴維護成本、增加合作伙伴交易金額、降低策略性采購物料維護成本等效益。(此功能須搭配SAP Business Information Warehouse Component)



供貨商審核及選擇(Supplier evaluation):對由系統(tǒng)所提供的現(xiàn)有以及新注冊的供貨商信息進行資格審核,系統(tǒng)由供貨商資格審核問卷供采購人員進行資格評估,采購人員在資格審核完畢后通過系統(tǒng)在線招標功能(RFI)與供貨商進行采購項目規(guī)格確認。經(jīng)過資格審核以及項目規(guī)格確認后,采購人員可依采購項目類別或是項目編號針對該供貨商在系統(tǒng)上維護建立 “供貨商清單(Vendor List)” ,以供后續(xù)項目請購或采購人員參考或選擇。其效益可有效降低供貨商資格審核時程以及實現(xiàn)企業(yè)供貨商資格審核標準化,并減少請購或是采購人員針對相同項目的采購時程。


供貨商在線合約談判、協(xié)商(Contract Management):在系統(tǒng)上與供貨商進行復雜、細致的采購合約談判、協(xié)商,包括從采購合約建立、采購人員與供貨商進行合約內(nèi)容的談判、協(xié)商(談判、協(xié)商內(nèi)容包括合約有效期限、付款條件、項目、項目數(shù)量以及項目價格等)。雙方議訂確認合約內(nèi)容后,采購員可在系統(tǒng)上核發(fā)該采購合約,并追蹤該合約使用的后續(xù)情況。其效益有效縮短傳統(tǒng)采購合約議定時程以及維護成本、增加合約使用等。
整體企業(yè)采購流程管理部分(Operational Procurement),系統(tǒng)提供兩種主要企業(yè)采購行為模式即個人化以及自動化采購流程模式(Self-services procurement),計劃性采購流程模式(Plan-driven procurement)。
一般而言,個人化以及自動化采購流程模式(Self-services procurement)主要為企業(yè)間接物料以及非物料型態(tài)的服務性采購的采購模式,一般間接物料請購需求者可“通過專業(yè)采購人員預先完成采購尋源(Pre-define)” 的產(chǎn)品采購目錄中挑選物料并直接于系統(tǒng)上開立請購需求,接著完成一連串的在線請購批準流程后采購單即自動產(chǎn)生并傳送給供貨商;采購單建立后,一般請購需求者可直接于系統(tǒng)上執(zhí)行后續(xù)采購項目的收貨驗收動作以及發(fā)票開立動作,有效降低專業(yè)采購員無謂的采購文件重復處理時間及工作量,進而提高采購員的專業(yè)采購能力。
計劃性采購流程模式(Plan-driven procurement)主要為企業(yè)計劃性的直接物料以及設備維護備品零件采購模式,專業(yè)采購人員可在電子采購系統(tǒng)上集中處理來自不同物料需求計劃系統(tǒng)中的請購單,例如企業(yè)資源整合系統(tǒng)(SAP ERP)中物料需求規(guī)劃Material Requirement Planning (MRP)以及SAP Advanced Planning and Optimization(APO)所產(chǎn)生的物料需求請購單。采購人員可在系統(tǒng)上針對個別需求項目進行處理:
 采購人員可直接使用現(xiàn)有貨源功能查核該請購項目是否為合約采購(該項目已簽訂相關采購合約)?如果是則直接以合約采購的方式產(chǎn)生采購單;
 采購人員可視情況直接開立采購單;
 采購人員可直接將請購項目在系統(tǒng)上開立在線招標邀請書,重新針對請購項目進行在線議價動作。
整個采購流程一致且透明,除了增加企業(yè)對采購流程控制管理的外,也有效的縮短整體采購周期。

供貨商協(xié)同(Supplier Enablement):系統(tǒng)提供供貨商在線注冊、目錄制作與管理、在線報價、訂單管理、出貨管理以及發(fā)票管理等功能。

供貨商偕同作業(yè)示意圖

供貨商在線注冊部分:企業(yè)可在公開網(wǎng)站以及招商說明會上公開說明交易信息,并告知有興趣的供貨商合作交易的模式,新供貨商可直接使用在線注冊功能輸入該公司的相關信息,企業(yè)負責審核供貨商資格的人員在系統(tǒng)中審核供貨商資格后,系統(tǒng)即以電子郵件方式告知該供貨商相關系統(tǒng)登入使用訊息 (如使用者登入賬號即密碼等)??梢杂行д瞎竟┴浬藤Y源,并降低繁瑣的供貨商數(shù)據(jù)管理工作。

目錄制作與管理提供供貨商自行管理目錄的接口,企業(yè)透過完整的供貨商目錄制作教育訓練流程,使供貨商可自行管理銷售電子產(chǎn)品目錄,隨時更新目錄信息,企業(yè)可實時從電子目錄中取得最新采購項目信息,協(xié)助取得采購需求貨源。對企業(yè)整體效益而言,可立即取得市場最新采購項目交易信息降低電子目錄制作成本;對供貨商而言,可立即有效的反映市場價格,擬定銷售策略,獲取更大的商機。

供貨商偕同作業(yè)流程圖


在線報價可縮短供貨商與專業(yè)采購員的間的冗長的招標報價周期,有效降低整體采購周期。企業(yè)采購人員以采購系統(tǒng)發(fā)布招標信息,系統(tǒng)發(fā)送電子邀標信函告知供貨商邀標信息,其供貨商須于指定的報價期間內(nèi)完成報價動作。

訂單管理系統(tǒng)提供供貨商處理來自電子采購系統(tǒng)的訂單的功能,供貨商可在系統(tǒng)上取得訂單信息并更新訂單狀態(tài),例如是否接受訂單的價格、數(shù)量以及交期等采購信息,并與采購人員于在線完成訂單確認動作,有效降低與供貨商間訂單處理流程以及周期。
出貨管理提供供貨商處理來自電子采購系統(tǒng)的訂單后續(xù)交貨動作的功能,供貨商完成交貨動作后,可在系統(tǒng)上用采購單編號直接搜尋要執(zhí)行交貨的項目,直接開立出貨單,待企業(yè)負責收貨驗收人員確認后即完成出貨動作。供貨商執(zhí)行出貨動作無須重復輸入采購項目細節(jié)內(nèi)容信息,僅須輸入實際出貨或交貨數(shù)量即可完成。

發(fā)票管理提供供貨商處理來自電子采購系統(tǒng)的訂單后續(xù)發(fā)票開立的動作,供貨商可在系統(tǒng)上以采購單編號直接搜尋要開立發(fā)票的采購單,待企業(yè)內(nèi)部人員審核后即完成發(fā)票開立動作。

采購目錄管理(Content Management)包括產(chǎn)品目錄項目應用搜尋功能以及目錄管理建立功能兩個主要部分。產(chǎn)品目錄項目應用搜尋功能提供一般請購使用者以及專業(yè)采購人員進行采購項目搜尋使用;目錄管理建立功能提供目錄制作工具,其中企業(yè)內(nèi)部目錄制作管理人員、供貨商、專業(yè)目錄提供者以及電子交易市場的人員皆可透過此目錄建立工具以瀏覽器以及產(chǎn)品匯入的方式制作電子目錄。

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