技術(shù)文件和資料控制程序
目的:
對與質(zhì)量體系有關(guān)的技術(shù)文件和資料進(jìn)行控制，確保現(xiàn)場使用文件為現(xiàn)行有效。
⒉范圍:
適用于質(zhì)量體系運行中所有技術(shù)文件和資料的控制。
⒊職責(zé):
3•1 技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件和資料的編制、發(fā)放、更改和歸口管理。
3•2 各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門專用技術(shù)文件及資料的實施與管理。
⒋工作程序:
4•1 技術(shù)文件及資料（以下簡稱文件和資料）的分類及編號
4•1•1 文件和資料的分類
4•1•1•1 文件分為內(nèi)部文件和外部文件:
①內(nèi)部文件包括企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品圖樣、工裝、工藝圖樣等；
②外部文件包括上級標(biāo)準(zhǔn)、客戶來圖、技術(shù)會議文件和資料等。
4•1•2 文件和資料的編號:
文件和資料的編號由技術(shù)部統(tǒng)一規(guī)定，編號應(yīng)層次分明，條理清楚，做到一物一號，既不重復(fù)又不漏編。外部文件編號可以按原文件。
4•1•3 文件和資料分為受控和非受控兩種，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)（包括國家標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）、產(chǎn)品圖樣、工藝文件、工裝圖樣、技術(shù)文件更改通知單等為受控文件；其余文件和資料為非受控文件。受控文件加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"和"使用部門"印章。
4•2 文件的編號及審批
4•2•1 為提高產(chǎn)品質(zhì)量，增加競爭能力，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可高于國家標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4•2•2 產(chǎn)品圖樣、工藝文件、工裝圖樣、技術(shù)文件更改通知單等技術(shù)文件由技術(shù)部有相應(yīng)技術(shù)資格的人員進(jìn)行編制、校對、審查，技術(shù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。審查內(nèi)容為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、尺寸、編號方法等。
4•3 文件的發(fā)放與接收
4•3•1 資料員在文件批準(zhǔn)后3天內(nèi)，按技術(shù)文件發(fā)放范圍發(fā)放，不得多發(fā)或漏發(fā)，文件領(lǐng)用人在文件收／發(fā)登記表上簽名，受控文件加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"和"使用部門"印章。
4•3•2 當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時，應(yīng)到技術(shù)部辦理更換手續(xù)，交回破損文件，并填寫文件收／發(fā)登記表，在備注欄注明"更換"字樣，由技術(shù)部經(jīng)理審批后，換發(fā)新文件。當(dāng)使用部門將文件丟失時，由使用部門向技術(shù)部提出書面申請，并填寫文件收／發(fā)登記表，在備注欄注明"重發(fā)"字樣，經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理審批后補發(fā)丟失的文件，在文件上注明"重發(fā)"字樣，并在"重發(fā)"字樣上加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"印章和"使用部門"印章。若原文件重新找到，應(yīng)將原文件送回技術(shù)部，統(tǒng)一銷毀，以防誤用。
4•3•3 技術(shù)部列出技術(shù)文件清單，接收部門收到文件后，在技術(shù)文件清單上做好記錄。
4•4 文件的更改
4•4•1 文件需要更改時，由技術(shù)部有關(guān)人員填寫文件更改通知單，經(jīng)審批后，按文件收／發(fā)登記表到有關(guān)部門更改文件，更改完成后，由使用部門有關(guān)人員在更改通知單上簽名。
4•4•2 若技術(shù)文件更改內(nèi)容較多，不便在原文件上更改時，可按更改要求重新編制新的技術(shù)文件，由資料管理員按原文件收／發(fā)登記表發(fā)放，并填寫文件收／發(fā)登記表，原登記表備注欄中注明"更換收回"字樣，同時收回舊文件。原文件及一份復(fù)印件加蓋紅色"保留"印章后存檔備查，其余統(tǒng)一銷毀。
4•4•3 技術(shù)文件更改時，涉及到在制品原有工裝時，應(yīng)提出相應(yīng)的處理意見。
4•4•4 技術(shù)文件更改時，與此相關(guān)的其他技術(shù)文件也應(yīng)同時更改，以保證文件正確、統(tǒng)一。
4•4•5 由于技改、生產(chǎn)試驗驗證或新產(chǎn)品試制而引起的臨時性更改或一次性更改的項目，可先不更改技術(shù)文件，而以《工藝單》的形式作為臨時更改或一次性更改依據(jù)，《工藝單》經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效實施。
4•4•6 技術(shù)文件更改方法
4•4•6•1 將需要更改的內(nèi)容用細(xì)實線劃掉，被劃掉部分應(yīng)仍能清楚地看出未更改前的情況，在適宜部分填寫更改后的內(nèi)容，在靠近更改部位寫上更改標(biāo)記，其標(biāo)記符號用加圓圈的小寫英文字母或阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如 a b c d ……或①②③……
4•4•6•2 在文件更改欄中填寫本次更改的標(biāo)記、更改處數(shù)、日期和更改人簽名。
4•4•7 文件更改通知單應(yīng)裝訂成冊，并保存五年，涉及安全性的更改文件應(yīng)保留15年，以便備查。
4•5 文件的管理
4•5•1 文件和資料由資料員統(tǒng)一保管，收發(fā)文件填寫收／發(fā)登記表，歸檔文件填寫歸檔登記表。
4•5•2 技術(shù)文件和資料應(yīng)進(jìn)行分類編號、建立總目錄（或臺帳）及分目錄清單，便于檢索查詢。
4•5•3 文件原件一律不準(zhǔn)外借，任何部門未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)擅自復(fù)制受控文件。若要查閱，經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理同意后，查閱復(fù)制件。公司外需復(fù)制，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，填寫文件收／發(fā)登記表，文件加蓋紅色"更改不通知"印章。
4•5•4 外協(xié)件技術(shù)文件由采購部發(fā)放并填寫文件收／發(fā)登記表，文件加蓋紅色"外協(xié)" 印章。
4•5•5 進(jìn)行計算機輔助產(chǎn)品設(shè)計時，應(yīng)把相應(yīng)文件應(yīng)在服務(wù)器上備份，備份文件名應(yīng)較易辨認(rèn)。
4•5•6 外部文件應(yīng)填寫收／發(fā)登記表，需歸檔的填寫歸檔登記表。
4•5•7 文件應(yīng)妥善保管，防霉、防蛀。如發(fā)現(xiàn)破損應(yīng)及時修補。資料員每年對保管的文件檢查一次。
4•5•8 技術(shù)部每三年對公司技術(shù)文件及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審一次，對不適用的文件進(jìn)行修訂，對適用的在文件右上角加蓋紅色"＊＊＊＊年 確認(rèn)"印章。
4•5•9 技術(shù)部應(yīng)及時收集上級的文件資料及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司使用最新的有效版本。每年根據(jù)上級年度《標(biāo)準(zhǔn)目錄》，對公司所有標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行復(fù)查，及時更換和作廢過期標(biāo)準(zhǔn)。若新版標(biāo)準(zhǔn)與舊版標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容相同，只是標(biāo)準(zhǔn)號有所變動的，可把舊版本標(biāo)準(zhǔn)號改為新版本標(biāo)準(zhǔn)號，同時加蓋紅色 "＊＊＊＊年 確認(rèn)" 印章。
⒌相關(guān)文件:
無
⒍相關(guān)表單:
見清單。

技術(shù)文件和資料控制程序