文字溝通技能訓(xùn)練
文字溝通技能訓(xùn)練
目的
一、 通過對目前的和期望的文字溝通效果，確認改善的領(lǐng)域。
二、通過掌握有效的文字溝通技能，獲取更好的結(jié)果。
三、培養(yǎng)和發(fā)展文字溝通技能。
文字溝通分析單
閱讀下面的各項內(nèi)容和要求，完成后面的分析表。
1． 在分析表的第一欄，根據(jù)你的工作填寫那些你經(jīng)常要寫給他們文字材料的人（或一類人）的姓名（或職務(wù)）。
2． 我們將文字溝通材料分為三類：
"肯定"的文字溝通；
"否定"的文字溝通；
指示做什么的文字溝通。
在分析中，我們要把精力集中在最常用的文字溝通材料上--信件，包括備忘錄，便條和各種類型的信。現(xiàn)在，開始填寫第一欄，然后確定寫給每個人的文字溝通材料類型（即"肯定"型、"否定"型和指示做什么類型），并把它們填寫在第二欄里。
3． 在第三欄中確定這些信件屬于下面兩種情況的哪一種：
由你直接寫給他們的；
對他們的文字溝通材料的回復(fù)。
4． 在第四欄，根據(jù)對你工作的重要程度，將第一欄填寫的受信人進行排序。
5． 在第五欄，根據(jù)你寫給第一欄人的困難程度進行程序。如果需要，可做補充說明。
6． 檢視已填寫的所有內(nèi)容，確定應(yīng)對哪類文字溝通材料加以重視，并把你的決定記在第六欄中。
分析表
主要受信人 “肯定”
“否定”
“指示” 直接回復(fù) 受信人的
重要程度 寫給受信人
的困難程度 是否應(yīng)
加以注意 備 注
　　 　 　 　
文字溝通
一、 有效的文字溝通
1． 傳達必要的、精確的信息。
2． 發(fā)信者的表述對特定的情境應(yīng)是恰如其分的。
二、提高文字溝通水平應(yīng)注意三個階段
1． 寫作準備階段：
思考：
寫給誰？
寫什么？
為什么？
提綱：
主要點
使用索引卡
整理：
按邏輯排列各要點的位置
去掉無關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容
2． 寫作過程
文字溝通有三種主要類型：
① 肯定型
② 否定型
③ 指示型
① 寫肯定型：
直接給出好的消息
解釋好消息
用好的祝愿結(jié)束
② 寫否定型：
用"緩沖"式的自然敘述開頭
在給出壞消息之前加以解釋
告訴壞消息
如果可能，建議某些可能的選擇
用好的祝愿結(jié)尾
③ 寫指示型：
以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始
表述建議或要求，及可能的利益
清楚地指示受信者應(yīng)如何去做
鼓勵克服困難，盡早完成工作。
3． 檢查
① 是否表述準確。
② 是否有不適當?shù)拿枋觥?
③ 有否文法、文字上的錯誤。
文字溝通技法概要
要想通過文字的溝通達到預(yù)期的結(jié)果，表達的準確性是至關(guān)重要的。在工作中，人們經(jīng)常要用文書的形式來轉(zhuǎn)達信息；因而文字溝通的有效性是管理者必須熟練掌握的一種基本管理技能。
文字溝通的內(nèi)容千差萬別，但其寫作可歸結(jié)為三個階段：
1． 寫作前的準備階段；
2． 寫作過程階段；
3． 寫作后的檢查階段。
1． 寫作前的準備
① 思考：
a) 寫給誰--你是寫給誰看的。
b) 寫什么--確認你所要發(fā)送出去的信息。如果你是回復(fù)一個信函，就要分析交弄清回復(fù)的關(guān)鍵點。
c) 為什么--為什么需要寫？達到的目的是什么？
② 提綱
把你準備寫的關(guān)鍵全都列出來，這對爾后的寫作及修改都有幫助。
③ 整理
根據(jù)提綱，把你所要表達的要點按邏輯編排順序，去掉那些無關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容。
完成上述三步，就可以著手寫了。
2． 寫作過程
有人曾經(jīng)說過：在寫作過程中，寫作的目的要絕對清楚地牢記心中。在信件寫作方面，雖然內(nèi)容千差萬別，但大致可以分為三類：
（1） 轉(zhuǎn)達肯定的信息；
（2） 轉(zhuǎn)達否定的信息；
（3） 轉(zhuǎn)達指示的信息；
（1） 轉(zhuǎn)達肯定信息信件的寫作方式。
這類信件可能是同意某種請示，提供一個機會，或者是一些好的消息。在寫這類信件的時候，可按下列格式進行：
a) 直接了當?shù)亟o受信者好消息，使之高興。
b) 然后解釋這個好消息，目的是解除受信者可能產(chǎn)生的一些疑問。
c) 用好祝愿來結(jié)束信件，目的是使受信人知道，你在與他分享愉快的感覺。
（2） 轉(zhuǎn)達否定信息信件的寫作方式。
這種信件可能是對要求的一種否定，或者是一個壞消息。下面幾點是寫這類信件時的格式：
a)信的開始以一種自然的、漸進的方式敘述，為受信者接受壞消息先行輔墊。
b)在給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，對受信者進行暗示，使之有進一步的思想準備。
c)給出壞的消息，要清楚、準確。不能使受信者產(chǎn)生誤解。
d)如果有可能的話，建議選擇其他方式，這樣做減緩受信人的心理壓力，使之易于接近現(xiàn)實。
e)用良好的祝愿結(jié)束信件。不要為壞消息辯解，以免引起反感。
（3） 轉(zhuǎn)達指示的信件寫作方式。
這類信件一般是指示他人進行某項工作，開展某些活動、同意你的見解或提供你的信息等。下列幾點是寫作這類信件應(yīng)注意的：
a) 信件的開頭對受信人應(yīng)具有吸引力，使其有興趣讀下去。吸引受信人的方法可以用直接的提問（例：你想獲得……），也可以是直接的敘述（例：這是你……），或者是一種命令式的口氣。
b) 表述事實、要求或建議。當這些與某種利益有關(guān)時，使受信者屈從。
c) 清楚地指示受信者如何去做。
d) 鼓勵受信者克服困難，盡快完成任務(wù)。
3． 寫畢后的檢查。
信件完成以后，應(yīng)檢查：
a) 是否有不準確的地方，如錯誤的描述、夸大的事實、忽略的問題或錯誤的數(shù)字、日期等。
b) 有否文法、文字上的錯誤。
文字溝通練習(xí)
第一部分
寫一封信或便條，應(yīng)清楚地、簡明扼要地表達你要說明的問題。下面是一項練習(xí)，要求每個學(xué)員寫一封信，然后分成兩至三人一組，互相傳閱你們所寫的信，并根據(jù)各自對信的不同見解進行討論。
信的背景材料。
1． 這是一封復(fù)信，信中你要拒絕來信者的請求。
2． 來信者是一位骨干員工，他提出脫產(chǎn)進修的要求。
3． 在寫信前，先新聞記者一下你手中的有關(guān)材料，然后獨立完成它，寫在下面的空白處。
第二部分
下面分組，相互傳閱信件，就下面幾個項目完成對信的評價：
1． 是否清楚地表達了自己的目的。
2． 信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求。
3． 換種方式表達是否效果更好。
4． 對文字進行評價，評價的內(nèi)容如下：
（1） 信中有否使用不常用的詞句？如有，請把它們記下來，考慮用什么詞句來替代；
（2） 信中有沒有容易引起受信人誤解的地方，如果有是哪些，應(yīng)如何修正這些表達。
（3） 信中寫了多少句話，數(shù)一下記下來。
（4） 數(shù)一下每句話的字數(shù)各為多少，畫出一張分類表，例如10個字以下的句子有3個，10至15個字的句子有2個等。
5． 討論信件能否更簡潔些。
6． 重新寫過這封信，并談?wù)動惺裁锤惺堋?
文字溝通能力訓(xùn)練
（之二）
一、 目的
1． 在前面訓(xùn)練的基礎(chǔ)上，進一步提高文字溝通技能。
2． 此訓(xùn)練為提高群體間的文字溝通能力。
3． 培養(yǎng)溝通文字的準確性。
二、訓(xùn)練內(nèi)容安排
1． 管理游戲
2． 小組討論
三、時間安排
大約三個小時。
教師指導(dǎo)概要
序號 內(nèi) 容 時 間
1
2
3
　
4
5
6
7
8 講述課程安排
向?qū)W員講清游戲規(guī)則和注意事項
將學(xué)員分組，每組人數(shù)不少于兩人，共四組，發(fā)放材料，進行拼裝，材料為一張拼成的圖形、拼圖規(guī)則和拼塊
老師給出答案和信息統(tǒng)計結(jié)果，分發(fā)分析及討論提綱進行小組討論
每組派一名代表，發(fā)表本小組的討論結(jié)果，并組織課堂討論
小組討論，總結(jié)收獲
再拼一組圖型，用總結(jié)的方法
教師做簡要總結(jié) 5分鐘
5分鐘
50分鐘
　
40分鐘
20分鐘
25分鐘
30分鐘
5分鐘
備注 　
游戲規(guī)則
一、 將學(xué)員分為四個小組，每組至少兩人。
二、游戲需要四個相鄰的小房間。如果沒有條件，可選大禮堂、或戶外場地，各組彼此不能影響。
三、每組桌子上只準有紙和筆。
四、 發(fā)給每組一張拼圖結(jié)果圖形和一組硬紙拼圖片。
五、 每組選一名傳送員，他不能說話，也不能指導(dǎo)如何拼圖，只負責傳遞書面信息和硬紙片，并觀察溝通效果、溝通障礙，以便討論時用。
六、 每個小組應(yīng)用最大的創(chuàng)造力和最有效的方法努力實現(xiàn)小組的目標--尋找出拼出大希臘十字的方法。
七、 當哪個小組找出實際拼出十字的辦法并有證明的根據(jù)時，通知指導(dǎo)老題。
八、 組內(nèi)溝通可以自由口頭交流，小組間溝通時，只能通過聯(lián)絡(luò)卡。
九、 拼塊轉(zhuǎn)移應(yīng)遵循兩條規(guī)則：第一，每小組均可根據(jù)其他小組的要求轉(zhuǎn)遞任何拼塊，也可向其他小組申請任何拼塊；第二，每小組桌上至少保留三塊。
十、 不得將拼塊向一個小組轉(zhuǎn)移，因為在日常工作中，不可能由一個群體承擔全部任務(wù)。
拼圖結(jié)束后，每小組根據(jù)老師所給的答案，進行分析和討論。
組間溝通聯(lián)絡(luò)卡
送： 小組
自： 小組
一、 拼塊轉(zhuǎn)移要求：
二、有關(guān)拼圖結(jié)果的見解：
三、其他建議
信息分析表
逐一分析每張收到的聯(lián)絡(luò)卡，將所有溝通內(nèi)容分為三類：有效的信息、無效的信息和引起混亂的信息，并分析和推論原因，填入表中。
有效的信息摘要 有效的原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 　
無效的信息摘要 無效的原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 　
引起混亂的信息摘要 產(chǎn)生混亂的原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 　
討論提綱
討論的目的在于認清如何避免出現(xiàn)文字溝通中的錯誤。
一、 文字溝通的障礙是什么？
二、應(yīng)該如何進行有效的文字溝通？
三、應(yīng)改善哪方面的溝通技巧？
四、總結(jié)本組的經(jīng)驗、見解和建議，并選一人代表本組發(fā)言。
要點記錄
文字溝通技能訓(xùn)練