文件管理程序
目的
本程序規(guī)定對(duì)質(zhì)量安全環(huán)境體系文件進(jìn)行控制的方法，以確保各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件之最新有效性。
2 適用范圍
本程序文件適用于所有質(zhì)量安全環(huán)境體系文件（包括《質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)》、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄及外來(lái)文件）的控制。
3 職責(zé)
3.1 廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)》和程序文件。并負(fù)責(zé)質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)的發(fā)布。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫和審核《質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)》及程序文件。
3.3安全環(huán)保辦負(fù)責(zé)所有質(zhì)量安全環(huán)境體系文件（不含特殊文件）的管理及控制。
3.4各相關(guān)部門負(fù)責(zé)與本部門有關(guān)的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及記錄的編制、更改、換版、相關(guān)文件的審核會(huì)簽以及有關(guān)的外來(lái)技術(shù)文件和資料（包括各類標(biāo)準(zhǔn)）的管理。
3.5副廠長(zhǎng)(技術(shù))職責(zé)
a）負(fù)責(zé)發(fā)放和更換總公司下達(dá)的最新的技術(shù)文件，并按照《文件轉(zhuǎn)換說(shuō)明》對(duì)該類文件進(jìn)行必要的轉(zhuǎn)換和控制。
b）負(fù)責(zé)總公司技術(shù)文件原件的歸檔保存。
c）負(fù)責(zé)公司內(nèi)部制定的技術(shù)文件的審批。
4 工作程序
4.1體系文件的結(jié)構(gòu)和總體設(shè)計(jì)
4.1.1廠長(zhǎng)委托管理者代表組織以公司管理體系的總體設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)編制相關(guān)的體系文件。
4.1.2管理者代表依照體系標(biāo)準(zhǔn)要求、公司實(shí)際運(yùn)作情況和公司管理體系的的總體設(shè)想組織體系文件的總體設(shè)計(jì)，形成方案。
4.1.3文件分類。
a）《質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)》是體系管理的綱領(lǐng)性文件，內(nèi)容包括本公司體系的范圍、引用標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部過(guò)程及其相互作用和程序文件概述。
b）程序文件是《質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)》的支持性文件，規(guī)定相關(guān)質(zhì)量安全環(huán)境活動(dòng)的途徑。
c）作業(yè)指導(dǎo)書是程序文件的支持文件，規(guī)定了質(zhì)量安全環(huán)境活動(dòng)的方法和要求。
d）記錄是記錄質(zhì)量安全環(huán)境活動(dòng)的過(guò)程或結(jié)果的文件，為質(zhì)量安全環(huán)境管理體系的運(yùn)作提供有效證據(jù)。
4.2質(zhì)量安全環(huán)境體系文件的格式
4.2.1《質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)》的格式
《質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)》的格式包括封面、批準(zhǔn)頁(yè)、更改頁(yè)、目錄頁(yè)和正文各要素頁(yè),并有附錄。
a)封面包括:文件名稱、文件編號(hào)、發(fā)布日期、實(shí)施日期和版次等。
b)批準(zhǔn)頁(yè)包括:文件名稱、文件編號(hào)、版次、受控狀態(tài)、編制人、校核人和批準(zhǔn)人等。
c)在正文的每一頁(yè)上有統(tǒng)一的刊頭，并標(biāo)明文件名稱、文件編號(hào)、版次、頁(yè)碼等。
4.2.2程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書的格式
a)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書的格式包括封面、更改頁(yè)和正文。
b)封面包括:文件名稱、文件編號(hào)、版次、審批和會(huì)簽欄、受控狀態(tài)和生效日期等；每一頁(yè)刊頭上標(biāo)明文件名稱、編號(hào)、版次、頁(yè)碼等，
c)程序文件的正文包括:目的、適用范圍、術(shù)語(yǔ)(必要時(shí))、職責(zé)、工作程序、支持文件和質(zhì)量記錄等。
d)記錄的格式由各部門依照實(shí)際需要制定，不做統(tǒng)一要求，但至少應(yīng)包括：記錄名稱、記錄編號(hào)、版次等內(nèi)容。
e)所有電子文件僅列明文件名稱、文件編號(hào)、最新版次、最新版次的生效日期、文件頁(yè)碼以及文件正文。
4.3 質(zhì)量安全環(huán)境體系文件編號(hào)規(guī)則
4.3.1質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)、程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；
H. SZ /□□ □□□ □□ 文件序列號(hào)
部門代號(hào)★
文件類別*
海虹老人牌涂料（深圳）有限公司；
海虹老人牌涂料有限公司
* QESM—質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)
QP—質(zhì)量獨(dú)立程序文件
ESP—安全環(huán)境獨(dú)立程序文件
QESP—質(zhì)量安全環(huán)境共用程序文件
WI— 作業(yè)指導(dǎo)書
GY— 表示工藝規(guī)程；
SB— 表示設(shè)備規(guī)程；
YL— 原料技術(shù)文件
PF— 配方技術(shù)文件
JY— 檢驗(yàn)規(guī)程
JL— 計(jì)量規(guī)程
★ 行政部 - Adm 服務(wù)部 - Log 銷售部 - Sal 生產(chǎn)部 – Pro 技術(shù)部 – Tech 安全環(huán)保辦 – Sec 采購(gòu)部 – Pur 維修部 – Main 電腦室 - IT 研發(fā)部- R&D

4.3.2特殊文件（配方、主生產(chǎn)表及生產(chǎn)批號(hào)）編號(hào)
配方技術(shù)文件中的配方、主生產(chǎn)表等按Hempel規(guī)定和Scala電腦系統(tǒng)規(guī)定編號(hào)。
具體規(guī)定如下：
a) 生產(chǎn)配方編號(hào) xxxxx xxxxx xxxxx
配方號(hào)
色 號(hào)
產(chǎn)品型號(hào)
生產(chǎn)配方編號(hào)采用產(chǎn)品型號(hào)加色號(hào)加配方號(hào)。
b) 主生產(chǎn)表編號(hào) xxxxx xxxxx xxxxx xxx
制作人代號(hào)
配 方 號(hào)
色 號(hào)
產(chǎn)品型號(hào)
主生產(chǎn)表編號(hào)采用在生產(chǎn)配方后再添加制作人代號(hào)。
c) 生產(chǎn)批次 x xx xxxx
順序號(hào)
月 份
年 份

4.3.3記錄編號(hào)規(guī)則以便于索引和管理為原則，其編碼放置在表單的右下方。記錄編號(hào)標(biāo)識(shí)規(guī)則如下：
Ｆ□□□／□□□－□
　　　　　　　　　 　　　　　　　版次（Ａ～Ｚ）
　　　　　　　　　　 　　　　　　順序號(hào)（001～999）
　　　　　 　　　　　　　　　　　部門★
　　　　　　　　　　　　　　　　表單（ＦＯＲＭ）
4.4體系文件的受控方法
4.4.1體系文件的分類
a）體系文件分“受控文件”類和“非受控文件”類。
“受控文件”指文件受到更改的控制。當(dāng)文件發(fā)生更改時(shí)能追溯到全部使用者。
“非受控文件”不受更改控制因而不具有追溯性。
b）特殊文件全部是電腦系統(tǒng)文件，數(shù)量巨大，更新頻繁，不適用體系文件管理的一般規(guī)定。其編制、更改、更新、保存、管理均由相關(guān)部門按照作業(yè)程序及《計(jì)算機(jī)文件和資料的管理辦法》進(jìn)行。安全環(huán)保辦亦不對(duì)其進(jìn)行管理。
c）本公司內(nèi)使用的所有體系文件的的原件及電子文件屬“受控文件”。提供給客戶及第三方的《質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)》打印稿為“非受控文件”，不會(huì)受到更改的控制；所有的“受控文件”硬拷貝必須加蓋“受控文件”印章并加蓋分發(fā)號(hào)，分發(fā)給相關(guān)使用部門，“非受控文件”必須加蓋“非受控文件”印章才能發(fā)放。電子文件的控制由安全環(huán)保辦依權(quán)限實(shí)施。
4.4.2體系文件的版次
用大寫英文字母表示文件或文件頁(yè)的版次（A、B、…）；用數(shù)字表示文件頁(yè)的修改狀態(tài)。如果文件的版次為A，則所屬文件頁(yè)的版次必須為（A、A1、A2、A3…）；如果文件的版次為B，則所屬文件頁(yè)的版次必須為（B、B1、B2、B3…）。
電子版文件只顯示該文件的版本號(hào)，不顯示文件頁(yè)版次。
4.4.3 安全環(huán)保辦定期（每年至少一次）編制《受控體系文件目錄清單》及《受控體系記錄清單》供各部門核對(duì)，當(dāng)管理性體系文件大幅度修改時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)清單進(jìn)行更新。該目錄清單應(yīng)有現(xiàn)行的版本控制，由管理者代表批準(zhǔn)，并按文件發(fā)放范圍分發(fā)。
4.5文件的編寫
所有質(zhì)量安全環(huán)境體系文件的編寫由相關(guān)部門依照職責(zé)及實(shí)際工作需要進(jìn)行。
4.6文件的審核、會(huì)簽及批準(zhǔn)
4.6.1《質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)》由管理者代表審核，廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。
4.6.2程序文件由相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審（簽），然后報(bào)管理者代表審核，廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。
4.6.3作業(yè)指導(dǎo)書一般情況下由主辦部門的主管審批即可。作業(yè)指導(dǎo)書涉及到其他部門時(shí)須進(jìn)行會(huì)簽，當(dāng)與相關(guān)部門發(fā)生矛盾或與相關(guān)文件發(fā)生不一致時(shí)，由管理者代表負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。
4.7文件的發(fā)放
4.7.1體系文件產(chǎn)生后由安全環(huán)保辦負(fù)責(zé)將電子文件的最新有效版本登錄到公司的網(wǎng)絡(luò)中。
4.7.2生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)因?qū)嶋H情況確實(shí)需要使用文件硬拷貝的，由該部門提出申請(qǐng)，經(jīng)安全環(huán)保辦審核、批準(zhǔn)后加蓋受控印章、按分發(fā)號(hào)發(fā)放。
4.7.3非受控《質(zhì)量安全環(huán)境手冊(cè)》的發(fā)放，由領(lǐng)用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由安全環(huán)保辦登記并加蓋“非受控文件”印章后發(fā)放。
4.8文件的使用和保管
4.8.1安全環(huán)保辦須及時(shí)更新電子文件以保證其最新有效性。
4.8.2本廠內(nèi)部不得使用未加蓋“受控文件”印章的文件的打印稿，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由安全環(huán)保辦人員當(dāng)場(chǎng)收回并銷毀。
4.8.3當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，文件的持有人必須及時(shí)到安全環(huán)保辦辦理更換手續(xù)，交回破損文件，更換新文件（分發(fā)號(hào)與原文件一致），安全環(huán)保辦必須及時(shí)銷毀破損文件。
4.8.4當(dāng)文件持有人丟失文件后，必須及時(shí)辦理重新申請(qǐng)領(lǐng)用手續(xù)，并在“發(fā)文登記表”的備注欄內(nèi)填寫丟失原因（必要時(shí)附以書面檢討），經(jīng)相關(guān)部門主管簽字審批后方可領(lǐng)取。安全環(huán)保辦對(duì)補(bǔ)發(fā)的文件給予新的分發(fā)號(hào)，并注明丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢。
4.8.5文件的保管
a）由公司自行編制的質(zhì)量安全環(huán)境體系文件（特殊文件除外）的原稿由安全環(huán)保辦負(fù)責(zé)保管，各部門除現(xiàn)場(chǎng)沒(méi)有電腦網(wǎng)絡(luò)而必須使用文件硬拷貝的以外，不保留文件打印稿。
b）存入電腦的文件由電腦室按《計(jì)算機(jī)文件和資料的管理辦法》管理。
c）所有的文件務(wù)必在適宜的環(huán)境下保存，原版文件（包括記錄）一律不外借，只允許在文件保存地查閱，以防止文件丟失或損壞。如有特殊需要，需得到文件所屬部門主管的批準(zhǔn)，登記并按時(shí)歸還。
d）文件借用人負(fù)責(zé)保管所借文件，任何人不得擅自寫、畫或更改文件，更不得私自轉(zhuǎn)借。
4.9文件（頁(yè)）的更改和回收
4.9.1體系文件（特殊文件及外來(lái)文件除外）（頁(yè)）的更改控制由安全環(huán)保辦負(fù)責(zé)，申請(qǐng)更改部門需到安全環(huán)保辦領(lǐng)取并填寫“文件更改通知單”， “文件更改通知單”必須由原部門負(fù)責(zé)人審批（必要時(shí)需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)），后交安全環(huán)保辦存檔。
4.9.2“文件更改通知單”一般由原文件編寫人員填寫，文件更改的批準(zhǔn)由原審批人進(jìn)行，當(dāng)原審批人不在職時(shí)可由接替其崗位的人員審批。若指定其他部門審批時(shí)，該部門需獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。
4.9.3文件（頁(yè)）更改批準(zhǔn)后，必須由原文件的編寫部門組織進(jìn)行更改。文件（頁(yè)）更改時(shí)必須注明更改標(biāo)記和更改生效時(shí)間。安全環(huán)保辦及原文件的編寫部門按原“發(fā)文登記表”的發(fā)放范圍發(fā)放修改后的文件（頁(yè)），同時(shí)收回作廢的舊文件（頁(yè)）并在原文件“發(fā)文登記表”上進(jìn)行登記。
4.9.4記錄的更改由相關(guān)部門依據(jù)文件換版的規(guī)定進(jìn)行。
4.10文件的換版與作廢
4.10.1當(dāng)文件進(jìn)行多次更改或需進(jìn)行大幅度更改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版，原版本文件作廢，換發(fā)新版本文件。
4.10.2作廢的管理性體系文件（頁(yè)）應(yīng)由安全環(huán)保辦及各文件編寫部門按發(fā)放范圍收回并登記，作廢文件（頁(yè)）交回安全環(huán)保辦加蓋“作廢文件”印章。
4.11文件的歸檔與保存
4.11.1體系文件完成編制和審批后，原件及電子版的備份由安全環(huán)保辦歸檔保存。
4.11.2歸檔體系文件長(zhǎng)期保存，文件換版后，對(duì)作廢的前兩個(gè)版次的原件保留兩年以備參考。文件歸檔應(yīng)有明顯的標(biāo)志，便于檢索、防潮、防霉、防蛀、防火、防盜，確保文件的安全。
4.11.3在工作中產(chǎn)生的記錄，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行整理、歸檔，按照《檔案和資料管理制度》相關(guān)規(guī)定辦理。
4.12文件的保留與銷毀
4.12.1對(duì)需要保留的作廢體系文件（頁(yè)），由原編寫部門提出申請(qǐng)，并填寫“文件銷毀/保留申請(qǐng)表” 或“記錄更改/復(fù)制/銷毀申請(qǐng)表”，經(jīng)安全環(huán)保辦批準(zhǔn)后，由安全環(huán)保辦加蓋“保留文件”與“作廢文件”印章后方可留用。保留文件（頁(yè)）僅供參考，不能作為解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的依據(jù)。
4.12.2對(duì)不需保留的作廢文件（頁(yè)），由原編寫部門提出申請(qǐng)，并填寫“文件銷毀/保留申請(qǐng)表” 或“記錄更改/復(fù)制/銷毀申請(qǐng)表”，經(jīng)安全環(huán)保辦批準(zhǔn)后，統(tǒng)一銷毀。
4.13一次性文件的管理控制
4.13.1所謂一次性文件，是指有一定時(shí)間期限的文件，此類文件到期自動(dòng)作廢，一般不進(jìn)行更改和回收。如各種質(zhì)量工作計(jì)劃、任命書、工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。
4.13.2各種質(zhì)量計(jì)劃，由編制部門主管審核，必要時(shí)報(bào)廠長(zhǎng)/管理者代表批準(zhǔn)。其他一次性文件僅需編制部門主管審批即可。
4.13.3一次性文件應(yīng)有文件編號(hào)和版次，以利于追溯。其版次如不另行標(biāo)注，也可以文件的審批日期作為該文件版次的標(biāo)識(shí)。文件的編號(hào)一般以部門代號(hào)加上年份及順序號(hào)組成：
□□□　□□□□　□□
順序號(hào)（01～99）；
年 份；
部門代號(hào)（見(jiàn)4.3.1條）。
4.13.4一次性文件的發(fā)放，由文件的編制部門負(fù)責(zé)進(jìn)行。在體系文件中有發(fā)放范圍規(guī)定的，按規(guī)定進(jìn)行。文件沒(méi)有規(guī)定的，由文件編制部門主管按工作需要自行規(guī)定發(fā)放范圍，采用“發(fā)文登記表”簽收，文件發(fā)放記錄必須與該文件的底稿同時(shí)保存。保存期不少于一年。
4.13.5對(duì)一次性文件需要調(diào)整、更改時(shí)，可收回原文件，另行發(fā)放新文件替代也可在新文件內(nèi)說(shuō)明。
4.14 外來(lái)文件和資料的管理控制
4.14.1所謂外來(lái)文件包括以下：總部文件、政府或行業(yè)機(jī)關(guān)文件、客戶和分承包文件等。
a）總部文件：包括技術(shù)性、管理性文件。
b）政府或行業(yè)機(jī)關(guān)公文。如：法律文件、技術(shù)書籍，如中華人民共和國(guó)法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。
c）客戶和分承包方文件。與產(chǎn)品有關(guān)的文件
d）由本公司委托其他組織印制的質(zhì)量記錄。
4.14.2外來(lái)文件應(yīng)有文件編號(hào)和版次，以利于追溯。文件的編號(hào)一般以部門代號(hào)加上文件與資料類別及順序號(hào)組成（各部門可自行規(guī)定編號(hào)方法）：

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