037-員工信息管理-0311(doc)
員工信息管理 1 范圍 公司內(nèi)部員工自被聘用之日起到離開公司止的各項信息（包括崗位描述與人員編制 信息、員工招聘信息、專業(yè)技術(shù)職稱聘任信息、員工績效管理信息、考勤管理信息 、工資調(diào)整信息、合同管理信息、培訓(xùn)管理信息、出國管理信息、人員待崗、辭職 、解聘信息、社會保險信息及其他有關(guān)信息）的建立、分類、更新、維護(hù)、處理、 調(diào)用、統(tǒng)計分析等方面的管理 2 控制目標(biāo) 1 確保員工信息的準(zhǔn)確、及時、完整與安全 2 為歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用管理人才提供重要依據(jù) 3 確保對信息調(diào)用的有效控制和提高處理的效率 3 主要控制點 1 對于保密信息，人力資源部經(jīng)理審批是否同意借閱員工信息 2 對于重要的保密信息，總經(jīng)理審批保密信息的調(diào)用申請 4 特定政策 1 每月5日前統(tǒng)計打印人員結(jié)構(gòu)表及上月變動匯總表，并上報人力資源部經(jīng)理、公司總經(jīng)理 和董事長 2 每季度向部門經(jīng)理、分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理及董事長提供人力資源信息分析報告 3 使員工信息管理形成制度 - 形成員工信息材料的部門，在形成正式材料后的一個月內(nèi)，負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)錄入 信息庫的材料送交人力資源部 - 人力資源部綜合管理員要經(jīng)常了解和掌握形成信息材料源的信息，溝通渠道，建 立聯(lián)系制度并提供規(guī)范的信息統(tǒng)計報表文件，不定期或定期地向形成信息的部 門收集應(yīng)收集錄入的材料 - 人力資源部人事信息檔案管理員對送交的需錄入信息庫的材料，核對信息，剔除 無用信息和重復(fù)信息，并對不符合錄入信息庫要求的材料，要及時通知形成信 息材料的部門，補(bǔ)送材料。形成信息材料的部門，要按規(guī)定認(rèn)真、及時辦理 - 人力資源部人事信息檔案管理員，對各崗位管理員錄入信息庫的員工基本信息、 崗位變動信息、績效考核信息、獎懲和晉升信息、薪資及其變動信息、福利費 用信息、人力資源成本信息、招聘信息、培訓(xùn)信息、考勤和合同信息、辭職和 離退休變動信息進(jìn)行相應(yīng)的處理，并定期出臺人力資源統(tǒng)計報表和分析報告 - 人力資源部人事信息檔案管理員在收到外部信息材料后，一星期內(nèi)須將材料錄入 信息庫 4 員工信息的鑒別及錄入制度 - 對收集的信息源，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于錄入員工信息庫的材料應(yīng)真實、完 整、對象明確，方能錄入信息庫 - 不屬于錄入信息庫范圍的材料不得擅自錄入，應(yīng)經(jīng)過鑒別，分類予以處理 - 員工信息材料，須統(tǒng)一用十六開規(guī)格的辦公用紙，或軟盤提供，不得使用圓珠筆 、鉛筆、或紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫 5 信息的保管保密制度 - 建立各類員工信息庫 - 員工信息應(yīng)建立登記、統(tǒng)計制度并定期出臺分析報告 - 不斷地改進(jìn)人力資源信息管理系統(tǒng)平臺技術(shù)，做好信息的保管和維護(hù)，從而實現(xiàn) 信息管理的資源共享化、科學(xué)化、規(guī)范化 - 依據(jù)人力資源信息管理規(guī)范和人事工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定制定 公司信息保密制度并嚴(yán)格執(zhí)行（重要保密信息： ；保密信息 ；共享信息： ） 6 人力資源信息分析報告應(yīng)包括：月度工資總額匯總表（薪資管理員負(fù)責(zé)）、年度工資總 額匯總表（薪資管理員負(fù)責(zé)）、人員結(jié)構(gòu)表（薪資管理員負(fù)責(zé)）、人員調(diào)動表（薪 資管理員負(fù)責(zé)）、員工信息采集表、人工成本信息報表（薪資管理員負(fù)責(zé)）、年度 員工名冊、勞動合同訂立情況臺帳、勞動合同訂立情況報表、歷年增加職工登記表 、歷年減少職工登記表等 5 員工信息管理流程說明C-11-08-001 |步驟 |涉及部門 |步驟說明 | | |人力資源部人|根據(jù)崗位描述與人員編制信息、員工招聘信息、專業(yè) | | |事信息檔案管|技術(shù)職稱聘任信息、員工績效管理信息、考勤管理信 | | |理員 |息、工資調(diào)整信息、合同管理信息、培訓(xùn)管理信息、 | | | |出國管理信息、人員待崗、辭職、解聘信息、社會保 | | | |險信息及其他有關(guān)信息建立員工各類信息庫 | | |各部門 |及時記錄員工工作情況，將涉及員工的基本信息、其 | | | |它相關(guān)管理信息、各類相應(yīng)的報表上交至人力資源部 | | |人力資源部各|各管理員匯總各類信息 | | |管理員 | | | |人力資源部人|將各管理員匯總的信息錄入員工信息庫 | | |事信息檔案管| | | |理員 | | | |人力資源部人|收集統(tǒng)計分析所需其他數(shù)據(jù)，對信息庫進(jìn)行維護(hù)，并 | | |事信息檔案管|定期出臺內(nèi)部統(tǒng)計報表及人力資源信息分析報告 | | |理員 | | | |人力資源部績|績效薪酬主管審核人事信息檔案管理員提供的報表及 | | |效薪酬主管 |報告；人力資源部經(jīng)理審閱 | | |人力資源部經(jīng)| | | |理 | | | |各部門員工 |需要借閱人員信息時，借閱部門提出借閱申請，填寫 | | | |信息調(diào)用申請表 | | |人力資源部人|審核借閱申請并根據(jù)信息類別進(jìn)行處理 | | |事信息檔案管| | | |理員 | | | |人力資源部人|如果借閱信息是共享信息，辦理借閱手續(xù)，開具信息 | | |事信息檔案管|調(diào)用登記表；如果是保密信息，提交經(jīng)理審批，不屬 | | |理員 |保密信息，提交借閱者的分管負(fù)責(zé)人審批 | | |人力資源部人|如果借閱信息不是共享信息，則判定是否屬于保密信 | | |事信息檔案管|息 | | |理員 | | | |借閱者的分管|如果員工信息介于共享信息和保密信息之間，則由借 | | |負(fù)責(zé)人、人力|閱人的分管負(fù)責(zé)人審批，如果不同意，則結(jié)束，如果 | | |資源部人事信|同意，則辦理借閱手續(xù)，開具信息調(diào)用登記表 | | |息檔案管理員| | | |人力資源部經(jīng)|如果是保密信息，人力資源部經(jīng)理審批 | | |理 | | | |人力資源部經(jīng)|不同意借閱，則結(jié)束流程 | | |理 | | | |人力資源部經(jīng)|同意借閱，則根據(jù)借閱部門或員工信息的級別，判斷 | | |理 |是否需要總經(jīng)理審批 | | |總經(jīng)理 |如果需要總經(jīng)理審批，則由總經(jīng)理審批。若同意，則 | | | |辦理借閱手續(xù)；若不同意，則結(jié)束流程 | | |人力資源部人|如果不需要總經(jīng)理審批，則直接辦理借閱手續(xù) | | |事信息檔案管| | | |理員 | | | |人力資源部人|按規(guī)定追查違反信息保密制度人員的責(zé)任 | | |事信息檔案管| | | |理員 | |
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