05-文件控制程序(doc)
|浙江盾安精工股份有限公司 |文 件 控 制 程 序 |編號 |ZJDA-EP05 | | | |版本 |A 0 | |EMS程序文件 | |頁次 |1 / 4 | 1 目的 為了使文件、資料的發(fā)放和管理能有效地控制，能保證在環(huán)境管理體系運行中的各個 場所，使用相應文件的有效版本，并且能夠及時地從所有發(fā)放場所撤消作廢的文件，建 立文件控制程序。 2 適用范圍 本程序適用于公司環(huán)境管理體系文件的控制。 3 職責 3.1總經理負責批準環(huán)境管理手冊、程序文件、作業(yè)指導書與方針、目標指標等； 3.2環(huán)境管理者代表負責審核環(huán)境手冊、程序文件、作業(yè)指導書和目標指標等； 3.3綜合辦公室負責公司環(huán)境管理體系文件的編制，負責環(huán)境管理體系文件的發(fā)放、更改 、回收的管理和控制； 3.4各科室負責本科室內部環(huán)境管理體系文件的管理。 4 程序 4.1文件的編制、批準和發(fā)布 4.1.1文件的分類 a. 環(huán)境管理手冊 b. 環(huán)境管理程序 ●ISO14001：1996標準所要求的形成文件的程序； ●公司為確保環(huán)境管理體系過程的有效策劃、運行和控制所需的文件，詳見《程序文 件目錄》 c 、第三層次文件 ●管理制度 ●外來文件或者資料 d、第四層次文件 記錄：體系運行產生的各種記錄。 4.1.2文件的編寫與審批 4.1.2.1各類文件的編制與起草部門，對其所起草的文件都必須經過規(guī)定的責任人員審核 和批準后方能發(fā)布。 |文件類別 |編 制 |審 核 |批 準 | |環(huán)境手冊 |綜合辦公室 |環(huán)境管理者代表|總經理 | |程序文件 |綜合辦公室 |環(huán)境管理者代表|總經理 | |作業(yè)指導書 |綜合辦公室/各相關部門 |環(huán)境管理者代表|總經理 | |內審報告 |綜合辦公室 |環(huán)境管理者代表|總經理 | |管理評審報告|綜合辦公室 |環(huán)境管理者代表|總經理 | |浙江盾安精工股份有限公司 |文 件 控 制 程 序 |編號 |-EP05 | | | |版本 |A 0 | |EMS程序文件 | |頁次 |2/ 4 | 4.1.2.2環(huán)境體系文件應保持清晰，語句應通順，易于理解和參照執(zhí)行。 4.1.2.3文件應說明文件編制的目的、使用范圍、相應職責具體的要求（和程序）、所需 的記錄等。 4.1.2.4文件中應注明相應參考文件的名稱，以利于檢索，綜合辦公室應編制并定期更新 各類文件的受控清單，以便于執(zhí)行部門檢索。 4.2文件的編號方法 4.2.1 環(huán)境管理手冊的編號 ZJDA-EMS-XX-X 版本號（A、B、…………依次類推） 順序號（01、02、…………依次類推） 浙江盾安精工股份環(huán)境管理手冊代號 4.2.2 程序文件 ZJDA-EP-XX-X 版本號（A、B、…………依次類推） 順序號（01、02、…………依次類推） 浙江盾安精工股份環(huán)境管理體系程序文件代號 4.2.3 作業(yè)指導書 ZJDA-EWG-XX-X 版本號（A、B、…………依次類推） 順序號（01、02、…………依次類推） 浙江盾安精工股份環(huán)境管理體系作業(yè)指導書代號 4.2.4 記錄 ZJDA-ER-XX-X 版本號（A、B、…………依次類推） 順序號（01、02、…………依次類推） 浙江盾安精工股份環(huán)境管理體系記錄代號 4.2.5 版本標識 版本標識采用數字遞增方法，最初版表示為“A.0”，每修訂1次，版本號遞增0.1，當文件 修改部分大于1/3時，文件應換版，版本號也向前遞增。 |浙江盾安精工股份有限公司|文 件 控 制 程 序 |編號 |-EP05 | | | |版本 |A 0 | |EMS程序文件 | |頁次 |3/ 4 | 4.3文件的配置和發(fā)放 4.3.1環(huán)境管理體系文件(手冊、程序文件、作業(yè)指導書)由綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)放。 4.3.2文件發(fā)放部門，應填寫《文件發(fā)放回收登記表》并對受控文件注分發(fā)號，收文部門簽 收，收文部門應填寫《部門使用文件記錄》，以便確認。 4.4文件受控與非受控 4.4.1受控文本——指對文本的每一次修訂、換版，負責進行修訂的部門，需通知文本的持 有者，并同時對其特有的文本進行相應的修改、換版，舊版同時回收的文本。受控文本 一般用于公司內部管理。 4.4.2非受控文本——指對文本一切修訂、換版，負責進行修訂的部門不需通知文本持有者 ，也不需進行相應的修改、換版和回收的文本。非受控文本一般用于學習和交流。 4.4.3受控文本蓋“受控”章，非受控文本蓋“非受控”章。 4.4.4受控的環(huán)境管理體系相關文件有： (1)環(huán)境手冊 (2)程序文件 (3)作業(yè)指導書(包括操作規(guī)程、監(jiān)測規(guī)程等) 4.5體系文件的評審 4.5.1體系文件在運行過程中或在內審和外審發(fā)現(xiàn)的不符合，由提出部門填寫《文件修改 記錄》，交綜合辦公室對修改內容文件組織原編制審核批準人員進行會簽后發(fā)放各部門進 行其他受控文件相關內容的修改。 4.5.2每年的管理評審會議，對體系文件的適用性、充分性及有效性進行評審。 4.6文件的更改和修訂 4.6.1當EMS文件在運行過程中或在內審管理評審和審核認證過程中，發(fā)現(xiàn)不符合時應及 時予以改正。 4.6.2對文件有異議的部門，應填寫《信息交流記錄》，交綜合辦公室，如需評審，由綜合 辦公室組織相關部門進行審議。文件的更改和修訂需經原審批部門的同意。 4.7文件換版和作廢 4.7.1當體系文件經多次更改或進行大幅度修改時，體系文件應進行換版，版本號4.1.5 條款進行變化。 4.7.2作廢文件，蓋“作廢”章，如為積累知識予以保留，則應加蓋“作廢保留”章，作廢的 環(huán)境管理體系文件，各部門整理后，交檔案室歸檔。 4.8文件的借閱、保管、保管期限及銷毀 4.8.1的借閱 文件的借閱需填寫《文件借閱登記表》，經管理者代表批準方可借閱。借閱者應在指定 日期 歸還文件，到期不歸還者由辦公室收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。 4.8.2境手冊、程序文件、作業(yè)指導書的原件(包括每次修訂的原件)由綜合辦公室保 管，各部門負責現(xiàn)行有效環(huán)境管理體系文件的保管工作。 |浙江盾安精工股份有限公司 |文 件 控 制 程 序 |編號 |-EP05 | | | |版本 |A 0 | |EMS程序文件 | |頁次 |4/ 4 | 4.8.3文件原件的保管期限為三年，過期后由檔案室登入《文件和資料銷毀清單》，不定期 組織銷毀。受控的文件經修改、換版作廢及到期資料上交綜合辦公室處理，不受控的文 件及資料各部門不定期自行處理。 5 記錄 5.1《環(huán)境管理體系文件目錄表》 5.2《部門使適用受控文件清單》 5.3《EMS文件收發(fā)記錄表》 5.4《文件變更申請記錄表》 5.5《文件借閱登記表》 5.6《文件銷毀記錄表》 5.7《文件審批表》 ----------------------- 記錄 (四層次) 作業(yè)性文件 (三層次) 程序文件 (二層次) 手冊 (一層次)
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