05-文件控制程序(doc)
|浙江盾安精工股份有限公司 |文 件 控 制 程 序 |編號(hào) |ZJDA-EP05 | | | |版本 |A 0 | |EMS程序文件 | |頁次 |1 / 4 | 1 目的 為了使文件、資料的發(fā)放和管理能有效地控制，能保證在環(huán)境管理體系運(yùn)行中的各個(gè) 場(chǎng)所，使用相應(yīng)文件的有效版本，并且能夠及時(shí)地從所有發(fā)放場(chǎng)所撤消作廢的文件，建 立文件控制程序。 2 適用范圍 本程序適用于公司環(huán)境管理體系文件的控制。 3 職責(zé) 3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書與方針、目標(biāo)指標(biāo)等； 3.2環(huán)境管理者代表負(fù)責(zé)審核環(huán)境手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和目標(biāo)指標(biāo)等； 3.3綜合辦公室負(fù)責(zé)公司環(huán)境管理體系文件的編制，負(fù)責(zé)環(huán)境管理體系文件的發(fā)放、更改 、回收的管理和控制； 3.4各科室負(fù)責(zé)本科室內(nèi)部環(huán)境管理體系文件的管理。 4 程序 4.1文件的編制、批準(zhǔn)和發(fā)布 4.1.1文件的分類 a. 環(huán)境管理手冊(cè) b. 環(huán)境管理程序 ●ISO14001：1996標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序； ●公司為確保環(huán)境管理體系過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件，詳見《程序文 件目錄》 c 、第三層次文件 ●管理制度 ●外來文件或者資料 d、第四層次文件 記錄：體系運(yùn)行產(chǎn)生的各種記錄。 4.1.2文件的編寫與審批 4.1.2.1各類文件的編制與起草部門，對(duì)其所起草的文件都必須經(jīng)過規(guī)定的責(zé)任人員審核 和批準(zhǔn)后方能發(fā)布。 |文件類別 |編 制 |審 核 |批 準(zhǔn) | |環(huán)境手冊(cè) |綜合辦公室 |環(huán)境管理者代表|總經(jīng)理 | |程序文件 |綜合辦公室 |環(huán)境管理者代表|總經(jīng)理 | |作業(yè)指導(dǎo)書 |綜合辦公室/各相關(guān)部門 |環(huán)境管理者代表|總經(jīng)理 | |內(nèi)審報(bào)告 |綜合辦公室 |環(huán)境管理者代表|總經(jīng)理 | |管理評(píng)審報(bào)告|綜合辦公室 |環(huán)境管理者代表|總經(jīng)理 | |浙江盾安精工股份有限公司 |文 件 控 制 程 序 |編號(hào) |-EP05 | | | |版本 |A 0 | |EMS程序文件 | |頁次 |2/ 4 | 4.1.2.2環(huán)境體系文件應(yīng)保持清晰，語句應(yīng)通順，易于理解和參照?qǐng)?zhí)行。 4.1.2.3文件應(yīng)說明文件編制的目的、使用范圍、相應(yīng)職責(zé)具體的要求（和程序）、所需 的記錄等。 4.1.2.4文件中應(yīng)注明相應(yīng)參考文件的名稱，以利于檢索，綜合辦公室應(yīng)編制并定期更新 各類文件的受控清單，以便于執(zhí)行部門檢索。 4.2文件的編號(hào)方法 4.2.1 環(huán)境管理手冊(cè)的編號(hào) ZJDA-EMS-XX-X 版本號(hào)（A、B、…………依次類推） 順序號(hào)（01、02、…………依次類推） 浙江盾安精工股份環(huán)境管理手冊(cè)代號(hào) 4.2.2 程序文件 ZJDA-EP-XX-X 版本號(hào)（A、B、…………依次類推） 順序號(hào)（01、02、…………依次類推） 浙江盾安精工股份環(huán)境管理體系程序文件代號(hào) 4.2.3 作業(yè)指導(dǎo)書 ZJDA-EWG-XX-X 版本號(hào)（A、B、…………依次類推） 順序號(hào)（01、02、…………依次類推） 浙江盾安精工股份環(huán)境管理體系作業(yè)指導(dǎo)書代號(hào) 4.2.4 記錄 ZJDA-ER-XX-X 版本號(hào)（A、B、…………依次類推） 順序號(hào)（01、02、…………依次類推） 浙江盾安精工股份環(huán)境管理體系記錄代號(hào) 4.2.5 版本標(biāo)識(shí) 版本標(biāo)識(shí)采用數(shù)字遞增方法，最初版表示為“A.0”，每修訂1次，版本號(hào)遞增0.1，當(dāng)文件 修改部分大于1/3時(shí)，文件應(yīng)換版，版本號(hào)也向前遞增。 |浙江盾安精工股份有限公司|文 件 控 制 程 序 |編號(hào) |-EP05 | | | |版本 |A 0 | |EMS程序文件 | |頁次 |3/ 4 | 4.3文件的配置和發(fā)放 4.3.1環(huán)境管理體系文件(手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書)由綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)放。 4.3.2文件發(fā)放部門，應(yīng)填寫《文件發(fā)放回收登記表》并對(duì)受控文件注分發(fā)號(hào)，收文部門簽 收，收文部門應(yīng)填寫《部門使用文件記錄》，以便確認(rèn)。 4.4文件受控與非受控 4.4.1受控文本——指對(duì)文本的每一次修訂、換版，負(fù)責(zé)進(jìn)行修訂的部門，需通知文本的持 有者，并同時(shí)對(duì)其特有的文本進(jìn)行相應(yīng)的修改、換版，舊版同時(shí)回收的文本。受控文本 一般用于公司內(nèi)部管理。 4.4.2非受控文本——指對(duì)文本一切修訂、換版，負(fù)責(zé)進(jìn)行修訂的部門不需通知文本持有者 ，也不需進(jìn)行相應(yīng)的修改、換版和回收的文本。非受控文本一般用于學(xué)習(xí)和交流。 4.4.3受控文本蓋“受控”章，非受控文本蓋“非受控”章。 4.4.4受控的環(huán)境管理體系相關(guān)文件有： (1)環(huán)境手冊(cè) (2)程序文件 (3)作業(yè)指導(dǎo)書(包括操作規(guī)程、監(jiān)測(cè)規(guī)程等) 4.5體系文件的評(píng)審 4.5.1體系文件在運(yùn)行過程中或在內(nèi)審和外審發(fā)現(xiàn)的不符合，由提出部門填寫《文件修改 記錄》，交綜合辦公室對(duì)修改內(nèi)容文件組織原編制審核批準(zhǔn)人員進(jìn)行會(huì)簽后發(fā)放各部門進(jìn) 行其他受控文件相關(guān)內(nèi)容的修改。 4.5.2每年的管理評(píng)審會(huì)議，對(duì)體系文件的適用性、充分性及有效性進(jìn)行評(píng)審。 4.6文件的更改和修訂 4.6.1當(dāng)EMS文件在運(yùn)行過程中或在內(nèi)審管理評(píng)審和審核認(rèn)證過程中，發(fā)現(xiàn)不符合時(shí)應(yīng)及 時(shí)予以改正。 4.6.2對(duì)文件有異議的部門，應(yīng)填寫《信息交流記錄》，交綜合辦公室，如需評(píng)審，由綜合 辦公室組織相關(guān)部門進(jìn)行審議。文件的更改和修訂需經(jīng)原審批部門的同意。 4.7文件換版和作廢 4.7.1當(dāng)體系文件經(jīng)多次更改或進(jìn)行大幅度修改時(shí)，體系文件應(yīng)進(jìn)行換版，版本號(hào)4.1.5 條款進(jìn)行變化。 4.7.2作廢文件，蓋“作廢”章，如為積累知識(shí)予以保留，則應(yīng)加蓋“作廢保留”章，作廢的 環(huán)境管理體系文件，各部門整理后，交檔案室歸檔。 4.8文件的借閱、保管、保管期限及銷毀 4.8.1的借閱 文件的借閱需填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)方可借閱。借閱者應(yīng)在指定 日期 歸還文件，到期不歸還者由辦公室收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。 4.8.2境手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書的原件(包括每次修訂的原件)由綜合辦公室保 管，各部門負(fù)責(zé)現(xiàn)行有效環(huán)境管理體系文件的保管工作。 |浙江盾安精工股份有限公司 |文 件 控 制 程 序 |編號(hào) |-EP05 | | | |版本 |A 0 | |EMS程序文件 | |頁次 |4/ 4 | 4.8.3文件原件的保管期限為三年，過期后由檔案室登入《文件和資料銷毀清單》，不定期 組織銷毀。受控的文件經(jīng)修改、換版作廢及到期資料上交綜合辦公室處理，不受控的文 件及資料各部門不定期自行處理。 5 記錄 5.1《環(huán)境管理體系文件目錄表》 5.2《部門使適用受控文件清單》 5.3《EMS文件收發(fā)記錄表》 5.4《文件變更申請(qǐng)記錄表》 5.5《文件借閱登記表》 5.6《文件銷毀記錄表》 5.7《文件審批表》 ----------------------- 記錄 (四層次) 作業(yè)性文件 (三層次) 程序文件 (二層次) 手冊(cè) (一層次)
05-文件控制程序(doc)