05對(duì)時(shí)間的分析(doc)
第5講 對(duì)時(shí)間的分析 【本講重點(diǎn)】 分析時(shí)間的重要性 時(shí)間分析方法 【忠告】 (我們都有相同的時(shí)間，時(shí)間稍縱即逝，失去的時(shí)間是永遠(yuǎn)無(wú)法追回的。真正的價(jià)值在 于我們利用它做什么事。 (我們只有176個(gè)小時(shí)來(lái)完成每個(gè)月的目標(biāo)，只有2112個(gè)小時(shí)來(lái)完成每年的目標(biāo)，只要 時(shí)間一流逝，我們就一無(wú)所獲。 (讓某個(gè)人損失了時(shí)間就等于是偷了他的金錢(qián)，你損失了你的時(shí)間就等于是抵押 了你的未來(lái)。 (時(shí)間是最有價(jià)值的資源，而且是最難以有效利用、最經(jīng)不起浪費(fèi)的資源。 分析時(shí)間的重要性 多數(shù)職業(yè)經(jīng)理都很忙，經(jīng)常加班加點(diǎn)，沒(méi)有周末，沒(méi)有休息時(shí)間，簡(jiǎn)直就是“忙碌”二 字的化身。 由于職業(yè)經(jīng)理的多維角色，他們?cè)诠ぷ髦斜憩F(xiàn)出來(lái)的忙亂與普通員工有很大的差異。 有沒(méi)有方法提高時(shí)間的利用率，有盡可能多的時(shí)間去陪陪家人？下面就來(lái)分析職業(yè)經(jīng) 理之所以忙亂的原因。 無(wú)計(jì)劃或計(jì)劃不周 由于職業(yè)經(jīng)理經(jīng)常碰到突發(fā)情況，所以，很多職業(yè)經(jīng)理覺(jué)得計(jì)劃對(duì)于他們沒(méi)有作用。 總認(rèn)為計(jì)劃不如變化快，所以干脆不定計(jì)劃。計(jì)劃是時(shí)間管理的前提，沒(méi)有計(jì)劃，也就 談不上有效的時(shí)間管理。 工作無(wú)主次 工作總有主要與次要的差別，作為職業(yè)經(jīng)理，由于他的很多工作會(huì)影響到其他人，因 而在工作中，必須分清楚哪些事情是必須做的，哪些事情可以慢一點(diǎn)處理，哪些事情不 必親力親為。對(duì)于必須做的事情，不但要優(yōu)先處理，還要規(guī)定一個(gè)時(shí)限。不要讓不重要 的事情影響到整個(gè)部門(mén)、團(tuán)隊(duì)的工作。 有很多人按照先后順序來(lái)安排工作，這種方法的本身就沒(méi)有主次之分，弊病是在次要 工作上浪費(fèi)很多時(shí)間，因?yàn)闀r(shí)間是有限的，必然用在重要工作上的時(shí)間就要相對(duì)減少。 這是優(yōu)秀職業(yè)經(jīng)理要避免的。 不對(duì)下屬授權(quán) 職業(yè)經(jīng)理的主要角色是管理者，管理就要向下屬進(jìn)行有效的授權(quán)，通過(guò)下屬去實(shí)現(xiàn)目 標(biāo)。不向下屬授權(quán)，很多工作都得由自己去完成。總認(rèn)為這個(gè)工作下屬做不了，那個(gè)工 作下屬做不了，所有的工作都由自己做，而下屬無(wú)事可做。這種情況實(shí)際上是你在替下 屬工作，而作為職業(yè)經(jīng)理需要做的很多工作反而沒(méi)有時(shí)間去完成，原因就在于把時(shí)間用 錯(cuò)了地方，用在根本不需要親自去做的事情上。自己忙得不可開(kāi)交，結(jié)果不但家人報(bào)怨 ，上司和下屬也不覺(jué)得你好。上司認(rèn)為你的工作效率低，員工認(rèn)為你不認(rèn)可他的工作能 力?？傊幌蛳率跈?quán)往往會(huì)吃力不討好。 溝通不善 前面說(shuō)過(guò)，企業(yè)70%的問(wèn)題是溝通障礙引起的。關(guān)于溝通障礙引起的時(shí)間浪費(fèi)主要體 現(xiàn)在兩個(gè)方面： 1.時(shí)間用于處理溝通不善帶來(lái)的惡果 例如，某員工對(duì)公司有一些看法，正確的做法是他向你或有關(guān)部門(mén)提出意見(jiàn)，但是， 這位員工卻私下議論，或者透露給客戶，一傳十，十傳百，員工的個(gè)人看法在眾多員工 和客戶中傳開(kāi)，給公司形象帶來(lái)消極影響。作為上司，必須花時(shí)間去處理由此帶來(lái)的負(fù) 面效應(yīng)。如果員工能夠與你進(jìn)行有效溝通，就不需要花費(fèi)時(shí)間去處理私下議論帶來(lái)的負(fù) 面影響了。 2.無(wú)效溝通 花了很多時(shí)間，卻沒(méi)有達(dá)成有效溝通，也就是用于溝通的時(shí)間沒(méi)有效率。 很多職業(yè)經(jīng)理也認(rèn)為花了大量的時(shí)間與下屬進(jìn)行溝通。問(wèn)題不是有沒(méi)有溝通，而是溝 通的效果如何。溝通只是第一步，目的是為了獲得高效的溝通。溝通沒(méi)有了效果，我們 稱之為“溝而不通”。 不良習(xí)慣 有的人把大量時(shí)間浪費(fèi)在不良習(xí)慣上。例如，喜歡在電話里聊天；在桌面上堆放一大 堆材料，用的時(shí)候就得花時(shí)間去找；有些人屬心血來(lái)潮型的，想到哪里，做到哪里；有 些人對(duì)辦公環(huán)境特別敏感，必須在一定的環(huán)境中才能靜心工作；有些人在某些時(shí)段的工 作效率不高。對(duì)于不良習(xí)慣，可能自己沒(méi)有意識(shí)到，但實(shí)際上浪費(fèi)了很多時(shí)間。 如果是普通員工，不良習(xí)慣只會(huì)影響一個(gè)人。作為職業(yè)經(jīng)理，要和下屬進(jìn)行交流，不 良習(xí)慣就會(huì)影響到很多人，甚至影響部門(mén)的工作。 【事例】 人力資源部任經(jīng)理為人誠(chéng)懇、工作勤奮，但總覺(jué)得沒(méi)有做自己應(yīng)該做的事情，每天都 忙，卻忙的不是地方。讓我們來(lái)分析一下任經(jīng)理某一天的活動(dòng)： 8: 30上司找任經(jīng)理談?dòng)嘘P(guān)公司人力資源規(guī)劃的問(wèn)題，一直到10:00。 10:00正準(zhǔn)備工作，又有電話詢問(wèn)有關(guān)新員工薪資的問(wèn)題，解釋了20分鐘。 10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進(jìn)來(lái)請(qǐng)示匯報(bào)工作，一直到11:00。 11:00處理文件報(bào)告等，到12:00，還有一部分沒(méi)有過(guò)目。 吃過(guò)午飯，看了一會(huì)報(bào)紙，聊了一會(huì)天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃 報(bào)告還沒(méi)有完成，就急忙趕到辦公室。 14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營(yíng)銷人員的事宜，由于對(duì)招聘主管不放心，本應(yīng)是他 的職責(zé)，任經(jīng)理又全包了下來(lái)，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理 自己確定，這項(xiàng)工作又占去兩個(gè)小時(shí)。 16:00剛要寫(xiě)公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來(lái)請(qǐng)示工作，順便聊了一會(huì)私事 和公司最近的傳聞。 4：30召集下屬開(kāi)會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T(mén)內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會(huì)議不僅沒(méi) 有達(dá)到預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到5:00。 已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間寫(xiě)報(bào)告，只好把未寫(xiě)完的報(bào)告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班 了。 仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？ (電話干擾——對(duì)公司員工解釋有關(guān)薪酬問(wèn)題，是薪酬主管的職責(zé)。 (會(huì)議安排沒(méi)有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對(duì)會(huì)議沒(méi)有實(shí)行有效控制。 (上司不定期召見(jiàn)使時(shí)間具有很大的隨意性。 (喜歡下屬事事請(qǐng)示匯報(bào)的官僚作風(fēng)，浪費(fèi)了許多時(shí)間。 (對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。 (事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時(shí)間。 (工作沒(méi)有目標(biāo)和程序，就沒(méi)有主動(dòng)性。 (沒(méi)有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。 (不會(huì)說(shuō)“不”，對(duì)隨機(jī)事件不加控制，浪費(fèi)了許多時(shí)間。 (樂(lè)于做熟悉和喜歡做的事，對(duì)棘手問(wèn)題過(guò)于拖延，只有通過(guò)加班來(lái)完成。 【忠告】 浪費(fèi)時(shí)間的根本原因還在于自己！ 【自檢】 分析一下自己的工作時(shí)間，你是如何處理職責(zé)和事務(wù)的？看看你對(duì)時(shí)間是如何 控制的？ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ 時(shí)間分析方法 時(shí)間價(jià)值的計(jì)算 你的時(shí)間（單位可以是小時(shí)，也可以是天）值多少錢(qián)？進(jìn)行時(shí)間價(jià)值的計(jì)算，可以幫 助你理解時(shí)間意味著什么？ 1.計(jì)算方法 （1）成本價(jià)值法。即年薪（或年度人工成本總額）與工作時(shí)間之比。每周工作五天 ，每年就是242個(gè)工作日，合1694小時(shí)。 表5-1 成本價(jià)值計(jì)算 |年薪 |每天的價(jià)值 |每小時(shí)的價(jià)值|每分鐘的價(jià) | |（元） |（元） |（元） |值 | | | | |（元） | |15000 |62.0 |8.86 |0.15 | |25000 |103.3 |14.76 |0.25 | |35000 |144.6 |20.7 |0.34 | |45000 |186.0 |26.6 |0.44 | |55000 |227.3 |32.5 |0.54 | |65000 |268.6 |38.4 |0.64 | |75000 |309.9 |44.3 |0.74 | |85000 |351.2 |50.2 |0.84 | |100000 |413.2 |59.0 |0.98 | （2）收入價(jià)值法。即銷售目標(biāo)（年銷售額或年利潤(rùn)額）與工作時(shí)間之比。 表5-2 收入價(jià)值計(jì)算 |銷售額 |每天的價(jià)值|每小時(shí)的價(jià) |每分鐘的價(jià) | | |（萬(wàn)元 |（萬(wàn)元） |值 |值 | | |） | |（萬(wàn)元） |（萬(wàn)元） | | | | | | | | |10000 |4.13 |0.59 |0.0098 | | |5000 |20.66 |2.95 |0.049 | | |10000 |41.3 |5.9 |0.098 | | |20000 |82.6 |11.8 |0.2 | | |50000 |206.6 |29.5 |0.49 | | 2.時(shí)間價(jià)值計(jì)算法的啟示 （1）每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大價(jià)值 時(shí)間就是金錢(qián)，浪費(fèi)時(shí)間，就意味著增加了成本，減少利潤(rùn)。浪費(fèi)的時(shí)間，無(wú)論如何 也彌補(bǔ)不了。 （2）錢(qián)是一分一分掙來(lái)的 錢(qián)是通過(guò)每一分鐘、每一小時(shí)、每一天的努力工作掙來(lái)的。一天浪費(fèi)（不管什么原因 ）1—2小時(shí)，意味著在其他時(shí)間中掙錢(qián)的效率要提高10—30%，顯然，這是十分困難的。 （3）浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)金錢(qián) 用上面的兩種方法計(jì)算一下時(shí)間價(jià)值，并牢牢記?。豪速M(fèi)了多少時(shí)間時(shí)，就是浪費(fèi)了 多少錢(qián)。 （4）時(shí)間需要規(guī)劃 規(guī)劃時(shí)間，以便使寶貴的、有限的時(shí)間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上。 時(shí)間支配能力分析 請(qǐng)回答下列問(wèn)題，測(cè)試一下你對(duì)時(shí)間的支配能力。 請(qǐng)問(wèn)答“是”或“否”。 （1）你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排？ （2）你是否在固定的時(shí)間里處理往來(lái)函件，如上午或下午？ （3）你是否將無(wú)用的文件處理掉，而不是機(jī)械地歸檔？ （4）你是否能避免各種浪費(fèi)時(shí)間與精力的“瑣事”？ （5）你能使每項(xiàng)工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？ （6）你能注意縮短用餐、飲茶時(shí)間嗎？ （7）你只歡迎那些實(shí)在的、對(duì)公司有益的推銷員或顧問(wèn)嗎？ （8）你除非萬(wàn)不得已才召開(kāi)會(huì)議嗎？ （9）你只參加那些對(duì)本部門(mén)的工作有直接影響的會(huì)議嗎？ （10）你收到函件后是否閱后立即處理？ （11）你阻止別人給你寄發(fā)各種無(wú)用資料嗎？ （12）你閱讀報(bào)刊雜志時(shí)是否瀏覽大意后，再細(xì)讀重點(diǎn)章節(jié)？ （13）你肯放手讓部下獨(dú)立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？ （14）你鼓勵(lì)部下遇到問(wèn)題時(shí)開(kāi)動(dòng)腦筋，提出獨(dú)立見(jiàn)解嗎？ （15）你手邊有重要工作處理時(shí)，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？ （16）你能充分利用電話提高效率，不在工作時(shí)間煲“電話粥”嗎？ （17）你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計(jì)劃？ （18）你能充分利用電腦、復(fù)印機(jī)提高效率嗎？ （19）當(dāng)你遇到非得靠專門(mén)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)才能解決的問(wèn)題時(shí)，你是否請(qǐng)教專家協(xié)助，而 不是單槍匹馬地蠻干？ （20）你在召開(kāi)重要會(huì)議時(shí)是否吩咐秘書(shū)不轉(zhuǎn)電話，不會(huì)見(jiàn)未約來(lái)訪者？ 回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。 如果得80- 100分，表明你能最充分地利用自己的時(shí)間，不必因不能完成任務(wù)而加班或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶?。 如果得60- 80分，表明你基本上能夠有效支配時(shí)間，只在某些方面仍須改進(jìn)，可參考測(cè)試結(jié)果對(duì)照 檢查。 如果得30- 60分，表明由于做事計(jì)劃性差、效率低，增加了很多工作壓力，你的問(wèn)題集中在三個(gè)方 面：主次不分；不能充分相信下屬，不放權(quán)；精力分散，易受不速之客干擾。只要下決 心改正以上不足，你一定能在有限的時(shí)間里取得更高的效益。 如果得30分以下，那表明你面臨嚴(yán)重的問(wèn)題或?qū)⒈唤饴?，除非你立即全力以赴提高?益。 工作緊急性分析 1.目的 分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。 2.工具 運(yùn)用《工作緊急性分析表》。 表5-3 工作緊急性分析表 姓名： 日期：年 月 日 |緊急性 |非常緊急|緊急(短時(shí)間|不很緊急(|不緊急(無(wú)| |工作事項(xiàng) |(馬上要 |內(nèi) |可從長(zhǎng)計(jì) |時(shí)間要求)| | |做) |要做) |議) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |頻次 | | | | | |時(shí)間 | | | | | 在緊急性的四格中選擇“(”即可 3.程序 （1）將工作事項(xiàng)的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時(shí)間內(nèi)要做（ 一般是當(dāng)天要做的）；不很緊急，可從長(zhǎng)計(jì)議（可以納入計(jì)劃中做）；不緊急。 （2）統(tǒng)計(jì)“頻次”。即不同緊急程度的工作事項(xiàng)各占多少（每天或每周或每月）。 （3）統(tǒng)計(jì)“時(shí)間”。即完成不同緊急程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。 4.工作緊急性分析法的啟...
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