10S01銷售業(yè)務檔案管理標準F(doc)
國內銷售開發(fā)中心管理標準 QG/ZT10S01—1997 檔案資料管理標準 1997-10-24發(fā)布 1997-11-01實施 國內銷售開發(fā)中心發(fā)布 國內銷售開發(fā)中心管理標準 檔案資料管理標準 QG/ZT10S01—1997 1 目的與適用范圍 為全面及時掌握銷售網點和直銷客戶的有關經營情況,便于為客戶提供優(yōu)良服務,為營銷 決策提供有效依據,保證在相關場所提供完整的后備資料,特制定本標準。 本標準適用于本部門各類檔案資料的管理。 2 職責 2.1 綜合信息部負責銷售網點檔案資料、外界往來信息資料、集團公司及部門內部文件資料 的管理。 2.2 業(yè)務部負責國內直銷業(yè)務檔案資料的管理。 3 管理內容 3.1 歸檔范圍 3.1.1 銷售網點檔案資料。 3.1.2 直銷客戶檔案資料。 3.1.3 各類信息、憑證、報表、銷售合同、各類協議。 3.1.4 集團公司文件。 3.2 歸檔要求 3.2.1 歸檔的檔案資料要保證內容的完整性。 3.2.2 銷售網點檔案要按銷售公司、特約經銷點加以區(qū)分，并按六大片區(qū)分類存檔。 3.2.3 國內直銷業(yè)務檔案、機密文件應單獨歸檔。 3.3 歸檔時間 各類檔案資料應于在本部門設立之日整理歸檔。 3.4 檔案管理 3.4.1 不同類別的檔案資料應設立檔案夾，并進行編號，按編號順序編造檔案冊（附件一）。 3.4.2 檔案管理員應維護檔案的清潔和安全，防止損壞和遺失。 3.4.3 檔案管理員必須注意檔案的機密性，不得私自轉借或翻印。 國內銷售開發(fā)中心1997-10-24批準 1997-11-01實施 QG/ZT10S01—1997 3.5 保密 3.5.1 凡查閱密級的檔案，須經本部門主管副經理以上領導批準后，限在本部門內查閱、不得 復印或摘抄。 3.5.2 任何人不得私自將本部門存檔資料提供贈送或出賣給外單位及個人，不得任意帶出本部 門。 3.5.3 檔案管理員要嚴格執(zhí)行保密紀律，對密級檔案要重點保管，嚴格檔案借閱手續(xù)，并不得 隨便談論檔案中秘密資料，否則將嚴肅處理。 3.6 調閱 3.6.1 各片區(qū)或外類人員因工作需要調閱檔案時，必須經綜合信息部經理批準后方可調閱。 3.6.2 保密性檔案調閱，必須經本部門領導同意后方可調閱，對調閱時間較長的，要出具借閱 單（附件二），經片區(qū)領導核準、部門領導審批后方可借出。 3.6.3 檔案管理員應根據“借閱單”按時向借閱人員催收檔案資料。 3.7 銷毀 3.7.1 符合下列情況之一的，予以銷毀： a.原檔案資料現已修訂、更改。 b.經清理鑒定，確屬無法使用或無保管價值的。 C．已超過保管期限的。 3.7.2 檔案管理員將要銷毀的檔案填入“檔案銷毀清單”（附件三），經部門主管領導批準后執(zhí) 行銷毀。 3.7.3 被銷毀的檔案應在檔案冊上注銷檔案名。 附加說明 本標準由國內銷售開發(fā)中心提出并起草。 本標準由國內銷售開發(fā)中心歸口管理。 附件一 檔 案 冊 |序號|檔 案 名 |發(fā)文號 |存 檔 |檔案夾 編|等 級 |保 存 |備 注 | | | | |時 間 |號 | |時 間 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 附件二 借 閱 單 年 月 日 |借閱人 | |部 門 | | |電 話 | |借閱時間 | | |檔案名 | |等 級 | | |借閱原因 | | |片區(qū)領導意| |部門領導意| | |見 | |見 | | 附件三 檔案銷毀清單 |序號|檔 案 名 |發(fā) 文 號 |等 級 |檔案夾 |銷毀日期 |備 注 | | | | | |編 號 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
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