12如何向上司匯報(doc)
第12講 如何向上司匯報 【本講重點】 與上司溝通的障礙 匯報的要點 與上司溝通的障礙 匯報工作時，上司與中層經(jīng)理的期望是不同的。 |上司的期望是： | |( 部門、中層經(jīng)理工作的進度和結(jié)果 | |( 通過聽取工作匯報，給予中層經(jīng)理新的信息和工 | |作指示 | |( 從原來設(shè)定的工作目標(biāo)角度來審視工作的進度和 | |結(jié)果，進行工作評價 | | | | | |作為匯報工作的中層經(jīng)理，他的期望是： | |( 向上級描述自己的工作結(jié)果 | |( 通過工作匯報得到上級的指導(dǎo)和建議 | |( 獲得說明自己和部門工作好與壞的機會 | |( 得到領(lǐng)導(dǎo)積極的工作評價 | 對于上司和中層經(jīng)理來說，關(guān)注工作進度和結(jié)果以及相應(yīng)的指導(dǎo)和建議是兩者所共同 關(guān)注的，但兩者關(guān)注的焦點也有所不同，主要表現(xiàn)在以下幾點： 出發(fā)點的差異 中層經(jīng)理期望通過工作匯報，說明自己和部門是如何完成這件工作的，遇到了什么困 難，如何克服的，為此付出了多少的辛勞，希望上司能夠給予理解和肯定，給予積極的 評價，所以，他們更重視工作過程。 而上司更為關(guān)注的是下級工作是否能夠按照原定的工作計劃完成任務(wù)，達到預(yù)定的工 作目標(biāo)，對結(jié)果更感興趣，沒有多余的時間聽取下級描述怎樣進行工作。如下所示： |上司 |中層經(jīng)理 | |◆工作完成了沒|◆敘述如何完成的任務(wù),遇到了什么| |有? |困難 | |◆簡明扼要 |◆自己如何克服困難 | | |◆希望上司多點時間,多聽聽自己的| | |匯報 | | |◆希望上司能夠體諒自己,表揚自己| 評價的差異 上司容易發(fā)現(xiàn)下屬在工作中的不足,特別是對自己所期望的方面更為關(guān)注,如果下屬沒 有達到預(yù)期目標(biāo)，得到的評價會很低。一般情況下,上司只關(guān)注結(jié)果,而很少對過程加以 關(guān)注。 中層經(jīng)理對自己的工作過程給予較高的評價，并希望因此從上司那里得到公正的評價 。所謂公正的評價就是即使自己在某些地方?jīng)]有做好，或者沒有達到預(yù)期結(jié)果,也希望上 司對自己的工作態(tài)度和努力予以中肯的評價。 表達的差異 評價的語言帶有感情色彩，容易引起誤解。領(lǐng)導(dǎo)可能認(rèn)為如果說重了，會打擊下級的 工作積極性，所以就間接地提醒下級。 工作評價中，上司面帶微笑，拍著下級的肩膀說：“好，總的說來不錯?！?上司對于你的工作匯報，點了點頭說：“好，總的說來不錯?！?上司說：“好，你的工作總的說來還不錯啊！” 這三種表達方式似乎沒有什么區(qū)別，其實代表了上司的三種態(tài)度： |第一種是肯定、鼓勵性的。 | |第二種是不偏不倚、中性的。 | |最后一種是話里有話的，表示的是負(fù)面| |的評價。 | 如果中層經(jīng)理沒有領(lǐng)悟到上司說話的真正含義，將第三種評價當(dāng)成領(lǐng)導(dǎo)最好的肯定， 就會造成下級理解上的偏差，得到錯誤的信息。等到領(lǐng)導(dǎo)責(zé)備下級工作做得有問題的時 候，下級會感到很茫然。 信息的差異 上司掌握的主要是關(guān)于決策、戰(zhàn)略等宏觀方面的信息，而中層經(jīng)理所掌握的信息主要 圍繞著工作的具體執(zhí)行、過程等方面。因而，二者的信息是不對稱的。 如下所示： |高層掌握的信息 |中層掌握的信息 | |◆公司發(fā)展下一步的戰(zhàn)略調(diào)|◆下屬的工作情況。 | |整。 |◆重要客戶的情況。 | |◆董事會/股東會的關(guān)系以 |◆計劃的進展?fàn)顩r 。 | |及他們對公司的期望和要 |◆在開展業(yè)務(wù)時遇到的具體困 | |求。 |難和問題。 | |◆與相關(guān)政府部門/相關(guān)行 |◆與各部門的配合和協(xié)調(diào)中所 | |業(yè)管理部門的關(guān)系。 |產(chǎn)生的問題。 | |◆公司的產(chǎn)權(quán)結(jié)果調(diào)整,資 |◆技術(shù)機密。 | |本運營, 收購兼并。 |◆專業(yè)性方面,比如人力資源部| |◆公司的資產(chǎn)、 負(fù)債和現(xiàn) |經(jīng)理對人力資源管理有較多的| |金流量。 |信息,軟件開發(fā)部經(jīng)理對軟件 | |◆公司的重大人事調(diào)整事項|開發(fā)及技術(shù)擁有較多的信息等| |。 |。 | |◆公司的新部門設(shè)立, |◆自己的工作狀態(tài)。 | |以及新業(yè)務(wù)的開拓。 |…… | |…… | | 【自檢】 你是否曾經(jīng)向上司匯報工作時，對上司的評價不滿？現(xiàn)在，你如何理解上司的評價為 何與你的期望有差距？ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ 匯報的要點 1.精簡 上司對你的匯報最為忌諱的可能就是：渲染。一個聰明的上司不是從你工作辛苦與否 來評價你，相反，如果你工作又快又好，他就會認(rèn)為你是有能力的。所以，不要帶著邀 功的心態(tài)，極力強調(diào)你的工作的難處。此外，一般上司都很忙碌，所以，把匯報做得簡 明扼要恐怕才能夠令你的上司賞識。 2.有針對性 匯報的內(nèi)容要與原定目標(biāo)和計劃相對應(yīng)，切忌漫無邊際，牽扯到其它沒有關(guān)系的事情 。 3.從上司的角度來看問題 由于中層管理人員與上司之間存在很多差異，所以從上司的角度來看待你的工作，可 能會使你的匯報的內(nèi)容更為貼近上司的期望。假設(shè)，由于種種原因，不是100％的完成工 作。你認(rèn)為自己工作已經(jīng)做得很不錯了，上司應(yīng)該體諒你的難處。這種想法是從身為下 屬的身份的角度來考慮問題，如果從上司的角度來考慮問題，上司所關(guān)注的是工作完成 與否。而且，現(xiàn)在很多老總都是白手起家，都經(jīng)歷了很多磨難，在他們的眼中，你的工 作條件比起他們創(chuàng)業(yè)時要好得多。在這種情況下，你又怎么能期待老總對你的表揚呢? 4.尊重上司的評價，不要爭論 在上司對你的評價低于你的期望時，不要爭論。因為爭論需要三個階段：提出問題的 焦點，提出持不同觀點的理由，尋找問題解決的途徑。而在匯報時，你根本沒有時間把 爭論進行到第三階段，因而你的上司也就無法贊同你的觀點。理智的中層經(jīng)理人不會在 這種時候試圖解釋，更不會與上司發(fā)生爭論。 5.補充事實 在匯報完后，一般上司會給予評價，他的評價其實就是一種反饋，從中可以知道上司 對哪些地方不很清楚，你可以補充介紹，或提供補充材料，加深上司對你所匯報工作的 全面了解。 【本講總結(jié)】 中層經(jīng)理在向上司匯報工作時，由于與上司之間存在差異，往往會出現(xiàn)意想不到的問 題。 本講介紹了匯報的幾大要點：匯報的內(nèi)容要客觀準(zhǔn)確、簡明扼要；針對目標(biāo)和計劃擬 制匯報提綱；從上司的角度來考慮問題；尊重上司的評價，不在匯報的時候與上司爭論 ；對上司未明了的問題提供補充事實。 【心得體會】 ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________
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