18-環(huán)境記錄管理程序(doc)
|浙江盾安精工股份有限公司 |環(huán)境記錄管理程序 |編 號(hào) |-EP18 | | | |版 次 |A0 | |EMS程序文件 | |頁(yè) 次 |1/3 | 1 目的 建立公司各種環(huán)境記錄的編制、簽發(fā)、填寫(xiě)、審核和保管程序，確保在需要時(shí)提供環(huán) 境管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。 2 適用范圍 適用于本公司環(huán)境管理體系運(yùn)行有關(guān)記錄的控制。 3 職責(zé) 3.1綜合辦公室是記錄制定、編碼、評(píng)審、修改、換版、分發(fā)的歸口管理部門(mén)。 3.2各職能部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)環(huán)境記錄的編制、填寫(xiě)、收集、保存。 3.3綜合辦公室負(fù)責(zé)環(huán)境記錄歸檔及超過(guò)保存期環(huán)境記錄銷毀的歸口管理。 4 工作程序 4.1環(huán)境記錄內(nèi)容 4.1.1環(huán)境記錄是環(huán)境管理體系連續(xù)運(yùn)行的證據(jù)，其中包括： a法律法規(guī)的要求； b環(huán)境因素和有關(guān)的環(huán)境影響； c環(huán)境培訓(xùn)活動(dòng)； d檢查、校準(zhǔn)和維護(hù)活動(dòng)； e監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)； f違章情況、事故、投訴和手續(xù)措施； g文件控制記錄； h環(huán)境信息交流記錄； i供方和承包方信息； j體系日常運(yùn)行情況； k環(huán)境審核和管理評(píng)審。 4.1.2公司環(huán)境記錄的媒介形式為表格形式，也可以呈其他形式，如硬盤(pán)拷貝、電子媒介 等。 4.1.3公司環(huán)境記錄種類、相關(guān)部門(mén)和保存期限見(jiàn)《環(huán)境管理體系文件目錄一覽表》。 4.2環(huán)境記錄的分級(jí)管理原則 4.2.1綜合辦公室負(fù)責(zé)環(huán)境記錄的編碼、登記、確定歸檔范圍、保存期限、處置方法及需 長(zhǎng)期保存的環(huán)境記錄和體系運(yùn)行記錄的管理。 4.2.2各使用環(huán)境記錄的部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)環(huán)境記錄表式的編制、填寫(xiě)、收集、保存和管理。 4.3環(huán)境記錄的編制和審定 4.3.1綜合辦公室負(fù)責(zé)組織編制環(huán)境記錄格式。 |浙江盾安精工股份有限公司 |環(huán)境記錄管理程序 |編 號(hào) |-EP18 | | | |版 次 |A0 | |EMS程序文件 | |頁(yè) 次 |2/3 | 4.3.2各部門(mén)根據(jù)工作需要可新編制的環(huán)境表式草案，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核報(bào)綜合辦公室 匯總審定、編碼，由管理者代表批準(zhǔn)，綜合辦公室負(fù)責(zé)登記和發(fā)放。 4.4環(huán)境記錄的標(biāo)識(shí)和檢索 4.4.1根據(jù)《文件控制程序》，每一環(huán)境記錄表式均應(yīng)按規(guī)定有唯一的編號(hào)，內(nèi)容主要是標(biāo) 題（名稱）、編號(hào)。 4.4.2綜合辦公室編制《環(huán)境管理體系文件目錄一覽表》以便檢索和管理，并將環(huán)境記錄表 式收集匯總成《環(huán)境管理體系記錄格式匯編》，原件保存在綜合辦公室以便查閱和使用。 4.5環(huán)境記錄表式的更改 環(huán)境記錄表式更改時(shí)，部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，綜合辦公室負(fù)責(zé)更改登記 ，必要時(shí)向各部門(mén)發(fā)放《文件修改記錄》。 4.6環(huán)境記錄的管理 4.6.1填寫(xiě)要求 a環(huán)境記錄應(yīng)真實(shí)、字跡清晰，并按要求正確填寫(xiě)，不應(yīng)涂改。文字表達(dá)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練 ，手續(xù)完備，具有可追溯性； b填寫(xiě)環(huán)境記錄，必須使用黑色水筆或藍(lán)黑水筆書(shū)寫(xiě)，復(fù)寫(xiě)時(shí)應(yīng)用黑色單面復(fù)寫(xiě)紙。 4.6.2查閱、借閱 a需查閱、借閱環(huán)境記錄，須經(jīng)綜合辦公室及保管部門(mén)負(fù)責(zé)人的同意，可在保管部門(mén) 查閱。 b所有環(huán)境記錄的原件一律不外借； 4.6.3環(huán)境記錄的編目、貯存 a各車間、部門(mén)文件管理員每月底按類別收集整理環(huán)境記錄，裝訂成冊(cè)，并編制部門(mén) 環(huán)境記錄目錄，予以保存； b與環(huán)境體系有關(guān)環(huán)境記錄，各部門(mén)每年度末送綜合辦公室歸檔并登記在《環(huán)境記錄歸 檔登記表》上； c保存環(huán)境記錄，應(yīng)有專人專柜，便于檢索，并注意做好防火、防盜、防蟲(chóng)鼠、防潮 等工作； d采用其他媒介形式的環(huán)境記錄，也應(yīng)有相應(yīng)的貯存條件，如軟盤(pán)，應(yīng)注意防潮、防 光、防磁，以免貯存內(nèi)容丟失，并且每二年復(fù)制一次。必要時(shí)，應(yīng)復(fù)制備份。 4.6.4環(huán)境記錄的保存期 歸檔的環(huán)境記錄，保存期按檔案部門(mén)的規(guī)定執(zhí)行。 4.7環(huán)境記錄的處理 4.7.1已超過(guò)保管期且無(wú)查考價(jià)值的環(huán)境記錄以銷毀處理。 4.7.2需銷毀的環(huán)境記錄，文件管理員填寫(xiě)《文件和資料銷毀清單》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、管理者 代表審批后，由綜合辦公室負(fù)責(zé)銷毀，銷毀時(shí)需二人在場(chǎng)。需作資料保留的作廢記錄， 加蓋“作廢留用”印章方可留用。 |浙江盾安精工股份有限公司 |環(huán)境記錄管理程序 |編 號(hào) |-EP18 | | | |版 次 |A0 | |EMS程序文件 | |頁(yè) 次 |3/3 | 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》 6 環(huán)境記錄 《環(huán)境記錄清單(詳見(jiàn)本表)》
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