23物業(yè)的入住管理(doc)
公 司 程 序 文 件 版 號(hào): A 修改號(hào): 0 EJ-QP 3.1 物業(yè)的入住管理 頁(yè) 碼: 1/3 1.目的： 使管理人員明確住戶入住的工作步驟，準(zhǔn)確無(wú)誤地辦理手續(xù)，確保住戶及時(shí)順利有序地 入住。 2.適用范圍： 適用于經(jīng)營(yíng)管理部辦理住戶入住手續(xù)（包括產(chǎn)權(quán)人或單位變 更的入?。?。 3.引用文件： 3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.8、4.9、4.10章 3.2 ISO9002第4.8、4.9、4.10章 4.職責(zé)： 4.1經(jīng)營(yíng)管理部主任根據(jù)工程維修部對(duì)房屋接管驗(yàn)收情況安排入住工作。 4.2物業(yè)管理員準(zhǔn)備各種文件資料為住戶辦理進(jìn)住手續(xù)。 4.3收費(fèi)員根據(jù)工作內(nèi)容準(zhǔn)備各種收費(fèi)文件向住戶收取物業(yè)管理費(fèi)用。 4.4看房員根據(jù)工作內(nèi)容準(zhǔn)備每套房鑰匙。 5.工作程序： 5.1入住前工作： 5.1.1經(jīng)營(yíng)管理部主任接到副總經(jīng)理的可辦理入住通知后，召集本部工作人員與工程維修 部召開聯(lián)合會(huì)議，了解房屋現(xiàn)狀，包括施工遺留問題、正在整改部位及待整改內(nèi)容詳見 《整改通知書》，并索取“房屋平面圖”及“小區(qū)平面圖”。 5. 1.2經(jīng)營(yíng)管理部主任與物業(yè)管理員到開發(fā)營(yíng)銷部門了解房屋產(chǎn)權(quán)歸屬，并索要《房屋分配 單》樣票。 5.1.3經(jīng)營(yíng)管理部主任帶領(lǐng)本部門人員到入住現(xiàn)場(chǎng)考察。確認(rèn)管理用房，熟悉棟號(hào)。 5.1.4經(jīng)營(yíng)管理部主任，根據(jù)了解的情況，安排本部門工作人員,各工作人員準(zhǔn)備入住手 續(xù)所用的各類資料、表格。 公 司 程 序 文 件 版 號(hào): A 修改號(hào): 0 EJ-QP 3.1 物業(yè)的入住管理 頁(yè) 碼: 2/3 5.1.5在綜合辦公室配合下，布置管理用房，張貼辦公指引標(biāo)識(shí)及歡迎住戶入住等標(biāo)語(yǔ)。 5.1.6零星入住的住戶由經(jīng)營(yíng)管理部看房員負(fù)責(zé)接待。 5.2入住手續(xù)： 5.2.1住戶持《房屋分配單》來(lái)辦理手續(xù)時(shí)，物業(yè)管理員向住戶索取《房屋分配單》、購(gòu)房合 同正本、購(gòu)房結(jié)算清單及住戶的身份證、戶口本。檢查《房屋分配單》與購(gòu)房合同上的房 屋面積、房號(hào)是否一致。通過購(gòu)房結(jié)算清單檢查房屋設(shè)施費(fèi)用是否交清,確認(rèn)后將購(gòu)房合 同正本退還住戶。 5.2.2確認(rèn)上述程序后，物業(yè)管理員在《房屋分配單登記表》上進(jìn)行登記，向住戶發(fā)放《住 戶須知》，當(dāng)場(chǎng)請(qǐng)住戶填寫《住戶登記表》，并檢查填寫內(nèi)容與身份證、戶口本是否一致。 5.2.3物業(yè)管理員通知看房員帶齊該房全部鑰匙并帶領(lǐng)住戶對(duì)房屋設(shè)施狀況、設(shè)備、數(shù)量 進(jìn)行清點(diǎn)，對(duì)鑰匙逐一試用，并檢查熱水、冷水、電表、燃?xì)獗淼讛?shù)，一并填入《房屋設(shè) 備明細(xì)表》。 5.2.4住戶執(zhí)行5.2.3程序時(shí)，收費(fèi)員將住戶姓名、房號(hào)、面積請(qǐng)綜合辦公室人員輸入電 腦，打印出《物業(yè)管理委托服務(wù)收費(fèi)表》，并核對(duì)表上金額;物業(yè)管理員填寫《物業(yè)管理委 托合同》。 5.2.5住戶完成5.2.3程序后，收費(fèi)員向住戶收取費(fèi)用，并開具票據(jù)，再將收費(fèi)表蓋章后 移交物業(yè)管理員。 5.2.6物業(yè)管理員收齊《房屋分配單》、《購(gòu)房結(jié)算清單》、《住戶登記表》、《房屋設(shè)備明細(xì) 表》、《物業(yè)管理委托服務(wù)收費(fèi)表》，核實(shí)無(wú)誤后，與住戶簽訂《物業(yè)管理委托合同》。 5.2.7合同簽定后，物業(yè)管理員通知看房員將住戶鑰匙如數(shù)交與住戶，并請(qǐng)住戶在《房屋 設(shè)備明細(xì)表》上簽字。 5.2.8如住戶要裝修由物業(yè)管理員陪同住戶到工程維修部,向工程維修部工作人員介紹情 況，接洽裝修之事。 5.2.9完成上述程序后，物業(yè)管理員及時(shí)將住戶資料建檔歸案，并綜 公 司 程 序 文 件 版 號(hào): A 修改號(hào): １ EJ-QP 3.1 物業(yè)的入住管理 頁(yè) 碼: 3/3 合辦公室輸入電腦?！段飿I(yè)管理委托合同》一份存在經(jīng)營(yíng)管理部,另一份由收費(fèi)員與所收費(fèi) 用一起交予財(cái)務(wù)部。 5.3房屋產(chǎn)權(quán)單位（人）更改（買賣）后的入住手續(xù)執(zhí)行本章5.2程序。所需文件中《房屋 分配單》應(yīng)調(diào)整為《產(chǎn)權(quán)證書》。 5. 4對(duì)于在ISO9002質(zhì)量保證體系運(yùn)行前已入住的住戶,物業(yè)管理員應(yīng)保留其原有的文件。 5.5在執(zhí)行本程序全過程中,工作人員言行應(yīng)執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語(yǔ)》和《物業(yè)管理服 務(wù)規(guī)范行為》。 5.6在ISO9002質(zhì)量保證體系運(yùn)行前簽定的《房屋委托管理合同》保留其原文件;運(yùn)行后簽定 的合同名稱為《物業(yè)管理委托合同》。 6.支持性文件與質(zhì)量記錄: 6.1《住戶登記表》 EJ-QR-QP3.1-01 6.2《房屋分配單登記表》 EJ-QR-QP3.1-02 6.3《房屋設(shè)備明細(xì)表》 EJ-QR-QP3.1-03 6.4《物業(yè)管理委托服務(wù)收費(fèi)表》 EJ-QR-QP4.13-03 6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》 EJ-WI-QP8.1-01` 6. 6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語(yǔ)》 EJ-WI-QP8.1-02 6.7《整改通知書》 EJ-QR-QP4.9-05 6. 8《住戶須知》 6.9《物業(yè)管理委托合同》
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