4程序文件的控制(doc)
公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: 0 EJ-QP6.1 程序文件的控制 頁 碼: 1/3 1.目的: 建立程序文件控制系統(tǒng),明確文件的審批、分發(fā)、更改、借閱的程序。 2.適用范圍: 適用于公司程序文件的控制。 3.引用文件: 3.1質(zhì)量手冊第4.5章 3.2 ISO9002標準第4.5章 4.職責(zé): 4.1公司“推行ISO9002標準工作小組”負責(zé)編寫程序文件,由副總經(jīng)理批準。 4.2綜合辦公室負責(zé)程序文件整理歸檔和日常借閱的管理。 4.3由綜合辦公室負責(zé)程序的發(fā)放,各部門存放一份相關(guān)的程序文件副本并遵照執(zhí)行,并由 各部門主任負責(zé)文件的保管。 4.4公司程序文件的更改必須經(jīng)過副總經(jīng)理簽字認可,才能執(zhí)行,綜合辦公室負責(zé)文件更改 的換版。 5.工作程序: 5.1文件標識: 5.1.1所有程序文件應(yīng)有以下標識:公司名稱、標準、文件號、文件名、版號、發(fā)放編號 、修改記錄。 5.2文件的發(fā)布: 5.2.1公司各部門可根據(jù)各部門的實際需要建議發(fā)布新文件。公司各部門也可根據(jù)所使用 文件在實際工作的應(yīng)用情況,及時記錄文件與實際工作不適的方面并提出改進意見。 5.2.2凡屬本公司的員工都可以根據(jù)實際工作需要提出發(fā)布一個新程序文件,或改版某個 已發(fā)布程序文件的要求,由部門負責(zé)人將草案上報管理者副代表審核，管理者代表批準。 5.3首版文件發(fā)布前,每一個文件必須進行校對,并審查文件是否合 公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: 0 EJ-QP6.1 程序文件的控制 頁 碼: 2/3 理及是否符合質(zhì)量方針要求,只有經(jīng)管理者副代表審核,管理者代表批準后,才能確認是正 式頒布。 5.4程序文件的借閱: 5.4.1公司所有程序文件的借閱都應(yīng)經(jīng)過管理者副代表批準,并在綜合辦公室填寫《文件/ 資料借閱登記表》,方可借閱。 5.5程序文件的修改: 5.5.1程序文件的修改必須由申請人提出《文件修改報批單》,經(jīng)過副總經(jīng)理批準。修改文 件的發(fā)布程序同首版文件發(fā)布程序。 5.5.2修改文件只有經(jīng)過管理者副代表審核,管理者代表批準后,才能被認為已正式發(fā)布并 生效。 5.6首版文件和修改文件的發(fā)放: 5.6.1程序文件必須建立一個發(fā)放文件的主清單,主清單中應(yīng)包括有發(fā)布文件的文件名、 編號、發(fā)布日期、最新版本和分布發(fā)放范圍,交副總經(jīng)理審批。 5.6.2綜合辦公室主任依據(jù)副總經(jīng)理批準的《程序文件主清單》,將程序文件副本蓋受控文 件專用章后分發(fā)到需要執(zhí)行使用的部門,并要求收領(lǐng)文件人在《文件/資料發(fā)放登記表》上 簽字。 5.6.3部門負責(zé)人持有指導(dǎo)其部門工作的相關(guān)程序文件。 5.6.4改版程序文件由綜合辦公室主任負責(zé)在批準后三天內(nèi)發(fā)放到原首版文件持有人或部 門。 5.6.5所有程序文件必須加蓋公司受控文件專用章后即視為有效文件,未加蓋受控章和復(fù) 印受控章文件為無效文件,無執(zhí)行依據(jù)。 5.7作廢程序文件的處理: 5.7.1作廢程序文件的正本及副本均要求在新程序文件改版發(fā)放時,由發(fā)放部門綜合辦公 室統(tǒng)一收回,并建立《過期文件/資料清單》。 5. 7.2作廢程序文件的正本及副本應(yīng)由綜合辦公室統(tǒng)一銷毀,如因積累資料或法規(guī)需要加以 保存的,必須作出“作廢”或“僅供參考”標識,并與現(xiàn)行有效程序文件隔離存放。 公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: 0 EJ-QP6.1 程序文件的控制 頁 碼: 3/3 6.支持文件與質(zhì)量記錄: 6.1《文件/資料借閱登記表》 EJ-QR-QP6.1-01 6.2《程序文件主清單》 EJ-QR-QP6.1-02 6.3《文件修改報批單》 EJ-QR-QP6.1-03 6.4《文件/資料發(fā)放登記表》 EJ-QR-QP6.1-04 6.5《過期文件/資料清單》 EJ-QR-QP6.1-05
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