9.文件控制程序(doc)
1.目的 通過對(duì)質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)文件的控制，確保在項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)過程中能得到和使用相 關(guān)的有效文件。 2.范圍 本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件控制，包括外來文件和資料。 3.職責(zé) 3.1 工程部是文件控制的主管部門，主要負(fù)責(zé)： a. 指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對(duì)文件控制的執(zhí)行情況； b. 質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。 3.2 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作以及圖書、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信函傳真等外來文件和 資料的歸口管理工作； 3.3 各部門負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)的文件管理工作； 3.4 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)圖紙及工程項(xiàng)目的有關(guān)文件的歸口管理工作。 4.控制程序 4.1 受控文件的范圍： 4.1.1 用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運(yùn)行的文件和資料，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件； 4.1.2 用以指導(dǎo)項(xiàng)目具體運(yùn)作的文件和資料； 4.1.3 外來文件和資料，包括：法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來 文件和資料。 4.2 文件和資料的編制與審批 4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定，由文件的歸口管理部門負(fù)責(zé)編制文件，并由規(guī)定 的授權(quán)人進(jìn)行審核和批準(zhǔn)： a.《手冊(cè)》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)； b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制，部門經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)； c.項(xiàng)目運(yùn)作性文件由歸口管理部門編制，根據(jù)各業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定，由相應(yīng)人員進(jìn) 行審核和批準(zhǔn)。 d.外來文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)審核、登記，由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批 準(zhǔn)下發(fā)。 4.2.2 文件的編寫要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。 4.3 文件的標(biāo)識(shí)與發(fā)放 4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI- 006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。 4.3.2 對(duì)質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件，需加唯一性標(biāo)識(shí)以識(shí)別，對(duì)合同、工程圖紙以及其它 項(xiàng)目運(yùn)作性文件，具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不 需加蓋受控章。 4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門做好發(fā)放登記，填寫“文件發(fā)放登記表”。公司內(nèi) 部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。 4.3.3 各部門資料員負(fù)責(zé)簽收文件，填寫“文件接收登記表”。 4.4 文件的更改 4.4.1 文件需要更改時(shí)，由更改部門填寫“文件更改申請(qǐng)/通知單”，說明更改的理由和內(nèi)容，并 由原審批人審批，當(dāng)原審批人因故不能審批時(shí)，應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背 景資料。 4.4.2 文件的原編制部門負(fù)責(zé)將審批通過的“文件更改申請(qǐng)/通知單”發(fā)至各部門資料員。 4.4.3 各部門資料員根據(jù)“文件和資料更改申請(qǐng)/通知單”進(jìn)行更改，在文件的“更改記錄”中做好 記錄。對(duì)于局部改動(dòng)，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母“G”加順序 數(shù)字表示，如“G3”代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動(dòng)或考慮到文件 的完美性，可采用換頁的方式進(jìn)行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后，應(yīng)換版 發(fā)行。 4.4.4對(duì)圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。 4.5 文件的保存與回收 4.5.1 對(duì)歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。 4.5.2對(duì)各部門保存的文件資料，由部門資料員負(fù)責(zé)妥善保管，防止污損遺失，保存期限 為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀并做好記錄。 4.5.3 受控文件不得隨意復(fù)印，需要時(shí)，應(yīng)向其歸控管理部門申請(qǐng)，批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。 4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門負(fù)責(zé)將作廢版本進(jìn)行回收，并進(jìn)行記錄，對(duì)作廢的文件 和資料需保留以備參考時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”章予以標(biāo)識(shí)。 4.6 外來文件的控制 4.6.1對(duì)外來文件，由接收部門負(fù)責(zé)進(jìn)行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍 。 a) 上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī)，由總經(jīng)理工作 部負(fù)責(zé)簽收登記，交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實(shí)施； b) 工程施工技術(shù)類文件，由工程部負(fù)責(zé)保存和處理，對(duì)建筑施工類的國家、地區(qū) 和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝、技術(shù)規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供 有效版本清單，發(fā)放項(xiàng)目部使用。 c) 項(xiàng)目經(jīng)營運(yùn)作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負(fù)責(zé)處理。 4.6.2 各部門按照分工管理范圍，負(fù)責(zé)主動(dòng)收集相應(yīng)的外來文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級(jí)政府主管部門的有關(guān)政策等），并對(duì)文件的落實(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的 跟蹤。 4.7 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。 4.8 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執(zhí)行Q/ TZH-WI-008《檔案管理辦法》。 4.9 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI- 011《信函管理辦法》。 4.10 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的圖書資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI- 009《圖書資料管理辦法》。 4.11 工程部負(fù)責(zé)對(duì)各部門的文件控制情況進(jìn)行日常的監(jiān)督檢查，并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以 及整改等工作，進(jìn)行檢查指導(dǎo)。 5.質(zhì)量記錄 5.1 QR05-01 文件發(fā)放登記表 5.2 QR05-02 文件接收登記表 5.3 QR05-03 文件借閱登記表 5.4 QR05-04 文件更改申請(qǐng)/通知單 5.5 QR05-05 受控文件清單 6.支持性文件 6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》 6.2 Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》 6.3 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》 6.4 Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》 6.5 Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》 6.6 Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》 6.7 Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》
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