ERP實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略(doc)
ERP實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略 漢道信息技術(shù)咨詢有限公司 陸培煒 　　在第一講中，我們主要對風(fēng)險(xiǎn)的概念和ERP系統(tǒng)的一些風(fēng)險(xiǎn)特征作了介紹。盡管系統(tǒng) 的使用會引入新的風(fēng)險(xiǎn)，但這并不意味我們要對這一信息化手段產(chǎn)生懷疑。只要合理有 效控制和化解風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)就能夠獲得期望的收益和回報(bào)。在這一講中我們 將討論ERP實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略，下一講則討論應(yīng)用階段的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。 　　組織變革管理和培訓(xùn) 　　由于ERP的實(shí)施會給企業(yè)或組織帶來相當(dāng)程度的變革，組織變革管理和相應(yīng)的培訓(xùn)常 常被認(rèn)為是ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中的主要風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域。 　　企業(yè)為了降低實(shí)施成本，在ERP項(xiàng)目初期的預(yù)算制定和業(yè)務(wù)特征定義階段往往忽視這 個問題。ERP項(xiàng)目的實(shí)施需要改變員工的工作方式和崗位職責(zé)，所以員工經(jīng)常表現(xiàn)出遲疑 和缺乏積極性。另外，員工需要接受大量的培訓(xùn)去熟悉變更后的流程，并且通過對系統(tǒng) 的熟悉來獲得使用的技能，而這些是整個企業(yè)或組織適應(yīng)新流程和新系統(tǒng)的關(guān)鍵。 　　對于項(xiàng)目決策者來說，首先要確保整個組織都有共同的實(shí)施ERP系統(tǒng)的目標(biāo)，包括定 義實(shí)施ERP后企業(yè)所獲得的新的能力和最終實(shí)現(xiàn)的收益。其次，應(yīng)該把系統(tǒng)實(shí)施和上線階 段看作是思想意識的“上線”。它要求項(xiàng)目決策者更加注重人的因素，它包括溝通、項(xiàng)目 期望值的管理、教育和獲得所有各級管理人員的支持。期間的變革管理和培訓(xùn)的實(shí)施必 須涵蓋各級層面上所有與ERP系統(tǒng)實(shí)施有關(guān)的人員，提供給他們相應(yīng)的技能和知識從而使 他們能夠很好地參與到項(xiàng)目中去，并且更準(zhǔn)確地理解在系統(tǒng)上線后如何去適應(yīng)新的工作 角色，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的既定目標(biāo)。 　　另外，實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)需要建立業(yè)務(wù)流程所有者機(jī)制，流程的所有者必須非常清 楚該流程的任何不規(guī)范行為將對其它流程所帶來的影響。對于流程所有者來說，一個關(guān) 鍵成功要素就是不同流程所有者對不同流程和系統(tǒng)模塊間的相互依賴關(guān)系有個準(zhǔn)確認(rèn)識 ，同時(shí)流程所有者間能夠做到有效溝通。 　　項(xiàng)目規(guī)劃和管理 　　一個企業(yè)在ERP項(xiàng)目實(shí)施的階段，挑戰(zhàn)主要來自對人員、流程和技術(shù)等因素的正確、 合理和詳細(xì)的規(guī)劃和項(xiàng)目管理。德勤管理咨詢公司于1998年發(fā)表的一篇報(bào)告中稱，在ER P系統(tǒng)的實(shí)施過程中，50%左右的問題和阻礙是與人有關(guān)的。這些因素包括項(xiàng)目優(yōu)先權(quán)、 資源的分配，實(shí)施團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目組成結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目的所有控制權(quán)和溝通機(jī)制。 　　實(shí)施ERP的企業(yè)或組織需要有一種業(yè)務(wù)緊迫感來面對ERP項(xiàng)目，這樣ERP項(xiàng)目才不會中 途停頓或夭折。這種緊迫性需要在對業(yè)務(wù)特征和收益的描繪中強(qiáng)調(diào)，并且在用戶充分參 與制定的實(shí)施計(jì)劃中體現(xiàn)。我們都知道，成功的項(xiàng)目都需要有詳細(xì)的工作計(jì)劃、里程碑 和階段推進(jìn)計(jì)劃作為指導(dǎo)。 　　對于項(xiàng)目經(jīng)理來說，同時(shí)還要具備一些相應(yīng)的能力，它包括： 　　● 能夠很好地將IT人員和系統(tǒng)用戶融合在決策過程中； 　　● 能夠做出關(guān)鍵和棘手的決定，例如是否實(shí)施由ERP系統(tǒng)引起的流程變動。 　　項(xiàng)目成本控制 　　ERP項(xiàng)目超支的原因在許多媒體上都有分析，大概包括企業(yè)變革管理的需要、培訓(xùn)的 投入和軟件功能無法滿足要求而投入額外開發(fā)費(fèi)用等等。另外，軟件系統(tǒng)的客戶化和集 成也占去整個實(shí)際實(shí)施費(fèi)用的一部分。一般來說，在確保ERP標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)能夠滿足業(yè)務(wù)主體 需求的情況下，應(yīng)該盡量避免客戶化定制，追求系統(tǒng)與業(yè)務(wù)需求完美匹配是不現(xiàn)實(shí)的。 其它如低估程序接口的開發(fā)費(fèi)用、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、報(bào)表開發(fā)和反復(fù)集成測試等產(chǎn)生的額外實(shí) 施費(fèi)用也存在導(dǎo)致費(fèi)用超支的風(fēng)險(xiǎn)。此外，由于企業(yè)特點(diǎn)不同，還會有許多沒有考慮到 的成本隱藏在支撐ERP系統(tǒng)使用所需要的輔助項(xiàng)目中。 　　控制項(xiàng)目超支最好的方式是明確定義項(xiàng)目的范圍，并通過充分利用第三方的實(shí)施經(jīng) 驗(yàn)來細(xì)化項(xiàng)目支出。由于ERP項(xiàng)目涉及各業(yè)務(wù)部門，面比較廣，項(xiàng)目復(fù)雜、周期長。這里 可以建議企業(yè)盡可能把項(xiàng)目細(xì)分成適合控制的小項(xiàng)目，這樣即可以使項(xiàng)目能夠目標(biāo)明確 ，更重要的是項(xiàng)目費(fèi)用的控制難度可以降低。應(yīng)該及時(shí)充分利用這些機(jī)制去預(yù)測和證實(shí) 項(xiàng)目的超支，以便及早采取控制措施。 　　BPR對業(yè)務(wù)運(yùn)作的風(fēng)險(xiǎn)控制 　　對于熟悉過去單一業(yè)務(wù)功能系統(tǒng)的企業(yè)來說，基于流程并且具有高度集成性的ERP系 統(tǒng)給他們提出了新的挑戰(zhàn)。BPR（業(yè)務(wù)流程重組）在優(yōu)化流程、提高流程效率的同時(shí)，不 可避免地帶來了不利影響。 　　許多ERP系統(tǒng)實(shí)施商愛用業(yè)務(wù)流程重組（BPR）來描述ERP實(shí)施的第一階段。事實(shí)上， 在過去筆者所經(jīng)歷的項(xiàng)目中，需要“傷筋動骨”的企業(yè)幾乎沒有。流程化的管理確實(shí)需要 對崗位做出一定的調(diào)整，但這種調(diào)整更多的是關(guān)于原有崗位特性的重新描述或者說調(diào)整 。對于習(xí)慣過去的組織結(jié)構(gòu)和崗位要求的人來說，新的崗位角色可能會造成很多的不適 應(yīng)，其特點(diǎn)就是在ERP系統(tǒng)使用前期某些業(yè)務(wù)職能不能很好地得到實(shí)現(xiàn)。另外，經(jīng)過優(yōu)化 改動的流程如果在系統(tǒng)中沒有配置好，同樣也會導(dǎo)致出現(xiàn)不正確的處理結(jié)果或業(yè)務(wù)控制 被削弱的現(xiàn)象。 　　通過前面所說的完善的企業(yè)變革管理和相應(yīng)的崗位培訓(xùn)，能使系統(tǒng)的使用者對他們 各自在整個業(yè)務(wù)流程中的每一項(xiàng)操作對其他流程、用戶和整個系統(tǒng)的影響有個正確的認(rèn) 識和理解。對于崗位的變動，企業(yè)應(yīng)該采用公開和透明的態(tài)度和原則讓所有人了解，不 要怕會產(chǎn)生阻力而遮遮掩掩，這會造成更多的猜疑和阻力。對于ERP系統(tǒng)的每個使用者來 說，除了對與自己的操作有關(guān)的技能和知識有清楚的認(rèn)識之外，還要有對系統(tǒng)有個整體 的概念。另外，用戶的培訓(xùn)和相應(yīng)程序控制機(jī)制需要在系統(tǒng)上線前就明確定義。 　　系統(tǒng)功能風(fēng)險(xiǎn)控制 　　不少準(zhǔn)備上ERP系統(tǒng)的企業(yè)在對軟件系統(tǒng)功能作詳細(xì)了解后發(fā)現(xiàn)，軟件并不能解決他 們業(yè)務(wù)所涉及的所有問題。這種現(xiàn)象一方面是企業(yè)認(rèn)為ERP能解決所有業(yè)務(wù)問題，這本身 是錯誤的。另外一方面，ERP軟件供應(yīng)商們往往夸大自己產(chǎn)品的功能。對于企業(yè)來說，應(yīng) 該把注意力放在系統(tǒng)功能是否滿足企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求上，當(dāng)然這個前提是客戶自己提 出的業(yè)務(wù)需求必須是正確的。 　　企業(yè)要在對本身業(yè)務(wù)需求的正確理解和定義基礎(chǔ)上決定需要的軟件功能，并進(jìn)而評 估來確定合適的軟件系統(tǒng)。企業(yè)總是認(rèn)為自己對業(yè)務(wù)需求的理解是正確的。事實(shí)上，許 多企業(yè)提出的需求和要解決的問題往往是表面的而不是根本性的。 　　降低消除這種由于業(yè)務(wù)需求理解不清楚導(dǎo)致軟件系統(tǒng)定位不準(zhǔn)確的關(guān)鍵，是通過第 三方專業(yè)的管理咨詢公司來解決。管理咨詢公司在確定業(yè)務(wù)需求時(shí)往往比較全面和客觀 。對于客戶企業(yè)來說，第三方可以更全面的審視企業(yè)存在的各種問題，不會根據(jù)軟件功 能來思考問題或者陷入企業(yè)的原有思維。 　　許多企業(yè)提出的需求其實(shí)完全可以通過其他管理手段，例如流程優(yōu)化去解決，而不 需要都靠系統(tǒng)來滿足。復(fù)雜并非是好事情。另外，伴隨系統(tǒng)的實(shí)施，系統(tǒng)集成測試、系 統(tǒng)用戶的驗(yàn)收等都需要按規(guī)范流程進(jìn)行，以確保系統(tǒng)運(yùn)行達(dá)到所預(yù)期的結(jié)果。系統(tǒng)性能 也是一個重要的測試內(nèi)容，它能夠?yàn)閼?yīng)用系統(tǒng)和相應(yīng)的技術(shù)的平臺穩(wěn)定地處理在典型負(fù) 荷下的業(yè)務(wù)交易提供保證。
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