Excel鮮為人知的35招秘技3(doc)
二十七、Excel工作表大綱的建立 　　和Word的大綱視圖一樣，Excel這個(gè)功能主要用于處理特別大的工作表時(shí)，難以將關(guān) 鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的 可比性，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總” 選項(xiàng)。并在彈出菜單的“選定匯總項(xiàng)”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。最后，如圖19所示 ，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話，單擊表格左側(cè)的“+” 按鈕即可。 　　二十八、插入“圖示” 　　盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī) 的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式，但對 于說明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以 選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”；而要表達(dá)資金的流通過程則可以選擇“循環(huán)圖”；當(dāng)然，要說明各種 數(shù)據(jù)的交叉重疊性可以選擇“維恩圖”。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還 可以右擊該圖示，調(diào)出“圖示”工具欄。隨心所欲地設(shè)置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加 幾個(gè)圓環(huán)。 　　二十九、熟悉Excel的“從文本到語音” 　　這是Excel 2002中的一個(gè)搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。 盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機(jī)器朗讀，但微軟的Office不論從語音的柔和 度和語氣的抑揚(yáng)頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。 　　按照Office的默認(rèn)安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了 “從文本到語音”的選項(xiàng)后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語音”項(xiàng)目了。如圖21所 示，打開一個(gè)表格，隨便選擇其中的內(nèi)容，然后單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單 元格”按鈕，此時(shí)一個(gè)帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當(dāng)碰到 標(biāo)點(diǎn)符號時(shí)，Excel的朗讀會自動(dòng)停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全 不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。 　　還有一點(diǎn)需要說明的是，如果你想調(diào)整Excel 2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語音”圖標(biāo)，然后在“文字到語音”卡 片上調(diào)整即可 三十、Excel中“攝影”功能的妙用 　　這個(gè)功能比較另類，似乎和計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、排序等等“正統(tǒng)”功能格格不入，因?yàn)樗?作用竟然是——“抓屏”!而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“一把亂抓”，而是允許讓你 通過鼠標(biāo)進(jìn)行選擇，“指哪抓哪”。 　　要找到這個(gè)功能還不太容易，我們點(diǎn)擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項(xiàng)。在“命令 ”卡片的“類別”中點(diǎn)“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位 置。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們（圖23），然后按下“攝 影”按鈕，這時(shí)該選定區(qū)域就被“拍”了下來。然后將鼠標(biāo)移動(dòng)到需要顯示“照片”的地方（ 當(dāng)然，也可以是另一張表格），再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立 即粘貼過來了。當(dāng)然，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作 為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、縮放處理。 　　不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動(dòng)原來被我們“拍攝 ”下來的表格數(shù)據(jù)看看——刷新一下“照片”，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了! 　　三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用 　　也許我們會奇怪，為什么每次打開Excel，軟件總是打開了一個(gè)由3張空白表格組成 的文件組呢?如果你是專業(yè)的會計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白， 由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單靠一張表格往往解決不了所有的問 題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng)才是以一當(dāng)十的制勝法寶。 　　比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學(xué)生成績表”，“Sheet2”為“二班學(xué)生成績表”， 然后來到“Sheet3”，想進(jìn)行“一班”和“二班”各科成績的比較以及“年級平均分”的計(jì)算。 此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel彈出的函數(shù)對話 框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“”按鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看， 如圖24所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“×班學(xué)生成績表!××單元格”的字樣了。此后，不 管我們在源單元格中進(jìn)行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標(biāo)位置都會適時(shí)進(jìn)行重新計(jì)算。 三十二、“馴服”Excel 2002的剪貼板窗口 　　Excel 2002極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個(gè)項(xiàng)目（而Ex cel 2000只能容納12個(gè)）。而且，這個(gè)剪貼板可以在任何Office應(yīng)用程序之間來回拷貝，所 以對于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實(shí)更加方便。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制 ”或“剪切”命令時(shí)，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在 ，“馴服”剪貼板的方法非常簡單。 　　筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部 的“選項(xiàng)”，清除“自動(dòng)顯示Office剪貼板”復(fù)選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標(biāo)出 現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時(shí)彈出來，只須清除掉“在任務(wù)欄上顯示Office剪貼板的圖標(biāo)”和 “復(fù)制時(shí)在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”兩個(gè)復(fù)選框上的選擇。只保留“收集而不顯示Office剪貼 板”復(fù)選框前面的鉤即可。 　　當(dāng)然，在取消剪貼板自動(dòng)顯示功能之后，你還可以隨時(shí)恢復(fù)這個(gè)功能。比如我們可 以自定義一組快捷鍵，以便隨時(shí)迅速調(diào)出剪貼板。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項(xiàng) ，點(diǎn)擊彈出對話框下部的 “鍵盤”按鈕，在彈出對話框的 “類別”列表中選取“編輯”，然后，在對話框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeCli pboard”； 將光標(biāo)置于“請按新快捷鍵”對話框中，并按下Alt+Shift+C（或者你喜歡的其他組合）， “關(guān)閉”對話框?，F(xiàn)在，我們只要一按下Alt+Shift+C，Excel 2002的剪貼板就會立刻出現(xiàn)在你面前了。 　　提示：此秘技也適用于Word 2002、PowerPint 2002。 　　三十三、利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處 　　Excel 2002有一秘密武器——“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來源和計(jì)算結(jié)果的 去處顯示得清清楚楚、明明白白。 　　讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“顯示公式審核工具欄”。我們?nèi)?然借用“給表格做個(gè)超級搜索引擎”一招中的例子，用鼠標(biāo)選擇C12單元格。從圖25中我們 可以看到，該單元格中的結(jié)果是通過函數(shù)“=VLOOKUP（C8,A2∶C6,3,FALSE）”得出的。因 此，數(shù)據(jù)來源有3個(gè)：C8、A2和C6。所以，當(dāng)我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用 單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍(lán)點(diǎn)指明了這3個(gè)單元格的所在（圖25）。當(dāng)然，如 果我們表格中某個(gè)數(shù)據(jù)無效或語法不當(dāng)?shù)脑?，也可以點(diǎn)擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無 效數(shù)據(jù)”按鈕來讓Excel自動(dòng)幫我們檢查紕漏。 　　三十四、巧用Excel 2002的“智能鼠標(biāo)” 　　我們知道，滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的“標(biāo)配”，但當(dāng)我們滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪上下翻 頁時(shí)，你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢? 　　點(diǎn)擊Excel 2002“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中選中“用智能鼠標(biāo)縮放”復(fù)選框 ，點(diǎn)“確定”后，我們再來看看現(xiàn)在的鼠標(biāo)滾輪都有些怎樣的功能： 　　在“智能鼠標(biāo)”的默認(rèn)狀態(tài)下，上下滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪，工作區(qū)中的表格會以15%的比例放 大或縮小，而只有當(dāng)我們按住Ctrl鍵，再滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪時(shí)，工作表才會像往常一樣上下 翻頁。另外，如果我們使用了Excel的“分級顯示”，那么當(dāng)我們按住Shift和滾動(dòng)鼠標(biāo)滾 輪時(shí)，又可以控制各級條目的顯示或隱藏了。當(dāng)然，還有更多的特殊功用需要各位在實(shí) 踐中慢慢摸索。 　　三十五、Excel 2002“監(jiān)視”窗口的應(yīng)用 　　如果你創(chuàng)建了一個(gè)較大的電子表格，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數(shù)據(jù)時(shí)， Excel 中的“監(jiān)視窗口”可以為你提供很大的幫助。通過它你可以輕松看到工作表、單元格和公 式函數(shù)在改動(dòng)時(shí)是如何影響當(dāng)前數(shù)據(jù)的。 　　在“工具”菜單中單擊“公式審核”子菜單，然后單擊“顯示監(jiān)視窗口”按鈕。右擊我們 想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇“添加監(jiān)視點(diǎn)”。這時(shí)，“監(jiān)視窗口”的列表中就出 現(xiàn)了被Excel監(jiān)視的單元格及其公式了。 　　以后，只要我們雙擊“監(jiān)視窗口”中的該條目，被監(jiān)視的單元格就會不請自來了。 　　提示：當(dāng)包含有指向其他工作簿的單元格被監(jiān)視時(shí)，只有當(dāng)所有被引用的工作簿都 打開時(shí)，才能在“監(jiān)視窗 口”的列表中顯示出來。
Excel鮮為人知的35招秘技3(doc)