IT成功外包的四個(gè)步驟（上）(doc)
IT成功外包的四個(gè)步驟（上） By AMT 周祖軍 編譯 根據(jù)Gartner的研究顯示，這些天來(lái)節(jié)約資金甚至都不是外包最重要的原因。外包新的最 大動(dòng)機(jī)在于它能夠讓公司集中精力發(fā)展自己的戰(zhàn)略核心。再有就是外包通過(guò)不斷加快的 市場(chǎng)響應(yīng)速度和稀有的或昂貴的IT資源利用為公司提供了改善運(yùn)營(yíng)效率的機(jī)會(huì)。所有這 些都是考慮外包的原因。但決定采取外包只是實(shí)現(xiàn)你的戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)的一部分。怎樣能夠成 功外包才是你最需關(guān)心的問(wèn)題。 第一步：應(yīng)用軟件狀態(tài)核查 并不是所有的應(yīng)用軟件都適合外包。制定外包決策首先就要分析和確定在你的項(xiàng)目中哪 些應(yīng)該外包。選擇的標(biāo)準(zhǔn)包括應(yīng)用軟件的規(guī)模和穩(wěn)定性、資源的可用性和技能以及投資 價(jià)值比率等。 狀態(tài)核查指示器 我們推薦使用一種定量方法來(lái)確定應(yīng)用軟件外包的相對(duì)容易程度。這是我們專用的一種 方法——狀態(tài)核查指示器——使用9個(gè)不同的因素來(lái)定義各個(gè)應(yīng)用軟件的特征以及它在某個(gè)時(shí) 期的適宜性。通過(guò)賦予一個(gè)數(shù)值，我們就可以得到一個(gè)主觀的平均值。這個(gè)平均值能夠 將應(yīng)用軟件進(jìn)行排序，用以決定采取外包的適宜順序。這些標(biāo)準(zhǔn)包括： 軟件規(guī)模：大的應(yīng)用軟件通常更適合于采取外包。對(duì)于那些既要用到本地資源又要用到 離岸資源的軟件更是如此。 技術(shù)平臺(tái)：當(dāng)需要把應(yīng)用軟件集成為大型軟件時(shí)，這一因素顯得非常重要。那些需要特 殊技術(shù)或在整個(gè)項(xiàng)目中顯得很孤立的應(yīng)用軟件很難進(jìn)行外包，因?yàn)樘峁┲С中再Y源的成 本非常高。 應(yīng)用軟件的穩(wěn)定性：穩(wěn)定的應(yīng)用軟件（即軟件出現(xiàn)的問(wèn)題較少）與那些在某一期間有很 多問(wèn)題的軟件相比更容易支持和維護(hù)。修理、進(jìn)行根本原因分析、改善整體績(jī)效的時(shí)間 與維護(hù)所需的時(shí)間直接成比例。 易變性：這定義了應(yīng)用軟件在某一確定的時(shí)間內(nèi)需要改動(dòng)的次數(shù)。那些高度不穩(wěn)定的軟 件出現(xiàn)錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)要大的多，這點(diǎn)必須要特別注意。 將要報(bào)廢的軟件：計(jì)劃在近期（也就是少于1年）報(bào)廢的應(yīng)用軟件并不適合考慮外包，因 為在知識(shí)獲取和轉(zhuǎn)變過(guò)程中的投資要高于回報(bào)的價(jià)值。 必需的業(yè)務(wù)知識(shí)：所有的應(yīng)用軟件都需要一定的業(yè)務(wù)知識(shí)用以確保維護(hù)過(guò)程中的高生產(chǎn) 率。但有些軟件需要對(duì)業(yè)務(wù)規(guī)則和業(yè)務(wù)流程的復(fù)雜性了解得非常詳盡。這一條是最難量 化的，因?yàn)楝F(xiàn)在的所有者都傾向于對(duì)需求賦予很高的期望價(jià)值。 復(fù)雜性：這衡量了應(yīng)用軟件的相對(duì)復(fù)雜性，包括流程邏輯的復(fù)雜性、大量的應(yīng)用接口、 眾多的支持平臺(tái)等。 開(kāi)發(fā)所處階段：這一度量標(biāo)準(zhǔn)定義了應(yīng)用軟件處于開(kāi)發(fā)階段還是處于改進(jìn)階段，以及它 是否接近重大轉(zhuǎn)折階段。處于最后測(cè)試階段的應(yīng)用軟件不適合采取外包。 服務(wù)等級(jí)需求：服務(wù)等級(jí)需求顯示了關(guān)于業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)應(yīng)用軟件的重大特征以及它所造成問(wèn) 題的影響。此外，非常嚴(yán)格的服務(wù)等級(jí)協(xié)議將指向任務(wù)的關(guān)鍵需求。 記分卡 根據(jù)上面所得的分?jǐn)?shù)，應(yīng)用軟件可以分成以下幾類： 有30天轉(zhuǎn)變期的緊急外包候選者 有60天轉(zhuǎn)變期的良好外包候選者 有90天轉(zhuǎn)變期的長(zhǎng)期外包候選者 當(dāng)前不適合考慮外包的應(yīng)用軟件，但可以對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控，以確定是否發(fā)生了一些變化， 使得它的外包適宜程度改變了。 根據(jù)這些記分卡，你可以讓有經(jīng)驗(yàn)的咨詢顧問(wèn)作進(jìn)一步的分析，以建議你如何將集成軟 件進(jìn)行外包——或建議哪些自己開(kāi)發(fā)——從而進(jìn)一步優(yōu)化生產(chǎn)效率和資源利用。 利用這些簡(jiǎn)單易懂的工具對(duì)你的項(xiàng)目中的每個(gè)應(yīng)用軟件進(jìn)行評(píng)價(jià)，你便能夠提高離岸外 包安排成功的機(jī)會(huì)。 第二步：文化整合 在選擇外包供應(yīng)商時(shí)，文化整合是需要考慮的一個(gè)關(guān)鍵因素。 典型而言，當(dāng)一家公司選擇外包時(shí)，它要收集和發(fā)布提案請(qǐng)求（Request for Proposal，RFP）。有時(shí)這些文件并非很難，有時(shí)他們看上去又像《戰(zhàn)爭(zhēng)與和平》的IT版。 提案請(qǐng)求通常來(lái)說(shuō)會(huì)問(wèn)各種各樣關(guān)于方法、技術(shù)以及潛在供應(yīng)商的經(jīng)驗(yàn)等方面的問(wèn)題。 供應(yīng)商的回復(fù)應(yīng)該提供這些問(wèn)題的答案，并希望能夠給予一些關(guān)于他們能力的附加信息 和見(jiàn)解。但有一個(gè)方面很難從傳統(tǒng)的提案請(qǐng)求問(wèn)題中衡量出來(lái)，那就是這家供應(yīng)商的公 司文化內(nèi)涵。 你可能很想知道什么是公司文化，以及在選擇供應(yīng)商時(shí)，公司文化起什么樣的作用。首 先，讓我們來(lái)看一下定義。公司文化是指一家公司用來(lái)定義自己的信仰、價(jià)值觀以及象 征。它可以簡(jiǎn)單濃縮為“這里的業(yè)務(wù)是如何運(yùn)作的?！彼械墓径加凶约旱墓疚幕?， 沒(méi)有兩家公司的文化是一致的。正是公司文化使得每家公司都別具一格。通常來(lái)說(shuō)，公 司在自己的遠(yuǎn)景規(guī)劃、使命陳述或者招聘說(shuō)明中都會(huì)給出一些線索，顯示自己的文化是 什么。 當(dāng)選擇一家供應(yīng)商時(shí)，如果每個(gè)參與的公司有著協(xié)調(diào)的文化時(shí)，他們成功的機(jī)會(huì)要大的 多。但是你怎樣才能知道某個(gè)供應(yīng)商的文化與你自己公司的文化相似呢？不幸的是，對(duì) 于IT經(jīng)理來(lái)說(shuō)，這并不是技術(shù)性問(wèn)題。這是公司項(xiàng)目實(shí)施、情感評(píng)價(jià)的一個(gè)過(guò)程。它是 關(guān)于公司員工自身以及他們?nèi)绾伍_(kāi)展工作和相互關(guān)系的問(wèn)題。對(duì)于某個(gè)辦公室以及員工 的著裝、態(tài)度的感覺(jué)是一些非語(yǔ)言線索，它們都給出了一些關(guān)于公司文化的信息。 確定公司文化的一個(gè)關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)就是公司里誰(shuí)做決策。是管理人員做所有決策呢，還是授 權(quán)低層員工做日常的決策呢？是鼓勵(lì)冒險(xiǎn)呢，還是鼓勵(lì)“別自找麻煩”呢？這家公司非常 關(guān)注高質(zhì)量還是只關(guān)心把工作做完呢？公司讓每位員工都感覺(jué)自己是公司價(jià)值的一部分 還是只關(guān)心賬本底線和收益呢？公司獎(jiǎng)勵(lì)哪些富有創(chuàng)新的人嗎？或者員工總想用某種常 規(guī)的方式來(lái)處理業(yè)務(wù)，因?yàn)椤澳鞘俏覀冏鍪碌囊回灧绞健?？公司?nèi)部有正式的氣氛嗎？或 者關(guān)系更多是臨時(shí)性的？ 一家供應(yīng)商的公司文化類型并不需要與你的公司文化類型完全匹配。只要兩者的文化不 是非常的對(duì)立，客戶和供應(yīng)商之間就很可能保持平穩(wěn)的關(guān)系。在轉(zhuǎn)變階段，通常供應(yīng)商 的員工會(huì)適應(yīng)客戶的文化。這一重要性在下面的例子中也非常明顯。例如，如果供應(yīng)商 的公司文化鼓勵(lì)創(chuàng)新和思考“超常規(guī)的東西”，而客戶期望用保守的方法，這就可能導(dǎo)致 嚴(yán)重的沖突。它會(huì)損害客戶對(duì)供應(yīng)商的信任。另一方面，員工非常保守、不愿尋求有創(chuàng) 意或非常規(guī)解決方案的供應(yīng)商可能會(huì)發(fā)現(xiàn)客戶對(duì)他們提出的方案非常失望。 在外包安排中，供應(yīng)商的員工將會(huì)同你的IT員工進(jìn)行緊密合作。兩家公司的相關(guān)人員需 要像一個(gè)團(tuán)隊(duì)那樣協(xié)同、高效地工作。即使供應(yīng)商的公司文化同你的公司文化區(qū)別很大 ，也不要把它們指出來(lái)。有經(jīng)驗(yàn)的外包供應(yīng)商將會(huì)讓他的團(tuán)隊(duì)努力適應(yīng)你的文化。經(jīng)驗(yàn) 表明，如果能夠把新的團(tuán)隊(duì)整合到你的工作場(chǎng)所和文化中，外包就更容易取得成功。 在構(gòu)造關(guān)系和規(guī)定工作方針時(shí)，要考慮兩家公司的文化，這點(diǎn)非常重要?？蛻艉凸?yīng)商 事先應(yīng)該在溝通渠道、處理方法、職責(zé)以及權(quán)力分配等方面取得一致，從而確保外包的 成功。 如何評(píng)估一家公司的文化呢？問(wèn)一些與決策制定、問(wèn)題解決、文檔處理以及轉(zhuǎn)變過(guò)程相 關(guān)的問(wèn)題是第一道程序。現(xiàn)場(chǎng)參觀是獲得供應(yīng)商如何工作的第一手資料的另一種很好的 方法。
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