MIS系統(tǒng)開發(fā)中的項目管理(doc)
MIS系統(tǒng)開發(fā)中的項目管理 計算機管理信息系統(tǒng)(簡稱MIS系統(tǒng))的開發(fā)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。從70年代開始，人們 逐漸認識到，為了保證MIS系統(tǒng)開發(fā)成功，必須采用工程化的系統(tǒng)開發(fā)方法，并研究出一 些符合工程化標準的開發(fā)方法。這些方法旨在指導(dǎo)開發(fā)者進行工程化的系統(tǒng)開發(fā)，從而 加快MIS系統(tǒng)開發(fā)的速度、保證質(zhì)量、以及降低開發(fā)成本。工程化的系統(tǒng)開發(fā)方法確實在 開發(fā)實踐中取得了一定的效果。 那么，是不是采用了工程化的系統(tǒng)開發(fā)方法便一定能保證MIS系統(tǒng)開發(fā)的成功呢？答案是 否定的。有許多失敗的MIS系統(tǒng)的例子，其開發(fā)也是采用了工程化的方法，或聲稱采用了 這種方法。但結(jié)果在投入了大量資金后，系統(tǒng)卻不能達到預(yù)期的目標、滿足用戶的需求 ，以致用戶方懷疑是否應(yīng)進行該項目的開發(fā)，或者開發(fā)所選擇的硬件、軟件以及開發(fā)工 具是否得當。究竟問題出在哪里呢？筆者通過對一些失敗的MIS系統(tǒng)的分析，發(fā)現(xiàn)問題并 沒有出在開發(fā)方法本身，以及硬軟件的選擇上，而是出在了開發(fā)方法的實施過程中，也 就是說主要出在開發(fā)項目的管理上。 任何一種開發(fā)方法最終是要由人來實施的，人們在開發(fā)工作實施過程中不可避免地要遇 到許多項目管理方面的問題，如何正確對待、解決這些問題，直接關(guān)系到MIS系統(tǒng)開發(fā)的 成敗。目前計算機界雖有許多關(guān)于MIS系統(tǒng)開發(fā)中項目管理方面的問題的討論，但大多局 限于針對理想開發(fā)環(huán)境中的理想開發(fā)模型的討論。而實際的開發(fā)環(huán)境和開發(fā)模型卻各不 相同，它受到各種客觀因素的影響，忽略這些因素，或者回避、不解決存在的問題，必 將導(dǎo)致開發(fā)工作的不完善、甚至于失敗。本文就是要通過討論如何處理實際MIS系統(tǒng)開發(fā) 中一些重要因素之間的關(guān)系，分析項目管理中存在的矛盾，來揭示其中存在的問題并探 討解決的方案。 什么是MIS系統(tǒng)開發(fā)的項目管理 MIS系統(tǒng)開發(fā)的項目管理是根據(jù)管理科學的理論，聯(lián)系MIS系統(tǒng)開發(fā)的實際，保證工程化 系統(tǒng)開發(fā)方法順利實施的管理實踐。它包括MIS系統(tǒng)開發(fā)中的項目評估及可行性分析、人 員管理、進度管理及成本控制等方面。 項目開發(fā)中的角色及其職責 一個MIS系統(tǒng)的開發(fā)需要用戶方與開發(fā)方的共同協(xié)作。在一個MIS系統(tǒng)開發(fā)中，開發(fā)方人 員和用戶方人員各自扮演著不同的角色。主要角色有： 用戶方的項目管理人員：他是開發(fā)項目的組織者，負有開發(fā)項目的計劃、系統(tǒng)的階段驗 收及對系統(tǒng)整體進度的監(jiān)控、經(jīng)費的使用、與開發(fā)方的項目管理人員工作的協(xié)調(diào)、用戶 方的使用人員的組織與培訓等職責。 用戶方的業(yè)務(wù)人員：MIS系統(tǒng)的需求的提出者，也是MIS系統(tǒng)的最終用戶。他們是對應(yīng)用 系統(tǒng)開發(fā)成功與否的最終評判者。 用戶方的決策層：MIS系統(tǒng)開發(fā)的最終決策機構(gòu)，決策層要對MIS系統(tǒng)開發(fā)的項目的上馬 、經(jīng)費的預(yù)算以及系統(tǒng)所要達到的總目標等作出決策。其決策直接關(guān)系到MIS系統(tǒng)的開發(fā) 成功與順利實施。 開發(fā)方的項目管理人員：負責項目的計劃、開發(fā)人員的組織與調(diào)度、開發(fā)進度的檢查、 以及與用戶方項目管理人員工作的協(xié)調(diào)。 開發(fā)方的軟件編程人員：根據(jù)用戶方的需求、按照項目的計劃及進度進行系統(tǒng)開發(fā)。 項目管理中各種問題及各種關(guān)系的處理 1、用戶方與開發(fā)方的關(guān)系 用戶方與開發(fā)方是對立的統(tǒng)一體，雙方均希望將開發(fā)項目做好。但用戶方可能對計算機 系統(tǒng)工程，如工程組織，缺乏全面的了解；而開發(fā)方對用戶方的需求、細節(jié)了解不充分 等因素，使得用戶方與開發(fā)方對工程的理解從一開始就存在著差異。而這種認識上的差 異與理解的不同往往在開發(fā)初期并沒有表現(xiàn)出來，當系統(tǒng)開發(fā)結(jié)束時，雙方才發(fā)現(xiàn)這種 差異使開發(fā)出的系統(tǒng)與實際需求偏差甚遠。因此，MIS系統(tǒng)開發(fā)項目管理的重要目標便是 建立一個便于開發(fā)方與用戶方之間進行交流的環(huán)境。在系統(tǒng)需求分析階段，開發(fā)方與用 戶方的深入的交流是項目獲得成功的關(guān)鍵。但這種交流卻經(jīng)常由于各種雙方的誤解而難 以溝通。 在需求分析階段，開發(fā)方的分析人員總是先把精力集中在整個系統(tǒng)的總的需求上，而不 會對具體細節(jié)作過多的考查。當用戶方提出一些細節(jié)要求時，開發(fā)方往往說：" 這些問題留待后面討論" ，而糟糕的是以后卻可能永遠不會再談及這個問題。當用戶方認為已經(jīng)向開發(fā)方提出這 些需求時，開發(fā)方卻根本未予考慮。因此，開發(fā)初期，用戶方的項目管理人員應(yīng)該把這 些" 留待后面討論" 的需求單獨記錄整理，在開發(fā)方做完系統(tǒng)的整體需求分析后，項目管理人員應(yīng)及時提出 對系統(tǒng)進行進一步的、更深入的、細致的、具體的需求分析，以解決那些開發(fā)方要" 留待后面討論" 的問題。 在某些需求尚未確定時，用戶方項目管理人員往往會說：" 這部分需求我們還要考慮，不過你們可以先按現(xiàn)在的模式做。" 遺憾的是，開發(fā)方經(jīng)常就會把現(xiàn)在的工作模式作為將來的、確定的需求去設(shè)計開發(fā)系統(tǒng) ，而把用戶方在此需求上的未確定因素拋在腦后。當后來用戶方要求其改變時，開發(fā)方 便陷入了窘境。因此，用戶方管理人員應(yīng)盡量將需求陳述清楚，對不能確定的因素，應(yīng) 提出幾種可能的實施方案供開發(fā)方參考，以保證開發(fā)方系統(tǒng)設(shè)計時，將不確定因素設(shè)計 成靈活可變的功能。 開發(fā)方說：" 用戶方已經(jīng)認可了需求分析報告，這表明我們已經(jīng)徹底了解了用戶方的要求。" 用戶方說：" 盡管我不太明白需求分析報告中的一些技術(shù)術(shù)語，但他們能寫出這個報告，一定是對我 們的需求了解得很深入了。" 其實，需求分析報告是對系統(tǒng)需求的書面表達形式。由于需求分析報告是采用軟件設(shè)計 的術(shù)語編寫的，因此常常令計算機背景知識較少的用戶方難以理解，也就很難發(fā)現(xiàn)需求 報告中與實際需求不符之處，更難提出建設(shè)性的意見。特別是那些編寫得較差的需求分 析報告，用戶方更是不知所云。 因此，用戶方的項目管理人員一定要要求開發(fā)方對需求分析報告進行進一步更詳細的解 釋，以便用戶方準確地理解需求分析報告的內(nèi)容，能及早地發(fā)現(xiàn)需求與實際的偏差。這 也是對需求分析工作的總結(jié)與確認。 用戶方說：" 計算機應(yīng)該能實現(xiàn)這個功能，為什么會作不到？" 用戶方往往容易過高地估計計算機的軟件開發(fā)工具的能力，總認為它一定能實現(xiàn)任何所 需功能，期望值過高，所以經(jīng)常會對所設(shè)計的軟件大失所望。其實任何技術(shù)均有其一定 的局限性，計算機系統(tǒng)也不例外，系統(tǒng)開發(fā)的最終結(jié)果只能達到有限的目標。因此，雙 方應(yīng)詳細制定系統(tǒng)最終實現(xiàn)的目標，切不可用一些簡單的術(shù)語來籠統(tǒng)概括需求，例如： " 實現(xiàn)辦公自動化" 、" 建立現(xiàn)代化的MIS系統(tǒng)" 這種抽象的術(shù)語只能將用戶對MIS系統(tǒng)的理解引入誤區(qū)。 總之，用戶方與開發(fā)方的關(guān)系是項目管理所要處理的最重要的關(guān)系之一，增加溝通和減 少誤解是處理好這個關(guān)系的關(guān)鍵。所以項目管理人員要有效地安排開發(fā)方軟件人員與需 求方使用人員的交流，保證有暢通的交流渠道。在交流中用戶方要盡量避免含糊不清的 需求，而開發(fā)方要杜絕敷衍了事、得過且過的行為。 2、用戶方項目管理人員與使用人員(業(yè)務(wù)人員)及決策層的關(guān)系 用戶方項目管理人員與系統(tǒng)使用人員的關(guān)系是十分微妙的。一方面，MIS系統(tǒng)使使用人員 減輕工作強度、提高工作效率；而另一方面，MIS系統(tǒng)改變了現(xiàn)行的工作管理模式，使使 用人員失去了一定的靈活性和隨意性。但是MIS系統(tǒng)的成功與否有賴于使用人員的檢驗。 再好的系統(tǒng)，如果使用人員不愿意用，也不能說獲得了成功。特別是在MIS系統(tǒng)的試運行 階段，使用人員對MIS系統(tǒng)的使用實際上是對系統(tǒng)的深入測試，他們將發(fā)現(xiàn)許多在軟件測 試時疏漏的程序錯誤，從而有助于幫助開發(fā)方進一步完善軟件功能，提高軟件的實用性 、穩(wěn)定性及可靠性。因此，如何鼓勵使用人員使用MIS系統(tǒng)，幫助他們克服對新的工作模 式的為難情緒，也成為項目管理的任務(wù)之一。 用戶方的決策人士是用戶方項目管理人員領(lǐng)導(dǎo)，由于行政手段是推行MIS系統(tǒng)使用的有力 手段之一，他對項目的支持是使MIS系統(tǒng)開發(fā)成功關(guān)鍵與順利實施的保證。因此用戶方項 目管理人員應(yīng)隨時與決策層溝通，取得其鼎力支持，這也是保證軟件開發(fā)、使用成功的 一個致關(guān)重要的因素。 任何一種新的工作方式，均必然有其適應(yīng)及完善過程，用戶方的項目管理人員、決策層 及使用人員必須充分認識到這一點。當出現(xiàn)問題時，用戶方項目管理人員應(yīng)迅速分析問 題，正確判斷哪些問題屬于不適應(yīng)新的工作模式引起的，哪些問題屬于操作不當引起的 ，哪些問題屬于MIS系統(tǒng)本身不完善引起的。對于那些由于不適應(yīng)新的工作模式引起的問 題，項目管理人員應(yīng)引導(dǎo)使用人員迅速適應(yīng)新的工作模式，必要時也要說服用戶方的決 策層采用行政手段推動實施；對于那些由于操作方法不當引起的問題，項目管理人員應(yīng) 培訓使用人員正確操作系統(tǒng)；而對于那些由于MIS系統(tǒng)本身不完善引起的問題，項目管理 人員應(yīng)迅速與開發(fā)方協(xié)調(diào)，盡快排除系統(tǒng)中的錯誤。 在系統(tǒng)試運行初期，使用人員常抱怨說：" 這個界面不方便，不好用" 在軟件界面設(shè)計方面，用戶方管理人員應(yīng)注意提醒開發(fā)方注重其實用性、簡便性、易操 作性，要注意現(xiàn)行工作模式的特點，照顧使用人員的工作習慣，以便降低系統(tǒng)的使用難 度。這將有利于新系統(tǒng)的順利實施，有助于工作方式的順利過渡。 綜上所述，項目管理人員時刻注意取得決策層的理解與支持；要幫助使用人員盡快地適 應(yīng)新的工作方式，幫助他們解決使用中遇到的問題；并使系統(tǒng)在使用中不斷地得以完善 。 3、項目管理人員與軟件編程人員的關(guān)系 項目管理人員與軟件編程人員的關(guān)系處理得如何將直接影響軟件編程人員的積極性。在 MIS項目開發(fā)中，項目管理人員經(jīng)常處在兩面夾攻的地位。一面是使用人員，而另一面是 軟件編程人員。當使用人員對系統(tǒng)提出問題，并要求改動時，除了最簡單的界面修改外 ，軟件編程人員往往總是找出各種理由(如影響進度、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)會打亂、性能會受影響等 )予以否定。而這正是引起開發(fā)方與用戶方矛盾的最經(jīng)常的原因。 經(jīng)常可以聽到軟件編程人員抱怨： " 用戶的需求老是變，我的開發(fā)進度又延誤了" " 無法增加這個功能了，因為需求分析報告中沒有" " 這個錯誤我們過幾天統(tǒng)一作修改。" 作為項目管理人員，既要滿足用戶方的需求變化，又要充分調(diào)動開發(fā)人員的積極性。由 于系統(tǒng)分析不夠準確，用戶方業(yè)務(wù)需求的改變等諸多因素，均會導(dǎo)致要求開發(fā)方修改程 序。作為項目管理人員應(yīng)及早提醒開發(fā)方程序修改的必然性，在實際運作過程中用戶方 管理人員應(yīng)盡早介入開發(fā)工作，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。在系統(tǒng)試運行階段，將用戶 方不斷提出的需求改動加以歸納整理，集中問題與開發(fā)方一起討論解決方案。這樣既滿 足了用戶方對系統(tǒng)改動的需求，又不會不規(guī)則地時常打斷開發(fā)人員的正常開發(fā)工作，使 開發(fā)人員處于不斷的修改狀態(tài)而失去耐心。 4、硬件與軟件的關(guān)系 MIS系統(tǒng)的硬件與軟件都是組成MIS系統(tǒng)的重要部分。但目前在MIS系統(tǒng)的建設(shè)中，卻經(jīng)常 出現(xiàn)重硬輕軟的情況。 總能聽到用戶方：" 設(shè)備要最好的、最先進的、一步到位" " 軟件開發(fā)費怎么會這么貴" 據(jù)統(tǒng)計，目前國內(nèi)用戶在硬件（包括網(wǎng)絡(luò)）方面的投資占總投資額的78％，而軟件投資 只占22％。確實，先進的設(shè)備、優(yōu)良的技術(shù)性能有助于提高MIS系統(tǒng)的性能。而MIS系統(tǒng) 的建設(shè)是否應(yīng)追求高、新、尖、一步到位，卻是值得商榷的。在計算機技術(shù)飛速發(fā)展的 今天，計算機廠商不斷地推出新產(chǎn)品，其性能價格比均極大地優(yōu)于舊產(chǎn)品。就拿硬盤技 術(shù)來舉例：1994年1個GB的硬盤價格與1997年9個GB的硬盤價格相當，可見一步到位的想 法是不切合實際的。同時，系統(tǒng)性能過多地超出應(yīng)用需求實際上是一種浪費。好比殺雞 用宰牛刀。因此，根據(jù)業(yè)務(wù)需求" 統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施" 是項目管理人員應(yīng)注意掌握的原則。在規(guī)劃時認真考慮業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)的進步，在實施 方面，時刻要將硬件配備的重點放在設(shè)備穩(wěn)定、性能可靠及可擴充可升級方面。 如果說在硬件設(shè)備方面存在不惜投入、追求一步到位的現(xiàn)象，那么在軟件開發(fā)方面，用 戶方卻往往太苛刻了一點。殊不知，一個好的、高質(zhì)量的MIS系統(tǒng)，是要靠軟件編程人員 來開發(fā)的。這里的高質(zhì)量是指軟件的可用性、使用的方便性以及可維護性、可升級性諸 方面，這是軟件得以推廣的必要條件。如果投入資金過少，必造成開發(fā)人員不能全身心 地投入到某一個項目的開發(fā)工作中，當開發(fā)方認為他們的投入已與用戶方的付出相當時 ，便不愿意繼續(xù)投入精力，從而造成開發(fā)工作的虎頭蛇尾。MIS系統(tǒng)達不到預(yù)期效果，再 好的硬件也難能發(fā)揮其作用。當然，由于用戶方對工程組織、工程量計算、技術(shù)含量分 析等諸方面開發(fā)因素估價困難，很難正確計算出合理的軟件開發(fā)價格。用戶方項目管理 人員可以聘請有關(guān)專家、或參考同行業(yè)國內(nèi)外開發(fā)情況加以核定。 在開發(fā)費的控制方面，用戶方應(yīng)合理運用價格這個有力武器，付款方式及付款條件要嚴 格與開發(fā)進度、軟件質(zhì)量以及軟件...
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