MY2-001-文件控制程序(doc)
鶴山市美業(yè)棉紡織企業(yè)有限公司 文 件 名 稱：文件控制程序 文 件 編 號：MY2-001 版 本 號：A 編 制： 審 批： 日 期：2004/7/1 日 期：2004/7/5 修訂記錄 |頁 號 |頁 版 |修 改 內(nèi) 容 |批 準 人 |修 改 日 期 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 1 目的 有效控制與公司質(zhì)量管理體系有關的文件，確保文件各使用處所使用的文件為最新或 有效版本。 2 范圍 適用于本公司與質(zhì)量體系有關的文件的控制。 3 職責 3.1 各部門負責相關文件的編制、使用和保管。 3.2 管理者代表負責組織質(zhì)量手冊的編寫以及程序文件和三級文件的審批。 3.3 總經(jīng)理負責質(zhì)量手冊的審批。 3.4 辦公室文控員負責文件分發(fā)回收管理，負責質(zhì)量體系文件正本的保管。 3.5 管理者代表負責組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審。 3.6 各部門專（兼）資料員負責本部門與質(zhì)量有關的文件的簽收、管理。 4 工作內(nèi)容 4.1 文件分類及保管 4.1.1 公司質(zhì)量體系文件結(jié)構和類別如下： a. 一級文件:質(zhì)量手冊。 b. 二級文件:程序文件。 c. 三級文件:作業(yè)指導書、操作規(guī)程、檢驗規(guī)范、管理制度等。 d. 四級文件:表格、報告和質(zhì)量記錄等。 e. 外來文件:標準、上級文件、法律法規(guī)等。 4.1.2 質(zhì)量管理體系文件“受控正本”由辦公室文控員保存。 4.1.3 質(zhì)量管理體系文件“受控副本”由各相關部門自行保存、使用。 4.1.4 公司的管理性文件,如各種行政管理制度、外來的管理性文件由辦公室保存。與質(zhì) 量管理體系有關的政策、法規(guī)等文件由辦公室文控員保存。 4.2 文件的編號與編寫格式按《文件的編號與編寫格式規(guī)定》執(zhí)行。 4.3 文件的編寫、審批 文件發(fā)放前應得到批準，以確保文件是適宜的。 4.3.1 質(zhì)量手冊由管理者代表組織編寫，經(jīng)總經(jīng)理批準后發(fā)布。 4.3.2 程序文件和三級文件由各職能部門編寫，經(jīng)管理者代表審批后發(fā)布。 4.4 文件的受控情況 文件分為“受控”和“非受控”兩大類。凡與質(zhì)量體系運行緊密相關的文件應為受控文件 。對“受控文件正本”由辦公室文控員在文件每頁背面加蓋紅色“受控文件正本”印章并保 存。對所有副本在封面或每頁正面適當位置加蓋紅色“受控文件副本”印章并注明發(fā)文號 進行控制。未加蓋“受控” 印章的文稿只作為參閱資料。 4.5 文件發(fā)放與回收 4.5.1 文件發(fā)放前，由管理者代表確定分發(fā)部門及分發(fā)數(shù)量。由辦公室文控員填寫《文件分 發(fā)表》進行管理。使用部門在《文件分發(fā)表》上簽收。 4.5.2 為辨別文件最新版本狀況，以防止過時或失效文件被誤用，辦公室文控員應按文件 類別建立《文件總覽表》，并在制定、變更文件時，更新為最新內(nèi)容。 4.5.3 當文件修訂、變更或作廢時，由辦公室文控員在《文件分發(fā)表》上簽收過時無效的文 件。 4.6 文件補發(fā)申請 使用部門當文件因破損、遺失或其他原因需要申請補發(fā)時，必須填寫《文件補發(fā)申請 單》，經(jīng)管理者代表批準，交辦公室文控員按以下規(guī)定辦理文件補發(fā)。 4.6.1 當補發(fā)申請的原因為破損時，辦公室文控員接到申請單后，必須在回收破損文件后 補發(fā)新文件，發(fā)文號不變。 4.6.2 當補發(fā)申請的原因為遺失時，辦公室文控員接到申請單后在備注欄內(nèi)注明原發(fā)文號 失效。補發(fā)新文件，并給新文件以新的發(fā)文號。 4.7 文件的保存、作廢與銷毀 4.7.1 與質(zhì)量管理體系有關的文件都必須分類存放在清潔、通風、干燥、安全的室內(nèi)。 4.7.2 各部門文件應指定專人保管。辦公室文控員每季度對各部門文件保管情況進行檢查 。 4.7.3 任何人不得在受控文件上亂涂畫改，確保文件的清晰、易于識別和檢索。 4.7.4 任何人不得將受控文件私自外借或復印。 4.7.5 所有失效或作廢文件由辦公室文控員及時從所有發(fā)放或使用場所收回。確保防止作 廢文件的誤用。 4.7.6 過時文件若因特殊原因，如法律規(guī)定或供以后參考用而需加以保留時，應由辦公室 文控員蓋上 “作廢留用”章后留存。并至少保存到下次文件更改時。 4.7.7 過時文件若不需加以保存時，由辦公室文控員統(tǒng)一回收，立即銷毀或蓋“作廢”章后 予以處理。 4.8 文件的更改 4.8.1 當發(fā)行的文件有內(nèi)容變更需求時，由提議人填寫《文件變更申請單》，提出變更理由 、文件項次編號、建議變更內(nèi)容及變更方式，由原審批部門審批簽字后，轉(zhuǎn)辦公室 文控員。 4.8.2 當文件變更幅度涉及文件內(nèi)容的三分之一以下時，由辦公室文控員按文件變更申請 單內(nèi)容修訂后，更改頁版號，將新的變更頁發(fā)行并收回無效頁，在原《文件分發(fā)表 》上記錄，并在修改頁中注明修訂日期和批準人。 4.8.3 文件經(jīng)過一次或幾次變更后，變更幅度達文件內(nèi)容的三分之一以上時，或管理者代 表認為有必要改版時，應進行換版。原版本文件作廢，換發(fā)新版本。換新版本時， 應更改版本號，而頁版號則從“01”開始。 4.9 文件的借閱、復印 借閱、復制與質(zhì)量管理體系有關的文件，應填寫《文件借閱、復印申請單》。經(jīng)管理者 代表審批后向辦公室文控員借閱、復印。并在《文件借閱、復印記錄》上登記。復印的受 控文件按非受控文件處理。 4.10 外來文件的控制 4.10.1 收到外來文件的部門，應識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。 4.10.2 品管部負責收集相關的國際、國家、行業(yè)標準的最新版本。交辦公室文控員統(tǒng)一編 號，加蓋“受控文件”印章，分發(fā)到相關部門使用，并把舊標準收回。 4.10.3 各部門要把上述標準及其他與質(zhì)量管理體系有關的外來文件填入《文件總覽表》，并 報辦公室備案。 4.10.4 當外來文件需要轉(zhuǎn)換成內(nèi)部文件時應按《文件編號與編寫格式規(guī)定》執(zhí)行。 4.11 每年3月由管理者代表組織對現(xiàn)行的質(zhì)量管理體系文件進行定期評審。各部門結(jié)合平 時使用情況進行適時評審。必要時按4.8進行更改。 4.12 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照執(zhí)行上述規(guī)定。 4.13 作為質(zhì)量記錄的文件應執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。 5 相關文件 5.1 MY3-001 《文件編號與編寫格式規(guī)定》 5.2 MY2-002 《質(zhì)量記錄控制程序》 6 質(zhì)量記錄 6.1 《文件總覽表》 6.2 《文件分發(fā)表》 6.3 《文件補發(fā)申請單》 6.3 《文件變更申請單》 6.5 《文件借閱、復印申請單》 6.6 《文件借閱、復印記錄》
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