MY2-003-信息溝通控制程序(doc)
鶴山市美業(yè)棉紡織企業(yè)有限公司 文 件 名 稱：信息溝通控制程序 文 件 編 號：MY2-003 版 本 號：A 編 制： 審 批： 日 期：2004/7/1 日 期：2004/7/5 修訂記錄 |頁 號 |頁 版 |修 改 內(nèi) 容 |批 準 人 |修 改 日 期 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 1 目的 及時、準確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，做好信息的管理。 2 范圍 適用于公司內(nèi)部信息的溝通與處理，以及與外部各方的信息交流。 3 職責 3.1 各職能部門負責對相關(guān)信息的收集。 3.2 各部門負責工作范圍內(nèi)信息的傳遞與溝通。 3.3 管理者代表負責統(tǒng)籌公司對內(nèi)、對外相關(guān)信息的傳遞與處理；負責建立信息庫，保 存和質(zhì)量管理相關(guān)的信息。 3.4 辦公室負責緊急信息的處理。 4 工作內(nèi)容 4.1 信息的分類 4.1.1 外部信息 a. 質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認證機構(gòu)等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及反饋的信息。 b. 質(zhì)量管理、法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標準等政策法規(guī)標準類信息。 c. 顧客、供方、計量檢測單位、媒體等有關(guān)方面反饋的信息及其投訴等。 d. 各部門直接從外部獲取的有關(guān)質(zhì)量改進、技術(shù)、質(zhì)量管理等方面的外部信息。 4.1.2 內(nèi)部信息 a. 質(zhì)量方針、目標及完成情況、測量和監(jiān)控記錄、內(nèi)部審核與管理評審報告以及體系 正常運行時的其它記錄等正常信息。 b. 體系內(nèi)部審核的不合格報告，糾正和預(yù)防措施處理單等不合格信息。 c. 緊急信息，如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故等情況下的信息與記錄。 d. 員工建議等其它內(nèi)部信息。 4.2 信息的收集、處理與溝通工具 信息可采用書面資料、質(zhì)量記錄、公告欄、內(nèi)部刊物、討論交流、電子媒體、聲像設(shè) 備通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具或方式予以傳遞。 4.2.1 外部信息的收集與處理 4.2.1.1 管理者代表和辦公室負責質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、質(zhì)量檢測中心、認證機構(gòu)等監(jiān)督檢查 結(jié)果及反饋信息的收集。由辦公室傳遞到公司相關(guān)部門，當監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn) 不符合情況時，按照《改進控制程序》的要求進行處理。 4.2.1.2 政策法規(guī)、標準類的資料信息由辦公室、品管部等部門負責收集、更新、整理， 由辦公室文控員保存，詳見《文件控制程序》。 4.2.1.3 經(jīng)營部、品管部負責與原材料供應(yīng)商、計量所等服務(wù)供方進行信息溝通，對其提 供的產(chǎn)品質(zhì)量進行監(jiān)控。 4.2.1.4 經(jīng)營部負責與顧客的信息溝通，以滿足顧客各方面要求。 4.2.1.5辦公室負責與公司上級主管部門、媒體等溝通，了解相關(guān)的信息。 4.2.1.6 對來自上述相關(guān)方投訴的處理按《改進控制程序》的規(guī)定進行。當對方要求時，應(yīng) 在一周內(nèi)給予解決或答復(fù)。上述相關(guān)方反饋的其它信息，可由對應(yīng)部門以《信息 聯(lián)絡(luò)處理單》的形式傳遞給管理者代表組織處理。 4.2.1.7 各部門直接從外部獲取的其它類信息，如質(zhì)量改進技術(shù)，質(zhì)量管理信息等，一周 內(nèi)以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋到辦公室，由其負責分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相 關(guān)部門。 4.2.2 內(nèi)部信息的收集與處理 4.2.2.1 正常信息的處理 各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息，管理者代表按照相應(yīng)程序 文件的規(guī)定向有關(guān)部門傳遞質(zhì)量方針目標及法律法規(guī)等信息。 4.2.2.2 不符合信息的處理，按《改進控制程序》的規(guī)定進行處理。 4.2.2.3 緊急信息（如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故時）由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給辦公室組織處理。 4.2.2.4 其它內(nèi)部信息，提供者可以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋給管理者代表進行處理。 4.3 信息庫的建立和應(yīng)用 4.3.1 管理者代表負責建立公司的信息庫，不斷匯集各方面反饋的信息，按照信息載體不 同（如紙、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分別存放，統(tǒng) 一保存并參照圖書分類的方式，進行整理分類，確保已獲取信息的完整性和可用性 。 4.3.2 管理者代表根據(jù)合同評審、設(shè)計開發(fā)、采購、生產(chǎn)、檢驗等不同過程的需要，提供 各部門所需信息相應(yīng)的拷貝，各部門也可根據(jù)索引，向管理者代表調(diào)閱所需的信息 ，管理者代表負責組織各部門對上述各類信息進行歸納、分析，尋找體系持續(xù)改進 的機會。 4.4 對體系運行過程中各類記錄的控制，詳見《質(zhì)量記錄控制程序》。 4.5 各部門健全收發(fā)文制度，對接收傳遞的信息予以記錄。 5 相關(guān)文件 5.1 MY2-001《文件控制程序》 5.2 MY2-002《質(zhì)量記錄控制程序》 5.3 MY2-021《改進控制程序》 6 質(zhì)量記錄 6.1 《信息聯(lián)絡(luò)處理單》
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