Project 2000基礎(chǔ)知識(doc)
Project 2000基礎(chǔ)知識 如果您是剛剛接觸項(xiàng)目管理或 Microsoft Project，可能會有很多有關(guān)如何創(chuàng)建和管理項(xiàng)目的問題。本教程首先介紹了項(xiàng)目管理和 Microsoft Project 的基本概念，然后在隨后的課程中講解了有關(guān)創(chuàng)建計(jì)劃、跟蹤進(jìn)度和交流工作結(jié)果的基 本知識。 每個有關(guān)創(chuàng)建計(jì)劃、跟蹤進(jìn)度和交流工作結(jié)果的課程都包括一組循序漸進(jìn)式的指導(dǎo)以及 一個引導(dǎo)您閱讀整個課程的簡單導(dǎo)航系統(tǒng)。如果要了解項(xiàng)目管理和 Microsoft Project 的基本知識，請單擊“基礎(chǔ)知識”下面的課程，或使用下面的超級鏈接。如果希望立即開 始創(chuàng)建項(xiàng)目，請單擊左側(cè)菜單中的“創(chuàng)建計(jì)劃”。 1．什么是項(xiàng)目管理？ 項(xiàng)目管理是為完成一個預(yù)定的目標(biāo)，而對任務(wù)和資源進(jìn)行計(jì)劃、組織和管理的過程，通 常需要滿足時間、資源或成本方面的限制。項(xiàng)目的計(jì)劃可以很簡單，例如筆記本上列出 的任務(wù)以及它們的開始和結(jié)束日期；也可以很復(fù)雜，例如包括成千上萬項(xiàng)任務(wù)和資源以 及上百萬元項(xiàng)目預(yù)算的項(xiàng)目。 大多數(shù)項(xiàng)目管理工作都涉及一些相同的活動，其中包括將項(xiàng)目分割成便于管理的多個任 務(wù)、排定任務(wù)的日程、在工作組中交流信息以及跟蹤任務(wù)的工作進(jìn)展。所有項(xiàng)目都包括 以下三個主要的階段： 1 創(chuàng)建計(jì)劃 2 跟蹤和管理項(xiàng)目 3 結(jié)束項(xiàng)目 這三個階段進(jìn)行得越成功，成功完成這個項(xiàng)目的可能性就越大。 2．項(xiàng)目三角形 如果能擁有預(yù)見項(xiàng)目的未來情況的特異功能，那管理項(xiàng)目可就…… 在某種程度上可以！只要您知道了塑造項(xiàng)目的三個基本要素： 時間：反映在項(xiàng)目的日程中的完成項(xiàng)目所需的時間。 費(fèi)用：即項(xiàng)目的預(yù)算，它取決于資源的成本，這些資源包括完成任務(wù)所需的人員、設(shè)備 和材料。 范圍：項(xiàng)目的目標(biāo)和任務(wù)，以及完成這些目標(biāo)和任務(wù)所需的工時。 時間、費(fèi)用和范圍這三個因素構(gòu)成了項(xiàng)目三角形。調(diào)整其中任何一個因素都會影響其它 兩個因素。雖然這三個因素都非常重要，但通常有一個因素會對項(xiàng)目有決定性的影響。 這些因素之間的關(guān)系隨著項(xiàng)目的不同而有所變化，它們決定了會出現(xiàn)的問題，以及可能 的解決方案。了解什么地方會有限制、什么地方可以靈活掌握，將有助于規(guī)劃和管理項(xiàng) 目。 3．Microsoft Project 數(shù)據(jù)庫 作為項(xiàng)目經(jīng)理，您有很多事情要做。Microsoft Project 能幫您做些什么呢？首先，它在其數(shù)據(jù)庫中保存了有關(guān)項(xiàng)目的詳細(xì)數(shù)據(jù)。它還可以利用 這些信息計(jì)算和維護(hù)項(xiàng)目的日程、成本以及其他要素，并創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃。您提供的信息 越詳細(xì)，計(jì)劃就越精確。 與電子表格相似，Microsoft Project 會立即顯示它的計(jì)算結(jié)果。但是只有在您輸入了所有任務(wù)的關(guān)鍵信息后，它才能最終完 成項(xiàng)目計(jì)劃。這時您才能了解項(xiàng)目完成的時間或者任務(wù)日程的具體日期。 Microsoft Project 將您輸入的和它計(jì)算出的各種信息保存在域中。每個域都包括特定類型的信息，例如任 務(wù)名稱或工期。在 Microsoft Project 中，域通常按列顯示。 4．查看所需的數(shù)據(jù) 在某一時間，您關(guān)注的可能是完成日期，而在另一時間，您關(guān)注的可能是成本。項(xiàng)目數(shù) 據(jù)庫中包括了很多信息，但在任何特定時刻，你都只需要其中的一部分。如果要獲取所 需信息，可以利用下面這些工具： 視圖能夠以便于理解的方式顯示部分項(xiàng)目信息。例如，“甘特圖”以列表和條形圖的形式 顯示了任務(wù)的基本信息。 表定義了顯示出的列。 篩選器有助于將注意力集中在特定的任務(wù)或資源上。 與電視頻道相似，每種視圖能顯示不同類型的信息。表和篩選器可以用于進(jìn)一步調(diào)整要 顯示的信息。正如切換頻道不會將頻道刪除一樣，改變視圖、表或篩選器只會隱藏信息 ，而不會刪除信息。這些信息還保存在數(shù)據(jù)庫中并且會得到更新。 5．Microsoft Project 如何排定日程 Microsoft Project 是如何安排任務(wù)的開始和結(jié)束時間的？它要考慮很多因素，其中包括任務(wù)相關(guān)性、限制 和節(jié)假日等因素引起的中斷。最重要的是，Microsoft Project 排定每個任務(wù)的日程時都會使用此公式：工期=工時/資源投入，其中： 工期是完成任務(wù)所需的實(shí)際時間。 工時是為了完成任務(wù)而需要在一段時間內(nèi)完成的工作量。 資源投入是指資源的總工作能力被分配給任務(wù)的比例以及他們的分配情況。 例如，如果： 三名油漆工為一項(xiàng)任務(wù)工作了兩個工作日，每個工作日的投入為 8 小時，每項(xiàng)資源的工時是 16 小時：（2 個工作日 × 8 小時）。 資源的總投入是每天 24 小時：（3 名油漆工 × 8 小時）。 此任務(wù)的總工時為 48 小時：（2 個工作日 × 8 小時 × 3 名油漆工）。 工期是 2 個工作日：48 小時/（3 名油漆工 × 8 小時）。 理解這個公式對于理解修改任務(wù)會如何影響項(xiàng)目日程是很重要的。 6．綜合處理 在創(chuàng)建了任務(wù)列表并提供了日程信息之后，計(jì)劃也就完成了。你會看到項(xiàng)目的完整模型 ，包括項(xiàng)目的完成日期以及各項(xiàng)任務(wù)的開始和結(jié)束日期。下一步該做什么呢？ 查看可能出現(xiàn)問題的關(guān)鍵路徑。關(guān)鍵路徑是一系列相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)，這些任務(wù)按時完成 才能保證整個項(xiàng)目按時完成。如果關(guān)鍵路徑上的任何一個任務(wù)發(fā)生了延遲，整個項(xiàng)目的 完成日期也會因此而推遲。 評估計(jì)劃并進(jìn)行優(yōu)化，直至滿意。在項(xiàng)目開始之前以及在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，都需要定 期評估和調(diào)整項(xiàng)目的計(jì)劃。請考慮范圍、資源和日程。 將任務(wù)的進(jìn)展更新到 Microsoft Project 中。作為回報(bào)，它會提供一個經(jīng)過更新的項(xiàng)目計(jì)劃。您可以自己更新計(jì)劃，您的工作組 也可以利用 Microsoft Project Central 或電子郵件更新計(jì)劃。在更新了計(jì)劃之后，可以查看修改后的效果。項(xiàng)目超出預(yù)算了嗎 ？是否有工作組的成員需要加班工作？項(xiàng)目的完成日期會推遲嗎？ 結(jié)束項(xiàng)目。評估得到的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以及做得最好的方面。 7．獲得幫助 這個教程會幫助您學(xué)習(xí)如何開始進(jìn)行項(xiàng)目管理，但是利用“主頁”按鈕或“幫助”菜單，您 可以找到“幫助”的其他部分。 項(xiàng)目地圖。逐一單擊完成項(xiàng)目的各個階段可了解項(xiàng)目管理的所有步驟，包括項(xiàng)目管理新 增功能。查看“新增功能”有助于了解 Microsoft Project 2000 的新功能。 快速預(yù)覽。概述了 Microsoft Project 2000 的關(guān)鍵組成部分。 Office 助手。Office 助手可以回答您提出的特定問題，幫您找到與問題關(guān)系最密切的幫助主題。 參考。單擊“主頁”按鈕，然單擊“參考”部分，便可得到所有視圖、表、篩選器、所有域 和項(xiàng)目管理概念的說明。 目錄和索引。選擇“幫助”菜單中的“目錄和索引”命令，可查看包括所有幫助主題的索引 Project 2000項(xiàng)目溝通 1. 課程：如何將日程設(shè)置成所需格式 當(dāng)任務(wù)列表很長時，要聚焦于感興趣的區(qū)域十分困難。如果要突出所需部分，可以自定 義任務(wù)列表和“甘特圖”中的條形圖的格式。 您可設(shè)置信息類別的格式，例如在某個特定日期之前必須結(jié)束的所有任務(wù)。還可將某些 任務(wù)設(shè)置成加粗顯示或使用不同的字體。 1.1利用“甘特圖向?qū)А眮磔p松設(shè)置格式 “甘特圖向?qū)А笔且幌盗械慕换ナ綄υ捒颍渲邪ㄔO(shè)置“甘特圖”格式的一些選項(xiàng)，例如 突出顯示關(guān)鍵路徑。當(dāng)您完成所需選項(xiàng)的選擇之后，“甘特圖向?qū)А睍O(shè)置“甘特圖”的格 式。 1 單擊“視圖”菜單中的“甘特圖”命令。 2 單擊“甘特圖向?qū)А卑粹o 。 3 根據(jù)“甘特圖向?qū)А钡闹笇?dǎo)進(jìn)行操作。 提示 如果要撤消利用“甘特圖向?qū)А彼龅母袷皆O(shè)置，可以單擊“甘特圖向?qū)А卑粹o，在每個步 驟中單擊“下一步”按鈕重新應(yīng)用默認(rèn)選項(xiàng)，“甘特圖”將恢復(fù)到默認(rèn)設(shè)置。 1.2設(shè)置“甘特圖”中某一類條形圖的格式 如果要重點(diǎn)突出特定類別的所有任務(wù)，可更改“甘特圖”上代表該類別的“甘特圖”中的條 形圖的格式。例如，某個類別可以包括特定的任務(wù)種類，如里程碑或關(guān)鍵任務(wù)或已完成 的任務(wù)。 除了人工選擇“甘特圖”中的條形圖并應(yīng)用格式設(shè)置之外，還可創(chuàng)建或修改某個條形圖的 樣式。對該樣式的任何更改都會影響到該類別中的所有條形圖。 1 單擊“視圖”菜單中的“甘特圖”命令。 2 單擊“格式”菜單中的“條形圖樣式”命令。 3 如果要修改某個已有樣式，可以在“名稱”域中，選定該條形圖樣式名稱。 4 單擊“條形圖樣式”對話框底部的“條形圖”選項(xiàng)卡。 5 如果要創(chuàng)建新樣式，可單擊“任務(wù)種類”列，然后單擊在選擇的類別旁邊的箭頭來選定一 個新類別（如“關(guān)鍵”或“已完成”）。 6 如果正在創(chuàng)建新樣式，那么在“名稱”域中鍵入樣式名，然后單擊“條形圖”選項(xiàng)卡。 7 在“頭部形狀”、“中部形狀”和“尾部形狀”區(qū)域選定該條形圖的形狀、圖案或類型以及顏 色。 8 單擊“確定”按鈕。 提示 如果要更改單個“甘特圖”中的條形圖的格式，請選定該任務(wù)，然后單擊“格式”菜單中的 “條形圖”命令。單擊“條形圖形狀”選項(xiàng)卡并設(shè)置“甘特圖”中的條形圖的格式。 1.3設(shè)置任務(wù)列表中某個任務(wù)類別的格式 如果要將某個任務(wù)類別，如關(guān)鍵任務(wù)，和項(xiàng)目中的其他任務(wù)加以區(qū)分，則可通過修改文 本樣式來更改該類別中所有任務(wù)的文本格式。還可以更改行列標(biāo)題、時間刻度和“甘特圖 ”中的條形圖文本的外觀。 可以在除“網(wǎng)絡(luò)圖”視圖和窗體視圖之外的任何視圖中更改文本樣式（不過，在某些視圖 中并非所有格式選項(xiàng)都可用）。您所做的更改僅適用于當(dāng)前視圖。 如果需要重點(diǎn)突出視圖的特定信息，如某個進(jìn)度落后任務(wù)的完成日期，那么可以單獨(dú)地 設(shè)置該信息格式來引起注意。 1 單擊“視圖”菜單中的某個工作表視圖，如“甘特圖”視圖。 2 單擊“格式”菜單中的“文本樣式”命令。 3 在“要更改的項(xiàng)”框中，單擊要更改的信息類型，然后選定該信息的格式選項(xiàng)。 4 如果要在不關(guān)閉對話框的情況下更改另一信息類型的格式，請單擊“要更改的項(xiàng)”框中的 新類型，然后選定該信息的格式選項(xiàng)。 5 單擊“確定”按鈕。 提示 l 如果要更改單個任務(wù)的格式，請選定該任務(wù)，單擊“格式”菜單中的“字體”命令，然后選 定該文本的格式選項(xiàng)。 l 如果要快速地將某任務(wù)的文本格式復(fù)制到另外的任務(wù)，請選定要復(fù)制格式的任務(wù)，單擊 “格式刷”按鈕 ，然后選定要應(yīng)用該格式的任務(wù)。 1.4設(shè)置文本格式 如果需要重點(diǎn)突出視圖的特定信息，如某個進(jìn)度落后任務(wù)的完成日期，那么可以單獨(dú)地 設(shè)置該信息格式來引起注意。在多數(shù)視圖中，可以更改文本的字體、字體樣式、顏色和 大小。 l 要更改字體、字體樣式、顏色和文字大小，請選定要更改的文本，單擊“格式”菜單中的 “字體”命令，然后選擇要應(yīng)用的格式。 l 可利用“格式”工具欄快速應(yīng)用一些字符格式，如加粗、傾斜或下劃線。選定要設(shè)置格式 的文本，然后單擊“加粗”按鈕 、“傾斜”按鈕 或“下劃線”按鈕 。 l 要更改文本的對齊方式，請單擊“左對齊”按鈕 、“居中”按鈕 或“右對齊”按鈕 。 注釋 如果以后更改數(shù)據(jù)，這種格式設(shè)置也不會發(fā)生變化。您將需要的是單獨(dú)地更改添加的格 式設(shè)置。 2. 課程：如何打印項(xiàng)目信息 輸入項(xiàng)目的基本信息之后，可能要打印并檢查該計(jì)劃。 如果要對項(xiàng)目進(jìn)行簡單的標(biāo)識，可以添加頁眉、頁腳和頁碼。如果要檢查計(jì)劃的特定區(qū) 域，可以更改到另一個視圖，自定義只顯示所需信息的視圖并打印。 當(dāng)您完成本課程后，您將學(xué)會如何打印所需信息。 2.1添加標(biāo)題、頁碼或其他項(xiàng)目信息 可以將項(xiàng)目信息添加到視圖的頁眉、頁腳或圖例中。項(xiàng)目信息可以是輸入的數(shù)據(jù)（如公 司名稱或經(jīng)理姓名）或由 Microsoft Project 提供的數(shù)據(jù)（如頁碼或項(xiàng)目完成日期）?？梢赃x擇能為打印視圖帶來最好效果的項(xiàng)目信 息。 1 單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令。 2 單擊“頁眉”、“頁腳”或“圖例”選項(xiàng)卡。 3 單擊“左”、“居中”或“右”選項(xiàng)卡。 4 在文本框中，在要添加項(xiàng)目信息的地方設(shè)置插入點(diǎn)。 5 在“通用信息”和“項(xiàng)目域”框中，單擊所需信息的每一種類型，然后單擊“添加”按鈕。 6 Microsoft Project 將使用您鍵入到“項(xiàng)目信息”和“屬性”對話框中的信息來填充每一種類型的信息。 注釋 如果要設(shè)置項(xiàng)目信息的格式，需要選中信息前的“&”符號或者選中整行，然后單擊“設(shè)置 字體格式”按鈕 。選擇所需字體、字體樣式、大小和顏色，如果需要可以選中“下劃線”復(fù)選框，然后單 擊“確定”按鈕。 2.2預(yù)覽要打印的日程 打印視圖...
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