QP-MA05外來文件控制(doc)
| |廣東省外貿(mào)開發(fā)公司 |編號(hào): |QP/MA05 | | |程 序 文 件 | | | | | |版號(hào): |A | | 標(biāo)題: 外來文件控制程序 |頁碼: |1/3 | | | |1.0目的 | |通過對外來文件的收集、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、保管、回收、處理等環(huán)節(jié)加以控制，防止外| |來文件的丟失。 | |2.0 適用范圍 | |本程序適用于下列外來文件的控制。 | |顧客提供的技術(shù)質(zhì)量文件。 | |外來標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范（含各級(jí)政府文件、法律、法規(guī)）等。 | |3.0 職責(zé) | |3.1 有關(guān)部門：負(fù)責(zé)收集外來文件。 | |3.2 辦公室：負(fù)責(zé)外來文件中B類文件的控制與管理。 | |3.3 總經(jīng)理室成員、管理者代表及辦公室總經(jīng)理、副總經(jīng)理：負(fù)責(zé)外來文件中B類 | |文件的批準(zhǔn)引用。 | |4.0 工作程序 | |4.1 | |有關(guān)部門：接收和收集外來文件，對A類文件，由有關(guān)部門填寫《外來文件登記表》 | |；對B類文件，送辦公室由辦公室文控員填寫《外來文件登記表》。 | |4.2 標(biāo)識(shí)及編號(hào) | |登記后的B類外來文件，由辦公室加蓋藍(lán)色“廣東省外貿(mào)開發(fā)公司收文”印章。A類文| |件則由各有關(guān)部門按需要設(shè)定。A類文件由有關(guān)部門根據(jù)需要確定是否編號(hào)。B類文| |件按下面規(guī)則編號(hào)。 | | | |編號(hào): |QP/MA05 | | |程 序 文 件 | | | | | |版號(hào): |A | | 標(biāo)題: 外來文件控制程序 |頁碼: |2/3 | | 編號(hào)規(guī)則： | |WS-2000-0X/A | |版本號(hào) | |序號(hào) | |S-2000年 | |外來文件 | |4.3 批準(zhǔn)引用 | |接收到的B類外來文件由辦公室文檔管理人員填寫《文件呈批傳閱簽》，并由辦公室 | |總經(jīng)理或副總經(jīng)理審定后并決定是否引用，必要時(shí)應(yīng)由管理者代表或其它總經(jīng)理室| |成員決定是否批準(zhǔn)引用。接收到的A類文件則由各有關(guān)部門按需要處理。 | |4.3 發(fā)放 | |經(jīng)批準(zhǔn)引用的B類外來文件由辦公室發(fā)放或復(fù)印發(fā)放至相關(guān)部門，所發(fā)的外來文件 | |需加蓋紅色外來文件“受控”印章，發(fā)放時(shí)需填寫《文件發(fā)放登記表》，文件持有人在| |《文件發(fā)放登記表》中簽字并注明日期，其它外來文件，一般不作發(fā)放，需要時(shí)，填| |寫《文件借閱記錄表》，并保證在借閱期限內(nèi)歸還。A類文件一般不發(fā)放，由各有關(guān) | |部門相關(guān)人員保存。 | |4.4 保管 | |辦公室負(fù)責(zé)保管外來文件的原件（原則上原件不作發(fā)放）。 | |4.5 更改回收處理 | | | | | |編號(hào): |QP/MA05 | | |程 序 文 件 | | | | | |版號(hào): |A | | 標(biāo)題: 外來文件控制程序 |頁碼: |3/3 | | | |4.5.1電子文檔管理：參見QP/MA04之4.6。 | |4.6.1 各部門應(yīng)不定期地向當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)部門了解外來B類文件的更改情況，若有更 | |改由各部門負(fù)責(zé)收集，并執(zhí)行4.1-4.3，同時(shí)收回原文件作廢，并予以銷毀。 | |4.6.1顧客業(yè)務(wù)結(jié)束后，由各有關(guān)部門分類保管好顧客提出的技術(shù)質(zhì)量文件；若顧 | |客提供的技術(shù)質(zhì)量文件需要更改時(shí)，由各有關(guān)部門對作廢文件加蓋“作廢”章，當(dāng)顧| |客作出修改時(shí)，對應(yīng)的文件版本作相應(yīng)修改。 | |4.7 本程序的相關(guān)記錄由辦公室保存。 | |5.0 相關(guān)文件及記錄 | |QR-21-01/A 文件發(fā)放登記表 | |QR-21-02/A 收文登記冊 | |QR-21-03/A 文件借閱登記表 | |QR-21-06/A 文件呈批傳閱簽 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
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